Um Kundendaten in portatour® zu importieren, war es bisher notwendig, dass Sie die Kundendaten aufteilen: Pro Außendienstmitarbeiter eine Datei mit seinen Kunden. Diese Dateien mussten dann einzeln hochgeladen werden. Damit ist nun Schluss!

Seit diesem Update ist es nun auch möglich, eine gemeinsame Datei mit allen Kunden aller Außendienstmitarbeiter hochzuladen. Wichtig dafür ist nur, dass in der Datei bei jedem Kunden der zugehörige Außendienstmitarbeiter in einer eigenen Spalte vermerkt ist – entweder mittels E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer.

Und so funktioniert es:

1. Öffnen Sie als Administrator oder Supervisor die Optionen.
2. Klicken Sie auf Daten importieren im firmenweiten Abschnitt Datenmanagement.
3. Wählen Sie im Menü, welche Daten Sie importieren möchten (Kunden, Termine, Aufgaben, Berichte).
4. Folgen Sie den Schritten des Import-Assistenten, den Sie bereits aus dem Import der Daten für einen einzelnen Benutzer kennen (mehr dazu siehe Online-Hilfe). Wenn Sie bereits Importeinstellungen dafür gespeichert haben, können Sie diese verwenden.
5. Wählen Sie auf der neuen Seite Benutzerzuordnung aus, ob die Benutzerzuordnung anhand E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer durchgeführt werden soll.  Hinweis: Wenn Sie Mitarbeiternummern verwenden, stellen Sie sicher, dass diese in der Benutzerverwaltung von portatour® bei den einzelnen Benutzern korrekt hinterlegt sind.
6. Kontrollieren Sie auf der neuen Seite Benutzerauswahl, ob die gefundenen Benutzer und die Anzahl der zu importierenden Zeilen korrekt sind.
   • Prüfen Sie die korrekte Schreibweise der E-Mail-Adressen bzw. Mitarbeiternummern sowohl in der Importdatei als auch in der Benutzerverwaltung, wenn die Zuordnung nicht wie gewünscht gefunden wurde.
   • Sie erhalten auch einen Hinweis, wenn für Benutzer, die in portatour® angelegt sind, keine Zeilen in Ihrer Importdatei vorhanden sind.
7. Entfernen Sie das Importieren-Häkchen bei jenen Benutzern, die Sie vom Import ausschließen wollen.
8. Folgen Sie den bereits bekannten Schritten des Import-Assistenten.
9. Sie sehen nun die Vorschau für den ersten Benutzer. Kontrollieren Sie diese in gewohnter Weise.
10. Entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten:
    • Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie Probleme in der Vorschau erkennen und Änderungen an den Einstellungen durchführen wollen.
    • Klicken Sie auf Importieren, wenn die Vorschau korrekt ist und Sie die Daten für diesen Benutzer importieren möchten. Das Ergebnis des Imports für diesen Benutzer sehen Sie in einer Zusammenfassung. Es folgt danach die Vorschau für den nächsten Benutzer.
    • Klicken Sie auf Überspringen, wenn Sie den Import für diesen Benutzer nicht durchführen und mit der Vorschau des nächsten Benutzer fortfahren wollen.
    • Klicken Sie auf Alle Benutzer importieren, wenn Sie den Import auch gleich für alle weiteren Benutzer durchführen wollen, ohne die Vorschau pro Benutzer zu kontrollieren.
      • Tipp: Nutzen Sie diese Möglichkeit erst, wenn Sie durch den Import für einige Benutzer ausreichend geprüft haben, dass die Daten und Einstellungen tatsächlich korrekt sind.

11. Nach dem letzten Benutzer sehen Sie eine Gesamtzusammenfassung. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, die Importeinstellungen herunterzuladen.

Zu berücksichtigen:

• Wenn Sie eine Excel- oder ODS-Datei hochladen, müssen sich alle Zeilen auf einem einzigen Tabellenblatt befinden. Die Zuordnung zu Benutzern muss wie beschrieben durch eine Spalte (E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer) erfolgen, nicht durch separate Tabellenblätter.
• Die Limits für den Import betragen 100.000 Zeilen sowie 100 Benutzerkonten. Bei Überschreitung wird der Vorgang abgebrochen. Teilen Sie in diesem Fall die Importdatei manuell auf mehrere Dateien auf oder verwenden Sie unsere API-Skripte zum automatischen Aufteilen und Hochladen.
• Vor dem Importvorgang wird ein firmenweiter Wiederherstellungspunkt für alle Benutzerkonten erstellt. Sollte der Importvorgang zu einem unerwarteten Ergebnis führen – z.B. aufgrund einer fehlerhaften Importdatei oder falscher Feldzuordnung – setzen Sie auf diesen Wiederherstellungspunkt zurück, entweder firmenweit für alle Benutzer oder für einzelne betroffene Benutzerkonten. Berücksichtigen Sie dabei, dass dadurch auch etwaige zwischenzeitliche Dateneingaben durch die Benutzer verloren gehen.
• Die Import-Funktionalität steht nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen. Die Daten werden automatisch von dort synchronisiert.

Um die Kundendaten für einen Benutzer zu importieren, durfte die Importdatei bisher nur die Kunden für diesen Benutzer enthalten.

Seit diesem Update erlaubt der Import-Assistent eine Filterung nach E-Mail-Adresse bzw. Mitarbeiternummer. D.h. die Importdatei darf auch Kunden anderer Außendienstmitarbeiter enthalten, wenn es eine Spalte mit E-Mail-Adresse bzw. Mitarbeiternummer gibt.

Stellen Sie dazu beim Import-Assistenten nach dem Hochladen der Importdatei auf der neuen Seite Filterung um, dass die Datei nicht nur Kunden ausschließlich für mich (= dem betroffenen Benutzer) sondern für mehrere Benutzer enthält.

Wählen Sie dann, ob die Filterung anhand Email oder anhand Mitarbeiternummer erfolgen soll, und in welcher Spalte der Importdatei die Zuordnung steht.

Hinweis: Alternativ dazu können Sie auch den neuen firmenweiten Import nutzen und bei der Benutzerauswahl nur jenen Benutzer angehakt lassen, für den Sie tatsächlich Daten aus der Importdatei importieren möchten.

Mittels gespeicherter Suchen kann sich jeder Benutzer die Kundenliste je nach Anwendungsfall unterschiedlich filtern bzw. sortieren und auf Knopfdruck jederzeit wieder aufrufen.

Neu mit diesem Update ist, dass nun Administratoren gespeicherte Suchen zentral erstellen können, die von allen Benutzern verwendbar sind.

Und so funktioniert es:

1. Wenn Sie als Administrator selbst keine eigene Kunden haben, melden Sie sich zuerst über die Benutzerliste bei einem Benutzerkonto an, das Kunden hat.
2. Wechseln Sie zur Kundenliste.
3. Stellen Sie mittels Erweiterter Suche die gewünschten Filter und Sortierung ein.
4. Klicken Sie auf Gespeicherte Suche.
5. Klicken Sie auf Suche firmenweit speichern…
6. Geben Sie einen Namen ein.
7. Speichern Sie.

Diese gespeicherte Suche steht ab sofort allen Benutzern zur Verfügung.

Zu beachten:

• Nur Administratoren können firmenweit gespeicherte Suchen erstellen und auch wieder löschen.
• Diese Funktionalität steht nicht nur für die Kundenliste sondern auch für alle anderen Listen zur Verfügung, d.h. auch für Termine, Aufgaben, Berichte und Benutzer. Klicken Sie zuerst auf das „Suche“-Symbol oberhalb der jeweiligen Liste.

Haben Sie in Ihrem portatour® Firmenzugang Benutzer mit unterschiedlichen Sprachen? Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder? Dann werden Sie sich über diese Funktionserweiterung freuen: Sie können nun diese Felder in andere Sprachen übersetzen.

Und so funktioniert es:

1. Öffnen Sie als Administrator die Optionen.
2. Klicken Sie auf Übersetzungen im Abschnitt Datenmanagement.
3. Wählen Sie im Menü jene Sprache, für die Sie Übersetzungen eingeben möchten.
4. Sie sehen nun eine alphabetisch sortierte Liste mit allen Feldnamen, Feldwerten und Feldbeschreibungen Ihrer benutzerdefinierten Felder. Zusätzlich sind auch die Namen von firmenweit gespeicherten Suchen enthalten.
5. Geben Sie die Übersetzungen in der jeweiligen Sprache ein. Lassen Sie Übersetzungen leer, wenn weiterhin der Originaltext dafür verwendet werden soll.
6. Speichern Sie.

Benutzer mit der jeweiligen Sprache sehen danach die übersetzten Texte in portatour®.

Zu beachten:

• Die Änderung eines Originaltextes bewirkt, dass Übersetzungen zu diesem Text verworfen werden. Vergessen Sie also nicht, auch die Übersetzungen nachzutragen, wenn Sie Änderungen an benutzerdefinierten Feldern machen. Sie werden beim Speichern der benutzerdefinierten Felder daran erinnert.
• Wenn Sie Werte von Auswahlfeldern übersetzen, funktionieren gespeicherte Suchen, die auf diesen Feldwerten basieren, möglicherweise nicht mehr. Bei firmenweit gespeicherten Suchen verwenden Sie den Schlüssel des Auswahlfeldwertes mittels eines „ist genau“-Suchfilters. In von Benutzern gespeicherten Suchen empfehlen wir die Übersetzung des Auswahlfeldwertes in der Sprache des Benutzers zu verwenden.
• Die Übersetzungen von Feldnamen werden auch beim Export in den Spaltenüberschriften verwendet. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie die exportieren Dateien in anderen Systemen weiterverarbeiten.
• Die Übersetzungs-Funktionalität steht nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen. Es werden die übersetzten Feldnamen von dort bezogen.

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Suche nach Terminen, Aufgaben, Berichten und Benutzern
• Hotels finden durch Booking.com-Anbindung
• Tage im Besuchsplan verschieben
• Weitere Verbesserungen im März 2020

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com.

Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in portatour® ist die Suche nach Kunden. Sie steht als Schnellsuche, als erweiterte Suche und als gespeicherte Suche zur Verfügung.

Die gleiche Funktionalität gibt es ab sofort auch für Termine, Aufgaben, Berichte und Benutzer. Einziger Unterschied: Während in der Kundenliste die Suchfunktion standardmäßig immer angezeigt wird, muss bei den anderen Listen durch Klick auf das Lupen-Symbol explizit auf den Such-Modus umgeschaltet werden. Ein nochmaliger Klick auf das Lupen-Symbol verlässt den Such-Modus wieder und Sie gelangen zur Standardansicht der jeweiligen Liste zurück.

Was ist sonst noch neu an der Suche?

• Das Symbol für die erweiterte Suche ist ab sofort ein Filter-Symbol anstatt des Zahnrad-Symbols.
• Wenn gerade eine erweiterte Suche oder eine gespeicherte Suche aktiv ist, erkennen Sie dies an der Gelb-Färbung des jeweiligen Knopfs. Zusätzlich wird rechts davon ein neuer Knopf mit X-Symbol angezeigt, mit dem Sie die Suche beenden und wieder zur Standardansicht zurückkehren.
• Wenn gerade eine erweiterte Suche oder eine gespeicherte Suche aktiv ist, können Sie zusätzlich eine Schnellsuche tätigen, die das Suchergebnis noch weiter einschränkt. Bisher hat jede Schnellsuche vorherige Suchen verworfen.

Tipps zur Schnellsuche

Für alle, die es noch nicht wissen: Bei der Schnellsuche können Sie im Suchfeld mehrere Suchwörter eingeben. Wenn Sie z.B. bei der Suche nach Kunden im Suchfeld „Maier München“ eingeben, werden alle Kunden gefunden, die „Maier“ und „München“ beinhalten – in diesem Beispiel im Namen und im Ort. Die Wörter müssen nicht vollständig ausgeschrieben werden.

Sonstige Hinweise

• Die Suche wirkt sich auch auf den Export-Knopf unterhalb der Liste aus. Wenn eine Suche aktiv ist, können Sie auswählen, ob Sie nur die gefundenen oder alle Datensätze exportieren möchten.
• Zur Suche nach Terminen gelangen Sie, in dem Sie in der Kalender-Ansicht das Listen-Symbol rechts oben und danach das Lupen-Symbol für die Suche klicken.
• In der Berichtsliste finden Sie die drei bekannten Funktionen „Arbeitsbeginn protokollieren“, „Arbeitsende protokollieren und „Freien Tag protokollieren“ nun beim neuen Knopf „Arbeitszeit protokollieren“.

Wenn Sie Touren mit Auswärtsübernachtung planen, dann kann Ihnen die neue Funktion „Hotel suchen“ hilfreich sein.

Sie finden diese Funktion an folgenden Stellen in portatour®:

• Im Besuchsplan bei Klick auf einen Übernachtungsvorschlag oder Übernachtungstermin
• Im Kalender bei Klick auf einen Übernachtungsvorschlag oder Übernachtungstermin
• In der Termindetailansicht eines Übernachtungstermins

Bei Klick auf „Hotel suchen“ werden Sie in einem neuen Fenster auf die Booking.com Webseite weitergeleitet, wo Hotels in der Nähe des Übernachtungsortes vorgeschlagen werden. Sie sehen die Verfügbarkeiten und Preise für das Datum der Übernachtung. Die Zimmersuche folgt den Kriterien „1 Erwachsener“ und „Geschäftsreisender“. Auf Booking.com können Sie dann weitere Suchkriterien einstellen.

Nachdem Sie auf Booking.com ein Hotel gebucht haben, nutzen Sie die Funktion „Übernachtungsort ändern“ in portatour®, um die Hoteladresse in portatour® einzutragen. Dadurch wird ein neuer Übernachtungstermin erstellt, der den alten Übernachtungsvorschlag bzw. Übernachtungstermin ersetzt.

Tipp: Wenn Sie in einem Hotel öfters übernachten möchten bzw. portatour® dieses Hotel bei Übernachtungstouren eigenständig vorschlagen soll, legen Sie es in portatour® via Menü > Meine Orte > Neuer Übernachtungsort an. Es sind bis zu 25 Übernachtungsorte möglich.