Wenn Sie auf Ihrem Smartphone bereits Fotos geknipst haben, wissen Sie vermutlich schon, was „Geotagging“ heißt: Beim Foto wird jener Ort mitgespeichert, wo das Foto geschossen wurde. Sie können so schneller nach Fotos suchen oder diese auf der Landkarte anzeigen lassen.
Seit dem heutigen Update von portatour® ist Geotagging auf Wunsch bei Besuchsberichten möglich. D.h. beim Besuchsbericht kann durch portatour® vermerkt werden, wo Sie ihn erstellt haben. Sie können damit Ihrem Auftraggeber ohne zusätzlichen Aufwand zeigen, dass Sie vor Ort beim Kunden waren. Außerdem hilft Geotagging beim Belegen von Steuerfreibezügen (Verpflegungspauschalen / Diäten) und dient auch zur Fehlervermeidung, weil Sie erkennen, dass ein Bericht zum falschen Kunden eingegeben wird.
Voraussetzung dafür ist , dass Sie den Bericht immer unmittelbar nach dem Kundenbesuch erstellen, d.h. solange Sie sich noch in der Nähe des Kunden aufhalten.
Aktivieren der Geotagging-Funktionalität
Geotagging ist standardmäßig ausgeschaltet. Um die Funktion zu nutzen, muss sie in den Optionen unter Berichtswesen eingeschaltet werden. In der Auswahlbox Geotags schalten Sie dazu von „Ausgeschaltet“ auf „Optional hinzufügen“ oder „Automatisch hinzufügen“ um. So wie bei den meisten Optionen in portatour® kann für diese Einstellung firmenweit ein Standardwert festgelegt und individuell pro Benutzer abgeändert werden.
Erstellen eines Besuchsberichts mit Geotag
Wenn Sie in den Optionen „Automatisch hinzufügen“ eingestellt haben, wird beim Erstellen eines neuen Besuchsberichts – z.B. durch Klick auf „Jetzt besucht“ beim Kunden – Ihr Standort automatisch ermittelt und als Geotag zum Bericht hinzugefügt. Die Standortermittlung durch Ihr Gerät dauert typischerweise 1 bis 10 Sekunden. Sie können in dieser Zeit bereits mit dem Ausfüllen der Berichtsfelder beginnen. Das Geotag wird im Berichtsformular unten angezeigt:
Folgende Informationen finden Sie im Geotag:
- Entfernung Ihres Standorts zum besuchten Kunden bzw. Termins in Luftlinie: Dieser Wert zeigt, wie weit Sie bei der Erstellung des Berichts von der eigentlichen Besuchsadresse entfernt sind. Die Besuchsadresse wird im Bericht direkt oberhalb des Geotags angezeigt.
Werte bis zu einigen Hundert Metern sind dabei vollkommen normal – z.B. aufgrund eines größeren Firmengeländes, eines weiter entfernten Parkplatzes oder der Ungenauigkeit der Geokodierung der Kundenadresse bzw. der Standortermittlung.
Sollte die Entfernung deutlich größer sein, kann das ein Alarmzeichen dafür sein, dass Sie den Bericht nicht für den korrekten Kunden eingeben! - Genauigkeit der Standortermittlung: Der Standort wird durch Ihr Gerät ermittelt, wobei die Genauigkeit aufgrund der genutzten Technologien und etwaiger Signalbehinderungen schwanken kann. Die obige Entfernungsangabe ist mit diesem Genauigkeitswert zu relativieren. Sollte Ihnen die Genauigkeit zu schlecht sein, können Sie mit dem Knopf „Aktualisieren“ eine neue Ermittlung des Standorts starten.
- Adresse Ihres Standorts: Berücksichtigen Sie, dass die Straße und Hausnummer nur selten exakt mit der Besuchsadresse übereinstimmen wird. Bereits geringe Entfernungen bzw. Ungenauigkeiten können zur Quer- bzw. Parallelstraße oder zu einer anderen Hausnummer führen.
Wenn Sie in den Optionen „Optional hinzufügen“ eingestellt haben, wird die Ermittlung des Geotags nicht automatisch beim Erstellen des Berichts gestartet. Es bedarf eines Klicks auf den Knopf „Hinzufügen“, damit der Besuchsbericht um ein Geotag ergänzt wird.
Nur bei der Erstellung eines Besuchsbericht kann dieser mit einem Geotag versehen werden. Ein nachträgliches Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Geotags im Besuchsbericht ist nicht möglich.
Tipp: Sollten Sie unmittelbar nach dem Kundenbesuch wenig Zeit haben, empfehlen wir, trotzdem sofort einen Besuchsbericht anzulegen und zu speichern. Dies dauert nur wenige Sekunden und funktioniert auch im Offline-Modus. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe die restlichen Informationen (z.B. Notizen) nachtragen. Diese Vorgangsweise sorgt für akkurate Uhrzeiten und Geotags in Berichten, erlaubt jederzeit die Aktualisierung des Besuchsplans, da portatour® alle bereits absolvierten Besuche kennt und verhindert außerdem, dass Sie auf die Eingabe von Berichten vergessen.
Für die Standortermittlung muss auf Ihrem Gerät die Standort-Funktion (auf iPhone und iPad „Ortungsdienst“) eingeschaltet sein. Weiters müssen Sie im Web-Browser erlauben, dass portatour® diese Standort-Funktion auch tatsächlich nutzen darf. Sollten bei der Standortermittlung Probleme auftreten, erhalten Sie nach spätestens 30 Sekunden eine Fehlermeldung, die im Geotag des Besuchsberichts gespeichert wird. Kontaktieren Sie zwecks Problembehebung ggf. Ihren Geräteadministrator.
Anzeige von Besuchsberichten mit Geotags
Geotags werden in portatour® an drei Stellen angezeigt:
- In portatour® Anywhere: Wenn Sie einen Besuchsbericht zur Bearbeitung öffnen, wird das Geotag angezeigt – ohne Bearbeitungsmöglichkeit.
- Im portatour® Report: Wenn Sie in den Optionen unter Berichtswesen im Abschnitt „portatour® Reports“ die Geotags auf „Anzeigen“ umstellen, werden die Geotags auch im portatour® Report zu den Besuchsberichten der letzten 7 Tage angezeigt. Für diese Einstellung kann wiederum firmenweit ein Standardwert festgelegt und individuell pro Benutzer abgeändert werden.
- Im Excel/CSV-Export der Besuchsberichte: Sie finden dort neue Spalten, welche die oben angeführten Geotag-Informationen enthalten.
Sonstige Informationen zum Geotagging
- Geotags sind nur bei Berichten vom Typ „Besuch“ und „Nicht angetroffen“ möglich. Bei allen anderen Berichtstypen („Arbeitsbeginn“, „Arbeitsende“, „Freier Tag“, „Sonstige“) sind keine Geotags möglich.
- Jedes Geotag muss vom Benutzer selbst bestätigt und gespeichert werden. Deshalb sind Geotags für automatisch erstellte Berichte nicht möglich – d.h. wenn in den Optionen unter Berichtswesen bei den Besuchsberichten „automatisch anlegen“ eingestellt ist, sind Geotags ausgeschaltet.
- Bei Besuchsberichten, die im Offline-Modus eingegeben werden, wird beim Geotag nur die Entfernung und Genauigkeit angezeigt. Für die Ermittlung der Adresse benötigt es eine Online-Verbindung, wodurch diese erst beim späteren Hochladen des Berichts zum Server ergänzt wird.
- Wenn Sie portatour® Anywhere in Kombination mit einem direkten Datenquellsystem betreiben (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), ist Geotagging derzeit noch nicht möglich.