Wenn Sie über einen Firmenzugang von portatour® verfügen – d.h. mindestens 2 Benutzerlizenzen – dann hat mit dem heutigen Update von portatour® Ihre Benutzerdatenbank zwei neue optionale Felder erhalten. Beide Felder sind in der Benutzerbearbeitung zu ändern bzw. via Excel- oder CSV-Datei exportierbar und importierbar.

• Mitarbeiternummer: Mit diesem Feld besteht die Möglichkeit, dass Sie jedem Benutzer eine eindeutige Nummer (bzw. Zeichenfolge) zuweisen, mit der Sie die Benutzer bei Export und Import via API als Alternative zur E-Mail-Adresse identifizieren. Der entsprechende Parameter der API-Funktionen heißt „employeeNumber“ – siehe dazu die technische Dokumentation zur API in den Optionen. Der Vorteil der Nutzung der Mitarbeiternummer im Vergleich zur E-Mail-Adresse bei der API ist jener, dass die Mitarbeiternummer im Gegensatz zur E-Mail-Adresse im Normalfall unveränderlich ist und idealerweise direkt aus Ihrem ERP/CRM-System kommt – z.B. die ID des Benutzerdatensatzes.
• Notiz: Dieses Freitextfeld erlaubt die Eingabe jeglicher Information, die für den Administrator von Interesse sein könnte. Es wird nur in der Benutzerbearbeitung angezeigt und von portatour® intern nicht verwendet.

In den letzten Wochen haben wir uns intensiv mit dem Berichtswesen von portatour® beschäftigt und freuen uns nun, mit dem heutigen Update viele Verbesserungen vorzustellen:

• Unterschiedliche Felder je Berichtstyp
• Bessere Unterstützung bei Berichtseingabe
• Automatisierte Berichtserstellung

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Die benutzerdefinierten Felder bei Berichten erfreuen sich in der portatour®-Nutzergemeinde großer Beliebtheit. Mehrfach kam der Wunsch, je nach Berichtstyp unterschiedliche Felder darzustellen, z.B. bei einem erfolgreichen Kundenbesuch andere Felder als bei einem nicht angetroffenen Kunden. Seit heute ist das möglich!

Gehen Sie bzw. Ihr Administrator in Optionen > Benutzerdefinierte Felder > Berichte. Pro Feldgruppe legen Sie nun fest, bei welchem Berichtstyp die Felder dargestellt werden sollen.

Es ist auch möglich, dass eine Feldgruppe bei mehreren Berichtstypen dargestellt wird – z.B. Kilometerstand sowohl bei Bericht für Arbeitsbeginn und Arbeitsende –  indem Sie in der Auswahlbox mehrere Berichtstypen markieren (Strg-Taste halten).

portatour® unterscheidet zwischen folgenden Berichtstypen:

• Besuch: Klick auf „Jetzt besucht“ bei einem Kunden bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei einem Kundentermin
• Nicht angetroffen: Klick auf „Nicht angetroffen“ bei einem Kunden bzw. bei einem Kundentermin
• Sonstiger Bericht: Bei Terminen ohne Ortsbezug (=Telefonat) bzw. ohne Kundenbezug, bei „Meinen Orten“ und bei Klick auf „Neuer Bericht“ beim Kunden
• Arbeitsbeginn: Klick auf „Arbeitsbeginn protokollieren“
• Arbeitsende: Klick auf „Arbeitsende protokollieren“
• Freier Tag: Klick auf „Freien Tag protokollieren“

Sie erkennen den Typ eines Berichts auch während der Eingabe an der Titelzeile des Berichtsfensters.

Beachten Sie:

• Die Maximalanzahl an benutzerdefinierten Berichtsfeldern ist 100 – unabhängig von der Aufteilung auf Berichtstypen. Der Berichtsexport enthält immer alle Felder. Jene Felder, die ein Berichtstyp nicht zulässt, sind in der betreffenden Zeile leer.
• Die Feldnamen müssen wegen des Imports und Exports eindeutig sein – unabhängig von den Berichtstypen.
• Änderungen an den benutzerdefinierten Feldern können zu Änderungen der Spalten im Import und Export führen. Beachten Sie dies, wenn Sie automatisierte Prozesse betreiben.

