Wie bereits im letzten News-Eintrag „portatour® auch offline nutzen“ angekündigt, haben unsere Entwickler nun auch die Erfassung von Besuchsberichten im Offline-Modus fertiggestellt.

Wenn Sie den Offline-Modus noch nicht aktiviert haben, erledigen Sie dies in den Optionen von portatour® Anywhere: In den Programmeinstellungen schalten Sie das „Aktualisieren von Offline-Daten“ ein.

Neu ist, dass nun auch im Offline-Modus auf der Kundendetailseite die beiden Knöpfe Jetzt besucht und Nicht angetroffen angezeigt werden: 

Durch Klick auf einen der beiden Knöpfe protokollieren Sie in gewohnter Weise Ihre Besuche – inklusive Eingabe des Berichts. Ihre offline getätigten Eingaben werden lokal auf Ihrem Gerät zwischengespeichert, zu erkennen an der roten seitlichen Markierung:

Sobald wieder Internet-Verbindung vorhanden ist und Sie in den Online-Modus wechseln, werden diese Eingaben automatisch zum Server hochgeladen. Sie erhalten während und nach dem Hochladen eine Benachrichtigung.

Gut zu wissen ist außerdem:

• Auch bei Terminen stehen die Knöpfe „Jetzt wahrgenommen“ und „Nicht angetroffen“ im Offline-Modus zur Verfügung.
• Die auf Ihrem Gerät zwischengespeicherten Eingaben bleiben auch erhalten, wenn Sie den Browser verlassen oder das Gerät neu starten. Wir empfehlen dennoch, offline erfasste Daten zeitnah hochzuladen.
• Pro Kunde ist im Offline-Modus ein neuer Bericht erfassbar. Mit dem Stift-Symbol ist dieser vor dem Hochladen jederzeit bearbeitbar.
• Wenn beim Hochladen ein Problem auftritt, wird Ihnen der betroffene Bericht mit der entsprechenden Fehlermeldung angezeigt. Korrigieren Sie fehlerhafte Eingaben und speichern Sie den Bericht nochmal.
• Das Hochladen von Dateien zu Besuchsberichten ist im Offline-Modus nicht möglich. Etwaige Dateien zu Berichten sind nachträglich im Online-Modus zu ergänzen.

Wer viel unterwegs ist, kennt leider die Problematik: Nicht überall gibt es Internet-Verbindung. Wir wollen aber, dass Sie immer & überall Zugriff auf Ihr portatour® haben. Deshalb freuen wir uns, Ihnen die allererste Version von portatour® Anywhere mit Offline-Modus zu präsentieren, die seit heute auf unseren Servern läuft.

So aktivieren Sie den neuen Offline-Modus

Die Offline-Funktionalität ist standardmäßig noch deaktiviert. Zur Aktivierung gehen Sie in portatour® Anywhere in die Optionen > Programmeinstellungen und stellen Sie im Abschnitt Internetverbindung auf „Offline-Daten aktualisieren“ um und speichern.

Im Hintergrund werden nun Besuchsplan inklusive Termine und Kundendaten auf Ihr Gerät heruntergeladen.

So wechseln Sie in den Offline-Modus

Wenn Ihr Gerät während der Arbeit mit portatour® die Internet-Verbindung verliert, erhalten Sie folgende Meldung:

Klicken Sie „Neu laden„, wenn Sie die Internetverbindung wieder hergestellt haben und einen neuen Ladeversuch starten wollen. Wenn allerdings keine Internetverbindung möglich ist, klicken Sie „Offline-Modus„.

So nutzen Sie den Offline-Modus

Der Offline-Modus zeigt Ihnen den Besuchsplan an, der zuletzt im Hintergrund heruntergeladen wurde.

Ebenso haben Sie Zugriff auf alle Termine und Detailansichten von Kunden, die sich im Besuchsplan befinden. Dazu wie gewohnt im Besuchsplan auf die gewünschte Zeile klicken.

In der gelben Kopfzeile sehen Sie, wann die Daten auf Ihr Gerät heruntergeladen wurden. Das Herunterladen funktioniert automatisch im Hintergrund, sobald portatour® erkennt, dass es online einen neuen Besuchsplan gibt – zum Beispiel unmittelbar nach der Neuberechnung des Plans. Sie müssen sich diesbezüglich um Nichts kümmern.

Sowohl Besuchsplan als auch Termine und Kundendaten befinden sich offline in Leseansicht. Um Daten zu bearbeiten, müssen Sie derzeit noch online sein.

So wechseln Sie zurück in den Online-Modus

Wenn Ihr Gerät wieder über eine Verbindung zum Internet verfügt, verlassen Sie den Offline-Modus, indem Sie rechts oben auf den Status-Knopf „OFFLINE“ klicken. Gelingt die Verbindung zum portatour® Server, gelangen Sie zum Online-Besuchsplan. Scheitert die Verbindung, kommen Sie zur „Keine Internet-Verbindung“-Meldung.

Feedback und Ausblick

Wir freuen und über Rückmeldungen unter feedback@portatour.com – besonders deshalb, weil es sich um die erste Version des Offline-Modus handeln. Wenn Sie Probleme bemerken, melden Sie diese bitte.

Unsere Programmierer arbeiten fleißig daran, den Offline-Modus weiterzuentwickeln und mit mehr Funktionalität auszustatten. Als nächster Punkt steht die Offline-Erfassung von Besuchsberichten an. Welche Funktion hätten Sie gerne noch offline zur Verfügung? Bitte unter feedback@portatour.com melden.

Technische Zusatzinformationen zum Offline-Modus

 Jetzt zum Kleingedruckten … 🙂

• Das automatische Herunterladen von Daten erhöht das Datentransfervolumen. Um diese Erhöhung möglichst minimal zu halten, werden Kundendaten und Termindaten für mindestens 12 Stunden am Gerät „gecacht“, d.h. nicht immer neu heruntergeladen. Sie sehen dadurch unter Umständen nicht ganz den aktuellsten Datenstand, wenn Sie offline sind. Den Besuchsplan betrifft dies nicht – dieser wird jedenfalls aktuell gehalten.
• Wenn Sie den Offline-Modus in der portatour® Android App verwenden wollen, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version 0.9.8 (Beta) aus Google Play installiert haben.
• Nur für Administratoren: Wenn Sie sich in der Benutzerverwaltung „als ein anderer Benutzer anmelden“, werden keine Offline-Daten auf Ihren Rechner heruntergeladen, auch wenn der Offline-Modus für den betroffenen Benutzer aktiviert ist.

Seit dem heutigen Update ist die Kalender-Ansicht in portatour® Anywhere um eine Funktion reicher geworden: Die Anzeige von Besuchsberichten.

Sie erkennen die Besuchsberichte an der grauen Färbung – im Beispiel oben am Montag und Dienstag. Mit einem Klick auf einen Besuchsbericht gelangen Sie zur Bearbeitung des Berichts bzw. zur Detailansicht des verknüpften Kunden.

In den Kalenderoptionen – erreichbar über das Zahnrad-Symbol rechts oben – wählen Sie aus, welchen Zeitraum und welche Daten Sie sehen wollen. Neu ist die Tages-Ansicht.

Im Ansichtsmodus „Plan“ sehen Sie nur den Besuchsplan inklusive Termine. Im Ansichtsmodus „Berichte“ sehen Sie ausschließlich Besuchsberichte. Im Ansichtsmodus „Beides“ werden Besuchsberichte mit dem Besuchsplan und zukünftigen Terminen kombiniert. Beachten Sie, dass in diesem Modus für vergangene Tage ausschließlich Berichte angezeigt werden, auch wenn es dafür noch einen alten Besuchsplan oder alte Termine gäbe. Dies dient der besseren Übersichtlichkeit.

Wohl die meisten Computerbenutzer kennen Microsoft Excel. Nur die wenigsten aber kennen „PowerPivot“ – ein AddOn zu Excel 2013, das vielfältige Möglichkeiten zur Analyse und Visualisierung von großen Datenmengen bietet.

Wollen Sie wissen, wie oft welcher Kunde in welchem Zeitraum bereits besucht wurde? Wie die tatsächliche Besuchsanzahl mit den Umsätzen der Kunden korreliert? Wie hoch der Prozentanteil jener Besuche ist, bei denen tatsächlich ein Verkauf getätigt wird? Und wie sich diese Kennzahlen im Laufe der Zeit positiv oder negativ verändern? Dies sind nur vier von unzähligen Fragestellungen, auf die Sie dank PowerPivot in Kombination mit portatour® eine Antwort erhalten können.

Ihre Organisation hat zwei oder mehr portatour® Benutzer, Sie sind portatour® Anywhere Administrator und Sie haben auf Ihrem Rechner Excel 2013 installiert? Dann kommen Sie ab sofort in den Genuss der neuen OData-Excel-Schnittstelle, mit der Sie auf Knopfdruck die Daten (Kunden, Termine, Berichte) aller Benutzer in Ihr Excel runterladen und in PowerPivot zur Analyse nutzen können. Sie benötigen jedenfalls Excel Version 2013 – ältere Versionen werden nicht unterstützt. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie als Admin in portatour® Anywhere unter dem neuen Menpünkt Optionen > Excel Datenanalyse.

Hinweis: Der Umgang mit Pivot-Tabellen und -Diagrammen in Excel setzt Erfahrung in der Datenanalyse voraus. Sollte dies Neuland für Sie sein, fragen Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihr betreuendes IT-Systemhaus. Fürs Selbststudium gibt es im Internet Beiträge, Lernvideos und Bücher. Suchen Sie zum Beispiel in Google, auf YouTube oder auf Amazon nach „Excel PowerPivot“. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für Microsoft Excel keinen Support übernehmen können.

Wir wünschen viel Erfolg und neue Einblicke in Ihre Daten  – und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com.

Vor knapp 6 Monaten haben wir in portatour® Anywhere eine Schnittstelle zum automatisierbaren Importieren und Exportieren von Daten eingebaut (siehe Neuigkeiten). Seitdem haben wir viel positives Feedback von Benutzern bekommen – und natürlich auch Wünsche nach zusätzlichen Funktionen. Diese haben wir aufgegriffen und heute eine erste große Erweiterung der Schnittstelle veröffentlicht.

Datenimport mit Löschfunktion

Beim Import von Kunden – und zwar sowohl über die Benutzeroberfläche als auch über die API – löscht der neue Importmodus „Aktualisierung inkl. Löschung“ automatisch all jene Kunden aus der portatour® Datenbank des Benutzers, die in der Importdatei nicht mehr vorkommen. Somit ist es einfacher geworden, den Datenbestand in portatour® an den Ihres CRM/ERP-Systems anzupassen. Wie gewohnt wird vor jedem Importvorgang automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt, um unbeabsichtigten Datenverlust zu vermeiden. Kunden, die durch den Benutzer zu „Meine Orte“ hinzugefügt wurden, werden nie automatisch gelöscht.

Vereinfachte Massenaktualisierung von einzelnen Kundenfeldern

Wenn Sie bisher ein einziges Feld Ihrer Kunden in portatour® massenweise aktualisieren wollten – z.B. den aktuellen Jahresumsatz – war es notwendig, in der Importdatei zumindest auch die Adressfelder der Kunden bereit zu stellen, um gegebenenfalls neue Kunden anlegen zu können. Diese Anforderung ist jetzt entfallen. D.h. es reicht, wenn in der Importdatei nur zwei Spalten vorkommen: Das Schlüsselfeld des Kunden (z.B. Kundennummer) und das zu aktualisierende Feld (z.B. Jahresumsatz). Wird ein Schlüssel in der portatour® Datenbank nicht gefunden, wird die Zeile einfach ignoriert.

Export der Daten aller Benutzer in eine Datei via API

Der Export von Daten (Kunden, Termine, Berichte) via API war bisher nur pro Benutzer möglich. Diese Einschränkung ist gefallen. Wenn Sie beim API-Aufruf den Parameter „userEmail“ weglassen, erhalten Sie die Daten all Ihrer Benutzer in eine Datei exportiert. Die Datei enthält zusätzliche Spalten, die für jeden Datensatz den zugehörigen Benutzer identifizieren. Beachten Sie, dass bei vielen Benutzern die Datenmenge groß werden und der Download einige Minuten in Anspruch nehmen kann.