Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Zum besseren Verständnis der Auslastung wird nun in den Detailtabellen die Außendienstzeit anstatt der Arbeitszeit angezeigt.

Die Formel zur Berechnung ist wie folgt:

• Außendienstzeit = (Arbeitszeit – Pausenzeit) × Arbeitszeitanteil im Außendienst

Bei der Berechnung der Auslastung wird die Summe aus Besuchszeit, Fahrzeit und Leerlaufzeit mit der Außendienstzeit verglichen.

• Ist diese Summe kleiner als die Außendienstzeit, dann ist auch die Auslastung kleiner als 100%. Beispiel: 27 Stunden Summe aus Besuchszeit, Fahrzeit und Leerlaufzeit bei 36 Stunden Außendienstzeit ergibt 75% Auslastung (=27/36).
• Wäre diese Summe allerdings größer als die Außendienstzeit, dann sind die eingestellten Besuchsintervalle nicht einhaltbar, d.h. die gewünschte Besuchsanzahl ist nicht erreichbar. Für die Berechnung von Besuchszeit, Fahrzeit und Leerlaufzeit werden dermaßen verlängerte Besuchsintervalle verwendet, sodass die Außendienstzeit eingehalten wird. Die Auslastung gibt in diesen Fällen an, wie stark die Besuchsintervalle der Kunden für die Berechnung verlängert wurden. Zum Beispiel bedeutet 125% Auslastung, dass jeder Kunde beim Besuch im Schnitt 25% Überschreitung des eingestellten Besuchsintervalls hat.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Wenn Sie Einstellungen von Benutzern in der Ausgangslage individuell bearbeiten möchten – z.B. Arbeitszeiten, Arbeitszeitanteil im Außendienst oder Übernachtungen – dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in der Ausgangslage auf die Seite „Einstellungen“.
2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol bei „Benutzereinstellungen“.
3. Stellen Sie „Bearbeitbar pro Benutzer“ auf „Ja“ um.
4. Klicken Sie „Speichern“.
5. Wechseln Sie auf die nun sichtbaren „Benutzerbearbeitungen“ in der Ausgangslage.

Dort erstellen Sie nun in gewohnter Weise Benutzerbearbeitungen.

Hinweis: Diese Funktion ist auch nützlich, wenn Sie portatour® zur Besuchsplanung verwenden und die derzeitigen Einstellungen in den Optionen der Benutzer die tatsächliche Situation nicht genau widerspiegeln.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Wenn Sie möchten, dass Gebiete nach der Optimierung möglichst eine bestimmte Anzahl an Kunden haben sollen, dann können Sie dies nun wie folgt angeben:

1. Starten Sie eine neue Gebietsoptimierung.
2. Wechseln Sie auf die Seite „Optimierungsvorgaben > Pro Gebiet“.
3. Möchten Sie für alle Gebiete die Kundenanzahl vorgeben, dann klicken Sie in der Kopfzeile bei „Kunden Anzahl“ auf den Stift. Wenn sie nur für ein bestimmtes Gebiet die Kundenanzahl vorgeben möchten, dann klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf den Stift.
4. Legen Sie den gewünschte Wertebereich für die Anzahl an Kunden fest und klicken Sie „Übernehmen“.
5. Klicken Sie „Optimierung starten“.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Seit dem heutigen Update haben Sie die Möglichkeit, die Gebietsoptimierung um benutzerdefinierte Kennzahlen zu erweitern – z.B. Umsatz, Potential oder Anzahl der A-Kunden. Benutzerdefinierte Kennzahlen basieren auf den Daten benutzerdefinierter Felder der Kunden.

Um eine neue Kennzahl hinzuzufügen, wechseln Sie in der „Ausgangslage“ auf „Kennzahlen“ und klicken „Neue Kennzahl hinzufügen“:

Benutzerdefinierte Kennzahlen werden in allen Tabellen als neue Spalten rechts dargestellt:

In den Ergebnistabellen sehen Sie auf einen Blick, welche Auswirkung die geänderte Kundenzuordnung auf die Kennzahlen der jeweiligen Außendienstmitarbeiter hat:

Optional steuern Sie selbst in den Optimierungsvorgaben, in welchen Bandbreiten die Kennzahlen der einzelnen Gebiete nach der automatischen Optimierung liegen sollen. Dadurch kombiniert portatour® bei der Optimierung die Fahrzeitreduktion und den Auslastungsausgleich mit weiteren betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die Ihnen wichtig sind.

Hinweise:

• Sie können bis zu 10 benutzerdefinierte Kennzahlen erstellen.
• Beachten Sie, dass Optimierungsvorgaben für diese Kennzahlen den Optimierungsspielraum einschränken und dies zu ineffizienteren Gebieten im Sinne der Fahrzeitreduktion führen kann.
• Wenn zu Ihren Optimierungsvorgaben keine Gebiete gefunden werden können, erhalten Sie Gebietsvorschläge, bei denen die Vorgaben möglichst weitgehend eingehalten werden. Einzelne Kennzahlen, welche nicht Ihren Vorgaben entsprechen, sind in der Ergebnistabelle rot hinterlegt. Wir empfehlen in diesem Fall, die Anzahl der Vorgaben zu reduzieren oder weniger restriktiv einzustellen.

Wir wünschen Ihnen mit diesen neuen Funktionen viel Erfolg bei der Gebietsoptimierung.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Dynamische Felder im Besuchsbericht
• Besuchsintervall direkt im Besuchsbericht änderbar
• Kompletten Berichtstext in Berichtsliste und Kundenliste anzeigen
• Gebietsoptimierung: Szenarien mit geänderten Mitarbeiter- und Kundendaten simulieren
• Gebietsoptimierung: Fahrzeitaufwand pro Kunde
• Gebietsoptimierung: Weitere Verbesserungen

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Diese Neuigkeit betrifft Firmenzugänge mit mindestens zwei Benutzern.

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, dass bei der Erfassung von Besuchsberichten für verschiedene Kunden unterschiedliche Felder abgefragt werden? Beispielsweise könnte die Branche des Kunden, die ABC-Klassifizierung oder die geografische Region eine Rolle dabei spielen, welche Daten während des Besuchs erfasst werden sollen.

Mit portatour® ist dies nun möglich.

So gehen Sie als Administrator bei der Einrichtung einer neuen dynamischen Feldgruppe vor:

1. Erstellen Sie auf der Kundenliste mithilfe der erweiterten Suche einen Filter, welcher jene Kunden enthält, für die bestimmte Felder bei der Berichtseingabe angezeigt werden sollen.
2. Prüfen Sie exemplarisch, ob die in der Liste angezeigten Kunden die gewünschten sind.
3. Speichern Sie diese Suche firmenweit.
4. Öffnen Sie in den Firmenoptionen die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder der Berichte.
5. Erstellen Sie eine neue Feldgruppe.
6. Setzen Sie „Für alle Kunden zeigen“ auf „Nein“.
7. Wählen Sie unter „Nur zeigen bei“ die zuvor erstellte gespeicherte Suche aus.
8. Erstellen Sie die Felder innerhalb dieser Feldgruppe.
9. Speichern Sie.

Die Änderung wird sofort für alle Benutzer aktiv: Wenn ein Kunde zum Zeitpunkt der Berichtseingabe dem Filter der gespeicherten Suche entspricht, wird die dynamische Feldgruppe im Bericht angezeigt. Andernfalls ist diese nicht sichtbar.

Hinweise zu dynamischen Feldgruppen:

• Wenn bei einem Bericht Felder von dynamischen Feldgruppen ausgefüllt werden, bleiben diese Eingaben jedenfalls im Bericht erhalten, auch wenn der zugehörige Kunde später nicht mehr dem Filter entspricht.
• Dynamische Felder funktionieren auch im Offline-Modus. Die Erkennung, ob ein Kunde dem Filter entspricht, basiert auf den heruntergeladenen Kundendaten auf dem Gerät.
• Bei der Konfiguration der Feldgruppe können mehrere gespeicherte Suchen gleichzeitig ausgewählt werden. Die dynamische Feldgruppe wird dann angezeigt, wenn der Kunde zumindest in einer der ausgewählten Suchen enthalten ist.
• Gespeicherte Suchen, die für Feldgruppen verwendet werden, können weder gelöscht noch umbenannt werden. Wählen Sie den Namen daher mit Bedacht. Eine Änderung der Filterkriterien der gespeicherten Suche ist mittels Überschreibens allerdings jederzeit möglich.
• Wenn Sie Pflichtfelder in dynamischen Feldgruppen erstellen, ist die Befüllung dieser Felder durch den Benutzer nur dann notwendig, wenn die dynamische Feldgruppe tatsächlich angezeigt wird.
• Bei Berichten, die keinen Kundenbezug haben, werden dynamische Feldgruppen immer angezeigt.

Ändern Sie oft nach einem Kundenbesuch das Besuchsintervall, um die Tage bis zum nächsten Besuch neu festzulegen? Dann werden Sie von folgender Neuerung profitieren.

Stellen Sie in den Optionen unter Berichtswesen die Einstellung „Besuchsintervall“ auf „Im Besuchsbericht anpassbar“ um.

Direkt bei der Eingabe von neuen Besuchsberichten haben Sie dann im Abschnitt „Nächster Besuch“ die Möglichkeit zur Bearbeitung des Besuchsintervalls des Kunden.

Beachten Sie, dass die Änderung des Besuchsintervalls dauerhaft in den Planungsparametern des Kunden hinterlegt wird, bis Sie das Intervall wieder ändern – z.B. beim nächsten Besuch. Die Änderung im Besuchsbericht ist somit mit der Bearbeitung der Planungsparameter des Kunden gleichzusetzen.

Zu beachten:

• Bei Firmenzugängen kann diese Funktion durch den Administrator eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn Benutzer nicht die Berechtigung zum Ändern von Planungsparametern der Kunden oder keine Berechtigung zum Ändern von Berichtseinstellungen haben.
• Als Administrator können Sie in den firmenweiten Optionen den Firmenstandard für obengenannte Einstellungen für das Berichtswesen anpassen.
• Das Besuchsintervall kann nur bei Berichten geändert werden, bei deren Anlage das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert wird – d.h. „Besuch“ und „Telefonat statt Besuch“.

Wenn Sie die Berichtsliste oder Kundenliste auf einem Gerät mit größerem Bildschirm ansehen (z.B. Tablet oder PC), sehen Sie in der rechten Spalte den Berichtstext – maximal jedoch zwei Zeilen hoch.

Wollen Sie gerne den kompletten Berichtstext sehen, dann stellen Sie in den Optionen unter Programmeinstellungen unter „Kundenliste“ bzw. „Berichtsliste“ auf „Bericht vollständig“ bzw. „Bericht vollständig (kompakt)“ um.

Hinweise:

• Bei der kompakten Darstellung werden Zeilenumbrüche entfernt.
• Diese Programmeinstellung kann jeder Benutzer individuell für sich treffen.

Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:

• Eine Mitarbeiterin hat vor umzuziehen. Der neue Heimatort wird weit vom ursprünglichen entfernt sein.
• Ein Mitarbeiter möchte die Arbeitsstunden pro Woche reduzieren, ein weiterer Mitarbeiter möchte erhöhen.
• Ein weiterer Mitarbeiter möchte freitags Homeoffice-Tätigkeiten erledigen, dafür aber von Montag bis Donnerstag Touren mit Auswärtsübernachtung fahren.

Außerdem wollen Sie die Besuchsstrategie ausgewählter Kunden ändern:

• Zum Beispiel sollen A-Kunden im 14-Tage-Intervall anstatt im 30-Tage-Intervall besucht werden. Dafür soll die Besuchsdauer von 60 auf 30 Minuten verkürzt werden.

Möchten Sie gerne wissen, welche Auswirkung obige Änderungen auf relevante Kennzahlen wie die Kundenbesuchsanzahl, die Einhaltung der Besuchsintervalle, die Arbeitsauslastung und Fahrzeiten der Mitarbeiter hat?

Unter „Manuelle Anpassungen > Benutzerbearbeitungen“ bzw. „Manuelle Anpassungen > Kundenbearbeitungen“ haben Sie nun die Möglichkeit, planungsrelevante Daten von Benutzern und Kunden explizit für die Gebietsoptimierung anzupassen.

Nach dem Umschalten auf das „Zwischenergebnis“ sehen Sie die konkreten Auswirkungen Ihrer geänderten Einstellungen auf die Kennzahlen.

Klicken Sie auf „Optimierung starten“, um zu erfahren, welches Optimierungspotential vorhanden wäre, wenn Kunden anderen Mitarbeitern zugeordnet werden dürfen – unter Berücksichtigung der angepassten Daten.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Wir haben die letzten Jahre viel Zeit in Forschung und Entwicklung investiert, um möglichst genau berechnen zu können, wieviel Fahrzeit ein Außendienstmitarbeiter für regemäßige Besuche jedes einzelnen Kunden aufwenden muss.

Lassen Sie sich diese Fahrzeiten anzeigen, indem Sie auf der Landkarte der Ausgangssituation die Färbung auf „Fahrzeit“ umschalten:

Durch Klick auf einen Kunden sehen Sie den erwarteten Fahraufwand für diesen.

Folgende Faktoren werden bei der Ermittlung des Fahraufwands berücksichtigt:

• Besuchsintervall des Kunden
• Fahrzeitanteil des Kunden an möglichen Tagestouren unter Berücksichtigung …
  • der Fahrzeiten zu anderen Kunden in der Nähe, sofern Besuchsintervalle, Öffnungszeiten und Besuchsdauern für eine gemeinsame Tagestour „kompatibel“ sind,
  • der An- und Abreise vom bzw. zum Heimatort, und
  • der typischen Verkehrssituation zu Werkzeiten
• Mögliche Auswärtsübernachtungen

Tipp: Prüfen Sie die rot gefärbten Kunden. Diese kosten Sie verhältnismäßig viel Fahraufwand. Wenn Sie bereits eine Gebietsoptimierung durchgeführt und angewendet haben, sollten Sie überlegen, diese Kunden seltener zu besuchen. Damit sparen Sie überproportional viel Zeit. Die Erfahrung zeigt, dass es reicht, die Besuchsintervalle der „aufwendigsten“ 1% Kunden zu adaptieren, um bis zu 5% Fahrzeit zu sparen.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.