Archiv der Kategorie: Dynamics-CRM

Neue Landkarten August 2019

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial inklusive Verkehrsflussdaten aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen und Fahrgeschwindigkeiten beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Juni 2019 Update von portatour® für Dynamics CRM

Wir haben ein Update von portatour® für Dynamics CRM zum Download veröffentlicht. Neben vielen internen Verbesserungen bringt das Update folgende Funktionserweiterungen:

  • Erhöhung des Limits von 1.000 auf 3.000 Kunden pro Benutzer. Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Blogpost zu portatour® Anywhere.
  • Nutzung von Geotagging für Besuchsberichte auch in Kombination mit Dynamics CRM. Als Administrator aktivieren Sie diese Funktion im CRM unter portatour® Administration > Unternehmensweite Einstellungen > Berichtswesen.
    Mehr Informationen zu Geotagging finden Sie in diesem Blogpost zu portatour® Anywhere.
  • Neue Einstellmöglichkeit, in welchem Kontext die Synchronisierung mit portatour® Anywhere technisch ablaufen soll: Als der betroffene Benutzer (=Außendienstmitarbeiter), als Administrator (jener, der portatour® installiert hat) oder als SYSTEM.  Sie finden die Einstellung im CRM unter portatour® Administration > Einstellungen zur Synchronisierung > Optionen. Wir empfehlen die Einstellung „Benutzer“, da dadurch dieser als Ersteller bei neuen Datensätzen im CRM eingetragen wird. Sollte es durch die Umstellung bei der Synchronisation Fehler geben, stellen Sie sicher, dass der Benutzer über alle notwendigen Rechte verfügt.

Großes Landkarten-Update 2019

Während bei den Landkarten-Updates in den letzten Jahren immer „nur“ das Landkartenmaterial inklusive Verkehrsflussdaten auf den letzten Stand gebracht wurde, steckt hinter dem heutigen Update viel mehr: Zusätzlich zur Datenaktualisierung haben wir viel Programmierarbeit in die Landkartendarstellung, in die Adressgeokodierung und in die Fahrstreckenberechnung investiert.

Die Vorteile für Sie als Benutzer

  • Schnellere Geokodierung beim Import von Kunden
  • Genauere Geokodierung auch bei fehlerhafter Adress-Schreibweise
  • Schnellere Besuchsplanberechnung, wenn als Abfahrtsort der GPS-Standort verwendet wird
  • Realistischere Fahrzeiten im Besuchsplan
  • Optisch schönere Darstellung der Landkarten
  • Schnelleres Umschalten von der Luftlinien- auf die Fahrstrecken-Ansicht auf der Landkarte

Realistischere Fahrzeiten im Besuchsplan

Bereits seit 2015 nutzt portatour® zur Fahrzeitberechnung historische Geschwindigkeitsdaten, welche von Navigationssystem- und Mobilfunkanbietern durch Messung der Bewegungsdaten von Millionen von Verkehrsteilnehmern gesammelt und für die jeweiligen Straßenabschnitte bereitgestellt werden.

Neu mit dem heutigen Update ist, dass portatour® jene Straßenabschnitte, bei denen die Verkehrsflussdaten oftmalig Stau oder zähen Verkehr zeigen, bei der Fahrzeitberechnung deutlich langsamer bewertet als bisher.

Dies führt dazu, dass Straßen mit hoher Stauwahrscheinlichkeit bei der Besuchsplanberechnung gemieden oder mit einer längeren Fahrzeit als bisher eingeplant werden. Die Besuchspläne sind somit noch realistischer und robuster gegen unvorhergesehene Verkehrssituationen.

Bereits bei der heutigen Besuchsplanaktualisierung werden Sie Änderungen bemerken.

Empfehlung: Geschwindigkeitsprofil auf „normal“ stellen

Falls Sie als Benutzer in den Optionen von portatour® Anywhere die „Fahrgeschwindigkeit“ auf „langsamer“ gestellt haben, empfehlen wir, nun wieder auf „normal“ zurückzusetzen, damit portatour® nicht mit unnötig langen Fahrzeiten rechnet.

Empfehlung: Problematische Adressen neu geokodieren lassen

Da mit dem heutigen Update portatour® bei fehlerhafter Schreibweise der Kundenadresse in manchen Fällen genauere Geokodierungs-Ergebnisse liefert, empfehlen wir Folgendes:

  • Klicken Sie im Hauptmenü (Knopf rechts oben) in portatour® Anywhere auf den Menüpunkt „Geokodierung“.
  • Sie sehen dort eine Liste von Adressen mit Geokodierungswarnung bzw. -fehler. Diese Adressen sind bisher ungenau auf der Landkarte positioniert. Die Anzahl der betroffenen Adressen wird in der Kopfzeile der Liste ausgeben.
  • Scrollen Sie die Liste ganz nach unten.
  • Klicken Sie dort den Knopf „Problematische Adressen neu geokodieren“.
  • Warten Sie einen kurzen Moment.

Wenn die Anzahl der Adressen mit Warnung nun kleiner ist als vorher, wurden erfolgreich Adressen exakt geokodiert. Wir empfehlen, danach den Besuchsplan zu aktualisieren, damit die neuen Geopositionen berücksichtigt werden.

Sonstige Hinweise

  • Dieses Update betrifft derzeit nur Kunden aus deutschsprachigen Ländern (z.B. Deutschland, Österreich, Schweiz) und englischsprachigen Ländern (z.B. USA, Kanada, England, Irland, Australien). Weitere Länder folgen in Kürze.
  • Falls Sie portatour® in Kombination mit Salesforce einsetzen: Das Update der Landkarten wird aus technischen Gründen erst gemeinsam mit dem nächsten Update der portatour®-Salesforce-App erfolgen. Wir werden Sie informieren!

Feedback willkommen!

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit diesem Programmupdate und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Neue Landkarten 2018

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial inklusive Verkehrsflussdaten aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen und Fahrgeschwindigkeiten beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Neue Landkarten 2017

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial inklusive Verkehrsflussdaten aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen und Fahrgeschwindigkeiten beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Filterung im portatour® Report

Bisher flossen in die Statistiken des portatour® Reports immer alle Berichte ein, die in portatour® angelegt wurden. Seit dem portatour®-Update von letzter Woche können Sie direkt im portatour® Report einen Filter auf bestimmte Berichtstypen aktivieren.

Klicken Sie dazu auf das schwarze Trichter-Symbol. Dieses steht im portatour® Report in den drei Abschnitten „Besuchsberichte“, „Tageszusammenfassung der letzten und laufenden Woche“ und „Meine Kennzahlen der letzten 90 Tage“ zur Verfügung.

Es erscheint eine zusätzliche Zeile mit den Berichtstypen, nach denen eine Filterung möglich ist. In Klammer finden Sie jeweils die Anzahl der betroffenen Berichte je Berichtstyp. Entfernen Sie das Häkchen bei einem Berichtstyp, wenn Sie die Besuche dieses Typs nicht in der darunterliegenden Statistik berücksichtigt haben wollen. Auf alle in blau dargestellten Werte der Statistik wirkt sich die Filterung aus.

6 Berichtstypen gibt es insgesamt in portatour®. Folgend wird beschrieben, wie Sie Berichte dieser Typen in portatour® Anywhere erstellen:

  • Besuch: Bei Klick auf „Jetzt besucht“ bei einem Kunden bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei einem Termin. Voraussetzung dafür ist, dass in den Optionen unter „Berichtswesen“ Berichte für angetroffene Besuche eingeschaltet sind (Einstellung: „Jedesmal nachfragen“, „Automatisch öffnen“ oder „Automatisch anlegen“).
  • Nicht angetroffen: Bei Klick auf „Nicht angetroffen“ bei einem Kunden bzw. bei einem Termin. Voraussetzung dafür ist, dass in den Optionen unter „Berichtswesen“ Berichte für nicht angetroffene Besuche eingeschaltet sind.
  • Sonstiges: Bei Klick auf „Neuer Bericht“ bei einem Kunden bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei einem Termin ohne Ortsbezug. Zum Beispiel zum Protokollieren von Telefonaten.
  • Arbeitsbeginn: Bei Klick auf „Arbeitsbeginn protokollieren“ im Menü „Berichte“.
  • Arbeitsende: Bei Klick auf „Arbeitsende protokollieren“ im Menü „Berichte“.
  • Freier Tag: Bei Klick auf „Freien Tag protokollieren“ im Menü „Berichte“.

