Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben. Detaillierte Informationen erhalten Sie unter folgenden zwei Neuigkeiten:

Automatische Verlängerung des Planungszeitraums bei Auswärtsübernachtung

Der Planungsalgorithmus von portatour® wurde dahingehend erweitert, dass im Falle von erlaubten Auswärtsübernachtungen der Planungszeitraum automatisch soweit verlängert wird, damit der Besuchsplan garantiert am Heimatort beendet wird. Es steigt dadurch die Qualität der berechneten Besuchspläne.

Beispiel: Sie aktualisieren am Mittwoch den Plan mit 1-Wochen-Zeitraum, d.h. bis Dienstag der Folgewoche. Zusätzlich erlauben Sie, dass wochentags auswärts übernachtet wird. In diesem Fall verlängert portatour® den Planungszeitraum automatisch bis Freitag der Folgewoche, damit der Besuchsplan garantiert am Heimatort endet.

Einen Hinweis erhalten Sie bereits beim Einstellen des Planungszeitraums unter Besuchsplan > Planungsparameter:

Hinweise:

• Wenn der Planungszeitraum kürzer als 1 Woche eingestellt ist, d.h. 1 bis 6 Tage, findet keine automatische Verlängerung statt. Wir empfehlen somit 1 Woche als Planungszeitraum.
• Benutzer, die portatour® in Kombination mit Salesforce, Dynamics CRM oder Connector verwenden, müssen die aktuellste Version installieren, um diese Neuerung nutzen zu können (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM).

Zeitraum für Besuchsberichte-Export einschränken

Bisher war es beim Export von Besuchsberichten aus portatour® Anywhere nur möglich, alle Berichte auf einmal zu exportieren. Ab sofort erlaubt der Export optional die Eingabe eines Zeitraums, damit nur Berichte aus diesem Zeitraum exportiert werden. Dies reduziert die Dateigröße und beschleunigt den Vorgang.

Zum Export gelangen Sie im Menü unter Berichte, dann auf der Seite nach unten scrollen, und den Export-Knopf klicken.   

Hinweise:

• Auch die portatour® Anywhere API erlaubt ab sofort das Einschränken der exportieren Berichte. Nutzen Sie den neuen Parameter maxPastDays, um die Anzahl der gewünschten vergangenen Kalendertage anzugeben –  z.B. maxPastDays=7, um nur die Berichte der letzten 7 Kalendertage zu exportieren. Wenn Sie die Besuchsberichte regelmäßig exportieren, empfehlen wir die Nutzung dieses neuen Parameters, um den Vorgang zu beschleunigen und das übertragene Datenvolumen zu reduzieren. Mehr dazu finden Sie in der API Anleitung.
• Der Export von Besuchsberichten direkt aus portatour® Anywhere ist nur dann möglich, wenn Sie portatour® Anywhere ohne Datenquellsystem (z.B. Salesforce, Dynamics CRM, Connector) einsetzen. Im Falle eines Datenquellsystems exportieren Sie die Berichte von dort.

Unternehmen, die portatour® mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeiter benutzen, kennen bereits die Unterteilung der Anwender in die Berechtigungsstufen „Benutzer, Supervisor und Administrator“. Seit dem heutigen Update von portatour® ist neu, dass Sie nun für über 15 Programmfunktionen von portatour® selbst festlegen können, ab welcher Berechtigungsstufe die jeweilige Programmfunktion verfügbar ist.

So gelangen Sie zur Verwaltung der Berechtigungen:

• Wenn Sie Administrator eines portatour® Anywhere Accounts mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeitern sind, klicken Sie auf Menü > Optionen > Berechtigungen.
• Wenn Sie Administrator von portatour® für Salesforce sind, installieren Sie die neueste Version (Download für Salesforce) und verwalten dann die portatour®-Berechtigungen in Salesforce unter portatour® > Optionen > Berechtigungen.
• Wenn Sie Administrator von portatour® für Dynamics CRM sind, installieren Sie die neueste Version (Download für Dynamics-CRM) und verwalten dann die portatour®-Berechtigungen in Dynamics CRM unter Einstellungen > portatour® Administration > Anywhere Berechtigungen.

So wirken sich eingeschränkte Berechtigungen aus:

• Wenn Sie eine Berechtigung auf „Alle Benutzer“ setzen, kann diese Funktion von Benutzern, Supervisors und Administratoren verwendet werden. Dies ist die Standard-Einstellung. Es erfolgt keine Einschränkung.
• Wenn Sie eine Berechtigung auf „Supervisors & Administratoren“ setzen, kann diese Funktion nur von Supervisors und Administratoren ausgeführt werden – und zwar auch dann, wenn sich der Supervisor bzw. Administrator in einem anderen Benutzerkonto anmeldet. D.h. der Supervisor bzw. Administrator darf im Konto eines Benutzers die jeweilige Programmfunktion auch dann aufrufen, wenn der eigentliche Benutzer dafür keine Berechtigung hat.
• Wenn Sie eine Berechtigung auf „Nur Administratoren“ setzen, gilt voriger Punkt eingeschränkt auf Administratoren.
• Wenn Sie eine Berechtigung auf „Niemand“ setzen, ist die Funktion für alle deaktiviert, auch für Administratoren.

Wozu verwenden Sie eingeschränkte Berechtigungen:

• Aufrechterhaltung der Datenintegrität: Wenn Sie z.B. Ihre Kundendaten automatisch und regelmäßig aus dem ERP-System Ihres Unternehmens importieren, macht es eventuell Sinn, die Löschung und Bearbeitung von Kunden oder den manuellen Kundenimport in portatour® zu beschränken.
• Rücksprache erforderlich machen: Wenn Sie für bestimmte Änderungen an Daten und Konfiguration die Rücksprache des Benutzers mit einem Supervisor bzw. Administrator als notwendig erachten (z.B. Datenwiederherstellung durchführen, Berichtseinstellungen ändern), beschränken Sie die betroffenen Funktionen.
• Tipp: Schränken Sie den Funktionsumfang für Benutzer nur soweit ein, wie Sie es für zwingend notwendig halten. Übermäßig starke Restriktionen haben Auswirkungen auf die Benutzerbarkeit von portatour®.

Hinweise:

• Einschränkung von „Besuchsberichthistorie ändern“ bedeutet, dass für bereits vergangene Tage keine Besuchsberichte angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.
• Einschränkung von „Daten transferieren“ bedeutet, dass mittels Kunden-Massenbearbeitung keine Kunden (inkl. Termine und Berichte) zwischen Benutzern verschoben bzw. kopiert werden können.
• Änderungen der Berechtigungen in Salesforce und Dynamics CRM wirken erst ab der nächsten Synchronisation mit portatour® Anywhere.
• Für Einzelbenutzerzugänge bzw. Benutzer von portatour® für Outlook gibt es keine Berechtigungsverwaltung. Diesen stehen weiterhin in gewohnter Weise alle Programmfunktionen zur Verfügung.

Wir freuen uns, Ihnen mit der neuen Berechtigungsverwaltung ein zusätzliches Instrument zur Anpassung von portatour® an Ihr Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Haben Sie Feedback dazu? Bitte einfach an feedback@portatour.com schreiben.

Wenn Sie portatour® neu in Ihrem Unternehmen einführen, ist es vor allem in der Anfangsphase erfolgsentscheidend, dass auf Fragen und Probleme der Endbenutzer schnell und einfach eingegangen wird. Um dies besser zu gewährleisten, besteht ab sofort für Firmenkunden mit Kaufzugang in portatour® die Möglichkeit, einen Feedback-Knopf zu konfigurieren. Legen Sie als Administrator in den Optionen unter „Programmeinstellungen“ einfach fest, an welche E-Mail-Adresse Feedback-Mails gesendet werden sollen – z.B. an den internen Projektbetreuer. Der Feedback-Knopf wird den Benutzern von portatour® immer links unten am Bildschirm dargestellt.

Hat der Benutzer nun eine Frage zur Programmverwendung oder zum Besuchsplan, klickt er einfach auf den Feedback-Knopf und formuliert sein Problem. Der Feedback-Mail wird automatisch der aktuelle portatour® Report angefügt, der sowohl den aktuellen Besuchsplan als auch den neuen Anwendungs-Check enthält. Optional ist auch das Anhängen von Dateien – z.B. Screenshots – möglich.

Sollte der Projektbetreuer eine Frage nicht beantworten können, steht ihm unser portatour® Support-Team gerne als „2nd-Level“ unter support@portatour.com zur Verfügung.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM verwenden, installieren Sie die neueste Version von portatour® (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Das Konfigurieren des Feedback-Knopfes erfolgt durch den Administrator in den portatour® Organisationseinstellungen. Bei portatour® in Kombination mit Outlook steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Aufgrund vielfachen Wunsches wurde das Notizfeld im Besuchsbericht von portatour® Anywhere von 254 auf 1.000 Zeichen verlängert, also 4-mal so viel Platz für Ihr Textprotokoll.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM verwenden, installieren Sie die neueste Version von portatour® (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM), damit die Längenänderung wirkt. Bei portatour® in Kombination mit Outlook bleibt leider aufgrund technischer Limitationen von Microsoft Outlook die Einschränkung auf 254 Zeichen.