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Update zum Jahresende 2014

Zum Jahresabschluss 2014 haben wir heute ein umfangreiches Update für portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Mehr Informationen erhalten Sie unter folgenden 3 Neuigkeiten:

Wir wünschen allen portatour®-Benutzern Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches Neues Jahr 2015.

Hinweis: Zwischen 23.12.2014 und 6.1.2015 geht ein Großteil unseres Teams in Weihnachtsurlaub mit Bereitschaftsdienst. Bitte haben Sie Verständnis, wenn es in dieser Zeit bei der Beantwortung von Mails zu Verzögerungen kommt.

Besuchsvorschläge in Termine umwandeln

Das heutige Update bietet vor allem jenen Benutzern, die Ihre Besuche im voraus telefonisch bei Kunden ankündigen, eine nützliche neue Funktion: Das Umwandeln eines Besuchsvorschlags in einen Termin mit einem Klick.

Wenn dem Kunden der vorgeschlagene Tag für den Besuch passend ist, reicht ein Klick, um aus dem Vorschlag einen Termin zu erstellen. Eine Aktualisierung des Plans ist nicht mehr notwendig. Der Termin findet sich sofort im Besuchsplan wieder.

Das Umwandeln eines Besuchsvorschlags in einen Termin funktioniert in portatour® Anywhere an drei Stellen:

  • Im Besuchsplan (In der Besuchszeile auf das Kästchen rechts klicken)
  • In der Kundendetailansicht (Im Abschnitt „Nächster Besuch“ auf den Knopf klicken)
  • Im Kalender (Auf den Besuchsvorschlag klicken)

Kalender-InTerminUmwandeln

Beim Umwandeln treffen Sie die Entscheidung, ob der Termin genau zum vorgeschlagenen Zeitpunkt stattfinden soll oder „beliebig am Tag“ eingeplant werden darf. Wir empfehlen, „beliebig am Tag“ vorzuziehen, um so portatour® mehr Optimierungsspielraum zu lassen und flexibler auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

P.S. Das Umwandeln von Besuchsvorschlägen in Termine funktioniert auch direkt in portatour® für Outlook bzw. Salesforce. Installieren Sie dazu die neueste Version (Download für Outlook, Download für Salesforce).

Verbesserungen am portatour Report

Auf vielfachen Wunsch wurde der portatour® Report mit dem heutigen Update in vier Punkten verbessert:

  • Wöchentliche anstatt tägliche Zustellung: Wem die automatische, tägliche Zustellung per E-Mail zu häufig ist, kann nun alternativ auf wöchentliche Zustellung umstellen. In der Konfiguration des Berichtswesens stehen dazu zwei Eingabefelder für E-Mail-Adressen zur Verfügung: Einmal für tägliche Zustellung, einmal für wöchentliche Zustellung. Der Versand des wöchentlichen Reports erfolgt automatisch am Sonntag und beinhaltet wie gewohnt eine Rückschau auf alle Tage der vergangenen Woche.
  • Als Webseite anstatt via E-Mail anfordern: Beim manuellen Anfordern des portatour® Reports steht Ihnen alternativ zum E-Mail-Versand das sofortige Anzeigen des Reports als Webseite zur Verfügung. Sie müssen somit nicht mehr warten, bis Ihr Report im Postfach eintrifft.
  • Anforderung des Reports in der Benutzerverwaltung: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Außendienstmitarbeiter mit portatour® ausgestattet haben, können Sie als Administrator bzw. Supervisor den Report mit einem Klick direkt in der Benutzerverwaltung anfordern.
  • Automatischer Download der Reports via API: Gute Nachricht für Firmen, welche die portatour® API einsetzen: Ab sofort lassen sich auch die portatour® Reports über API automatisiert anfordern und direkt im Dateisystem bei Ihnen als HTML-Dateien archivieren.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen für die wöchentliche Zustellung zuvor die neueste Version installieren (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Die Konfiguration der wöchentlichen Zustellung erfolgt in diesem Fall in Outlook, Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector direkt.

Neue Berechtigungsstufe: Supervisor

Wenn Ihr Unternehmen über zwei oder mehr Benutzerlizenzen verfügt, gab es bisher in portatour® Anywhere zwei Berechtigungsstufen: Benutzer und Administratoren.

Seit dem heutigen Update ist eine zusätzliche Stufe dazwischen möglich: Der Supervisor.

Wie der Administrator kann sich der Supervisor mit einem Klick im Konto eines anderen Benutzers anmelden. Sonstige administrative Funktionen stehen dem Supervisor allerdings nicht zur Verfügung.

Die Berechtigungsstufe Supervisor eignet sich somit besonders für Innendienstmitarbeiter, die den Außendienst bei der Tourenplanung unterstützen oder für Vorgesetzte der Außendienstmitarbeiter.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen, updaten Sie auf die neueste Version (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Die Berechtigungsstufe eines Benutzers für portatour® Anywhere stellen Sie direkt in portatour® im CRM ein.

„Mehrfachauswahl“ als neues benutzerdefiniertes Feld

Im November 2013 haben wir den Feldtyp „Auswahl“ (=“DropDown-Box“) bei den benutzerdefinierten Feldern eingeführt (siehe Blogpost). Bei der Erstellung dieses Feldes in den Optionen legen Sie bzw. Ihr Administrator fest, welche Auswahlmöglichkeiten angeboten werden sollen. Eine Möglichkeit davon kann bei der Eingabe ausgewählt werden.

Auf vielfachen Wunsch der portatour®-Benutzergemeinde haben wir soeben eine erweiterte Form dieser Auswahl-Box eingebaut: Die Mehrfachauswahl. Dieser neue Feldtyp erlaubt die gleichzeitige Markierung mehrerer Möglichkeiten:

Mehrfachauswahl

Tipp: Auf Windows-Rechnern muss die Strg-Taste gedrückt werden, um mehrere Elemente zu markieren.

P.S. Nutzer von Salesforce müssen zuvor die neueste Version von portatour® für Salesforce installieren, um Salesforce-Felder vom Typ „Auswahlliste (Mehrfachauswahl)“ als benutzerdefiniertes Feld für portatour® Anywhere freizugeben. Microsoft Dynamics CRM unterstützt keine Mehrfachauswahlfelder. Microsoft Outlook unterstützt generell keine benutzerdefinierten Felder.

Datei- und Foto-Upload direkt in portatour® Anywhere

Sie wollen Ihre Besuchsberichte mit aktuellen Fotos versehen? Oder in der Kundenansicht auch Excel-Dateien oder PDF-Dokumente hochladen? Mit portatour® Anywhere ist das ab sofort kein Problem mehr.

Erstellen Sie (bzw. Ihr Administrator) in den Optionen ein neues benutzerdefiniertes Feld vom Datentyp Externe Datei bzw. Externe Dateien, und ermöglichen Sie so das Hochladen von Dateien, z.B. bei Besuchsberichten:

Besuchsbericht mit Datei Upload

Die hochgeladenen Dateien werden nicht auf unseren portatour® Servern gespeichert, sondern Sie legen bei der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes fest, auf welchem Server und in welchem Verzeichnis die Dateien landen sollen. Der Server muss das WebDAV-Protokoll unterstützen und über Internet erreichbar sein. Via https wird die Datenübertragung SSL-verschlüsselt, mit dem von Ihnen angegebenen Benutzernamen und Passwort authentifiziert sich portatour® vor der Datenübermittlung beim Server.

Benutzerdefiniertes Feld Externe Datei

Tipp: Wenn Sie selbst keinen WebDAV-Server betreiben wollen, gibt es im Internet eine Vielzahl an Anbietern, die Cloud-Speicher mit WebDAV-Zugriff zur Verfügung stellen und die Bedürfnisse von Einzelbenutzern bis hin zu Großunternehmen abdecken. Die Einrichtung ist meist in wenigen Minuten erledigt. Suchen Sie nach „Cloud Speicher“ bzw. „Online Speicher“ und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Anbieter WebDAV unterstützt.

Folgend einige technische Hinweise zum Datei-Upload:

  • Die maximale Größe pro hochgeladener Datei beträgt 10 MB.
  • Die Dateien werden am Server automatisch in Unterverzeichnisse gespeichert – und zwar pro Benutzer und pro Tag ein Verzeichnis. Die Dateinamen werden automatisch generiert und enthalten den Kundennamen und eine eindeutige ID.
  • Wenn Sie Besuchsberichte als Excel oder CSV exportieren und zu diesen Besuchsberichten Dateien hochgeladen wurden, finden Sie die jeweiligen Verzeichnis- und Dateinamen in der exportierten Datei wieder. Das gleiche gilt für Kundenexport und Terminexport.
  • Der Datentyp „Externe Datei“ erlaubt das Hochladen von genau einer Datei in diesem Feld. Der Datentyp „Externe Dateien“ erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in diesem Feld.
  • Auf iPhones und iPads ist nur Foto-Upload möglich – keine sonstigen Dateien. Dies ist keine Einschränkung von portatour®, sondern vom Gerät selbst.
  • Der Speicherplatz am WebDAV-Server liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Wenn Sie dort Dateien löschen, verschieben oder umbenennen, werden diese Dateien von portatour® nicht mehr gefunden.

Besondere Hinweise für Nutzer von Salesforce und Dynamics CRM:

  • Die hochgeladenen Dateien werden auch in diesem Fall auf einem WebDAV-Server gespeichert und nicht in Salesforce oder Dynamics CRM direkt. In Salesforce bzw. Dynamics CRM wird in einem Textfeld lediglich das Verzeichnis und der Dateiname abgelegt.
  • Installieren Sie die neueste Version von portatour® für Salesforce bzw. für Dynamics CRM.
  • Um das Hochladen von Dateien in portatour® Anywhere zu ermöglichen, muss der CRM Administrator in den portatour® Optionen ein (verstecktes) Textfeld der jeweiligen CRM Entität als benutzerdefiniertes Feld für portatour® Anywhere hinzufügen und den Datentyp auf „Externe Datei“ bzw. „Externe Dateien“ ändern. Das Textfeld muss mindestens 255 Zeichen lang sein. Um das Hochladen mehrerer Dateien zu ermöglichen, ist ein mehrzeiliges Textfeld notwendig.

portatour® für Outlook unterstützt das Hochladen von Dateien aufgrund von Einschränkungen in Outlook leider nicht.

portatour® meets Geomarketing: Landkarte mit individuellen Symbolen und Farben

Frei nach dem Motto „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“ haben wir portatour® um zwei neue Funktionen zur verbesserten Visualisierung von Kunden auf der Landkarte ergänzt.

Individuelle Kunden-Symbole

Zur besseren Identifikation von Kunden auf der Landkarte ordnen Sie Ihren Kunden aussagekräftige Symbole zu. So erkennen Sie auf einen Blick beispielsweise die Branche oder die Umsatzstärke des Kunden.

Landkarte mit Kundensymbolen

Zur Bearbeitung des Symbols öffnen Sie den Kunden, klicken auf den Stift oberhalb der Adresse und dann auf den neuen Menüpunkt „Symbol“. Das folgende Textfeld erlaubt die Eingabe von 1-2 beliebigen Zeichen. Klicken Sie auf „Symbolliste einblenden…“, um eine Auswahl verschiedenster Symbole zu erhalten.

Kundensymbol bearbeiten

Tipp: Nutzen Sie den Markiermodus und die Bearbeitungsmöglichkeit unterhalb der Kundenliste, um in einem Schritt gleich mehreren Kunden das selbe Kundensymbol zuzuordnen.

Konsequenterweise wird das Kundensymbol nicht nur auf der Landkarte angezeigt, sondern an allen Stellen im Programm, wo der Kundenname auftaucht, z.B. im Besuchsplan, in der Kundenliste oder im portatour® Report.

Technische Hintergrundinformation: portatour® nutzt den Unicode-Zeichen-Standard, um Symbole anzuzeigen und zu speichern. Unicode wird auch für die im Internet bekannten „Smileys“ eingesetzt. Die Darstellung der Symbole variiert abhängig von Gerät, Betriebssystem, installierten Schriftarten und Browser.

Hinweis für Outlook- und Salesforce-Benutzer:  Die Bearbeitung des Symbols ist auch in Outlook und Salesforce möglich – und zwar in den Besuchseinstellungen des jeweiligen Kunden ganz unten.

Färbung der Kunden auf der Landkarte

Bisher gab es nur ein Kriterium für die Färbung der Kunden auf der Landkarte: Die aktuelle Besuchsfälligkeit in den Ampelfarben Rot/Gelb/Grün.

Ab sofort wird’s vielfältiger: Klicken Sie in der Landkartenansicht rechts oben auf das Optionen-Symbol („Zahnrad“) und Sie finden eine neue Auswahlbox, in der Sie das Kriterium für die Färbung selbst bestimmen. Zur Auswahl stehen sowohl die in portatour® eingebauten Felder – z.B. Besuchsintervall, Besuchsdauer, usw. – als auch benutzerdefinierte Felder, die Sie selbst anlegen können – z.B. Umsatz oder Branche (Hinweis: nicht in Outlook-Variante).

portatour® kümmert sich automatisch um Gruppierung und Färbung anhand des festgelegten Kriteriums. Rechts unten auf der Landkarte finden Sie das Legenden-Symbol. Klicken Sie drauf und Sie sehen die Farbzuordnung.

Landkarte mit Umsatz-Färbung

Die Besuchsfälligkeit eines Kunden sehen Sie weiterhin: Die untere Spitze der Kundenmarkierung auf der Landkarte signalisiert wie gewohnt die Dringlichkeit eines Besuchs mittels rot / gelb / grün – Färbung.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Möglichkeiten und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

P.S.: Nutzer von portatour® für Outlook, Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die neue Funktionalität zu erhalten. Klicken Sie dazu den Link bzw. kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Neue Landkarten „Sommer 2014“

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial für Europa und Australien aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Zwei neue Planungseinstellungen zum Feintuning

Wir haben in portatour® zwei neue Parameter eingebaut, mit denen sich die automatische Tourenplanung noch besser auf Ihre speziellen Anforderungen in der Kundenbetreuung abstimmen lässt:

Kundenöffnungszeiten für die gesamte Dauer des Besuchs berücksichtigen

Bisher hat portatour® bei der Planung darauf geachtet, dass der Beginn des Kundenbesuchs innerhalb der Öffnungszeiten des Kunden liegt – d.h. Sie zumindest noch „den Fuß durch die Tür“ beim Kunden bringen. Der Besuch selbst durfte über die Öffnungszeit hinaus ragen.

Dies kann problematisch sein, wenn Ihre Besuche lange dauern. Die Gefahr ist groß, dass der Besuch die Öffnungszeit weit überzieht.

Mit der neuen Einstellung „Öffnungszeiten beachten für“ in Optionen > Besuchseinstellungen > Planungsparameter legen Sie nun selbst fest, wie portatour® mit den Öffnungszeiten umzugehen hat. Entweder bisheriges Verhalten (nur „Besuchsbeginn“ beachten)  oder neu: Der „Gesamte Besuch“ muss in die Öffnungszeiten fallen.

Beachten Sie, dass durch die neue Einstellung „Gesamter Besuch“ generell weniger Zeit für Besuche zur Verfügung steht und dadurch meist auch weniger Besuche eingeplant werden. Speziell Mittagspausen von Kunden wirken stark einschränkend.

Bevorzugte Besuchsintervalleinhaltung bei wichtigen Kunden

Als Benutzer von portatour® wissen Sie, dass Sie mit dem Besuchsintervall steuern, wie häufig portatour® einen Kunden zum Besuch vorschlagen soll. Zum Beispiel wird ein Kunde mit einem Besuchsintervall von 30 Tagen regelmäßig einmal pro Monat eingeplant.

Dies funktioniert dann gut, wenn Ihr Betreuungsgebiet „richtig dimensioniert“ ist – d.h. es realistisch zu schaffen ist, all Ihre Kunden im gewünschten Besuchsintervall mit Berücksichtigung der Fahrzeiten während Ihrer Arbeitstage zu besuchen.

Ist Ihr Gebiet überdimensioniert – d.h. zu viele Kunden oder zu kurze Besuchsintervalle – dann ist es nicht mehr möglich, die eingestellten Besuchsintervalle der Kunden einzuhalten. Die Besuche erfolgen verspätet. portatour® wahrt allerdings die Verhältnisse, d.h. ein 30-Tages-Kunde wird weiterhin doppelt so oft besucht wie ein 60-Tages-Kunde, nur eben nicht alle 30 Tage sondern erst später.

Mit der neuen Einstellung „Intervalleinhaltung“ in den Planungsparametern eines Kunden haben Sie die Möglichkeit, wichtige Kunden von „normal“ auf „bevorzugt“ umzustellen. portatour® kümmert sich automatisch darum, dass bei Kunden mit bevorzugter Intervalleinhaltung eine Überschreitung des Besuchsintervalls vermieden wird – auch dann, wenn Ihr Gebiet überdimensioniert ist. Dies wird erreicht, indem portatour® „interne Vormerkungen“ für diese Kunden erstellt, sobald das Besuchsintervall erreicht bzw. überschritten wurde.

Zwei wichtige Hinweise zu diesem Thema:

  • Gehen Sie sparsam damit um! Stellen Sie „bevorzugte Intervalleinhaltung“ nur bei Ihren wichtigsten Kunden ein, wo Sie keine Verspätung des Besuchs tolerieren. Als Daumenregel empfehlen wir maximal 20% Ihrer regelmäßig zu besuchenden Kunden. Wenn Sie zu viele Kunden bevorzugen, geht der gewünschte Effekt verloren, da zu viele Vormerkungen ohnehin nicht im Besuchsplan Platz finden. Zusätzlich rückt die Fahrstreckenoptimierung in den Hintergrund.
  • Sorgen Sie vorher dafür, dass Ihr Gebiet richtig dimensioniert ist. Fordern Sie dazu den portatour® Report an. Im Abschnitt „Kundenstruktur“ finden Sie die „Notwendigen Besuche pro Tag, um Besuchsintervalle einzuhalten“. Stimmt dieser Wert nicht mit der Realität überein, passen Sie Kundenanzahl oder Besuchsintervalle an.

 

P.S.: Nutzer von portatour® für Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die zwei neuen Einstellmöglichkeiten zu erhalten. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Administrator.

 

Serientermin-Synchronisation zwischen Anywhere und Outlook / Salesforce / Dynamics CRM

Im Dezember 2013 haben wir in portatour® Anywhere die Serientermin-Funktionalität eingeführt – siehe Blog-Post.

Jetzt – nach knapp 6 Monaten des schweißtreibenden Programmierens – ist es nun soweit, dass Serientermine auch mit Datenquellsystemen wie Outlook, Salesforce und Dynamics CRM synchronisiert werden – und zwar inklusive Bearbeitungsmöglichkeit sowohl in Anywhere als auch im Quellsystem.

Um diese Möglichkeit in Anywhere zu nutzen, installieren Sie bzw. Ihr Administrator die neueste Version von portatour® in Ihrem Quellsystem und führen Sie danach eine Synchronisation durch.

Die neuesten Versionen finden Sie wie folgt zum Download:

Noch zwei Anmerkungen zur neuen Funktionalität:

  • Die größte Herausforderung bei der Programmierung war es, die spezifischen Eigenheiten der jeweiligen Quellsysteme bezüglich Serientermine herauszufinden und in portatour® Anywhere nachzubilden. Um eine reibungslose Synchronisation zu ermöglichen, finden Sie jene Limitationen, die im Quellsystem für Serientermine gelten, folglich auch in portatour® Anywhere.
  • portatour® Anywhere unterstützt die meisten gebräuchlichen Serienregeln. Sollten Sie im Quellsystem eine Serienregel verwenden, die portatour® nicht kennt, wird die Serie zwar synchronisiert, die Bearbeitungsmöglichkeit in Anywhere ist aber deaktiviert.

Wir wünschen viel Freude mit der neuen Möglichkeit und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .