Besuchsberichte stellen die Grundlage für die statistischen Kennzahlen im portatour® Report dar. Wenn Sie Ihre Besuchsberichte allerdings in einem Drittsystem und nicht in portatour® erstellen, aber trotzdem den portatour® Report im vollen Umfang nutzen wollen, kann portatour® ab sofort bei Klick auf „Jetzt besucht“ bei Kunden (bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei Terminen) im Hintergrund einen Besuchsbericht anlegen und speichern, ohne dass zusätzliche Klicks notwendig sind. Stellen Sie dazu in den Optionen > Berichtswesen auf den neuen Modus Automatisch anlegen um.

Zu beachten:

• In diesem Modus sind keine zusätzlichen manuellen Eingaben im Bericht möglich. Es wird ein „leerer“ Bericht erstellt, der primär zum Zählen der Besuche verwendet wird. Pflichtfelder werden ignoriert.
• Weiters ist in diesem Modus maximal ein Bericht pro Kunde und Kalendertag möglich. Dies dient zur Vermeidung von unbeabsichtigten Doubletten, wenn irrtümlich mehrmals bei einem Kunden auf „Jetzt besucht“ geklickt wird.

Die erweiterte Kundensuche ist seit dem Update von heute um drei zusätzliche Filtermöglichkeiten reicher geworden. Klicken Sie auf Erweitert im Menü Kunden, um zur Filtereinstellung zu gelangen:

Zukünftiger Termin: Bei Auswahl von „vorhanden“ erhalten Sie nur jene Kunden, bei denen  für heute oder in der Zukunft mindestens ein fixer Termin eingetragen ist, der noch nicht wahrgenommen wurde. Bei „keiner“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, für die kein zukünftiger Termin vorhanden ist.

Vormerkung: Bei Auswahl von „vorhanden“ erhalten Sie nur jene Kunden, die für den Besuchsplan „vorgemerkt“ wurden – unabhängig davon, ob bereits im Besuchsplan eingeplant oder noch nicht. Bei „keine“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, die nicht vorgemerkt sind.

Im Besuchsplan: Bei Auswahl von „geplant“ erhalten Sie nur jene Kunden, die im derzeitigen Besuchsplan eingeplant sind – unabhängig ob aufgrund eines Termins, einer Vormerkung oder eines automatischen Besuchsvorschlags wegen des Besuchsintervalls. Bei „nicht geplant“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, die derzeit nicht im Besuchsplan eingeplant sind.

Wenn Sie bei der Auswahl „alle“ belassen, findet keine Filterung nach diesem Kriterium statt. In gewohnter Weise können Sie mehrere Filterkriterien gleichzeitig einstellen.

Und noch eine Neuerung: Beim Export der Kundenliste ist die Einschränkung auf die aktuelle Filterung möglich:

Seit dem heutigen Update ermöglicht portatour® Anywhere die automatische Erstellung und Aktualisierung von Benutzerkonten anhand von Import-Dateien – z.B. Excel oder CSV-Dateien. Davon profitieren vor allem Firmen mit vielen neuen Benutzern bzw. Firmen, die ihre Benutzerverwaltung mit einem Drittsystem (ERP/CRM) synchronisieren wollen.

Sofern Ihr Unternehmen über zwei oder mehr portatour®-Lizenzen verfügt, finden Sie – bzw. Ihr Administrator – in der portatour® Anywhere Benutzerverwaltung unterhalb der Benutzerliste die neuen Knöpfe Import, Export und Importeinstellungen,

Mittels Export erhalten Sie die vollständige Benutzerliste mit allen Feldern der Benutzerverwaltung als Excel- oder CSV-Datei zum Download bereitgestellt. Zur einfachen Massenbearbeitung vieler Benutzerkonten kann diese Datei editiert und re-importiert werden.

Der Import ermöglicht das automatische Erstellen, Aktualisieren bzw. Deaktivieren von Benutzerkonten.

Beim Erstellen von Benutzerkonten sind die Felder Vorname, Nachname und Email-Adresse Pflichtfelder. Beim Aktualisieren von Benutzerkonten empfiehlt sich die Verwendung der E-Mail-Adresse oder der Portatour ID als Schlüsselfeld. Detaillierte Informationen zu den weiteren Feldern erhalten Sie durch Klick auf das blaue (i)-Symbol neben dem Feldnamen.

Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zur Folgeseite, wo optional die Zuordnung der Felder des Heimatorts der Benutzer möglich ist.

Neue Benutzerkonten werden standardmäßig aktiviert – d.h. mit Benutzername und Zugangslink versehen. Der Benutzer wird allerdings erst via E-Mail bzw. SMS informiert, wenn Sie in der Benutzerliste selbst in gewohnter Weise auf „Zugangslink senden“ klicken.

Der Export und Import von Benutzerkonten ist auch über API automatisierbar möglich. Die Konfigurationsdatei für den Import erhalten Sie unterhalb der Benutzerliste durch Klick auf Importeinstellungen. Details entnehmen Sie der API-Beschreibung in den Optionen.

Zu beachten:

• Die neue Benutzer-Import/Export-Funktion gibt es nicht für Firmen, die portatour® Anywhere direkt mit einem Datenquellsystem verbunden haben – z.B. Outlook, Salesforce oder Dynamics CRM. In diesem Fall werden die Benutzerkonten ohnehin automatisch mit dem Quellsystem synchronisiert.
• Aus Sicherheitsgründen ist das massenweise Löschen von Benutzerkonten via Import nicht möglich. Stattdessen werden Benutzerkonten deaktiviert. Deaktivierte Benutzerkonten sollten daher von Zeit zu Zeit nach vorherigem Transfer bzw. Download der darin enthaltenen Daten manuell gelöscht werden, um eine Überschreitung der Lizenzen zu vermeiden.
• Wenn im Zuge des Import-Vorgangs unerwartete Fehler auftreten, bleiben bereits erstellte bzw. aktualisierte Benutzerkonten jedenfalls erhalten. Ein „Rollback“ wird nicht durchgeführt.
• Wenn Sie das Feld „Hat eigenen Besuchsplan“ für einen Benutzer auf „Nein“ stellen, werden die Daten (Kunden, Termine, Berichte, …) dieses Benutzerkontos gelöscht. In Notfall greifen Sie auf einen Wiederherstellungspunkt zurück.

Das Thema Datenschutz wird bei portatour® sehr ernst genommen. Unter diesem Artikel finden Sie einen Überblick jener Maßnahmen, die wir bei portatour® diesbezüglich bereits getroffen haben.

Seit heute ist diese Liste um eine weitere Facette reicher geworden: Die Zugangslinks neu angelegter Benutzerkonten werden um einen Zusatzcode verlängert. Nur mit Kenntnis dieses erweiterten Links ist das erstmalige Einloggen und das Festlegen eines eigenen Passworts möglich.

Was ändert diese Erweiterung für Sie im Alltag? Nichts! In gewohnter Weise versendet Ihr Administrator an neue Benutzer den Zugangslink via E-Mail bzw. SMS. Des weiteren sind bestehende Benutzerkonten nicht von einer Änderung betroffen.

Wenn Ihr Administrator in der Benutzerliste in Zukunft einen Benutzer mit einem längeren Zugangslink sieht, weiß er, dass sich der neue Benutzer noch nie in portatour® angemeldet hat. Durch das erstmalige Anmelden und Festlegen eines eigenen Passworts wird nämlich der Zusatzcode obsolet und verschwindet aus dem Zugangslink.

Und apropos Passwort: Seit kurzem prüft portatour® beim Festlegen des Passworts durch den Benutzer auch, dass dieses nicht auf einer „Blacklist“ der am häufigsten im Internet verwendeten Passwörtern vorkommt und somit leichter erraten werden kann. Mit dieser Prüfung in Kombination mit zufällig vergebener Benutzernamen gehört das Anmeldesystem von portatour® wohl zu einem der Sichersten im Internet.

Mit dem heutigen Update von portatour® Anywhere erhält der Kalender einige neue Funktionen für Sie:

Geeigneten Tag für Kundentermin finden

Einige unter Ihnen kennen sicherlich die Situation, dass ein Kunde einen Termin mit Ihnen wünscht, und Sie ihm gerne mehrere alternative Tage vorschlagen wollen, an denen Sie bereits in der Nähe des Kunden unterwegs sind, um möglichst wenig Umweg zu fahren. Genau in diesem Fall hilft Ihnen portatour® nun weiter.

Suchen Sie in der Kundenliste den gewünschten Kunden, öffnen Sie die Detailansicht des Kunden und klicken dann im Abschnitt „Kommende Termine“ auf den neuen Knopf Geeigneten Tag finden.

Es erscheint die gewohnte Kalenderansicht, allerdings mit einigen Erweiterungen:

• In der Überschrift erscheint der Name des Kunden, für den Sie geeignete Termintage suchen.
• Bei jedem Kalendertag wird der „Umweg“ in Fahrzeit und Fahrdistanz angezeigt, die der Kunde an diesem Tag verursachen würde.
• Zum schnelleren Überblick visualisieren auch Farben (grün, gelb, rot) den Umweg. Grün heißt weniger als 30 Minuten Umweg, gelb heißt 30 bis 90 Minuten Umweg, rot heißt über 90 Minuten Umweg.
• Hat der Kunde an einem Tag geschlossen – z.B. keine Öffnungszeit, Urlaub oder Besuchssperre – wird dies auch angezeigt. Die Farbe ist dann grau.
• Ein Klick auf eine Zelle im Kalender bietet sofort das Erstellen eines neuen Termins für den gewünschten Kunden an, ohne dass man diesen nochmal suchen muss.

Die Anzeige des Umwegs finden Sie bis ein Jahr in die Zukunft und funktioniert sowohl in Tages-, Wochen- als auch Monatsansicht (Nutzen Sie den Zahnrad-Knopf rechts oben zum Umschalten).

An Tagen, für die portatour® bereits einen konkreten Besuchsplan berechnet hat, gelangen Sie mit dem neuen Landkarte-Link direkt zur Ansicht der Tagestour auf der Landkarte. Zusätzlich wird auch der gewünschte Kunde auf der Landkarte dargestellt, um zu zeigen, wie weit er von der Route entfernt ist. Tipp: Nutzen Sie den Zahnrad-Knopf rechts oben, um die Anzeige der Route von Luftlinien auf Fahrstrecken umzuschalten.

Für Tage, die weiter in der Zukunft liegen und noch kein konkreter Besuchsplan vorhanden ist, werden die bereits im Kalender eingetragenen Termine herangezogen, um den Umweg zu ermitteln. In diesem Fall handelt es sich um eine gute Schätzung, da die konkreten Tagestour noch nicht berechnet wurde.

Für leere Tage – d.h. kein Besuchsplan und auch keine Termine vorhanden – bedeutet der „Umweg“ die Fahrt vom Heimatort zum gewünschten Kunden und wieder zurück. In diesem Fall wird keine Farbe angezeigt.

Bitte beachten Sie generell:

• Es werden bei der Umweg-Berechnung keine zeitlichen Prüfungen gemacht, ob der gewünschte Kunde unter Berücksichtigung der bereits vorhandenen Termine Platz an einem Tag findet. Sobald Sie den Termin beim gewünschten Kunden im Kalender eintragen und den Besuchsplan aktualisieren, wird portatour® bestmöglich zeitlich optimieren. Sie können im Konfliktfall selbst noch entscheiden, andere Termine zu verschieben oder die Termindauern zu verkürzen, um genügend Platz zu schaffen.
• Wenn ein Tag ausschließlich aus Besuchsvorschlägen seitens portatour® besteht – d.h. keine fixen Termine vorhanden – ist die Angabe des Umwegs weniger relevant. Sobald Sie den Termin beim gewünschten Kunden eintragen und den Besuchsplan aktualisieren, orientiert sich portatour® ohnehin an diesem neuen Termin und wird gegebenenfalls andere, näher gelegene Kunden zum Auffüllen des Tages vorschlagen.

Neue Kalender-Optionen

Durch Klick auf den Zahnrad-Knopf rechts oben in der Kalender-Ansicht gelangen Sie zu folgendem Fenster:

Unter Zeitraum wählen Sie in gewohnter Weise zwischen Tages-, Wochen- und Monatsdarstellung.

Unter Ansicht haben Sie die Wahl zwischen Plan (=nur Termine und Besuchsvorschläge), Berichte (=nur Besuchsberichte) und Kombiniert. Bei der kombinierten Darstellung werden Termine, Besuchsvorschläge und Besuchsberichte gemeinsam dargestellt. Neu ist dabei, dass ein Termin bzw. Besuchsvorschlag zu einem Kunden nur solange im Kalender angezeigt wird, bis es an diesem Tag einen Besuchsbericht zu diesem Kunden gibt – d.h. der Kunde tatsächlich besucht wurde. Dann wird nur noch der Besuchsbericht dargestellt, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Neu ist der Abschnitt Beschriftung, wo Sie wählen, wie und in welcher Reihenfolge die einzelnen Termine, Besuchsvorschläge und Besuchsberichte im Kalender beschriftet sind. Wählen Sie zwischen Betreff zuerst, Ort zuerst oder Nur Ort. „Betreff“ enthält auch den Kundennamen.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com.

Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt. Folgende drei Neuerungen stehen für Sie bereit:

Berücksichtigung von Terminen auch am Wochenende

Bisher hat portatour® den Besuchsplan nur für jene Wochentage berechnet, für die Sie in den Optionen auch Arbeitszeiten hinterlegt haben – typischerweise Montag bis Freitag. Ab sofort berechnet portatour® automatisch auch für „arbeitsfreie“ Tage einen Besuchsplan, sofern Sie selbst einen Termin an diesen Tagen im Kalender eingetragen haben. Zum Beispiel wird nun für einen Messetermin an einem Samstag im Besuchsplan An- und Abreise  berechnet.

Hinweise:

• portatour® füllt diese zusätzlichen Tage nur dann automatisch mit weiteren Kundenbesuchen auf, wenn zwischen zwei fixen Terminen noch Zeit frei ist und Ihre Kunden auch tatsächlich Öffnungszeiten an diesen Tagen eingetragen haben.
• Termine „beliebig am Tag“ oder „mit Toleranz“ werden an arbeitsfreien Tagen weiterhin nicht eingeplant, da portatour® keine Arbeitszeit kennt, in welcher der Termin stattfinden dürfte. Tragen Sie also eine konkrete Startzeit bei diesen Terminen ein.

Massenlöschung aller Besuchssperren ausgewählter Kunden

In der Massenbearbeitung der Kunden finden Sie einen neuen Knopf „Alle Besuchssperren löschen…“. Damit werden alle eingetragenen Besuchssperren bei den ausgewählten Kunden gelöscht. Nutzen Sie zuvor in der Kundenliste den Markiermodus oder die Filterung mittels „Erweiterter Suche“, um die gewünschten Kunden zu selektieren.

Neuer „Aktionen“-Knopf in der Kundendetailansicht

In der Kundendetailansicht finden Sie den neuen Knopf „Aktionen“.

Neben der bereits bekannten „Kunde löschen“-Funktion bietet portatour® nun folgende neue Funktionen:

• Kunde duplizieren: Es wird ein neuer Kunde erstellt, der eine Kopie des ursprünglichen Kunden darstellt. Nicht kopiert werden Termine, Besuchsberichte, Besuchssperren und schreibgeschützte Felder. Der neue Datensatz erhält eine neue portatour-ID, die externe ID ist leer, an den Kundennamen wird „KOPIE“ angehängt. Wir empfehlen die Umbenennung. Der Vorgang entspricht dem manuellen Erstellen eines neuen Kunden mit nochmaligem Eintippen der Informationen des ursprünglichen Kunden. Nutzen Sie diese schnelle Möglichkeit, wenn Sie z.B. mehrere Kunden im gleichen Gebäude (=gleiche Adresse) anlegen wollen oder Filialen einer Unternehmenskette mit gleichen Einstellungen (Öffnungszeiten, Planungsparameter, …).
• Kunde transferieren: Die Möglichkeit des Transferierens eines Kunden (inkl. seiner Termine, Berichte und Besuchssperren) von einem portatour®-Benutzer zu einem anderen gab es bereits in der Massenbearbeitung von mehreren Kunden. Um das Transferieren eines einzelnen Kunden zu vereinfachen, gibt es diese Funktion nun direkt in der Kundendetailansicht.
• Termine & Berichte verschieben: Um das Bereinigen von Kunden-Doubletten zu vereinfachen, ermöglicht dieser Knopf das Verschieben von Terminen und Berichten von einem Kunden zu einem anderen. Suchen Sie in der Auswahlbox den Zielkunden und bestätigen Sie das Verschieben. Tipp: Bevor Sie danach einen Kunden löschen, stellen Sie sicher, dass Sie etwaige sonstige Felder selbst manuell übernommen haben und tatsächlich jenen Kunden löschen, der nun keine Termine und Berichte mehr hat.

Abhängig davon, ob Sie portatour® in Kombination mit einem Datenquellsystem einsetzen bzw. welche Berechtigungen Ihr Administrator eingestellt hat, können manche Funktionen fehlen:

• „Kunde duplizieren“ bedingt die Berechtigung zum Erstellen von Kunden.
• „Kunde transferieren“ setzt eine Mehr-Benutzer-Lizenz von portatour® Anywhere voraus, bedingt die Berechtigung zum Transferieren von Daten, und ist nicht bei den portatour®-Varianten mit Datenquellsystem verfügbar (Salesforce, Dynamics CRM, Outlook, Connector).
• „Termine & Berichte verschieben“ bedingt die Berechtigung zum Ändern der Besuchsberichthistorie und ist nicht bei den portatour®-Varianten mit Datenquellsystem verfügbar.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com.

Mit dem heutigen Update sind die Import-Möglichkeiten von portatour® wieder gewachsen: Ab sofort können Sie Besuchsberichte und Vormerkungen von Kunden aus Excel-, CSV- oder ODS-Dateien importieren.

Besuchsberichte importieren

Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie von einem anderen CRM-System auf portatour® umsteigen oder portatour® mit einem bestehenden CRM-System synchronisieren wollen. Den Import-Assistenten finden Sie im Menü > Optionen > Abschnitt „Datenmanagement“ > Daten importieren > Berichte.

Die Hinweise zum Terminimport bezüglich Kundenbezug, Externe ID, Dateivorlage, Wiederherstellungspunkte und API gelten analog für den Berichtsimport. Bitte diese lesen und berücksichtigen!

Kunden via Import „für Plan vormerken“

Wenn Sie bestimmte Kunden unabhängig vom Besuchsintervall jedenfalls in den Besuchsplan aufnehmen wollen, bietet portatour® die Möglichkeit der „Vormerkung“ für den Plan. Zusätzlich zum manuellen Vormerken in portatour® via Kundendetailansicht oder Massenbearbeitung kann die Vormerkung nun auch via Kundenimport erstellt und wieder gelöscht werden.

Beim Kundenimport-Assistent auf der Seite „Planungsfelder“ steht dazu das neue Feld „Für Plan vorgemerkt“ zur Verfügung, dem Sie eine Ja/Nein-Spalte aus Ihrer Importdatei zuordnen. Diese Spalte soll angeben, ob der Kunde in portatour® vorgemerkt sein soll oder nicht. Als Werte sind neben „Ja“/“Nein“ unter anderem auch „1“/“0″ oder „wahr“/“falsch“ erlaubt. Wenn Sie das Feld in Ihrer Importdatei bei einem Kunden leer lassen, wird der Vormerkungsstatus des Kunden nicht geändert.

