Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Suche nach Terminen, Aufgaben, Berichten und Benutzern
• Hotels finden durch Booking.com-Anbindung
• Tage im Besuchsplan verschieben
• Weitere Verbesserungen im März 2020

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com.

Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in portatour® ist die Suche nach Kunden. Sie steht als Schnellsuche, als erweiterte Suche und als gespeicherte Suche zur Verfügung.

Die gleiche Funktionalität gibt es ab sofort auch für Termine, Aufgaben, Berichte und Benutzer. Einziger Unterschied: Während in der Kundenliste die Suchfunktion standardmäßig immer angezeigt wird, muss bei den anderen Listen durch Klick auf das Lupen-Symbol explizit auf den Such-Modus umgeschaltet werden. Ein nochmaliger Klick auf das Lupen-Symbol verlässt den Such-Modus wieder und Sie gelangen zur Standardansicht der jeweiligen Liste zurück.

Was ist sonst noch neu an der Suche?

• Das Symbol für die erweiterte Suche ist ab sofort ein Filter-Symbol anstatt des Zahnrad-Symbols.
• Wenn gerade eine erweiterte Suche oder eine gespeicherte Suche aktiv ist, erkennen Sie dies an der Gelb-Färbung des jeweiligen Knopfs. Zusätzlich wird rechts davon ein neuer Knopf mit X-Symbol angezeigt, mit dem Sie die Suche beenden und wieder zur Standardansicht zurückkehren.
• Wenn gerade eine erweiterte Suche oder eine gespeicherte Suche aktiv ist, können Sie zusätzlich eine Schnellsuche tätigen, die das Suchergebnis noch weiter einschränkt. Bisher hat jede Schnellsuche vorherige Suchen verworfen.

Tipps zur Schnellsuche

Für alle, die es noch nicht wissen: Bei der Schnellsuche können Sie im Suchfeld mehrere Suchwörter eingeben. Wenn Sie z.B. bei der Suche nach Kunden im Suchfeld „Maier München“ eingeben, werden alle Kunden gefunden, die „Maier“ und „München“ beinhalten – in diesem Beispiel im Namen und im Ort. Die Wörter müssen nicht vollständig ausgeschrieben werden.

Sonstige Hinweise

• Die Suche wirkt sich auch auf den Export-Knopf unterhalb der Liste aus. Wenn eine Suche aktiv ist, können Sie auswählen, ob Sie nur die gefundenen oder alle Datensätze exportieren möchten.
• Zur Suche nach Terminen gelangen Sie, in dem Sie in der Kalender-Ansicht das Listen-Symbol rechts oben und danach das Lupen-Symbol für die Suche klicken.
• In der Berichtsliste finden Sie die drei bekannten Funktionen „Arbeitsbeginn protokollieren“, „Arbeitsende protokollieren und „Freien Tag protokollieren“ nun beim neuen Knopf „Arbeitszeit protokollieren“.

Wenn Sie Touren mit Auswärtsübernachtung planen, dann kann Ihnen die neue Funktion „Hotel suchen“ hilfreich sein.

Sie finden diese Funktion an folgenden Stellen in portatour®:

• Im Besuchsplan bei Klick auf einen Übernachtungsvorschlag oder Übernachtungstermin
• Im Kalender bei Klick auf einen Übernachtungsvorschlag oder Übernachtungstermin
• In der Termindetailansicht eines Übernachtungstermins

Bei Klick auf „Hotel suchen“ werden Sie in einem neuen Fenster auf die Booking.com Webseite weitergeleitet, wo Hotels in der Nähe des Übernachtungsortes vorgeschlagen werden. Sie sehen die Verfügbarkeiten und Preise für das Datum der Übernachtung. Die Zimmersuche folgt den Kriterien „1 Erwachsener“ und „Geschäftsreisender“. Auf Booking.com können Sie dann weitere Suchkriterien einstellen.

Nachdem Sie auf Booking.com ein Hotel gebucht haben, nutzen Sie die Funktion „Übernachtungsort ändern“ in portatour®, um die Hoteladresse in portatour® einzutragen. Dadurch wird ein neuer Übernachtungstermin erstellt, der den alten Übernachtungsvorschlag bzw. Übernachtungstermin ersetzt.

Tipp: Wenn Sie in einem Hotel öfters übernachten möchten bzw. portatour® dieses Hotel bei Übernachtungstouren eigenständig vorschlagen soll, legen Sie es in portatour® via Menü > Meine Orte > Neuer Übernachtungsort an. Es sind bis zu 25 Übernachtungsorte möglich.

Sind Sie als Benutzer von portatour® schon einmal vor folgender Situation gestanden: portatour® hat im Besuchsplan für einen Tag eine Tour vorgeschlagen, die Sie genauso abfahren wollen – aber aus wichtigen Gründen lieber an einem anderen Tag? Dann werden Sie die neuen Funktionen „Tag verschieben“ bzw. „Tag tauschen“ lieben.

Sie finden diese neuen Funktionen im Besuchsplan und im Kalender:

Wechseln Sie im Besuchsplan auf den gewünschten Tag. Dort scrollen Sie ganz nach unten, klicken auf Mehr und dann den Menüpunkt  Tag bearbeiten.

Im Kalender klicken Sie am gewünschten Tag in die Kopfzeile des Tages, dann auf den Menüpunkt Tag bearbeiten.

Es folgt ein Fenster, wo Sie das Zieldatum auswählen.

Im Falle von „Tag tauschen“ wählen Sie die beiden zu tauschenden Tage aus.

Berücksichtigen Sie, dass verschobene bzw. getauschte Besuchsvorschläge bei einer Aktualisierung des Besuchsplans wieder verworfen werden. Um diese Besuchsvorschläge am gewünschten Tag zu fixieren, ist eine Umwandlung in Termine erforderlich. Wählen Sie in der Auswahlbox zwischen fixen Terminen, bei denen die Uhrzeit exakt beibehalten wird, oder Terminen beliebig am Tag, bei denen die Uhrzeit flexibel bleibt.

Zu beachten

• Es können nur jene Tage verschoben bzw. getauscht werden, die am Heimatort starten und enden. D.h. der Tag darf keine Auswärtsübernachtung haben. Ebenso dürfen noch keine Besuche bzw. Termine an diesem Tag erledigt worden sein.
• Wenn Sie bei „Tag verschieben“ einen Zieltag wählen, an dem es bereits vorgeschlagene Besuche gibt, dann werden diese gelöscht. Termine bleiben jedenfalls erhalten, können aber zu Konflikten führen. Deshalb werden Sie in solchen Fällen rechtzeitig gewarnt und gefragt, ob Sie die Verschiebung trotzdem durchführen wollen. Überlegen Sie, ob in solchen Fällen eventuell ein Tausch besser wäre.
• Weiters werden Sie gewarnt, wenn der Besuch eines Kunden am Zieltag nicht planbar wäre, z.B. wegen eingeschränkter Öffnungszeiten, Besuchssperren, Kundenurlaub oder Planungseinschränkungen.

Zusätzlich zu den zuvor beschriebenen großen Erweiterungen bringt das Update folgende kleine Verbesserungen mit sich:

Erklärung der Symbole der Kundenliste

In der Kundenliste werden häufig planungsrelevante Symbole angezeigt. Damit neue Benutzer von portatour® nicht in der Online-Hilfe deren Bedeutung nachschlagen müssen, werden diese nun auch in der Kundendetailansicht angezeigt. Ein Klick darauf reicht und es wird die Beschreibung dazu aufgeklappt.

Verbessertes Erscheinungsbild der Landkarte zur Geokodierung

Beim Eingeben bzw. Bearbeiten einer Adresse hat die zugehörige Landkarte im Fenster nun ein verbessertes Erscheinungsbild, um den Platz besser zu nutzen. Die Zoom-Knöpfe finden Sie links oben. Der „GPS“-Knopf zum Übernehmen Ihres aktuellen Standorts findet sich rechts oben mit dem Fadenkreuz-Symbol.

Komfortable Eingabe von Öffnungszeiten bzw. Arbeitszeiten

Wenn Sie die Öffnungszeiten eines Kunden bearbeiten, können Sie einfach die Öffnungszeiten eines Tages auf darunterliegende Tage kopieren. Ein Klick auf den Pfeil nach unten reicht und die Öffnungszeiten des Tages werden auf jenen folgenden Tag übernommen, der abweichende Öffnungszeiten hat.

Beispiel: Um die Öffnungszeiten für jeden Werktag auf 10-12 und 14-16 Uhr zu ändern, tragen Sie nur am Montag diese Öffnungszeiten ein und klicken dann 4x auf den Pfeil nach unten. Dadurch werden diese Zeiten auch am Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag eingetragen.

Wie gehabt löscht ein Klick auf das Papierkorb-Symbol die Öffnungszeiten eines Tages.

Die gleiche Funktionalität steht ab sofort auch beim Bearbeiten von Arbeitszeiten zur Verfügung.

Navigations-Apps: Übergabe von Adresse oder Geoposition

Zusätzlich zur bestehenden Programmeinstellung, welche Navigations-App gestartet werden soll, wenn Sie in portatour® den Knopf „Navigation“ klicken, können Sie nun auch einstellen, ob an die Navigations-App die Adresse oder die Geoposition des Kunden übergeben werden soll. Wenn Sie in portatour® die Geopositionen genau pflegen, kann es vorteilhaft sein, besser diese zu übergeben.

Beachten Sie, dass nicht alle Navigations-Apps beide Modi unterstützen. portatour® wählt bei Bedarf den anderen Modus.

Neues Export-Format: „Excel mit Datentabelle“

Dieses neue Excel-Exportformat unterscheidet sich vom bisherigen Excel-Format dadurch, dass die Daten im Excel-Arbeitsblatt als sogenannte „Datentabelle“ markiert und formatiert werden.

Auch beim Export via API steht Ihnen das neue Format zur Verfügung, wenn Sie in der URL den Parameter format=xlsxtable angeben. Dieses Format ist z.B. hilfreich, wenn die exportierten Daten mittels Microsoft Flow automatisiert weiterverarbeitet werden sollen.

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit diesem Programmupdate und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Neuer „intelligenter Zoom“-Knopf auf Landkarte

Zusätzlich zu den „+“ und „-“ Zoom-Knöpfen finden Sie links oben einen dritten Knopf, der zwischen wichtigen Kartenausschnitten inklusive Zoomstufe wechselt:

• Normalerweise bringt Sie dieser Knopf zur Vollansicht Ihres gesamten Gebiets, d.h. Sie sehen alle Ihre Kunden auf einen Blick.
• Sollten Sie Kunden ohne Besuchsintervall haben (grau gefärbt), die außerhalb Ihres Kerngebiets liegen, dann schaltet dieser Knopf zwischen Kerngebiet (d.h. alle Kunden mit Besuchsintervall) und Gesamtgebiet (inkl. aller grauen Kunden) um. Der neue Standardausschnitt, der beim Öffnen der Landkarte angezeigt wird, umfasst das Kerngebiet.
• Wenn Sie sich auf der Landkarte den Besuchsplan ansehen und zusätzlich auch alle weiteren Kunden einblenden, so schaltet der neue Knopf zwischen dem Besuchsplan und der Gesamtansicht aller Kunden um.

Bessere Darstellung von Berichten ohne Uhrzeit im Kalender

Wenn Sie Ihre Besuchsberichte nur mit Datum aber ohne Uhrzeit speichern, wurden diese Berichte bisher im Wochenkalender nebeneinander am Tagesbeginn dargestellt. Nun werden diese Berichte untereinander aufgelistet, wodurch die Lesbarkeit deutlich gesteigert wird:

Die Sortierung erfolgt alphabetisch nach Betreff inkl. Symbol.

Neue Eingabe von Uhrzeiten und Zeitdauern

Bereits im Juli-Update wurde eingeführt, dass im Terminfenster Stunden und Minuten gemeinsam in einer Auswahlbox schneller ausgewählt werden können. Diese Auswahlbox finden Sie jetzt an vielen Stellen in portatour® zur Uhrzeiteingabe wieder. Auf die getrennte Stunden/Minuten-Eingabe schalten Sie durch Klick auf das Tastatur-Symbol um – z.B. zwecks exakter Eingabe der Minuten.

Weiters wurde bereits im Juli-Update damit begonnen, Zeitdauern über einer Stunde zur besseren Lesbarkeit in Stunden- und Minutenanteil getrennt auszugeben. Anstatt z.B. „105 min“ wird „1 h 45 min“ angezeigt. Diese neue Art der Anzeige ist jetzt überall in portatour® umgesetzt. Zusätzlich kann auch die Eingabe von langen Zeitdauern getrennt nach Stunden und Minuten erfolgen.

Neue Möglichkeiten beim Aufräumen alter Berichte

Im Aufräumdialog bietet portatour® an, alte Berichte zu löschen. Dabei wurde bereits bisher sichergestellt, dass für jeden Kunden zumindest der letzte Besuchsbericht bestehen bleibt, egal wie alt dieser ist. Nun können Sie auswählen, dass nicht nur der letzte, sondern die letzten zwei oder sogar drei Berichte pro Kunde garantiert erhalten bleiben – egal wie alt diese Berichte auch sind.

Erhöhung des Abruflimits bei freigegebenen Kalendern

Wenn Sie Ihren portatour®-Kalender mittels Kalenderfreigabe in anderen Kalenderprogrammen wie z.B. Outlook abonnieren, galt bisher ein Limit von 100 Abrufen pro Tag. Wir haben nun ein intelligentes Caching eingeführt, wodurch wir dieses Limit ab sofort auf 500 Abrufe anheben können. Dies ermöglicht, dass der Kalender eines Benutzers nun problemlos auch von mehreren Personen abonniert werden kann, ohne in das Abruflimit zu laufen.

Neuer Aktualisierungsmodus beim Import des „Letzten Besuchsdatums“ für Kunden

Zusätzlich zu „Beibehalten“ und „Überschreiben“ steht der neue Aktualisierungsmodus „Überschreiben wenn größer“ zur Verfügung. Dieser neue Modus macht dann Sinn, wenn Sie Kundenbesuche nicht nur in portatour® sondern auch in anderen Systemen (z.B. CRM-System) eingeben und regelmäßig die Kundendaten nach portatour® übertragen.

Je nachdem, ob beim Kundenimport das letzte Besuchsdatum aus der Importdatei oder jenes in portatour® aktueller ist, wird das letzte Besuchsdatum überschrieben oder beibehalten. Dies wird für jeden importierten Kunden einzeln bewertet.

Durch diesen neuen Aktualisierungsmodus wird auch verhindert, dass das letzte Besuchsdatum irrtümlich durch einen Import auf ein altes Datum zurückgesetzt wird.

Verbessertes API-Handbuch

Wenn Sie Administrator eines portatour® Anywhere Firmenzugangs sind, steht ab sofort ein verbessertes Online-Handbuch für die API (=Programmierschnittstelle für automatischen Import & Export) zur Verfügung. Es erwartet Sie unter anderem ein neues Inhaltsverzeichnis und eine übersichtlichere Strukturierung der Inhalte. Sie können das Handbuch in den Optionen unter „API“ oder unter https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual erreichen. Übrigens: Sie können diesen Link nun auch an IT-Betreuer ohne portatour® Zugang weiterleiten. Eine Anmeldung in portatour® ist für das Lesen des Handbuchs nicht mehr notwendig.