Hinweis: In portatour® Anywhere sehen Sie beim Erstellen bzw. Bearbeiten eines Berichts den Berichtstyp in der Titelzeile des Formulars dargestellt. Beim Export der Berichte als Excel- oder CSV-Datei finden Sie den Berichtstyp in einer Spalte als Nummer (0-5) und in einer zweiten Spalte als Anzeigename aufgeschlüsselt.

Neue Landkarten 2016

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial inklusive Verkehrsflussdaten aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen und Fahrgeschwindigkeiten beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

September 2015 Update

Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben. Detaillierte Informationen erhalten Sie unter folgenden zwei Neuigkeiten:

Automatische Verlängerung des Planungszeitraums bei Auswärtsübernachtung

Der Planungsalgorithmus von portatour® wurde dahingehend erweitert, dass im Falle von erlaubten Auswärtsübernachtungen der Planungszeitraum automatisch soweit verlängert wird, damit der Besuchsplan garantiert am Heimatort beendet wird. Es steigt dadurch die Qualität der berechneten Besuchspläne.

Beispiel: Sie aktualisieren am Mittwoch den Plan mit 1-Wochen-Zeitraum, d.h. bis Dienstag der Folgewoche. Zusätzlich erlauben Sie, dass wochentags auswärts übernachtet wird. In diesem Fall verlängert portatour® den Planungszeitraum automatisch bis Freitag der Folgewoche, damit der Besuchsplan garantiert am Heimatort endet.

Einen Hinweis erhalten Sie bereits beim Einstellen des Planungszeitraums unter Besuchsplan > Planungsparameter:

Planungsparameter-Erweitert

Hinweise:

  • Wenn der Planungszeitraum kürzer als 1 Woche eingestellt ist, d.h. 1 bis 6 Tage, findet keine automatische Verlängerung statt. Wir empfehlen somit 1 Woche als Planungszeitraum.
  • Benutzer, die portatour® in Kombination mit Salesforce, Dynamics CRM oder Connector verwenden, müssen die aktuellste Version installieren, um diese Neuerung nutzen zu können (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM).

Zeitraum für Besuchsberichte-Export einschränken

Bisher war es beim Export von Besuchsberichten aus portatour® Anywhere nur möglich, alle Berichte auf einmal zu exportieren. Ab sofort erlaubt der Export optional die Eingabe eines Zeitraums, damit nur Berichte aus diesem Zeitraum exportiert werden. Dies reduziert die Dateigröße und beschleunigt den Vorgang.

Zum Export gelangen Sie im Menü unter Berichte, dann auf der Seite nach unten scrollen, und den Export-Knopf klicken.    Export-Besuchsberichte

Hinweise:

  • Auch die portatour® Anywhere API erlaubt ab sofort das Einschränken der exportieren Berichte. Nutzen Sie den neuen Parameter maxPastDays, um die Anzahl der gewünschten vergangenen Kalendertage anzugeben –  z.B. maxPastDays=7, um nur die Berichte der letzten 7 Kalendertage zu exportieren. Wenn Sie die Besuchsberichte regelmäßig exportieren, empfehlen wir die Nutzung dieses neuen Parameters, um den Vorgang zu beschleunigen und das übertragene Datenvolumen zu reduzieren. Mehr dazu finden Sie in der API Anleitung.
  • Der Export von Besuchsberichten direkt aus portatour® Anywhere ist nur dann möglich, wenn Sie portatour® Anywhere ohne Datenquellsystem (z.B. Salesforce, Dynamics CRM, Connector) einsetzen. Im Falle eines Datenquellsystems exportieren Sie die Berichte von dort.

Erweitertes Berechtigungssystem

Unternehmen, die portatour® mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeiter benutzen, kennen bereits die Unterteilung der Anwender in die Berechtigungsstufen „Benutzer, Supervisor und Administrator“. Seit dem heutigen Update von portatour® ist neu, dass Sie nun für über 15 Programmfunktionen von portatour® selbst festlegen können, ab welcher Berechtigungsstufe die jeweilige Programmfunktion verfügbar ist.

