Archiv der Kategorie: Anywhere

Besuchsberichte im Kalender anzeigen

23. September 2014

Seit dem heutigen Update ist die Kalender-Ansicht in portatour® Anywhere um eine Funktion reicher geworden: Die Anzeige von Besuchsberichten.

Sie erkennen die Besuchsberichte an der grauen Färbung – im Beispiel oben am Montag und Dienstag. Mit einem Klick auf einen Besuchsbericht gelangen Sie zur Bearbeitung des Berichts bzw. zur Detailansicht des verknüpften Kunden.

In den Kalenderoptionen – erreichbar über das Zahnrad-Symbol rechts oben – wählen Sie aus, welchen Zeitraum und welche Daten Sie sehen wollen. Neu ist die Tages-Ansicht.

Im Ansichtsmodus „Plan“ sehen Sie nur den Besuchsplan inklusive Termine. Im Ansichtsmodus „Berichte“ sehen Sie ausschließlich Besuchsberichte. Im Ansichtsmodus „Beides“ werden Besuchsberichte mit dem Besuchsplan und zukünftigen Terminen kombiniert. Beachten Sie, dass in diesem Modus für vergangene Tage ausschließlich Berichte angezeigt werden, auch wenn es dafür noch einen alten Besuchsplan oder alte Termine gäbe. Dies dient der besseren Übersichtlichkeit.

„Mehrfachauswahl“ als neues benutzerdefiniertes Feld

10. September 2014

Im November 2013 haben wir den Feldtyp „Auswahl“ (=“DropDown-Box“) bei den benutzerdefinierten Feldern eingeführt (siehe Blogpost). Bei der Erstellung dieses Feldes in den Optionen legen Sie bzw. Ihr Administrator fest, welche Auswahlmöglichkeiten angeboten werden sollen. Eine Möglichkeit davon kann bei der Eingabe ausgewählt werden.

Auf vielfachen Wunsch der portatour®-Benutzergemeinde haben wir soeben eine erweiterte Form dieser Auswahl-Box eingebaut: Die Mehrfachauswahl. Dieser neue Feldtyp erlaubt die gleichzeitige Markierung mehrerer Möglichkeiten:

Tipp: Auf Windows-Rechnern muss die Strg-Taste gedrückt werden, um mehrere Elemente zu markieren.

P.S. Nutzer von Salesforce müssen zuvor die neueste Version von portatour® für Salesforce installieren, um Salesforce-Felder vom Typ „Auswahlliste (Mehrfachauswahl)“ als benutzerdefiniertes Feld für portatour® Anywhere freizugeben. Microsoft Dynamics CRM unterstützt keine Mehrfachauswahlfelder. Microsoft Outlook unterstützt generell keine benutzerdefinierten Felder.

Datei- und Foto-Upload direkt in portatour® Anywhere

28. August 2014

Sie wollen Ihre Besuchsberichte mit aktuellen Fotos versehen? Oder in der Kundenansicht auch Excel-Dateien oder PDF-Dokumente hochladen? Mit portatour® Anywhere ist das ab sofort kein Problem mehr.

Erstellen Sie (bzw. Ihr Administrator) in den Optionen ein neues benutzerdefiniertes Feld vom Datentyp Externe Datei bzw. Externe Dateien, und ermöglichen Sie so das Hochladen von Dateien, z.B. bei Besuchsberichten:

Die hochgeladenen Dateien werden nicht auf unseren portatour® Servern gespeichert, sondern Sie legen bei der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes fest, auf welchem Server und in welchem Verzeichnis die Dateien landen sollen. Der Server muss das WebDAV-Protokoll unterstützen und über Internet erreichbar sein. Via https wird die Datenübertragung SSL-verschlüsselt, mit dem von Ihnen angegebenen Benutzernamen und Passwort authentifiziert sich portatour® vor der Datenübermittlung beim Server.

Tipp: Wenn Sie selbst keinen WebDAV-Server betreiben wollen, gibt es im Internet eine Vielzahl an Anbietern, die Cloud-Speicher mit WebDAV-Zugriff zur Verfügung stellen und die Bedürfnisse von Einzelbenutzern bis hin zu Großunternehmen abdecken. Die Einrichtung ist meist in wenigen Minuten erledigt. Suchen Sie nach „Cloud Speicher“ bzw. „Online Speicher“ und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Anbieter WebDAV unterstützt.

Folgend einige technische Hinweise zum Datei-Upload:

Die maximale Größe pro hochgeladener Datei beträgt 10 MB.
Die Dateien werden am Server automatisch in Unterverzeichnisse gespeichert – und zwar pro Benutzer und pro Tag ein Verzeichnis. Die Dateinamen werden automatisch generiert und enthalten den Kundennamen und eine eindeutige ID.
Wenn Sie Besuchsberichte als Excel oder CSV exportieren und zu diesen Besuchsberichten Dateien hochgeladen wurden, finden Sie die jeweiligen Verzeichnis- und Dateinamen in der exportierten Datei wieder. Das gleiche gilt für Kundenexport und Terminexport.
Der Datentyp „Externe Datei“ erlaubt das Hochladen von genau einer Datei in diesem Feld. Der Datentyp „Externe Dateien“ erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in diesem Feld.
Auf iPhones und iPads ist nur Foto-Upload möglich – keine sonstigen Dateien. Dies ist keine Einschränkung von portatour®, sondern vom Gerät selbst.
Der Speicherplatz am WebDAV-Server liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Wenn Sie dort Dateien löschen, verschieben oder umbenennen, werden diese Dateien von portatour® nicht mehr gefunden.

Besondere Hinweise für Nutzer von Salesforce und Dynamics CRM:

Die hochgeladenen Dateien werden auch in diesem Fall auf einem WebDAV-Server gespeichert und nicht in Salesforce oder Dynamics CRM direkt. In Salesforce bzw. Dynamics CRM wird in einem Textfeld lediglich das Verzeichnis und der Dateiname abgelegt.
Installieren Sie die neueste Version von portatour® für Salesforce bzw. für Dynamics CRM.
Um das Hochladen von Dateien in portatour® Anywhere zu ermöglichen, muss der CRM Administrator in den portatour® Optionen ein (verstecktes) Textfeld der jeweiligen CRM Entität als benutzerdefiniertes Feld für portatour® Anywhere hinzufügen und den Datentyp auf „Externe Datei“ bzw. „Externe Dateien“ ändern. Das Textfeld muss mindestens 255 Zeichen lang sein. Um das Hochladen mehrerer Dateien zu ermöglichen, ist ein mehrzeiliges Textfeld notwendig.

portatour® für Outlook unterstützt das Hochladen von Dateien aufgrund von Einschränkungen in Outlook leider nicht.

portatour® meets Geomarketing: Landkarte mit individuellen Symbolen und Farben

30. Juli 2014

Frei nach dem Motto „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“ haben wir portatour® um zwei neue Funktionen zur verbesserten Visualisierung von Kunden auf der Landkarte ergänzt.

Individuelle Kunden-Symbole

Zur besseren Identifikation von Kunden auf der Landkarte ordnen Sie Ihren Kunden aussagekräftige Symbole zu. So erkennen Sie auf einen Blick beispielsweise die Branche oder die Umsatzstärke des Kunden.

Zur Bearbeitung des Symbols öffnen Sie den Kunden, klicken auf den Stift oberhalb der Adresse und dann auf den neuen Menüpunkt „Symbol“. Das folgende Textfeld erlaubt die Eingabe von 1-2 beliebigen Zeichen. Klicken Sie auf „Symbolliste einblenden…“, um eine Auswahl verschiedenster Symbole zu erhalten.

Tipp: Nutzen Sie den Markiermodus und die Bearbeitungsmöglichkeit unterhalb der Kundenliste, um in einem Schritt gleich mehreren Kunden das selbe Kundensymbol zuzuordnen.

Konsequenterweise wird das Kundensymbol nicht nur auf der Landkarte angezeigt, sondern an allen Stellen im Programm, wo der Kundenname auftaucht, z.B. im Besuchsplan, in der Kundenliste oder im portatour® Report.

Technische Hintergrundinformation: portatour® nutzt den Unicode-Zeichen-Standard, um Symbole anzuzeigen und zu speichern. Unicode wird auch für die im Internet bekannten „Smileys“ eingesetzt. Die Darstellung der Symbole variiert abhängig von Gerät, Betriebssystem, installierten Schriftarten und Browser.

Hinweis für Outlook- und Salesforce-Benutzer: Die Bearbeitung des Symbols ist auch in Outlook und Salesforce möglich – und zwar in den Besuchseinstellungen des jeweiligen Kunden ganz unten.

Färbung der Kunden auf der Landkarte

Bisher gab es nur ein Kriterium für die Färbung der Kunden auf der Landkarte: Die aktuelle Besuchsfälligkeit in den Ampelfarben Rot/Gelb/Grün.

Ab sofort wird’s vielfältiger: Klicken Sie in der Landkartenansicht rechts oben auf das Optionen-Symbol („Zahnrad“) und Sie finden eine neue Auswahlbox, in der Sie das Kriterium für die Färbung selbst bestimmen. Zur Auswahl stehen sowohl die in portatour® eingebauten Felder – z.B. Besuchsintervall, Besuchsdauer, usw. – als auch benutzerdefinierte Felder, die Sie selbst anlegen können – z.B. Umsatz oder Branche (Hinweis: nicht in Outlook-Variante).

portatour® kümmert sich automatisch um Gruppierung und Färbung anhand des festgelegten Kriteriums. Rechts unten auf der Landkarte finden Sie das Legenden-Symbol. Klicken Sie drauf und Sie sehen die Farbzuordnung.

Die Besuchsfälligkeit eines Kunden sehen Sie weiterhin: Die untere Spitze der Kundenmarkierung auf der Landkarte signalisiert wie gewohnt die Dringlichkeit eines Besuchs mittels rot / gelb / grün – Färbung.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Möglichkeiten und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

P.S.: Nutzer von portatour® für Outlook, Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die neue Funktionalität zu erhalten. Klicken Sie dazu den Link bzw. kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Datenanalyse in Excel 2013: Neue OData-Schnittstelle machts möglich

10. Juli 2014

Wohl die meisten Computerbenutzer kennen Microsoft Excel. Nur die wenigsten aber kennen „PowerPivot“ – ein AddOn zu Excel 2013, das vielfältige Möglichkeiten zur Analyse und Visualisierung von großen Datenmengen bietet.

Wollen Sie wissen, wie oft welcher Kunde in welchem Zeitraum bereits besucht wurde? Wie die tatsächliche Besuchsanzahl mit den Umsätzen der Kunden korreliert? Wie hoch der Prozentanteil jener Besuche ist, bei denen tatsächlich ein Verkauf getätigt wird? Und wie sich diese Kennzahlen im Laufe der Zeit positiv oder negativ verändern? Dies sind nur vier von unzähligen Fragestellungen, auf die Sie dank PowerPivot in Kombination mit portatour® eine Antwort erhalten können.

Ihre Organisation hat zwei oder mehr portatour® Benutzer, Sie sind portatour® Anywhere Administrator und Sie haben auf Ihrem Rechner Excel 2013 installiert? Dann kommen Sie ab sofort in den Genuss der neuen OData-Excel-Schnittstelle, mit der Sie auf Knopfdruck die Daten (Kunden, Termine, Berichte) aller Benutzer in Ihr Excel runterladen und in PowerPivot zur Analyse nutzen können. Sie benötigen jedenfalls Excel Version 2013 – ältere Versionen werden nicht unterstützt. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie als Admin in portatour® Anywhere unter dem neuen Menpünkt Optionen > Excel Datenanalyse.

Hinweis: Der Umgang mit Pivot-Tabellen und -Diagrammen in Excel setzt Erfahrung in der Datenanalyse voraus. Sollte dies Neuland für Sie sein, fragen Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihr betreuendes IT-Systemhaus. Fürs Selbststudium gibt es im Internet Beiträge, Lernvideos und Bücher. Suchen Sie zum Beispiel in Google, auf YouTube oder auf Amazon nach „Excel PowerPivot“. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für Microsoft Excel keinen Support übernehmen können.

Wir wünschen viel Erfolg und neue Einblicke in Ihre Daten – und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com.

Erweiterung des Datenimports & Exports

9. Juli 2014

Vor knapp 6 Monaten haben wir in portatour® Anywhere eine Schnittstelle zum automatisierbaren Importieren und Exportieren von Daten eingebaut (siehe Neuigkeiten). Seitdem haben wir viel positives Feedback von Benutzern bekommen – und natürlich auch Wünsche nach zusätzlichen Funktionen. Diese haben wir aufgegriffen und heute eine erste große Erweiterung der Schnittstelle veröffentlicht.

Datenimport mit Löschfunktion

Beim Import von Kunden – und zwar sowohl über die Benutzeroberfläche als auch über die API – löscht der neue Importmodus „Aktualisierung inkl. Löschung“ automatisch all jene Kunden aus der portatour® Datenbank des Benutzers, die in der Importdatei nicht mehr vorkommen. Somit ist es einfacher geworden, den Datenbestand in portatour® an den Ihres CRM/ERP-Systems anzupassen. Wie gewohnt wird vor jedem Importvorgang automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt, um unbeabsichtigten Datenverlust zu vermeiden. Kunden, die durch den Benutzer zu „Meine Orte“ hinzugefügt wurden, werden nie automatisch gelöscht.

Vereinfachte Massenaktualisierung von einzelnen Kundenfeldern

Wenn Sie bisher ein einziges Feld Ihrer Kunden in portatour® massenweise aktualisieren wollten – z.B. den aktuellen Jahresumsatz – war es notwendig, in der Importdatei zumindest auch die Adressfelder der Kunden bereit zu stellen, um gegebenenfalls neue Kunden anlegen zu können. Diese Anforderung ist jetzt entfallen. D.h. es reicht, wenn in der Importdatei nur zwei Spalten vorkommen: Das Schlüsselfeld des Kunden (z.B. Kundennummer) und das zu aktualisierende Feld (z.B. Jahresumsatz). Wird ein Schlüssel in der portatour® Datenbank nicht gefunden, wird die Zeile einfach ignoriert.

Export der Daten aller Benutzer in eine Datei via API

Der Export von Daten (Kunden, Termine, Berichte) via API war bisher nur pro Benutzer möglich. Diese Einschränkung ist gefallen. Wenn Sie beim API-Aufruf den Parameter „userEmail“ weglassen, erhalten Sie die Daten all Ihrer Benutzer in eine Datei exportiert. Die Datei enthält zusätzliche Spalten, die für jeden Datensatz den zugehörigen Benutzer identifizieren. Beachten Sie, dass bei vielen Benutzern die Datenmenge groß werden und der Download einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Neue Landkarten „Sommer 2014“

25. Juni 2014

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial für Europa und Australien aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Zwei neue Planungseinstellungen zum Feintuning

16. Juni 2014

Wir haben in portatour® zwei neue Parameter eingebaut, mit denen sich die automatische Tourenplanung noch besser auf Ihre speziellen Anforderungen in der Kundenbetreuung abstimmen lässt:

Kundenöffnungszeiten für die gesamte Dauer des Besuchs berücksichtigen

Bisher hat portatour® bei der Planung darauf geachtet, dass der Beginn des Kundenbesuchs innerhalb der Öffnungszeiten des Kunden liegt – d.h. Sie zumindest noch „den Fuß durch die Tür“ beim Kunden bringen. Der Besuch selbst durfte über die Öffnungszeit hinaus ragen.

Dies kann problematisch sein, wenn Ihre Besuche lange dauern. Die Gefahr ist groß, dass der Besuch die Öffnungszeit weit überzieht.

Mit der neuen Einstellung „Öffnungszeiten beachten für“ in Optionen > Besuchseinstellungen > Planungsparameter legen Sie nun selbst fest, wie portatour® mit den Öffnungszeiten umzugehen hat. Entweder bisheriges Verhalten (nur „Besuchsbeginn“ beachten) oder neu: Der „Gesamte Besuch“ muss in die Öffnungszeiten fallen.

Beachten Sie, dass durch die neue Einstellung „Gesamter Besuch“ generell weniger Zeit für Besuche zur Verfügung steht und dadurch meist auch weniger Besuche eingeplant werden. Speziell Mittagspausen von Kunden wirken stark einschränkend.

Bevorzugte Besuchsintervalleinhaltung bei wichtigen Kunden

Als Benutzer von portatour® wissen Sie, dass Sie mit dem Besuchsintervall steuern, wie häufig portatour® einen Kunden zum Besuch vorschlagen soll. Zum Beispiel wird ein Kunde mit einem Besuchsintervall von 30 Tagen regelmäßig einmal pro Monat eingeplant.

Dies funktioniert dann gut, wenn Ihr Betreuungsgebiet „richtig dimensioniert“ ist – d.h. es realistisch zu schaffen ist, all Ihre Kunden im gewünschten Besuchsintervall mit Berücksichtigung der Fahrzeiten während Ihrer Arbeitstage zu besuchen.

Ist Ihr Gebiet überdimensioniert – d.h. zu viele Kunden oder zu kurze Besuchsintervalle – dann ist es nicht mehr möglich, die eingestellten Besuchsintervalle der Kunden einzuhalten. Die Besuche erfolgen verspätet. portatour® wahrt allerdings die Verhältnisse, d.h. ein 30-Tages-Kunde wird weiterhin doppelt so oft besucht wie ein 60-Tages-Kunde, nur eben nicht alle 30 Tage sondern erst später.

Mit der neuen Einstellung „Intervalleinhaltung“ in den Planungsparametern eines Kunden haben Sie die Möglichkeit, wichtige Kunden von „normal“ auf „bevorzugt“ umzustellen. portatour® kümmert sich automatisch darum, dass bei Kunden mit bevorzugter Intervalleinhaltung eine Überschreitung des Besuchsintervalls vermieden wird – auch dann, wenn Ihr Gebiet überdimensioniert ist. Dies wird erreicht, indem portatour® „interne Vormerkungen“ für diese Kunden erstellt, sobald das Besuchsintervall erreicht bzw. überschritten wurde.

Zwei wichtige Hinweise zu diesem Thema:

Gehen Sie sparsam damit um! Stellen Sie „bevorzugte Intervalleinhaltung“ nur bei Ihren wichtigsten Kunden ein, wo Sie keine Verspätung des Besuchs tolerieren. Als Daumenregel empfehlen wir maximal 20% Ihrer regelmäßig zu besuchenden Kunden. Wenn Sie zu viele Kunden bevorzugen, geht der gewünschte Effekt verloren, da zu viele Vormerkungen ohnehin nicht im Besuchsplan Platz finden. Zusätzlich rückt die Fahrstreckenoptimierung in den Hintergrund.
Sorgen Sie vorher dafür, dass Ihr Gebiet richtig dimensioniert ist. Fordern Sie dazu den portatour® Report an. Im Abschnitt „Kundenstruktur“ finden Sie die „Notwendigen Besuche pro Tag, um Besuchsintervalle einzuhalten“. Stimmt dieser Wert nicht mit der Realität überein, passen Sie Kundenanzahl oder Besuchsintervalle an.

P.S.: Nutzer von portatour® für Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die zwei neuen Einstellmöglichkeiten zu erhalten. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Administrator.

Terminkalender mit Kollisionswarnung und Ein-Klick-Aktualisierung

25. Februar 2014

Für alle, die häufig Termine mit Kunden vereinbaren, ist der Arbeitsalltag mit portatour® Anywhere seit dem heutigen Update noch ein bisschen einfacher geworden.

Sofortige Kollisionswarnung

Sofort nach dem Speichern eines Termins prüft portatour®, ob der Termin womöglich mit anderen kollidiert. Dabei werden auch notwendige Fahrzeiten zwischen den Terminen berücksichtigt. Als Benutzer erkennen Sie kollidierende Termine anhand des vorangestellten roten Blitz-Symbols – und das überall in portatour®, wo Termine angezeigt werden.

Ein-Klick-Aktualisierung des Besuchsplans

Wenn Sie bisher Termine im Kalender erstellt oder verschoben haben, waren einige Klicks notwendig, um den Besuchsplan zu aktualisieren, damit die geänderte Terminsituation tatsächlich berücksichtigt wird.

Ab sofort reicht dafür ein einziger Klick: Erkennt portatour®, dass der Besuchsplan „veraltet“ ist, weil Sie im Planungszeitraum Termine eingetragen oder bearbeitet haben, wird aus dem portatour®-Logo in der Menüzeile ein rotes „Besuchsplan aktualisieren“-Symbol. Klicken Sie dieses und der Besuchsplan wird neu berechnet.

Neue bzw. bearbeitete Termine werden im Kalender solange mit einer roten Markierung versehen, bis sie auch korrekt im Besuchsplan vorhanden sind.

Und noch weitere kleine Verbesserungen

Termine, die im Besuchsplan aufgrund einer Kollision durch portatour® automatisch verkürzt wurden, werden im Kalender gelb markiert.
Jene Kalendertage, die durch den Besuchsplan gerade berechnet wurden, sind im Terminkalender orange hinterlegt.
Wenn genügend Platz vorhanden ist, wird im Terminkalender auch PLZ und Ort der einzelnen Besuche angezeigt.
Von der Kundenansicht und Terminansicht gelangen Sie durch den neuen Knopf „Kalender“ rasch zur Kalenderansicht.
Das rote „Besuchsplan aktualisieren“-Symbol in der Menüleiste erscheint auch dann, wenn Sie Kunden für den Besuchsplan vormerken. Ein Klick und Sie sehen, wann portatour® den Kunden für den Besuch vorschlägt.

Wir freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com

portatour® Anywhere jetzt als Android-App

31. Januar 2014

Alle Besitzer von Android-Smartphones und -Tablets aufgepasst: Ab sofort steht portatour® Anywhere auch als Android-App zur Verfügung.

Die App benötigt weiterhin eine aktive Internetverbindung (eine Offline-Variante ist in Planung), bietet zur Web-Browser-Variante aber schon jetzt folgenden Zusatznutzen:

Mehr Bildschirmplatz für portatour®, da keine Browser-Adresszeile
Automatische Wiederholung der Datenübertragung bei schlechter Mobilfunkverbindung
Import von Kunden direkt aus dem Telefonbuch
Online-Hilfe direkt integriert auf jeder Seite
App-Icon auf Ihrem Smartphone/Tablet

Also gleich vom Google Play Store downloaden und loslegen. Sie benötigen Android Version 4 oder höher. Zum Einstieg verwenden Sie die selben Zugangsdaten wie bei der Web-Browser-Variante.

Wir freuen uns über Ihr Feedback unter Feedback@portatour.com oder direkt in der App mit dem Menüpunkt „Feedback“.

P.S.: Und noch eine kleine Bitte an Sie: Wenn Ihnen portatour® generell gefällt, wären wir für eine 5-Sterne-Bewertung im Play Store sehr dankbar. Gute Bewertungen führen zu mehr Downloads, mehr Benutzer und mehr Kunden und tragen so zu einer schnelleren Weiterentwicklung von portatour® bei. Außerdem freuen sich unsere Entwickler auch persönlich darüber 🙂