Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, bei Kunden sogenannte „Besuchssperren“ einzutragen. Eine Besuchssperre gilt für einen bestimmten Zeitraum und hat einen Grund, z.B. „von 23.2. bis 27.2.2015 ist Ansprechpartner Herr Maier außer Haus“. portatour® berücksichtigt diese Besuchssperren bei der automatischen Besuchsplanung, sodass an gesperrten Tagen kein Besuch vorgeschlagen wird.
Besuchssperren ersetzen die bisherige „Aus Plan ausschließen“-Funktion in portatour® und bringen wichtige Vorteile mit sich:
- Besuchssperren sind immer zeitlich begrenzt. Sie müssen sich nicht darum kümmern, diese später wieder zu entfernen und können somit auch nicht darauf vergessen.
- Besuchssperren erlauben die Angabe eines Grundes. So wissen Sie auch in einem Monat noch, warum ein Kunde gerade nicht zu besuchen ist.
- Besuchssperren können auch für die Zukunft eingetragen werden, z.B. kommenden Sommer hat der Kunde geschlossen.
- Es sind mehrere Besuchssperren pro Kunde möglich, z.B. März und Oktober geschlossen.
Sie finden und bearbeiten die Besuchssperren eines Kunden in der Kundendetailansicht:
Auch der Besuchsplan und der Kalender erlauben das rasche Erstellen von Besuchssperren. Klicken Sie im Kontextmenü eines Besuchsvorschlags auf „Neue Besuchssperre“.
Betrifft die Besuchssperre den Tag des Besuchsvorschlags, erhalten Sie im Besuchsplan in Folge eine rote Warnung und Sie sollten den Besuchsplan aktualisieren.
Zwei Tipps zu den Besuchssperren:
- Wollen Sie alle Kunden sehen, die Besuchssperren hinterlegt haben? Nutzen Sie die „Erweiterte Suche“ oberhalb der Kundenliste und stellen den vorgegebenen Filter „Besuchssperre“ auf „vorhanden“.
- Wollen Sie in einem Schritt für mehrere Kunden Besuchssperren erstellen? Nutzen Sie ebenso die „Erweiterte Suche“, um die gewünschten Kunden zu filtern und dann den Bearbeiten-Knopf unterhalb der Liste. In der Massenbearbeitung finden Sie den Knopf „Neue Besuchssperre…“.
Und noch einige Anmerkungen zu den Besuchssperren:
- Abgelaufene Besuchssperren werden automatisch entfernt.
- Termine bei Kunden werden auch dann eingeplant, wenn der Termin auf einen Tag mit Besuchssperre fällt. D.h. Termine im Kalender haben weiterhin höchste Priorität.
- Bei Kunden, die bisher „aus dem Plan ausgeschlossen“ waren, wurde automatisch eine unbefristete Besuchssperre eingetragen.
- Sie selbst können keine unbefristeten Besuchssperren eintragen. Wenn ein Kunde nie automatisch eingeplant werden soll, stellen Sie das Besuchsintervall auf „keines“.
- Mittelfristig werden Besuchssperren auch das Urlaubs-Feld in den Planungsparametern des Kunden ablösen. Wir halten Sie informiert.
P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen die neueste Version installieren, um Besuchssperren zu nutzen (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM).