Guten Nachricht für alle Unternehmen, die portatour® Anywhere mit mindestens 2 Benutzern verwenden, ihre Daten regelmäßig importieren bzw. exportieren wollen, aber kein Datenquellsystem (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM, Connector) dafür einsetzen.

Mit der neuen portatour API („Application Programming Interface“) lässt sich der Datenaustausch auch mit anderen Systemen schnell und einfach automatisieren.

In der ersten Ausbaustufe unterstützt die API folgende vier Funktionen:

• Kunden importieren (sowohl Neuerstellung als auch Aktualisierung)
• Kunden exportieren
• Termine exportieren
• Besuchsberichte exportieren

D.h. jene Import-Export-Funktionalität, die über die Benutzeroberfläche von portatour® Anywhere verfügbar ist, steht nun auch via API zur Verfügung.

Eine Beschreibung der API finden Sie – wenn Sie Administrator-Berechtigung haben und mindestens 2 Benutzerlizenzen in Ihrer Organisation eingetragen sind – in portatour® Anywhere im Menü Optionen unter dem neuen Punkt API rechts unten. Die Beschreibung ist englischsprachig und richtet sich an IT-Administratoren und Programmierer.

Der Datenimport und -export ist dateibasiert (Excel, CSV, ODS), wird über HTTPS Get- und Post-Befehle gesteuert und kann z.B. mit dem kostenlosen Tool cURL (http://curl.haxx.se/) in jedem Betriebssystem auf Befehlszeilenebene automatisiert verwendet werden – z.B. mittels Batch-Datei.

Wir wünschen viel Erfolg beim Automatisieren und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

Seit heute ist die Terminverwaltung in portatour® Anywhere noch ein Stück komfortabler geworden: Sie können ab sofort Serientermine erstellen!

Beim Anlegen bzw. Bearbeiten eines Termins finden Sie die neue Auswahlbox „Serie„, mit der Sie den Termin in einen Serientermin umwandeln und die Wiederholregel definieren:

Folgend drei typische Einsatz-Szenarien, bei denen Sie mit Hilfe der neuen Serientermine schneller zum gewünschten Ziel kommen:

• Jeden 1. Freitag des Monats findet in Ihrer Firma von 8-12 Uhr ein Verkaufsmeeting für alle Außendienstmitarbeiter statt.
• Ein Kunde muss genau alle 2 Wochen besucht werden. Immer am Mittwoch. Die Uhrzeit ist dem Kunden allerdings egal (Planung „beliebig am Tag“).
• Teilen Sie portatour® Feiertage mit, die alle Jahre wieder auf den gleichen Tag fallen.

Noch einige Hinweise zum Umgang mit Serienterminen:

• Das Enddatum eines Serientermins ist optional – muss also nicht eingegeben werden. Dadurch wiederholt sich der Serientermin solange bis sie ihn löschen.
• Aus technischen Gründen werden Serientermine im Kalender nur für die kommenden 12 Monate angezeigt. Aber keine Sorge – sie verlängern sich automatisch weiter.
• Wie Sie es vielleicht aus anderen Kalendern (Outlook, Smartphone, …) gewohnt sind, lassen sich auch in portatour® einzelne Termine aus der Serie herausnehmen bzw. löschen. Beim Bearbeiten eines Termins aus einer Serie werden Sie gefragt, ob Sie nur den einzelnen Termin oder die gesamte Serie bearbeiten wollen.

Wir wünschen viel Freude mit der neuen Funktion und freuen uns über Rückmeldungen unter feedback@portatour.com.

P.S.: portatour® Anywhere-Benutzer mit Datenquellsystem (z.B. Outlook, Salesforce, Dynamics, Connector) sehen diese Serienterminfunktion in Anywhere nicht. Diese Benutzer können – wie bereits auch schon vorher möglich – Serienterminregeln im jeweiligen Quellsystem verwalten.

Gute Nachricht für alle Außendienstmitarbeiter, die seitens ihrer Arbeitgeber zur lückenlosen Dokumentation ihres Arbeitstages angehalten sind: Mit der erweiterten Berichtsfunktionalität, die in portatour® Anywhere ab sofort freigeschalten ist, geht’s wirklich einfach.

Was ist neu?

> Im neuen Menüpunkt „Berichte“ finden Sie eine chronologische Auflistung aller Berichte, die Sie in portatour® eingegeben haben. So können Sie übersichtlich kontrollieren, ob alles eingetragen wurde und bei Bedarf noch Berichte nachbearbeiten. Unterhalb der Liste finden Sie auch den Excel-Export und die Anforderung des portatour® Reports.

> Wenn Sie das portatour® Berichtssystem auch zur Erfassung Ihrer Arbeitszeiten verwenden wollen, nutzen Sie die zwei neuen Knöpfe „Arbeitsbeginn protokollieren“ und „Arbeitsende protokollieren„. Besuchsfreie Tage (z.B. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, …) halten Sie mittels des Knopfes „Freien Tag protokollieren“ fest. All diese Protokolleinträge scheinen auch im portatour® Report auf.

> Nicht zuletzt erlaubt portatour® nun auch das Erfassen von Besuchsberichten zu Terminen bei manuell eingegebenen Adressen – d.h. ohne Bezug zu einem Kunden bzw. zu einem „meiner Orte“. Ein Klick auf „Wahrgenommen“ beim Termin reicht, und Sie können bereits den Bericht dazu eingeben.

P.S. Wenn Sie portatour® Anywhere in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, installieren Sie die neueste Version der portatour® Integration, damit die neuen Berichtstypen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Freier Tag korrekt behandelt werden.

Die „Power-User“ von portatour® haben sie schon kennen und schätzen gelernt: Die benutzerdefinierten Felder bei Kunden, Terminen und Berichten. Damit passen sie portatour® noch besser an die individuellen Geschäftsabläufe an.

Neu ist seit dem Update vom 4.11.2013, dass nun auch Auswahlfelder („DropDowns“) als benutzerdefinierte Felder angelegt werden können.

Und so gehen Sie vor: Öffnen Sie Optionen > Benutzerdefinierte Felder. Erstellen Sie ein Neues Feld und wählen den Datentyp „Auswahl“:

In der Textbox darunter schreiben Sie nun zeilenweise die Auswahlmöglichkeiten, wobei eine Zeile aus einem eindeutigen Schlüssel und dem Anzeigenamen besteht, getrennt durch ein Semikolon.

Warum ein Schlüssel? In Drittsystemen wird bei Auswahlfeldern oft mit Zahlenwerten anstatt mit Anzeigennamen gearbeitet. Durch den Schlüssel wird somit der Export/Import erleichtert. Weiters bieten Schlüssel den Vorteil, dass Sie den Anzeigenamen jederzeit nachträglich bearbeiten können, ohne dass Sie Daten verlieren bzw. alte Datensätze manuell nachbessern müssten, solange der Schlüssel unverändert bleibt. Der Schlüssel kann durch Sie frei gewählt werden, kann also Zahl bzw. Text sein. Sollten Sie selbst keinen Schlüssel vergeben, wird er durch portatour® automatisch vergeben, d.h. alphabetisch nummeriert.

Anmerkung: Den Menüpunkt „Benutzerdefinierte Felder“ sehen Sie nur, wenn Sie portatour® Anywhere ohne Datenquellsystem verwenden und wenn Sie entweder Einzelbenutzer oder Administrator Ihrer Organisation sind. Wenn Sie portatour® Anywhere in Kombination mit Dynamics CRM oder Salesforce betreiben, können Sie benutzerdefinierte Felder direkt im CRM-System definieren und mit portatour® synchronisieren. Im Falle des portatour Connector bearbeiten Sie die Konfigurationsdatei (XML). portatour® in Kombination mit Outlook lässt leider aufgrund der Limitationen von Outlook keine benutzerdefinierten Felder zu.

Eine weitere Neuerung bei den benutzerdefinierten Feldern von Kunden ist die Option In Kundennamen anzeigen. Derart markierte Felder werden in portatour® überall an den Kundennamen in Klammer angehängt.

Beispiel: Sie hätten gerne bei jedem Kunden zusätzlich zum Namen auch die Kundennummer und die ABC-Klassifizierung dargestellt. Setzen Sie bei den beiden Feldern In Kundennamen anzeigen und schon werden Ihre Kunden im Format „Firmenname (Kundennummer, Klassizfizierung)“ dargestellt – z.B. „Max Mustermann GmbH (20412, A)“ . Dies gilt unter anderem für die Kundenlisten (inkl. Suchmöglichkeit), den Besuchsplan und den portatour® Report.

Von vielen Benutzern wurde sie gewünscht – ab sofort steht sie in portatour® Anywhere zur Verfügung: Die neue Kalenderansicht.

Lassen Sie sich Ihre fixen Termine und den Besuchsplan übersichtlich in einer Wochenansicht oder Monatsansicht darstellen – auf Smartphone, Tablet und Notebook. Drücken Sie dazu den Kopf Kalender im Hauptmenüpunkt Termine oder unterhalb des Besuchsplans.

Durch Klick auf einen Kalendereintrag öffnen Sie den Termin bzw. die Kundendetailansicht. Einen neuen Termin erstellen Sie bequem durch Anklicken des gewünschten Terminzeitpunkts.

In diesem Zusammenhang möchten wir auch auf die neue Funktion der Kalenderfreigabe hinweisen, die es seit einigen Wochen in portatour® gibt – zu finden in den Optionen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie Ihre Fixtermine, den Besuchsplan oder Ihre Besuchsberichte auch in anderen Programmen sehen wollen – z.B. Google Kalender oder Outlook – bzw. anderen Personen zur Verfügung stellen wollen. Bei der Freigabe handelt sich um einen iCal-Feed in Form einer Internet-Adresse, den Sie als „Internetkalender“ in anderen Programmen hinzufügen können. Nur Personen, die die Adresse kennen, können Ihre Kalender sehen. Wenn Sie die Internet-Adresse niemanden zur Verfügung stellen, bleibt der Kalender privat. Sie können die Kalenderfreigabe jederzeit beenden.

Wir wünschen Ihnen  viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Für alle, die sich das portatour®-Handbuch noch nicht als Abendlektüre gegönnt haben, bieten wir ab sofort die neue portatour® Anywhere Online-Hilfe zum Nachschlagen.

Durch Klick auf das Fragezeichen-Symbol in der Hauptmenüzeile und in Popup-Fenstern gelangen Sie zur Hilfe.

Die Hilfe öffnet sich in einem eigenen Tab Ihres Browsers. So können Sie jederzeit zwischen Hilfe und Programm hin- und herwechseln.

Die Hilfe ist kontextsensitiv, d.h. Sie erhalten den Hilfetext genau zu jener Programmseite, die gerade geöffnet ist. Gegebenenfalls werden in der Hilfe unten Links anzeigt, mit denen Sie zu Unterkapiteln mit Detailinformationen springen können. Der Knopf Startthema bringt Sie zum Inhaltsverzeichnis.

Hinweise:
Falls die Hilfe durch den Popup-Blocker Ihres Browsers blockiert wird, erlauben Sie das Öffnen.

Hilfe und Handbuch enthalten dieselben Informationen.

In den letzten Wochen hat portatour® Anywhere den bereits angekündigten optischen Feinschliff erhalten und präsentiert sich ab sofort in der finalen Version.

Wir wünschen viel Spaß bei der Benutzung und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.net