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Neue Synchronisierungs-Einstellungen in Dynamics CRM: Letztes Besuchsdatum, Adressen

Mit dem heute veröffentlichten Update von portatour® für Dynamics CRM erhalten Sie zwei Erweiterungen in den Synchronisierungseinstellungen. Das Update erhalten Sie auf unserer Download-Seite.

Datum des letzten Besuchs initialisieren

Wenn Sie mit portatour® loslegen und Sie nicht sofort wieder jene Kunden zum Besuch vorgeschlagen bekommen möchten, die Sie ohnehin erst kürzlich besucht haben, dann ist die Eingabe des Datums im Feld „Letzter Besuch“ bei Ihren Kunden unabdingbar. Sollten Sie diese Information bereits irgendwo in Ihrem CRM gespeichert haben, dann ist diese „Eingabe“ ab sofort rasch erledigt.

Dynamics-Synchronisierungseinstellungen-Init-LetzterBesuch

Navigieren Sie zu „Einstellungen“ und weiter zu „portatour® – Administration“. Wählen Sie „Einstellungen zur Synchronisierung“.

Wählen Sie jene Entität als Quelle, aus der das Datum des letzten Besuchs herausgelesen werden soll. In diesem Beispiel aus der „Termin“-Tabelle. Mit „Abfrage bearbeiten“ erstellen Sie eine Ansicht mit Filter:

Dynamics-Synchronisierungseinstellungen-Init-LetzterBesuch-Filter

In diesem Fall suche ich als „Letztes Besuchsdatum“ jenen Termin beim Kunden, der zuletzt innerhalb des letzten Jahres stattgefunden hat. Ich schränke deshalb die Startzeit auf „Letzte 1 Jahre“ ein.

Tipp: Schränken Sie das letzte Besuchsdatum auch auf einen sinnvollen Zeitraum im Vergleich zum Besuchsintervall ein, z.B. maximal ein Jahr wie im Beispiel. Wenn Sie zu alte letzte Besuchsdaten importieren, erzeugt dies eine sehr hohe Besuchsfälligkeit dieser Kunden und portatour® schlägt zu Beginn ausschließlich jene Kunden vor, wo Sie jahrelang keinen Besuch hatten.

Der Filter enthält weiters eine Einschränkung auf eine exemplarische Firma – in diesem Fall „Koch, Simone“. Diese Einschränkung ist notwendig. portatour® adaptiert diese Einschränkung automatisch auf jede weitere Firma, die synchronisiert wird. Es steht ihnen frei, welchen Kunden Sie hier im Filter exemplarisch verwenden.

Die Ansicht muss genau eine Spalte mit Datumswerten enthalten. Weitere Spalten mit anderen Datentypen werden ignoriert. Ich entscheide mich für die Startzeit des Termins (enthält auch das Datum). Um tatsächlich den letzten Termin zu erhalten, sortiere ich die Ansicht nach „Startzeit absteigend“. portatour® liest das Datum nämlich aus der obersten Ergebniszeile aus.

Dynamics-Synchronisierungseinstellungen-Init-LetzterBesuch-Ansicht

Zusammenfassend nochmal die vier Anforderungen an die Ansicht:

  • Filterung auf eine exemplarische Firma
  • Filterung auf einen sinnvollen vergangenen Zeitraum, z.B. letzte 1 Jahr. Keine zukünftigen Daten.
  • Genau eine Spalte vom Typ „Datum und Uhrzeit“
  • „Richtige“ Sortierung (meist Datum-Spalte absteigend)

Durch Klick auf „Überprüfen“ wird für die exemplarische Firma das ermittelte letzte Besuchsdatum ausgegeben. Prüfen Sie, ob dieses mit Ihrer Erwartung übereinstimmt.

Dieses Verfahren funktioniert analog für Leads und Kontakte.

Auswahl der zu synchronisierenden Adresse

Dynamics CRM bietet mehrere Adressen pro Datensatz. Sollte bei Ihnen die Hauptadresse, welche Sie besuchen möchten, nicht in der „Adresse 1“ abgelegt sein, können Sie in dieser neuen Einstellung alternativ auf „Adresse 2“ umschalten.

Dynamics-Synchronisierungseinstellungen-Adressen

 

Neu: Besuchssperren bei Kunden

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, bei Kunden sogenannte „Besuchssperren“ einzutragen. Eine Besuchssperre gilt für einen bestimmten Zeitraum und hat einen Grund, z.B. „von 23.2. bis 27.2.2015 ist Ansprechpartner Herr Maier außer Haus“. portatour® berücksichtigt diese Besuchssperren bei der automatischen Besuchsplanung, sodass an gesperrten Tagen kein Besuch vorgeschlagen wird.

Besuchssperren ersetzen die bisherige „Aus Plan ausschließen“-Funktion in portatour® und bringen wichtige Vorteile mit sich:

  • Besuchssperren sind immer zeitlich begrenzt. Sie müssen sich nicht darum kümmern, diese später wieder zu entfernen und können somit auch nicht darauf vergessen.
  • Besuchssperren erlauben die Angabe eines Grundes. So wissen Sie auch in einem Monat noch, warum ein Kunde gerade nicht zu besuchen ist.
  • Besuchssperren können auch für die Zukunft eingetragen werden, z.B. kommenden Sommer hat der Kunde geschlossen.
  • Es sind mehrere Besuchssperren pro Kunde möglich, z.B. März und Oktober geschlossen.

Sie finden und bearbeiten die Besuchssperren eines Kunden in der Kundendetailansicht:

Kundendetailansicht-Besuchssperren

Auch der Besuchsplan und der Kalender erlauben das rasche Erstellen von Besuchssperren. Klicken Sie im Kontextmenü eines Besuchsvorschlags auf „Neue Besuchssperre“.

Besuchssperre bearbeiten

Betrifft die Besuchssperre den Tag des Besuchsvorschlags, erhalten Sie im Besuchsplan in Folge eine rote Warnung und Sie sollten den Besuchsplan aktualisieren.

Besuchsplan-mit-Besuchssperre

Zwei Tipps zu den Besuchssperren:

  • Wollen Sie alle Kunden sehen, die Besuchssperren hinterlegt haben? Nutzen Sie die „Erweiterte Suche“ oberhalb der Kundenliste und stellen den vorgegebenen Filter „Besuchssperre“ auf „vorhanden“.
  • Wollen Sie in einem Schritt für mehrere Kunden Besuchssperren erstellen? Nutzen Sie ebenso die „Erweiterte Suche“, um die gewünschten Kunden zu filtern und dann den Bearbeiten-Knopf unterhalb der Liste. In der Massenbearbeitung finden Sie den Knopf „Neue Besuchssperre…“.

Und noch einige Anmerkungen zu den Besuchssperren:

  • Abgelaufene Besuchssperren werden automatisch entfernt.
  • Termine bei Kunden werden auch dann eingeplant, wenn der Termin auf einen Tag mit Besuchssperre fällt. D.h. Termine im Kalender haben weiterhin höchste Priorität.
  • Bei Kunden, die bisher „aus dem Plan ausgeschlossen“ waren, wurde automatisch eine unbefristete Besuchssperre eingetragen.
  • Sie selbst können keine unbefristeten Besuchssperren eintragen. Wenn ein Kunde nie automatisch eingeplant werden soll, stellen Sie das Besuchsintervall auf „keines“.
  • Mittelfristig werden Besuchssperren auch das Urlaubs-Feld in den Planungsparametern des Kunden ablösen. Wir halten Sie informiert.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen die neueste Version installieren, um Besuchssperren zu nutzen (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM).

Update für schnellere und einfachere Benutzung

Neues Kontextmenü im Besuchsplan und Kalender

Der Besuchsplan und die Kalenderansicht sind mit neuen Kontextmenüs ausgestattet, um häufig benötigte Funktionen rascher zu erreichen. Im Besuchsplan öffnen Sie das Kontextmenü über den neuen „Pfeil nach unten“-Knopf in der rechten Spalte:

Besuchsplan Menü für Besuchsvorschlag

Je nachdem, ob es sich bei dem Eintrag um einen Besuchsvorschlag oder einen Termin handelt, erscheint ein anderes Kontextmenü:

Besuchsplan Menü Termin

Tipp: Wenn Sie portatour® mit der Maus benutzen, öffnen Sie das Kontextmenü auch durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Zeile.

Termine anstatt „fixierte Besuchsvorschläge“

Seit dem Update vom 16.12.2014 ermöglicht portatour® das direkte Umwandeln eines Besuchsvorschlags in einen Termin – entweder mit fixer Uhrzeit oder „beliebig am Tag“. Das ursprüngliche „Fixieren“ eines Besuchsvorschlags wurde damit obsolet. Um keine unnötige Verwirrung zu stiften und um die Menüs schlank zu halten, wurde diese alte Funktion entfernt. Bereits bestehende Fixierungen bleiben erhalten – mit einem Vermerk neben der Uhrzeitangabe.

Besuchsplan mit Warnhinweis zur Aktualisierung

Wenn der Besuchsplan nicht auf dem letzten Stand ist, weil wichtige Änderungen an den Daten noch nicht berücksichtigt wurden, so sehen Sie rote Warnhinweise. Dies gilt für veränderte Termine, gelöschte Kunden oder neue Besuchssperren. In diesem Fall sollten Sie den Besuchsplan aktualisieren, um die geänderte Ausgangsituation zu berücksichtigen.

Besuchsplan-mit-Warnungen

 Vormerkungen: Neues Symbol und verbesserte Liste

Für den Plan vorgemerkte Kunden bekommen ein neues Symbol: Einen Stern, der im Besuchsplan nun links angezeigt wird:

Besuchsplan-Vormerkung-Symbol

Der Einheitlichkeit wegen finden Sie dieses Stern-Symbol auch in der Kundendetailansicht bei den Knöpfen „Für Plan vormerken“ bzw. „Vormerkung entfernen“.

Auch der Knopf für die Liste der vorgemerkten oberhalb des Besuchsplans erhält diesen Stern. Diese Liste erlaubt ab sofort, dass Sie wahlweise wie bisher nur die noch nicht eingeplanten Vormerkungen sehen oder eine Liste aller vorgemerkten Kunden – egal ob bereits im Plan oder noch nicht.

Vormerkungsliste

Schnellere Massenbearbeitung  von Kunden

Wenn Sie bisher mehrere Kunden in einem Schritt gemeinsam bearbeiten wollten, war es immer notwendig, vorher den Markiermodus der Kundenliste einzuschalten, die Kunden zu markieren und dann die Massenbearbeitung zu öffnen.

Diese Schritte sind ab sofort hinfällig. Der neue Knopf „Alle X bearbeiten“ unterhalb der Kunden bringt Sie sofort zur Massenbearbeitung.

Kundenliste-AlleBearbeiten

Voraussetzung ist natürlich, dass Sie vorher mittels „Erweiterter Suche“ Ihre Kundenliste so exakt gefiltert haben, dass nur noch jene Kunden in der Liste vorkommen, die Sie auch tatsächlich bearbeiten wollen.

 

P.S.: Benutzer, die portatour® in Outlook oder Salesforce verwenden, müssen die neueste Version installieren, um diese Neuerungen auch dort nutzen zu können (Download für Outlook, Download für Salesforce).

Update zum Jahresende 2014

Zum Jahresabschluss 2014 haben wir heute ein umfangreiches Update für portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Mehr Informationen erhalten Sie unter folgenden 3 Neuigkeiten:

Wir wünschen allen portatour®-Benutzern Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches Neues Jahr 2015.

Hinweis: Zwischen 23.12.2014 und 6.1.2015 geht ein Großteil unseres Teams in Weihnachtsurlaub mit Bereitschaftsdienst. Bitte haben Sie Verständnis, wenn es in dieser Zeit bei der Beantwortung von Mails zu Verzögerungen kommt.

Verbesserungen am portatour Report

Auf vielfachen Wunsch wurde der portatour® Report mit dem heutigen Update in vier Punkten verbessert:

  • Wöchentliche anstatt tägliche Zustellung: Wem die automatische, tägliche Zustellung per E-Mail zu häufig ist, kann nun alternativ auf wöchentliche Zustellung umstellen. In der Konfiguration des Berichtswesens stehen dazu zwei Eingabefelder für E-Mail-Adressen zur Verfügung: Einmal für tägliche Zustellung, einmal für wöchentliche Zustellung. Der Versand des wöchentlichen Reports erfolgt automatisch am Sonntag und beinhaltet wie gewohnt eine Rückschau auf alle Tage der vergangenen Woche.
  • Als Webseite anstatt via E-Mail anfordern: Beim manuellen Anfordern des portatour® Reports steht Ihnen alternativ zum E-Mail-Versand das sofortige Anzeigen des Reports als Webseite zur Verfügung. Sie müssen somit nicht mehr warten, bis Ihr Report im Postfach eintrifft.
  • Anforderung des Reports in der Benutzerverwaltung: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Außendienstmitarbeiter mit portatour® ausgestattet haben, können Sie als Administrator bzw. Supervisor den Report mit einem Klick direkt in der Benutzerverwaltung anfordern.
  • Automatischer Download der Reports via API: Gute Nachricht für Firmen, welche die portatour® API einsetzen: Ab sofort lassen sich auch die portatour® Reports über API automatisiert anfordern und direkt im Dateisystem bei Ihnen als HTML-Dateien archivieren.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen für die wöchentliche Zustellung zuvor die neueste Version installieren (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Die Konfiguration der wöchentlichen Zustellung erfolgt in diesem Fall in Outlook, Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector direkt.

Neue Berechtigungsstufe: Supervisor

Wenn Ihr Unternehmen über zwei oder mehr Benutzerlizenzen verfügt, gab es bisher in portatour® Anywhere zwei Berechtigungsstufen: Benutzer und Administratoren.

Seit dem heutigen Update ist eine zusätzliche Stufe dazwischen möglich: Der Supervisor.

Wie der Administrator kann sich der Supervisor mit einem Klick im Konto eines anderen Benutzers anmelden. Sonstige administrative Funktionen stehen dem Supervisor allerdings nicht zur Verfügung.

Die Berechtigungsstufe Supervisor eignet sich somit besonders für Innendienstmitarbeiter, die den Außendienst bei der Tourenplanung unterstützen oder für Vorgesetzte der Außendienstmitarbeiter.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen, updaten Sie auf die neueste Version (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Die Berechtigungsstufe eines Benutzers für portatour® Anywhere stellen Sie direkt in portatour® im CRM ein.

Datei- und Foto-Upload direkt in portatour® Anywhere

Sie wollen Ihre Besuchsberichte mit aktuellen Fotos versehen? Oder in der Kundenansicht auch Excel-Dateien oder PDF-Dokumente hochladen? Mit portatour® Anywhere ist das ab sofort kein Problem mehr.

Erstellen Sie (bzw. Ihr Administrator) in den Optionen ein neues benutzerdefiniertes Feld vom Datentyp Externe Datei bzw. Externe Dateien, und ermöglichen Sie so das Hochladen von Dateien, z.B. bei Besuchsberichten:

Besuchsbericht mit Datei Upload

Die hochgeladenen Dateien werden nicht auf unseren portatour® Servern gespeichert, sondern Sie legen bei der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes fest, auf welchem Server und in welchem Verzeichnis die Dateien landen sollen. Der Server muss das WebDAV-Protokoll unterstützen und über Internet erreichbar sein. Via https wird die Datenübertragung SSL-verschlüsselt, mit dem von Ihnen angegebenen Benutzernamen und Passwort authentifiziert sich portatour® vor der Datenübermittlung beim Server.

Benutzerdefiniertes Feld Externe Datei

Tipp: Wenn Sie selbst keinen WebDAV-Server betreiben wollen, gibt es im Internet eine Vielzahl an Anbietern, die Cloud-Speicher mit WebDAV-Zugriff zur Verfügung stellen und die Bedürfnisse von Einzelbenutzern bis hin zu Großunternehmen abdecken. Die Einrichtung ist meist in wenigen Minuten erledigt. Suchen Sie nach „Cloud Speicher“ bzw. „Online Speicher“ und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Anbieter WebDAV unterstützt.

Folgend einige technische Hinweise zum Datei-Upload:

  • Die maximale Größe pro hochgeladener Datei beträgt 10 MB.
  • Die Dateien werden am Server automatisch in Unterverzeichnisse gespeichert – und zwar pro Benutzer und pro Tag ein Verzeichnis. Die Dateinamen werden automatisch generiert und enthalten den Kundennamen und eine eindeutige ID.
  • Wenn Sie Besuchsberichte als Excel oder CSV exportieren und zu diesen Besuchsberichten Dateien hochgeladen wurden, finden Sie die jeweiligen Verzeichnis- und Dateinamen in der exportierten Datei wieder. Das gleiche gilt für Kundenexport und Terminexport.
  • Der Datentyp „Externe Datei“ erlaubt das Hochladen von genau einer Datei in diesem Feld. Der Datentyp „Externe Dateien“ erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in diesem Feld.
  • Auf iPhones und iPads ist nur Foto-Upload möglich – keine sonstigen Dateien. Dies ist keine Einschränkung von portatour®, sondern vom Gerät selbst.
  • Der Speicherplatz am WebDAV-Server liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Wenn Sie dort Dateien löschen, verschieben oder umbenennen, werden diese Dateien von portatour® nicht mehr gefunden.

Besondere Hinweise für Nutzer von Salesforce und Dynamics CRM:

  • Die hochgeladenen Dateien werden auch in diesem Fall auf einem WebDAV-Server gespeichert und nicht in Salesforce oder Dynamics CRM direkt. In Salesforce bzw. Dynamics CRM wird in einem Textfeld lediglich das Verzeichnis und der Dateiname abgelegt.
  • Installieren Sie die neueste Version von portatour® für Salesforce bzw. für Dynamics CRM.
  • Um das Hochladen von Dateien in portatour® Anywhere zu ermöglichen, muss der CRM Administrator in den portatour® Optionen ein (verstecktes) Textfeld der jeweiligen CRM Entität als benutzerdefiniertes Feld für portatour® Anywhere hinzufügen und den Datentyp auf „Externe Datei“ bzw. „Externe Dateien“ ändern. Das Textfeld muss mindestens 255 Zeichen lang sein. Um das Hochladen mehrerer Dateien zu ermöglichen, ist ein mehrzeiliges Textfeld notwendig.

portatour® für Outlook unterstützt das Hochladen von Dateien aufgrund von Einschränkungen in Outlook leider nicht.

portatour® meets Geomarketing: Landkarte mit individuellen Symbolen und Farben

Frei nach dem Motto „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“ haben wir portatour® um zwei neue Funktionen zur verbesserten Visualisierung von Kunden auf der Landkarte ergänzt.

Individuelle Kunden-Symbole

Zur besseren Identifikation von Kunden auf der Landkarte ordnen Sie Ihren Kunden aussagekräftige Symbole zu. So erkennen Sie auf einen Blick beispielsweise die Branche oder die Umsatzstärke des Kunden.

Landkarte mit Kundensymbolen

Zur Bearbeitung des Symbols öffnen Sie den Kunden, klicken auf den Stift oberhalb der Adresse und dann auf den neuen Menüpunkt „Symbol“. Das folgende Textfeld erlaubt die Eingabe von 1-2 beliebigen Zeichen. Klicken Sie auf „Symbolliste einblenden…“, um eine Auswahl verschiedenster Symbole zu erhalten.

Kundensymbol bearbeiten

Tipp: Nutzen Sie den Markiermodus und die Bearbeitungsmöglichkeit unterhalb der Kundenliste, um in einem Schritt gleich mehreren Kunden das selbe Kundensymbol zuzuordnen.

Konsequenterweise wird das Kundensymbol nicht nur auf der Landkarte angezeigt, sondern an allen Stellen im Programm, wo der Kundenname auftaucht, z.B. im Besuchsplan, in der Kundenliste oder im portatour® Report.

Technische Hintergrundinformation: portatour® nutzt den Unicode-Zeichen-Standard, um Symbole anzuzeigen und zu speichern. Unicode wird auch für die im Internet bekannten „Smileys“ eingesetzt. Die Darstellung der Symbole variiert abhängig von Gerät, Betriebssystem, installierten Schriftarten und Browser.

Hinweis für Outlook- und Salesforce-Benutzer:  Die Bearbeitung des Symbols ist auch in Outlook und Salesforce möglich – und zwar in den Besuchseinstellungen des jeweiligen Kunden ganz unten.

Färbung der Kunden auf der Landkarte

Bisher gab es nur ein Kriterium für die Färbung der Kunden auf der Landkarte: Die aktuelle Besuchsfälligkeit in den Ampelfarben Rot/Gelb/Grün.

Ab sofort wird’s vielfältiger: Klicken Sie in der Landkartenansicht rechts oben auf das Optionen-Symbol („Zahnrad“) und Sie finden eine neue Auswahlbox, in der Sie das Kriterium für die Färbung selbst bestimmen. Zur Auswahl stehen sowohl die in portatour® eingebauten Felder – z.B. Besuchsintervall, Besuchsdauer, usw. – als auch benutzerdefinierte Felder, die Sie selbst anlegen können – z.B. Umsatz oder Branche (Hinweis: nicht in Outlook-Variante).

portatour® kümmert sich automatisch um Gruppierung und Färbung anhand des festgelegten Kriteriums. Rechts unten auf der Landkarte finden Sie das Legenden-Symbol. Klicken Sie drauf und Sie sehen die Farbzuordnung.

Landkarte mit Umsatz-Färbung

Die Besuchsfälligkeit eines Kunden sehen Sie weiterhin: Die untere Spitze der Kundenmarkierung auf der Landkarte signalisiert wie gewohnt die Dringlichkeit eines Besuchs mittels rot / gelb / grün – Färbung.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Möglichkeiten und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

P.S.: Nutzer von portatour® für Outlook, Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die neue Funktionalität zu erhalten. Klicken Sie dazu den Link bzw. kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Neue Landkarten „Sommer 2014“

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial für Europa und Australien aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.