Beim heutigen Update hat portatour® einen „Papierkorb“ für Kunden erhalten. Wenn Sie ab sofort Kunden löschen, werden diese sicherheitshalber noch für 14 Tage in diesen Papierkorb gelegt, bevor sie endgültig gelöscht werden. Kunden im Papierkorb können Sie jederzeit wiederherstellen – d.h. die Löschung rückgängig machen. Damit verfügen Sie über ein zusätzliches „Sicherheitsnetz“, falls die Löschung irrtümlich war.
Um zum Papierkorb zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Kunden“, scrollen dann die Kundenliste ganz nach unten und klicken am unteren Ende auf den neuen Knopf „Papierkorb“. Falls sich bereits Kunden im Papierkorb befinden, sehen Sie diese nun aufgelistet – sortiert nach dem Zeitpunkt der Löschung:
Im Papierkorb wird zwischen Kunden unterschieden, die manuell durch Knopfdruck in portatour® gelöscht wurden und Kunden, die automatisch während eines Importvorgangs gelöscht wurden – unabhängig ob mittels Import-Assistenten oder API-Import. Um die Auswahl zu ändern, wechseln Sie oberhalb der Liste zwischen „Manuell gelöscht“ und „Beim Import gelöscht„.
Zum Wiederherstellen eines Kunden klicken Sie auf diesen und wählen im folgenden Kontextmenü den Eintrag „Wiederherstellen“. Im Kontextmenü haben Sie auch die Möglichkeit, den Kunden sofort endgültig zu löschen. Um mehrere Kunden auf einmal wiederherzustellen oder endgültig zu löschen, nutzen Sie die Knöpfe unterhalb der Liste.
Wenn Sie sich nun fragen, welchen Vorteil der neue Papierkorb gegenüber der bereits bekannten generellen Wiederherstellungsfunktion in den Optionen bietet: Bei der generellen Wiederherstellung wird die gesamte Datenbank auf einen älteren Datenstand zurückgesetzt – alle Datensätze sind dadurch betroffen (Kunden, Termine, Berichte, …), wodurch es zu Datenverlust kommen kann. Der Papierkorb erlaubt hingegen die selektive Wiederherstellung einzelner Kunden, ohne dass andere Eingaben verworfen werden. Sehen Sie also in Zukunft vorher im Papierkorb nach, wenn Sie Kunden nicht mehr finden, bevor Sie die komplette Datenbank auf einen älteren Wiederherstellungspunkt zurücksetzen.
Weitere Detailhinweise zum Papierkorb:
- Kunden, die im Papierkorb liegen, werden von portatour® gänzlich ignoriert. Sie werden weder eingeplant, noch können sie geöffnet, bearbeitet oder exportiert werden.
- Die Aufbewahrungsdauer im Papierkorb beträgt normalerweise 14 Tage, kann sich aber verkürzen, wenn das Fassungsvermögen von 3.000 Kunden überschritten wird. In diesem Fall werden die Kunden mit ältestem Löschdatum vorzeitig aus dem Papierkorb entfernt.
- Wenn Sie Ihre Kundendatensätze mit „Externen IDs“ versehen haben, wird ein Kunde beim Importvorgang ggf. automatisch aus dem Papierkorb wiederherstellt, wenn sich dort ein Kundendatensatz mit übereinstimmender „Externer ID“ befindet. Dies schützt Sie vor Datenverlust, wenn Sie beim Import die Option „inkl. Löschung“ verwenden und Sie auf diesem Wege Kunden irrtümlich aus einem Benutzerkonto gelöscht haben. Ein korrekter Folgeimport stellt die Kunden automatisch wieder aus dem Papierkorb her – inkl. aller Eingaben, welche die Benutzer in portatour® bei den Kunden getätigt haben.
- Der Papierkorb gilt nur für Kunden. Löschungen von Terminen und Berichten sind weiterhin sofort wirksam.
- Wiederherstellen aus dem Papierkorb dürfen nur Benutzer jener Berechtigungsstufe, die laut Berechtigungsverwaltung auch das Recht zum Löschen haben.
- Nutzer mit direkter Kopplung an ein Datenquellsystem (Salesforce, Dynamics CRM, Outlook) haben keinen Papierkorb in portatour® Anywhere, da im Falle der Löschung eines Kunden dieser ohnehin in den Papierkorb des jeweiligen Quellsystems wandert.