Berechtigungen verwalten
So gelangen Sie zur Verwaltung der Berechtigungen:

  • Wenn Sie Administrator eines portatour® Anywhere Accounts mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeitern sind, klicken Sie auf Menü > Optionen > Berechtigungen.
  • Wenn Sie Administrator von portatour® für Salesforce sind, installieren Sie die neueste Version (Download für Salesforce) und verwalten dann die portatour®-Berechtigungen in Salesforce unter portatour® > Optionen > Berechtigungen.
  • Wenn Sie Administrator von portatour® für Dynamics CRM sind, installieren Sie die neueste Version (Download für Dynamics-CRM) und verwalten dann die portatour®-Berechtigungen in Dynamics CRM unter Einstellungen > portatour® Administration > Anywhere Berechtigungen.

So wirken sich eingeschränkte Berechtigungen aus:

  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Alle Benutzer“ setzen, kann diese Funktion von Benutzern, Supervisors und Administratoren verwendet werden. Dies ist die Standard-Einstellung. Es erfolgt keine Einschränkung.
  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Supervisors & Administratoren“ setzen, kann diese Funktion nur von Supervisors und Administratoren ausgeführt werden – und zwar auch dann, wenn sich der Supervisor bzw. Administrator in einem anderen Benutzerkonto anmeldet. D.h. der Supervisor bzw. Administrator darf im Konto eines Benutzers die jeweilige Programmfunktion auch dann aufrufen, wenn der eigentliche Benutzer dafür keine Berechtigung hat.
  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Nur Administratoren“ setzen, gilt voriger Punkt eingeschränkt auf Administratoren.
  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Niemand“ setzen, ist die Funktion für alle deaktiviert, auch für Administratoren.

Wozu verwenden Sie eingeschränkte Berechtigungen:

  • Aufrechterhaltung der Datenintegrität: Wenn Sie z.B. Ihre Kundendaten automatisch und regelmäßig aus dem ERP-System Ihres Unternehmens importieren, macht es eventuell Sinn, die Löschung und Bearbeitung von Kunden oder den manuellen Kundenimport in portatour® zu beschränken.
  • Rücksprache erforderlich machen: Wenn Sie für bestimmte Änderungen an Daten und Konfiguration die Rücksprache des Benutzers mit einem Supervisor bzw. Administrator als notwendig erachten (z.B. Datenwiederherstellung durchführen, Berichtseinstellungen ändern), beschränken Sie die betroffenen Funktionen.
  • Tipp: Schränken Sie den Funktionsumfang für Benutzer nur soweit ein, wie Sie es für zwingend notwendig halten. Übermäßig starke Restriktionen haben Auswirkungen auf die Benutzerbarkeit von portatour®.

Hinweise:

  • Einschränkung von „Besuchsberichthistorie ändern“ bedeutet, dass für bereits vergangene Tage keine Besuchsberichte angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.
  • Einschränkung von „Daten transferieren“ bedeutet, dass mittels Kunden-Massenbearbeitung keine Kunden (inkl. Termine und Berichte) zwischen Benutzern verschoben bzw. kopiert werden können.
  • Änderungen der Berechtigungen in Salesforce und Dynamics CRM wirken erst ab der nächsten Synchronisation mit portatour® Anywhere.
  • Für Einzelbenutzerzugänge bzw. Benutzer von portatour® für Outlook gibt es keine Berechtigungsverwaltung. Diesen stehen weiterhin in gewohnter Weise alle Programmfunktionen zur Verfügung.

Wir freuen uns, Ihnen mit der neuen Berechtigungsverwaltung ein zusätzliches Instrument zur Anpassung von portatour® an Ihr Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Haben Sie Feedback dazu? Bitte einfach an feedback@portatour.com schreiben.

Großes Juli 2015 Update

Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Detaillierte Informationen erhalten Sie unter folgenden 3 Neuigkeiten:

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit portatour® und viel Freude bei der Nutzung der neuen Funktionen. Wir freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .