Seit dem heutigen Update ermöglicht portatour® Anywhere die automatische Erstellung und Aktualisierung von Benutzerkonten anhand von Import-Dateien – z.B. Excel oder CSV-Dateien. Davon profitieren vor allem Firmen mit vielen neuen Benutzern bzw. Firmen, die ihre Benutzerverwaltung mit einem Drittsystem (ERP/CRM) synchronisieren wollen.
Sofern Ihr Unternehmen über zwei oder mehr portatour®-Lizenzen verfügt, finden Sie – bzw. Ihr Administrator – in der portatour® Anywhere Benutzerverwaltung unterhalb der Benutzerliste die neuen Knöpfe Import, Export und Importeinstellungen,
Mittels Export erhalten Sie die vollständige Benutzerliste mit allen Feldern der Benutzerverwaltung als Excel- oder CSV-Datei zum Download bereitgestellt. Zur einfachen Massenbearbeitung vieler Benutzerkonten kann diese Datei editiert und re-importiert werden.
Der Import ermöglicht das automatische Erstellen, Aktualisieren bzw. Deaktivieren von Benutzerkonten.
Beim Erstellen von Benutzerkonten sind die Felder Vorname, Nachname und Email-Adresse Pflichtfelder. Beim Aktualisieren von Benutzerkonten empfiehlt sich die Verwendung der E-Mail-Adresse oder der Portatour ID als Schlüsselfeld. Detaillierte Informationen zu den weiteren Feldern erhalten Sie durch Klick auf das blaue (i)-Symbol neben dem Feldnamen.
Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zur Folgeseite, wo optional die Zuordnung der Felder des Heimatorts der Benutzer möglich ist.
Neue Benutzerkonten werden standardmäßig aktiviert – d.h. mit Benutzername und Zugangslink versehen. Der Benutzer wird allerdings erst via E-Mail bzw. SMS informiert, wenn Sie in der Benutzerliste selbst in gewohnter Weise auf „Zugangslink senden“ klicken.
Der Export und Import von Benutzerkonten ist auch über API automatisierbar möglich. Die Konfigurationsdatei für den Import erhalten Sie unterhalb der Benutzerliste durch Klick auf Importeinstellungen. Details entnehmen Sie der API-Beschreibung in den Optionen.
Zu beachten:
- Die neue Benutzer-Import/Export-Funktion gibt es nicht für Firmen, die portatour® Anywhere direkt mit einem Datenquellsystem verbunden haben – z.B. Outlook, Salesforce oder Dynamics CRM. In diesem Fall werden die Benutzerkonten ohnehin automatisch mit dem Quellsystem synchronisiert.
- Aus Sicherheitsgründen ist das massenweise Löschen von Benutzerkonten via Import nicht möglich. Stattdessen werden Benutzerkonten deaktiviert. Deaktivierte Benutzerkonten sollten daher von Zeit zu Zeit nach vorherigem Transfer bzw. Download der darin enthaltenen Daten manuell gelöscht werden, um eine Überschreitung der Lizenzen zu vermeiden.
- Wenn im Zuge des Import-Vorgangs unerwartete Fehler auftreten, bleiben bereits erstellte bzw. aktualisierte Benutzerkonten jedenfalls erhalten. Ein „Rollback“ wird nicht durchgeführt.
- Wenn Sie das Feld „Hat eigenen Besuchsplan“ für einen Benutzer auf „Nein“ stellen, werden die Daten (Kunden, Termine, Berichte, …) dieses Benutzerkontos gelöscht. In Notfall greifen Sie auf einen Wiederherstellungspunkt zurück.