Wir wünschen viel Erfolg mit der neuen Import-Möglichkeit und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Hinweise:

• Die Import-Funktion gibt es nicht für Benutzer, die portatour® in Kombination mit Salesforce, Dynamics CRM, Outlook oder Connector verwenden. In diesem Fall werden die Berichte ohnehin schon automatisch synchronisiert.
• Die Import-Funktion über den Assistenten steht auch dann nicht zur Verfügung, wenn bei einem Firmenzugang in den Optionen die Import-Berechtigung durch den Administrator deaktiviert wurde.

Seit heute steht portatour® Anywhere zusätzlich zu Deutsch und Englisch auch in französischer Sprache zur Verfügung.

So schalten Sie die Sprache um: Klicken Sie im Menü auf Optionen, dort dann im linken Abschnitt „Meine Einstellungen“ auf Programmeinstellungen. In der Auswahlbox unter „Sprache und Region“ stellen Sie auf die gewünschte Sprache um und speichern.

Wenn Sie eine Firma mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeitern sind, kann der Administrator die Sprache pro Benutzer auch direkt in der Benutzerverwaltung umstellen. Wenn Ihre Firma die portatour® API zum Exportieren von Daten verwendet, erscheint die Kopfzeile und die Formatierung von Datenfeldern immer in der Sprache jenes Administratorzugangs, über den die API aufgerufen wird. Sie ist also unabhängig von der Sprache der jeweiligen Benutzer, deren Daten exportiert werden.

Hinweis: Die französischen Versionen des Benutzerhandbuchs und der Online-Hilfe sind gerade in Erstellung und werden voraussichtlich im Laufe des 1. Quartals 2016 veröffentlicht.

Feedback willkommen

Wenn Sie Schreibfehler finden oder sonstige Anmerkungen zur französischen Übersetzung haben, freuen wir uns sehr über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com.

Neu: Abschnitt „Datenmanagement“ in den Optionen …

In den Optionen hat der neue Abschnitt „Datenmanagement“ Einzug gehalten. In diesem Abschnitt sind alle Funktionen, die ein Benutzer zum Importieren, Exportieren, Anpassen, Löschen und Wiederherstellen von Daten benötigt, zentral zusammengefasst:

Hinweis: Dieser Abschnitt kann weniger Funktionen enthalten, wenn Sie portatour® Anywhere ohnehin automatisch mit einem Quellsystem synchronisieren (Outlook, Salesforce, Dynamics, Connector) oder Ihr Administrator die jeweiligen Berechtigungen eingeschränkt hat.

Gute Nachricht für all jene Unternehmen, die Termine aus einem Drittsystem nach portatour® Anywhere übernehmen wollen: Seit heute gibt es dafür den neuen Termin-Import-Assistenten. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Termine“, scrollen dann auf der Seite ganz nach unten und klicken auf „Import“.

Wer in portatour® bereits Kunden importiert hat, wird sich auch mit dem Termin-Import-Assistenten schnell zurecht finden, da die Vorgangsweise gleich ist: Sie wählen den gewünschten Import-Modus, laden die Datei mit Ihren Terminen hoch (unterstützte Formate: Excel, CSV, ODS), erledigen die Feldzuordnung, kontrollieren die Import-Vorschau und starten dann den Import-Vorgang.

Worauf Sie beim Termin-Import jedenfalls achten sollen:

• Kundenbezug: Termine, die Besuche bei bestehenden Kunden darstellen, müssen gleich beim Import den betreffenden Kunden zugeordnet werden. Nur so wird sichergestellt, dass die automatische Besuchsplanung einwandfrei funktioniert und in Folge Besuchsberichte bei den korrekten Kunden angefügt werden. Die Zuordnung eines Termins zu einem Kunden funktioniert entweder über die „Portatour ID“ des Kunden oder über die „Externe ID“ des Kunden, die Sie beim Kundenimport selbst vergeben können (siehe dazu „Neues Schlüsselfeld: Externe ID“).
• Zeitpunkt: Der Zeitpunkt eines Termins wird über die drei Felder „frühester Beginn“, „spätestes Ende“ und „Dauer“ in Minuten festgelegt, wobei Sie wahlweise „spätestes Ende“ oder „Dauer“ weglassen können. Wenn Sie alle drei Felder setzen und die Dauer kürzer als die Zeitspanne zwischen „frühester Beginn“ und „spätestes Ende“ ist, hat portatour® bei der Planung Optimierungsspielraum. Wenn Sie einen Termin als „beliebig am Tag“ definieren wollen, setzen Sie „frühester Beginn“ auf 00:00 Uhr, „spätestes Ende“ auf 23:59 Uhr und die „Dauer“ auf die gewünschte Termindauer, z.B. 30 Minuten. Ihre Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Kunden berücksichtigt portatour® automatisch.
• Adresse: Wenn ein Termin einen Kundenbezug hat, wird beim Import automatisch die Adresse des Kunden als Terminadresse herangezogen. Sie brauchen also nur dann Adressen bei Terminen importieren, wenn der Termin keinen Kundenbezug hat (z.B. Interne Schulung) oder der Termin an einer anderen Adresse als der Kundenadresse stattfinden soll. Adressen werden beim Importvorgang automatisch geokodiert.
• Externe ID: Wenn Sie Termine nicht nur einmalig importieren sondern später auch auf diesem Wege aktualisieren wollen, importieren Sie „Externe IDs“ zu Ihren Terminen, z.B. eine eindeutige und stabile Datensatznummer aus dem Quellsystem. Diese „Externe ID“ dient bei weiteren Importvorgängen als Schlüsselfeld.

Und noch einige Tipps zum Termin-Import:

• Nutzen Sie den Termin-Export, um eine Dateivorlage für den Import zu erhalten. Wenn Sie Ihre Termine als Excel-Datei exportieren, können Sie diese Excel-Datei bearbeiten und wieder importieren. Dies erlaubt eine Massenbearbeitung von Terminen.
• Klicken Sie im Import-Assistenten auf das blaue (i)-Symbol neben den einzelnen Feldnamen, um Erklärungen und Importhinweise zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
• Auch Termine, die mehrere Tage dauern, sind möglich – z.B. für Messen oder Urlaub. In diesem Fall ist aber kein Spielraum erlaubt. Der Einfachheit halber lassen Sie in solchen Fällen die Dauer in Minuten weg.
• Vor jedem Importvorgang mit dem Import-Assistenten wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Sollte ein Import nicht das von Ihnen erwartete Ergebnis bringen, können Sie in den Optionen unter „Wiederherstellung“ auf den Datenstand vor dem Import zurücksetzen. Beachten Sie, dass sämtliche Dateneingaben seit diesem Zeitpunkt verworfen werden.
• Analog zum Kunden-Import steht bei Firmenzugängen (ab 2 Benutzern) auch der Termin-Import über die API Schnittstelle zur Verfügung. Dies ermöglicht Automatisierung. Die technische Dokumentation findet der Administrator in den Optionen unter „API“. Wenn Sie Unterstützung bei der Verwendung der API benötigen, buchen Sie bitte unseren API-Workshop.
• Bedenken Sie: Je mehr fixe Termine Sie importieren, umso weniger Optimierungsspielraum bleibt portatour® für die automatische Besuchsplanung anhand Besuchsintervallen und für die Maximierung der Besuche und die Minimierung der Fahrtdauer!

Wir wünschen viel Erfolg mit der neuen Import-Möglichkeit und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Hinweise:

• Die Import-Funktion gibt es nicht für Benutzer, die portatour® in Kombination mit Salesforce, Dynamics CRM, Outlook oder Connector verwenden. In diesem Fall werden die Termine ohnehin schon automatisch synchronisiert.
• Die Import-Funktion über den Assistenten steht auch dann nicht zur Verfügung, wenn bei einem Firmenzugang in den Optionen die Import-Berechtigung durch den Administrator deaktiviert wurde.