portatour® kennt nun aktuelle Straßensperren und berücksichtigt diese automatisch bei der Berechnung der Besuchspläne. Notwendige Umwege werden bei der Fahrzeitplanung berücksichtigt. Sie als Benutzer müssen dazu keine Einstellungen in portatour® ändern.

Um die aktuellen Straßensperren anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Landkarte.
• Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol.
• Stellen Sie die Auswahlbox „Verkehr“ auf „Verkehr: Nur Straßensperren“ um.

Gesperrte Straßen werden schwarz dargestellt und mit folgendem Symbol versehen:

Zoomen Sie in die Landkarte hinein, um auch Sperren auf kleineren Straßen zu sehen.

portatour® aktualisiert die Straßensperren einmal pro Woche, normalerweise samstags. Dabei werden von unseren Verkehrsdatenanbietern auch zukünftige Straßensperren, die in der kommenden Woche erwartet werden, geladen und berücksichtigt. Dies ist nützlich, da Sie als Benutzer ja Besuchspläne für die zukünftigen Tage berechnen lassen.

Bereits seit mehreren Jahren nutzt portatour® zur Fahrzeitberechnung historische Geschwindigkeitsdaten, welche von Navigationssystem- und Mobilfunkanbietern durch Messung der Bewegungsdaten von Millionen von Verkehrsteilnehmern gesammelt und für die jeweiligen Straßenabschnitte bereitgestellt werden. Jene Straßenabschnitte, bei denen die Verkehrsflussdaten oftmalig Stau oder zähen Verkehr zeigen, werden bei der Besuchsplanberechnung entweder gemieden oder mit längeren Fahrzeiten geplant. Die Verkehrsflussdaten werden in portatour® quartalsweise aktualisiert.

Neu mit diesem Update ist, dass Sie die betroffenen Straßenabschnitte wie folgt anzeigen können:

• Öffnen Sie die Landkarte.
• Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol.
• Stellen Sie die Auswahlbox „Verkehr“ auf „Verkehr: Typisch für Werktage“ um.

Jene Straßen, die nun rot dargestellt sind, haben werktags eine hohe Stauwahrscheinlichkeit und werden bei der Fahrzeitplanung deshalb defensiv bewertet.

Zur Erinnerung: In den Optionen unter „Fahrgeschwindigkeit“ können Sie die Fahrzeitplanung zusätzlich individuell beeinflussen. Mehr dazu in der Online-Hilfe.

Im Abschnitt „Besuchsberichte“ werden für Tage, an denen kein einziger Bericht existiert, etwaige Termine angezeigt. Dies ist besonders für freie Tage (Urlaub, Feiertag, …) nützlich, da kein extra Bericht für derartige Tage mehr erstellt werden muss, sofern es an diesem Tag bereits einen Termin gibt.

Diese Neuigkeit ist für Entwickler gedacht, welche die portatour® API zum automatischen Datenaustausch nutzen.

In der API-Dokumentation finden Sie zu jedem der Import-Aufrufe nun die Feldbeschreibungen inklusive der technischen Namen jedes Feldes. Diese benötigen Sie, wenn Sie die Importkonfigurationsdatei manuell bearbeiten. Zum Beispiel, wenn Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld in portatour® hinzugefügt haben und für den Import via API zuordnen möchten.

Die Sprache der Beschreibungen können Sie direkt in der Dokumentation umschalten. Die technischen Feldnamen für den Import sind sprachunabhängig.

Diese Neuigkeit ist für Administratoren und API-Entwickler gedacht, welche die Benutzerverwaltung in portatour® über regelmäßigen Import automatisiert haben.

Der Benutzerimport erlaubt nun zusätzlich zum Heimatort auch den Import folgender Optionen pro Benutzer in zusätzlichen Spalten:

• Arbeitszeiten
• Pauseneinstellungen
• Übernachtungseinstellungen
• Fahrgeschwindigkeiten
• Standard-Planungsparameter der Kunden des Benutzers
• Standard-Öffnungszeiten der Kunden des Benutzers

Eine Beschreibung der einzelnen Felder bzw. die erlaubten Werte erhalten Sie im Import-Assistenten, indem Sie beim entsprechenden Feld auf das (i)-Symbol klicken. Alternativ entnehmen Sie die Beschreibung der API-Dokumentation zu ImportUsers.

Ein Export dieser Felder ist nicht möglich.

Kurz vor Weihnachten haben wir noch ein kleines Update für portatour® veröffentlicht. Folgend finden Sie die Neuerungen beschrieben.

Landkarte: Mehr Farben für Anzeige von Kunden

Schon bisher gab es die Möglichkeit, die Kunden auf der Landkarte nicht nur nach der Besuchsfälligkeit zu färben, sondern auch nach anderen Kriterien, z.B. Branche.

Als Erinnerung – so gehen Sie vor:

• Klicken Sie im Hauptmenü auf Kunden.
• Klicken Sie auf das Landkarte-Symbol.
• Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol.
• Wählen Sie in der Färbung-Auswahlbox das gewünschte Feld, nach dem Sie färben wollen.

Die Zuordnung der Farben zu den unterschiedlichen Werten des Feldes passiert automatisch, wobei bisher das Limit bei 5 Farben lag. Mit dem Update wurde die Farbpalette nun auf 20 Farben erweitert. Hier ein Beispiel:

Landkarte: Kunden nach Farben ausblenden

Unabhängig davon, nach welchem Kriterium Sie die Kunden auf der Landkarte gerade gefärbt haben, können Sie nun alle Kunden derselben Farbe mit nur einem Klick ausblenden bzw. wieder einblenden.

Dies ist hilfreich, wenn Sie sich auf der Landkarte gezielt auf einzelne Farben fokussieren wollen und vermeiden möchten, dass diese womöglich durch andere Farben überdeckt werden.

So gehen Sie vor:

• Falls die Legende mit der Farbübersicht noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf das Legenden-Symbol rechts unten.
• Um die Kunden einer Farbe auszublenden bzw. wieder einzublenden, klicken Sie auf das Auge-Symbol rechts davon. Das Symbol schaltet zwischen grau und blau um.
• Um alle Kunden auszublenden bzw. wieder einzublenden, nutzen Sie das Auge-Symbol in der alle-Zeile.

Kundenbezug von Terminen und Aufgaben bearbeiten

Um nachträglich den Kundenbezug eines Termins oder Aufgabe zu bearbeiten, öffnen Sie das Bearbeitungs-Fenster. Oben wird der aktuelle Kundenbezug dargestellt.

Durch Klick auf das Stift-Symbol haben Sie nun die Möglichkeit, einen Kundenbezug zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. Bei Änderung des Kundenbezugs können auf Wunsch auch Betreff und Adresse des Termins aktualisiert werden.

Typische Anwendungsfälle:

• Der Termin wurde importiert und hat noch keinen Kundenbezug.
• Der Termin wurde bei der Erstellung irrtümlich dem falschen Kunden zugeordnet.

Hinweis: Wenn Ihr portatour® mit dem Datenquellsystem Salesforce, Dynamics CRM oder Veeva CRM verbunden ist, kann der Kundenbezug nicht nachträglich bearbeitet werden. Führen Sie die Änderung im Datenquellsystem durch oder löschen Sie den Termin und erstellen Sie ihn mit dem korrekten Kundenbezug neu.

Neue Filter in der erweiterten Kundensuche

Die erweiterte Kundensuche wurde um folgende Filter erweitert:

• Besuchssperre: heute nicht gesperrt
• In „Meine Orte“: alle | ja | nein
• Übernachtungsort: alle | ja | nein

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Protokollierung von Telefonanrufen, die Besuche ersetzen

Erweiterungen speziell für Administratoren von Firmenzugängen:

• Daten aller Benutzerkonten auf einmal exportieren
• Daten für mehrere Benutzerkonten auf einmal importieren
• Filterung beim Import von Daten für ein Benutzerkonto
• Gespeicherte Suchen zentral verwalten
• Benutzerdefinierte Felder und gespeicherte Suchen in andere Sprachen übersetzen

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com.

Jetzt während der Corona-Pandemie haben viele Außendienstmitarbeiter die Erfahrung gemacht, dass manche Kunden nicht persönlich besucht werden dürfen, sondern der Kontakt nur über Telefon möglich ist.

Solche Telefonate ersetzen zwangsweise einen Besuch. Das Besuchsintervall soll danach von neuem zu laufen beginnen. Um dies in portatour® zu protokollieren, gibt es den neuen Menüpunkt Telefonat statt Besuch, wenn man in der Kundendetailansicht auf Neuer Bericht klickt.

Was sind nun die Unterschiede zum normalen Besuchsbericht? Der Bericht ist vom Typ „Sonstiger Bericht“ mit dem Betreff „Telefonat statt Besuch“. Zusätzlich hat dieser Bericht keinen Einfluss auf den Abfahrtsort, falls der Besuchsplan danach aktualisiert wird.

Analog zum normalen Besuchsbericht wird beim Kunden das Datum des letzten Besuchs aktualisiert – d.h. das Besuchsintervall beginnt von neuem zu laufen. Dieses Telefonat hat ja einen Besuch ersetzt.

Zusammenfassend eine Tabelle zu den Eigenschaften der unterschiedlichen Berichte:

Anmerkung: Welche Menüpunkte tatsächlich sichtbar sind, hängt von den Einstellungen in den Optionen unter „Berichtswesen“ ab.

Um die Daten aller Benutzerkonten zu exportieren, mussten Sie sich bisher einzeln in jedem Benutzerkonto anmelden und dort exportieren – oder auf die API zurückgreifen. Dieser Vorgang ist mit diesem Update nun deutlich einfacher.

So funktioniert es:

1. Öffnen Sie als Administrator oder Supervisor die Optionen.
2. Klicken Sie auf Daten exportieren im firmenweiten Abschnitt Datenmanagement.
3. Wählen Sie im Menü, welche Daten Sie exportieren möchten (Kunden, Termine, Aufgaben, Berichte, Benutzer).
4. Falls Sie Benutzergruppen verwenden, wählen Sie aus, ob Sie die Daten aller Benutzer oder nur einer spezifischen Benutzergruppe exportieren möchten.
5. Bei Bedarf ändern Sie weitere Export-Einstellungen (Format, Zeitraum, …).
6. Klicken Sie Herunterladen.

Sie erhalten nun die Daten in einer Datei als Download in Ihrem Browser.

Bitte berücksichtigen:

• Bei einer größeren Anzahl an Benutzern bzw. Datensätzen kann dieser Vorgang länger dauern. Lassen Sie währenddessen den Browser geöffnet und bleiben Sie auf der Seite.
• Die Limits für den Download betragen 100.000 Zeilen sowie 100 Benutzerkonten. Bei Überschreitung wird der Vorgang abgebrochen. Schränken Sie in diesem Fall den Export z.B. auf eine Benutzergruppe ein oder verwenden Sie die API zum automatischen Download aus den einzelnen Benutzerkonten.
• Die Export-Funktionalität steht nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen. Exportieren Sie die Daten direkt von dort.