Hervorhebung von Pflichtfeldern

Felder, die als Pflichteingabe definiert sind, werden solange mittels roter Markierung hervorgehoben, bis Sie eine Eingabe tätigen. Dies gilt übrigens ab sofort im gesamten portatour® – nicht nur bei der Berichtseingabe.

Beschreibung zu benutzerdefinierten Feldern

Jene Beschreibungen, die bei benutzerdefinierten Feldern in den Optionen hinterlegbar sind, kann der Benutzer ab sofort durch Klick auf den unterstrichenen Feldnamen abrufen. So lassen sich Hilfetexte zu den einzelnen Feldern einfach umsetzen. Übrigens: Falls der Feldname wegen Überlänge automatisch abgekürzt wird, reicht auch ein Klick, um den vollständigen Namen zu sehen.

Zu beachten:

• Diese neue Funktion gilt auch für benutzerdefinierte Felder von Kunden und Terminen.
• Wenn Sie die Unterstreichung des Feldnamens entfernen wollen, entfernen Sie den Beschreibungstext bzw. kürzen Sie den Feldnamen selbst ab, sodass er maximal 10 Zeichen lang ist.
• Änderungen an den benutzerdefinierten Feldern können zu Änderungen der Spalten im Import und Export führen. Beachten Sie dies, wenn Sie automatisierte Prozesse betreiben.

Abbrechen der Berichtseingabe

Ein Klick auf „Jetzt besucht“ bei einem Kunden hat bisher jedenfalls das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert, auch wenn Sie während der folgenden Berichtseingabe auf „Abbrechen“ geklickt haben.

Wenn Sie ab sofort mittels „Jetzt besucht“ einen Bericht erstellen, wird das letzte Besuchsdatum des Kunden erst dann aktualisiert, sobald Sie den Bericht speichern. Bei Abbruch der Berichtseingabe bleibt das letzte Besuchsdatum unverändert – dies verhindert Verwirrung bzw. Dateninkonsistenzen.

Falls Sie Berichte automatisch anlegen und öffnen lassen (siehe Optionen > Berichtswesen), ist deshalb das Speichern des Berichts unbedingt notwendig, um das letzte Besuchsdatum des Kunden zu aktualisieren.

Für den Fall, dass Sie Berichte nur optional erstellen wollen (siehe Optionen > Berichtswesen), ist der Abfragedialog nun intuitiver gestaltet:

Die Änderung gilt analog bei Klick auf „Nicht angetroffen“, falls Sie dafür Berichte eingeschaltet haben.

Besuchsberichte stellen die Grundlage für die statistischen Kennzahlen im portatour® Report dar. Wenn Sie Ihre Besuchsberichte allerdings in einem Drittsystem und nicht in portatour® erstellen, aber trotzdem den portatour® Report im vollen Umfang nutzen wollen, kann portatour® ab sofort bei Klick auf „Jetzt besucht“ bei Kunden (bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei Terminen) im Hintergrund einen Besuchsbericht anlegen und speichern, ohne dass zusätzliche Klicks notwendig sind. Stellen Sie dazu in den Optionen > Berichtswesen auf den neuen Modus Automatisch anlegen um.

Zu beachten:

• In diesem Modus sind keine zusätzlichen manuellen Eingaben im Bericht möglich. Es wird ein „leerer“ Bericht erstellt, der primär zum Zählen der Besuche verwendet wird. Pflichtfelder werden ignoriert.
• Weiters ist in diesem Modus maximal ein Bericht pro Kunde und Kalendertag möglich. Dies dient zur Vermeidung von unbeabsichtigten Doubletten, wenn irrtümlich mehrmals bei einem Kunden auf „Jetzt besucht“ geklickt wird.

Die erweiterte Kundensuche ist seit dem Update von heute um drei zusätzliche Filtermöglichkeiten reicher geworden. Klicken Sie auf Erweitert im Menü Kunden, um zur Filtereinstellung zu gelangen:

Zukünftiger Termin: Bei Auswahl von „vorhanden“ erhalten Sie nur jene Kunden, bei denen  für heute oder in der Zukunft mindestens ein fixer Termin eingetragen ist, der noch nicht wahrgenommen wurde. Bei „keiner“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, für die kein zukünftiger Termin vorhanden ist.

Vormerkung: Bei Auswahl von „vorhanden“ erhalten Sie nur jene Kunden, die für den Besuchsplan „vorgemerkt“ wurden – unabhängig davon, ob bereits im Besuchsplan eingeplant oder noch nicht. Bei „keine“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, die nicht vorgemerkt sind.

Im Besuchsplan: Bei Auswahl von „geplant“ erhalten Sie nur jene Kunden, die im derzeitigen Besuchsplan eingeplant sind – unabhängig ob aufgrund eines Termins, einer Vormerkung oder eines automatischen Besuchsvorschlags wegen des Besuchsintervalls. Bei „nicht geplant“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, die derzeit nicht im Besuchsplan eingeplant sind.

Wenn Sie bei der Auswahl „alle“ belassen, findet keine Filterung nach diesem Kriterium statt. In gewohnter Weise können Sie mehrere Filterkriterien gleichzeitig einstellen.

Und noch eine Neuerung: Beim Export der Kundenliste ist die Einschränkung auf die aktuelle Filterung möglich:

Seit dem heutigen Update ermöglicht portatour® Anywhere die automatische Erstellung und Aktualisierung von Benutzerkonten anhand von Import-Dateien – z.B. Excel oder CSV-Dateien. Davon profitieren vor allem Firmen mit vielen neuen Benutzern bzw. Firmen, die ihre Benutzerverwaltung mit einem Drittsystem (ERP/CRM) synchronisieren wollen.

Sofern Ihr Unternehmen über zwei oder mehr portatour®-Lizenzen verfügt, finden Sie – bzw. Ihr Administrator – in der portatour® Anywhere Benutzerverwaltung unterhalb der Benutzerliste die neuen Knöpfe Import, Export und Importeinstellungen,

Mittels Export erhalten Sie die vollständige Benutzerliste mit allen Feldern der Benutzerverwaltung als Excel- oder CSV-Datei zum Download bereitgestellt. Zur einfachen Massenbearbeitung vieler Benutzerkonten kann diese Datei editiert und re-importiert werden.

Der Import ermöglicht das automatische Erstellen, Aktualisieren bzw. Deaktivieren von Benutzerkonten.

Beim Erstellen von Benutzerkonten sind die Felder Vorname, Nachname und Email-Adresse Pflichtfelder. Beim Aktualisieren von Benutzerkonten empfiehlt sich die Verwendung der E-Mail-Adresse oder der Portatour ID als Schlüsselfeld. Detaillierte Informationen zu den weiteren Feldern erhalten Sie durch Klick auf das blaue (i)-Symbol neben dem Feldnamen.

Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zur Folgeseite, wo optional die Zuordnung der Felder des Heimatorts der Benutzer möglich ist.

Neue Benutzerkonten werden standardmäßig aktiviert – d.h. mit Benutzername und Zugangslink versehen. Der Benutzer wird allerdings erst via E-Mail bzw. SMS informiert, wenn Sie in der Benutzerliste selbst in gewohnter Weise auf „Zugangslink senden“ klicken.

Der Export und Import von Benutzerkonten ist auch über API automatisierbar möglich. Die Konfigurationsdatei für den Import erhalten Sie unterhalb der Benutzerliste durch Klick auf Importeinstellungen. Details entnehmen Sie der API-Beschreibung in den Optionen.

Zu beachten:

• Die neue Benutzer-Import/Export-Funktion gibt es nicht für Firmen, die portatour® Anywhere direkt mit einem Datenquellsystem verbunden haben – z.B. Outlook, Salesforce oder Dynamics CRM. In diesem Fall werden die Benutzerkonten ohnehin automatisch mit dem Quellsystem synchronisiert.
• Aus Sicherheitsgründen ist das massenweise Löschen von Benutzerkonten via Import nicht möglich. Stattdessen werden Benutzerkonten deaktiviert. Deaktivierte Benutzerkonten sollten daher von Zeit zu Zeit nach vorherigem Transfer bzw. Download der darin enthaltenen Daten manuell gelöscht werden, um eine Überschreitung der Lizenzen zu vermeiden.
• Wenn im Zuge des Import-Vorgangs unerwartete Fehler auftreten, bleiben bereits erstellte bzw. aktualisierte Benutzerkonten jedenfalls erhalten. Ein „Rollback“ wird nicht durchgeführt.
• Wenn Sie das Feld „Hat eigenen Besuchsplan“ für einen Benutzer auf „Nein“ stellen, werden die Daten (Kunden, Termine, Berichte, …) dieses Benutzerkontos gelöscht. In Notfall greifen Sie auf einen Wiederherstellungspunkt zurück.

Das Thema Datenschutz wird bei portatour® sehr ernst genommen. Unter diesem Artikel finden Sie einen Überblick jener Maßnahmen, die wir bei portatour® diesbezüglich bereits getroffen haben.

Seit heute ist diese Liste um eine weitere Facette reicher geworden: Die Zugangslinks neu angelegter Benutzerkonten werden um einen Zusatzcode verlängert. Nur mit Kenntnis dieses erweiterten Links ist das erstmalige Einloggen und das Festlegen eines eigenen Passworts möglich.

Was ändert diese Erweiterung für Sie im Alltag? Nichts! In gewohnter Weise versendet Ihr Administrator an neue Benutzer den Zugangslink via E-Mail bzw. SMS. Des weiteren sind bestehende Benutzerkonten nicht von einer Änderung betroffen.

Wenn Ihr Administrator in der Benutzerliste in Zukunft einen Benutzer mit einem längeren Zugangslink sieht, weiß er, dass sich der neue Benutzer noch nie in portatour® angemeldet hat. Durch das erstmalige Anmelden und Festlegen eines eigenen Passworts wird nämlich der Zusatzcode obsolet und verschwindet aus dem Zugangslink.

Und apropos Passwort: Seit kurzem prüft portatour® beim Festlegen des Passworts durch den Benutzer auch, dass dieses nicht auf einer „Blacklist“ der am häufigsten im Internet verwendeten Passwörtern vorkommt und somit leichter erraten werden kann. Mit dieser Prüfung in Kombination mit zufällig vergebener Benutzernamen gehört das Anmeldesystem von portatour® wohl zu einem der Sichersten im Internet.

Mit dem heutigen Update von portatour® Anywhere erhält der Kalender einige neue Funktionen für Sie:

Geeigneten Tag für Kundentermin finden

Einige unter Ihnen kennen sicherlich die Situation, dass ein Kunde einen Termin mit Ihnen wünscht, und Sie ihm gerne mehrere alternative Tage vorschlagen wollen, an denen Sie bereits in der Nähe des Kunden unterwegs sind, um möglichst wenig Umweg zu fahren. Genau in diesem Fall hilft Ihnen portatour® nun weiter.

Suchen Sie in der Kundenliste den gewünschten Kunden, öffnen Sie die Detailansicht des Kunden und klicken dann im Abschnitt „Kommende Termine“ auf den neuen Knopf Geeigneten Tag finden.

Es erscheint die gewohnte Kalenderansicht, allerdings mit einigen Erweiterungen:

• In der Überschrift erscheint der Name des Kunden, für den Sie geeignete Termintage suchen.
• Bei jedem Kalendertag wird der „Umweg“ in Fahrzeit und Fahrdistanz angezeigt, die der Kunde an diesem Tag verursachen würde.
• Zum schnelleren Überblick visualisieren auch Farben (grün, gelb, rot) den Umweg. Grün heißt weniger als 30 Minuten Umweg, gelb heißt 30 bis 90 Minuten Umweg, rot heißt über 90 Minuten Umweg.
• Hat der Kunde an einem Tag geschlossen – z.B. keine Öffnungszeit, Urlaub oder Besuchssperre – wird dies auch angezeigt. Die Farbe ist dann grau.
• Ein Klick auf eine Zelle im Kalender bietet sofort das Erstellen eines neuen Termins für den gewünschten Kunden an, ohne dass man diesen nochmal suchen muss.

Die Anzeige des Umwegs finden Sie bis ein Jahr in die Zukunft und funktioniert sowohl in Tages-, Wochen- als auch Monatsansicht (Nutzen Sie den Zahnrad-Knopf rechts oben zum Umschalten).

An Tagen, für die portatour® bereits einen konkreten Besuchsplan berechnet hat, gelangen Sie mit dem neuen Landkarte-Link direkt zur Ansicht der Tagestour auf der Landkarte. Zusätzlich wird auch der gewünschte Kunde auf der Landkarte dargestellt, um zu zeigen, wie weit er von der Route entfernt ist. Tipp: Nutzen Sie den Zahnrad-Knopf rechts oben, um die Anzeige der Route von Luftlinien auf Fahrstrecken umzuschalten.

Für Tage, die weiter in der Zukunft liegen und noch kein konkreter Besuchsplan vorhanden ist, werden die bereits im Kalender eingetragenen Termine herangezogen, um den Umweg zu ermitteln. In diesem Fall handelt es sich um eine gute Schätzung, da die konkreten Tagestour noch nicht berechnet wurde.

Für leere Tage – d.h. kein Besuchsplan und auch keine Termine vorhanden – bedeutet der „Umweg“ die Fahrt vom Heimatort zum gewünschten Kunden und wieder zurück. In diesem Fall wird keine Farbe angezeigt.

Bitte beachten Sie generell:

• Es werden bei der Umweg-Berechnung keine zeitlichen Prüfungen gemacht, ob der gewünschte Kunde unter Berücksichtigung der bereits vorhandenen Termine Platz an einem Tag findet. Sobald Sie den Termin beim gewünschten Kunden im Kalender eintragen und den Besuchsplan aktualisieren, wird portatour® bestmöglich zeitlich optimieren. Sie können im Konfliktfall selbst noch entscheiden, andere Termine zu verschieben oder die Termindauern zu verkürzen, um genügend Platz zu schaffen.
• Wenn ein Tag ausschließlich aus Besuchsvorschlägen seitens portatour® besteht – d.h. keine fixen Termine vorhanden – ist die Angabe des Umwegs weniger relevant. Sobald Sie den Termin beim gewünschten Kunden eintragen und den Besuchsplan aktualisieren, orientiert sich portatour® ohnehin an diesem neuen Termin und wird gegebenenfalls andere, näher gelegene Kunden zum Auffüllen des Tages vorschlagen.

Neue Kalender-Optionen

Durch Klick auf den Zahnrad-Knopf rechts oben in der Kalender-Ansicht gelangen Sie zu folgendem Fenster:

Unter Zeitraum wählen Sie in gewohnter Weise zwischen Tages-, Wochen- und Monatsdarstellung.

Unter Ansicht haben Sie die Wahl zwischen Plan (=nur Termine und Besuchsvorschläge), Berichte (=nur Besuchsberichte) und Kombiniert. Bei der kombinierten Darstellung werden Termine, Besuchsvorschläge und Besuchsberichte gemeinsam dargestellt. Neu ist dabei, dass ein Termin bzw. Besuchsvorschlag zu einem Kunden nur solange im Kalender angezeigt wird, bis es an diesem Tag einen Besuchsbericht zu diesem Kunden gibt – d.h. der Kunde tatsächlich besucht wurde. Dann wird nur noch der Besuchsbericht dargestellt, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Neu ist der Abschnitt Beschriftung, wo Sie wählen, wie und in welcher Reihenfolge die einzelnen Termine, Besuchsvorschläge und Besuchsberichte im Kalender beschriftet sind. Wählen Sie zwischen Betreff zuerst, Ort zuerst oder Nur Ort. „Betreff“ enthält auch den Kundennamen.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com.

Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt. Folgende drei Neuerungen stehen für Sie bereit:

Berücksichtigung von Terminen auch am Wochenende

Bisher hat portatour® den Besuchsplan nur für jene Wochentage berechnet, für die Sie in den Optionen auch Arbeitszeiten hinterlegt haben – typischerweise Montag bis Freitag. Ab sofort berechnet portatour® automatisch auch für „arbeitsfreie“ Tage einen Besuchsplan, sofern Sie selbst einen Termin an diesen Tagen im Kalender eingetragen haben. Zum Beispiel wird nun für einen Messetermin an einem Samstag im Besuchsplan An- und Abreise  berechnet.

Hinweise:

• portatour® füllt diese zusätzlichen Tage nur dann automatisch mit weiteren Kundenbesuchen auf, wenn zwischen zwei fixen Terminen noch Zeit frei ist und Ihre Kunden auch tatsächlich Öffnungszeiten an diesen Tagen eingetragen haben.
• Termine „beliebig am Tag“ oder „mit Toleranz“ werden an arbeitsfreien Tagen weiterhin nicht eingeplant, da portatour® keine Arbeitszeit kennt, in welcher der Termin stattfinden dürfte. Tragen Sie also eine konkrete Startzeit bei diesen Terminen ein.

Massenlöschung aller Besuchssperren ausgewählter Kunden

In der Massenbearbeitung der Kunden finden Sie einen neuen Knopf „Alle Besuchssperren löschen…“. Damit werden alle eingetragenen Besuchssperren bei den ausgewählten Kunden gelöscht. Nutzen Sie zuvor in der Kundenliste den Markiermodus oder die Filterung mittels „Erweiterter Suche“, um die gewünschten Kunden zu selektieren.

Neuer „Aktionen“-Knopf in der Kundendetailansicht

In der Kundendetailansicht finden Sie den neuen Knopf „Aktionen“.

Neben der bereits bekannten „Kunde löschen“-Funktion bietet portatour® nun folgende neue Funktionen:

• Kunde duplizieren: Es wird ein neuer Kunde erstellt, der eine Kopie des ursprünglichen Kunden darstellt. Nicht kopiert werden Termine, Besuchsberichte, Besuchssperren und schreibgeschützte Felder. Der neue Datensatz erhält eine neue portatour-ID, die externe ID ist leer, an den Kundennamen wird „KOPIE“ angehängt. Wir empfehlen die Umbenennung. Der Vorgang entspricht dem manuellen Erstellen eines neuen Kunden mit nochmaligem Eintippen der Informationen des ursprünglichen Kunden. Nutzen Sie diese schnelle Möglichkeit, wenn Sie z.B. mehrere Kunden im gleichen Gebäude (=gleiche Adresse) anlegen wollen oder Filialen einer Unternehmenskette mit gleichen Einstellungen (Öffnungszeiten, Planungsparameter, …).
• Kunde transferieren: Die Möglichkeit des Transferierens eines Kunden (inkl. seiner Termine, Berichte und Besuchssperren) von einem portatour®-Benutzer zu einem anderen gab es bereits in der Massenbearbeitung von mehreren Kunden. Um das Transferieren eines einzelnen Kunden zu vereinfachen, gibt es diese Funktion nun direkt in der Kundendetailansicht.
• Termine & Berichte verschieben: Um das Bereinigen von Kunden-Doubletten zu vereinfachen, ermöglicht dieser Knopf das Verschieben von Terminen und Berichten von einem Kunden zu einem anderen. Suchen Sie in der Auswahlbox den Zielkunden und bestätigen Sie das Verschieben. Tipp: Bevor Sie danach einen Kunden löschen, stellen Sie sicher, dass Sie etwaige sonstige Felder selbst manuell übernommen haben und tatsächlich jenen Kunden löschen, der nun keine Termine und Berichte mehr hat.

Abhängig davon, ob Sie portatour® in Kombination mit einem Datenquellsystem einsetzen bzw. welche Berechtigungen Ihr Administrator eingestellt hat, können manche Funktionen fehlen:

• „Kunde duplizieren“ bedingt die Berechtigung zum Erstellen von Kunden.
• „Kunde transferieren“ setzt eine Mehr-Benutzer-Lizenz von portatour® Anywhere voraus, bedingt die Berechtigung zum Transferieren von Daten, und ist nicht bei den portatour®-Varianten mit Datenquellsystem verfügbar (Salesforce, Dynamics CRM, Outlook, Connector).
• „Termine & Berichte verschieben“ bedingt die Berechtigung zum Ändern der Besuchsberichthistorie und ist nicht bei den portatour®-Varianten mit Datenquellsystem verfügbar.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com.