In den Planungsparametern des Besuchsplans stehen bei der Auswahl des Startpunktes nun zwei neue Möglichkeiten zur Verfügung: Automatisch und GPS-Standort.

Bei Automatisch erkennt portatour® automatisch, ob der Besuchsplan an Ihrem Heimatort starten soll oder beim zuletzt besuchten Kunden, falls Sie den Plan während des Arbeitstages aktualisieren.

Sollten Sie von einem anderen Startpunkt aus planen wollen – weil Sie z.B. in einem Restaurant Mittagspause gehalten haben – können Sie ab sofort in portatour® Anywhere die GPS-Standort-Bestimmung nutzen, falls Ihr Gerät über einen GPS-Empfänger verfügt (dies ist bei fast allen modernen Smartphones und Tablets der Fall).

Klicken Sie dazu im Besuchsplan auf Planungsparameter und stellen den Startpunkt auf „GPS Standort“ um. Danach Speichern und Plan aktualisieren.

Wichtig: Bei der ersten Nutzung des GPS Standortes durch portatour® werden Sie vom Browser gefragt, ob portatour® den aktuellen Standort vom Gerät auslesen darf. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja. Wenn Sie diese Frage mit Nein beantworten, wird GPS in portatour® so lange nicht mehr funktionieren, bis Sie in den Einstellungen des Browsers die Sperre für portatour® wieder aufheben. Bei Problemen kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre IT-Abteilung.

Die Standortbestimmung kann je nach Gerät und GPS-Empfangsqualität einige Sekunden dauern. Sie sehen eine Warteanimation. Nach erfolgreicher Ortung bekommen Sie Ihren Standort auf der Landkarte inklusive ermittelter Adresse angezeigt.

Hinweis: Klicken auf die Landkarte erlaubt Nachkorrektur des Startpunktes. Durch Umstellen auf „Manuell“ gelangen Sie zur manuellen Adresseingabe.

Speichern übernimmt den gefundenen Standort und startet die Besuchsplanberechnung.

Der Startpunkt-Auswahl bleibt solange auf „GPS Standort“, bis Sie einen Kundenbesuch protokollieren. Dann wird wieder auf „Automatisch“ umgeschaltet.

Nach 6 Wochen intensiver Entwicklung haben wir heute ein großes Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Detaillierte Informationen erhalten Sie unter folgenden 2 Neuigkeiten:

• Neu: Besuchssperren bei Kunden
• Update für schnellere und einfachere Benutzung

Wir freuen uns über Ihr Feedback.

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, bei Kunden sogenannte „Besuchssperren“ einzutragen. Eine Besuchssperre gilt für einen bestimmten Zeitraum und hat einen Grund, z.B. „von 23.2. bis 27.2.2015 ist Ansprechpartner Herr Maier außer Haus“. portatour® berücksichtigt diese Besuchssperren bei der automatischen Besuchsplanung, sodass an gesperrten Tagen kein Besuch vorgeschlagen wird.

Besuchssperren ersetzen die bisherige „Aus Plan ausschließen“-Funktion in portatour® und bringen wichtige Vorteile mit sich:

• Besuchssperren sind immer zeitlich begrenzt. Sie müssen sich nicht darum kümmern, diese später wieder zu entfernen und können somit auch nicht darauf vergessen.
• Besuchssperren erlauben die Angabe eines Grundes. So wissen Sie auch in einem Monat noch, warum ein Kunde gerade nicht zu besuchen ist.
• Besuchssperren können auch für die Zukunft eingetragen werden, z.B. kommenden Sommer hat der Kunde geschlossen.
• Es sind mehrere Besuchssperren pro Kunde möglich, z.B. März und Oktober geschlossen.

Sie finden und bearbeiten die Besuchssperren eines Kunden in der Kundendetailansicht:

Auch der Besuchsplan und der Kalender erlauben das rasche Erstellen von Besuchssperren. Klicken Sie im Kontextmenü eines Besuchsvorschlags auf „Neue Besuchssperre“.

Betrifft die Besuchssperre den Tag des Besuchsvorschlags, erhalten Sie im Besuchsplan in Folge eine rote Warnung und Sie sollten den Besuchsplan aktualisieren.

Zwei Tipps zu den Besuchssperren:

• Wollen Sie alle Kunden sehen, die Besuchssperren hinterlegt haben? Nutzen Sie die „Erweiterte Suche“ oberhalb der Kundenliste und stellen den vorgegebenen Filter „Besuchssperre“ auf „vorhanden“.
• Wollen Sie in einem Schritt für mehrere Kunden Besuchssperren erstellen? Nutzen Sie ebenso die „Erweiterte Suche“, um die gewünschten Kunden zu filtern und dann den Bearbeiten-Knopf unterhalb der Liste. In der Massenbearbeitung finden Sie den Knopf „Neue Besuchssperre…“.

Und noch einige Anmerkungen zu den Besuchssperren:

• Abgelaufene Besuchssperren werden automatisch entfernt.
• Termine bei Kunden werden auch dann eingeplant, wenn der Termin auf einen Tag mit Besuchssperre fällt. D.h. Termine im Kalender haben weiterhin höchste Priorität.
• Bei Kunden, die bisher „aus dem Plan ausgeschlossen“ waren, wurde automatisch eine unbefristete Besuchssperre eingetragen.
• Sie selbst können keine unbefristeten Besuchssperren eintragen. Wenn ein Kunde nie automatisch eingeplant werden soll, stellen Sie das Besuchsintervall auf „keines“.
• Mittelfristig werden Besuchssperren auch das Urlaubs-Feld in den Planungsparametern des Kunden ablösen. Wir halten Sie informiert.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen die neueste Version installieren, um Besuchssperren zu nutzen (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM).

Neues Kontextmenü im Besuchsplan und Kalender

Der Besuchsplan und die Kalenderansicht sind mit neuen Kontextmenüs ausgestattet, um häufig benötigte Funktionen rascher zu erreichen. Im Besuchsplan öffnen Sie das Kontextmenü über den neuen „Pfeil nach unten“-Knopf in der rechten Spalte:

Je nachdem, ob es sich bei dem Eintrag um einen Besuchsvorschlag oder einen Termin handelt, erscheint ein anderes Kontextmenü:

Tipp: Wenn Sie portatour® mit der Maus benutzen, öffnen Sie das Kontextmenü auch durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Zeile.

Termine anstatt „fixierte Besuchsvorschläge“

Seit dem Update vom 16.12.2014 ermöglicht portatour® das direkte Umwandeln eines Besuchsvorschlags in einen Termin – entweder mit fixer Uhrzeit oder „beliebig am Tag“. Das ursprüngliche „Fixieren“ eines Besuchsvorschlags wurde damit obsolet. Um keine unnötige Verwirrung zu stiften und um die Menüs schlank zu halten, wurde diese alte Funktion entfernt. Bereits bestehende Fixierungen bleiben erhalten – mit einem Vermerk neben der Uhrzeitangabe.

Besuchsplan mit Warnhinweis zur Aktualisierung

Wenn der Besuchsplan nicht auf dem letzten Stand ist, weil wichtige Änderungen an den Daten noch nicht berücksichtigt wurden, so sehen Sie rote Warnhinweise. Dies gilt für veränderte Termine, gelöschte Kunden oder neue Besuchssperren. In diesem Fall sollten Sie den Besuchsplan aktualisieren, um die geänderte Ausgangsituation zu berücksichtigen.

 Vormerkungen: Neues Symbol und verbesserte Liste

Für den Plan vorgemerkte Kunden bekommen ein neues Symbol: Einen Stern, der im Besuchsplan nun links angezeigt wird:

Der Einheitlichkeit wegen finden Sie dieses Stern-Symbol auch in der Kundendetailansicht bei den Knöpfen „Für Plan vormerken“ bzw. „Vormerkung entfernen“.

Auch der Knopf für die Liste der vorgemerkten oberhalb des Besuchsplans erhält diesen Stern. Diese Liste erlaubt ab sofort, dass Sie wahlweise wie bisher nur die noch nicht eingeplanten Vormerkungen sehen oder eine Liste aller vorgemerkten Kunden – egal ob bereits im Plan oder noch nicht.

Schnellere Massenbearbeitung  von Kunden

Wenn Sie bisher mehrere Kunden in einem Schritt gemeinsam bearbeiten wollten, war es immer notwendig, vorher den Markiermodus der Kundenliste einzuschalten, die Kunden zu markieren und dann die Massenbearbeitung zu öffnen.

Diese Schritte sind ab sofort hinfällig. Der neue Knopf „Alle X bearbeiten“ unterhalb der Kunden bringt Sie sofort zur Massenbearbeitung.

Voraussetzung ist natürlich, dass Sie vorher mittels „Erweiterter Suche“ Ihre Kundenliste so exakt gefiltert haben, dass nur noch jene Kunden in der Liste vorkommen, die Sie auch tatsächlich bearbeiten wollen.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Outlook oder Salesforce verwenden, müssen die neueste Version installieren, um diese Neuerungen auch dort nutzen zu können (Download für Outlook, Download für Salesforce).

Zum Jahresabschluss 2014 haben wir heute ein umfangreiches Update für portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Mehr Informationen erhalten Sie unter folgenden 3 Neuigkeiten:

• Besuchsvorschläge direkt in Termine umwandeln
• Verbesserungen am portatour® Report
• Neue Berechtigungsstufe: Supervisor

Wir wünschen allen portatour®-Benutzern Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches Neues Jahr 2015.

Hinweis: Zwischen 23.12.2014 und 6.1.2015 geht ein Großteil unseres Teams in Weihnachtsurlaub mit Bereitschaftsdienst. Bitte haben Sie Verständnis, wenn es in dieser Zeit bei der Beantwortung von Mails zu Verzögerungen kommt.

Auf vielfachen Wunsch wurde der portatour® Report mit dem heutigen Update in vier Punkten verbessert:

• Wöchentliche anstatt tägliche Zustellung: Wem die automatische, tägliche Zustellung per E-Mail zu häufig ist, kann nun alternativ auf wöchentliche Zustellung umstellen. In der Konfiguration des Berichtswesens stehen dazu zwei Eingabefelder für E-Mail-Adressen zur Verfügung: Einmal für tägliche Zustellung, einmal für wöchentliche Zustellung. Der Versand des wöchentlichen Reports erfolgt automatisch am Sonntag und beinhaltet wie gewohnt eine Rückschau auf alle Tage der vergangenen Woche.
• Als Webseite anstatt via E-Mail anfordern: Beim manuellen Anfordern des portatour® Reports steht Ihnen alternativ zum E-Mail-Versand das sofortige Anzeigen des Reports als Webseite zur Verfügung. Sie müssen somit nicht mehr warten, bis Ihr Report im Postfach eintrifft.
• Anforderung des Reports in der Benutzerverwaltung: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Außendienstmitarbeiter mit portatour® ausgestattet haben, können Sie als Administrator bzw. Supervisor den Report mit einem Klick direkt in der Benutzerverwaltung anfordern.
• Automatischer Download der Reports via API: Gute Nachricht für Firmen, welche die portatour® API einsetzen: Ab sofort lassen sich auch die portatour® Reports über API automatisiert anfordern und direkt im Dateisystem bei Ihnen als HTML-Dateien archivieren.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen für die wöchentliche Zustellung zuvor die neueste Version installieren (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Die Konfiguration der wöchentlichen Zustellung erfolgt in diesem Fall in Outlook, Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector direkt.