Sie wollen Ihre Besuchsberichte mit aktuellen Fotos versehen? Oder in der Kundenansicht auch Excel-Dateien oder PDF-Dokumente hochladen? Mit portatour® Anywhere ist das ab sofort kein Problem mehr.

Erstellen Sie (bzw. Ihr Administrator) in den Optionen ein neues benutzerdefiniertes Feld vom Datentyp Externe Datei bzw. Externe Dateien, und ermöglichen Sie so das Hochladen von Dateien, z.B. bei Besuchsberichten:

Die hochgeladenen Dateien werden nicht auf unseren portatour® Servern gespeichert, sondern Sie legen bei der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes fest, auf welchem Server und in welchem Verzeichnis die Dateien landen sollen. Der Server muss das WebDAV-Protokoll unterstützen und über Internet erreichbar sein. Via https wird die Datenübertragung SSL-verschlüsselt, mit dem von Ihnen angegebenen Benutzernamen und Passwort authentifiziert sich portatour® vor der Datenübermittlung beim Server.

Tipp: Wenn Sie selbst keinen WebDAV-Server betreiben wollen, gibt es im Internet eine Vielzahl an Anbietern, die Cloud-Speicher mit WebDAV-Zugriff zur Verfügung stellen und die Bedürfnisse von Einzelbenutzern bis hin zu Großunternehmen abdecken. Die Einrichtung ist meist in wenigen Minuten erledigt. Suchen Sie nach „Cloud Speicher“ bzw. „Online Speicher“ und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Anbieter WebDAV unterstützt.

Folgend einige technische Hinweise zum Datei-Upload:

• Die maximale Größe pro hochgeladener Datei beträgt 10 MB.
• Die Dateien werden am Server automatisch in Unterverzeichnisse gespeichert – und zwar pro Benutzer und pro Tag ein Verzeichnis. Die Dateinamen werden automatisch generiert und enthalten den Kundennamen und eine eindeutige ID.
• Wenn Sie Besuchsberichte als Excel oder CSV exportieren und zu diesen Besuchsberichten Dateien hochgeladen wurden, finden Sie die jeweiligen Verzeichnis- und Dateinamen in der exportierten Datei wieder. Das gleiche gilt für Kundenexport und Terminexport.
• Der Datentyp „Externe Datei“ erlaubt das Hochladen von genau einer Datei in diesem Feld. Der Datentyp „Externe Dateien“ erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in diesem Feld.
• Auf iPhones und iPads ist nur Foto-Upload möglich – keine sonstigen Dateien. Dies ist keine Einschränkung von portatour®, sondern vom Gerät selbst.
• Der Speicherplatz am WebDAV-Server liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Wenn Sie dort Dateien löschen, verschieben oder umbenennen, werden diese Dateien von portatour® nicht mehr gefunden.

Besondere Hinweise für Nutzer von Salesforce und Dynamics CRM:

• Die hochgeladenen Dateien werden auch in diesem Fall auf einem WebDAV-Server gespeichert und nicht in Salesforce oder Dynamics CRM direkt. In Salesforce bzw. Dynamics CRM wird in einem Textfeld lediglich das Verzeichnis und der Dateiname abgelegt.
• Installieren Sie die neueste Version von portatour® für Salesforce bzw. für Dynamics CRM.
• Um das Hochladen von Dateien in portatour® Anywhere zu ermöglichen, muss der CRM Administrator in den portatour® Optionen ein (verstecktes) Textfeld der jeweiligen CRM Entität als benutzerdefiniertes Feld für portatour® Anywhere hinzufügen und den Datentyp auf „Externe Datei“ bzw. „Externe Dateien“ ändern. Das Textfeld muss mindestens 255 Zeichen lang sein. Um das Hochladen mehrerer Dateien zu ermöglichen, ist ein mehrzeiliges Textfeld notwendig.

portatour® für Outlook unterstützt das Hochladen von Dateien aufgrund von Einschränkungen in Outlook leider nicht.

Wir haben in portatour® zwei neue Parameter eingebaut, mit denen sich die automatische Tourenplanung noch besser auf Ihre speziellen Anforderungen in der Kundenbetreuung abstimmen lässt:

Kundenöffnungszeiten für die gesamte Dauer des Besuchs berücksichtigen

Bisher hat portatour® bei der Planung darauf geachtet, dass der Beginn des Kundenbesuchs innerhalb der Öffnungszeiten des Kunden liegt – d.h. Sie zumindest noch „den Fuß durch die Tür“ beim Kunden bringen. Der Besuch selbst durfte über die Öffnungszeit hinaus ragen.

Dies kann problematisch sein, wenn Ihre Besuche lange dauern. Die Gefahr ist groß, dass der Besuch die Öffnungszeit weit überzieht.

Mit der neuen Einstellung „Öffnungszeiten beachten für“ in Optionen > Besuchseinstellungen > Planungsparameter legen Sie nun selbst fest, wie portatour® mit den Öffnungszeiten umzugehen hat. Entweder bisheriges Verhalten (nur „Besuchsbeginn“ beachten)  oder neu: Der „Gesamte Besuch“ muss in die Öffnungszeiten fallen.

Beachten Sie, dass durch die neue Einstellung „Gesamter Besuch“ generell weniger Zeit für Besuche zur Verfügung steht und dadurch meist auch weniger Besuche eingeplant werden. Speziell Mittagspausen von Kunden wirken stark einschränkend.

Bevorzugte Besuchsintervalleinhaltung bei wichtigen Kunden

Als Benutzer von portatour® wissen Sie, dass Sie mit dem Besuchsintervall steuern, wie häufig portatour® einen Kunden zum Besuch vorschlagen soll. Zum Beispiel wird ein Kunde mit einem Besuchsintervall von 30 Tagen regelmäßig einmal pro Monat eingeplant.

Dies funktioniert dann gut, wenn Ihr Betreuungsgebiet „richtig dimensioniert“ ist – d.h. es realistisch zu schaffen ist, all Ihre Kunden im gewünschten Besuchsintervall mit Berücksichtigung der Fahrzeiten während Ihrer Arbeitstage zu besuchen.

Ist Ihr Gebiet überdimensioniert – d.h. zu viele Kunden oder zu kurze Besuchsintervalle – dann ist es nicht mehr möglich, die eingestellten Besuchsintervalle der Kunden einzuhalten. Die Besuche erfolgen verspätet. portatour® wahrt allerdings die Verhältnisse, d.h. ein 30-Tages-Kunde wird weiterhin doppelt so oft besucht wie ein 60-Tages-Kunde, nur eben nicht alle 30 Tage sondern erst später.

Mit der neuen Einstellung „Intervalleinhaltung“ in den Planungsparametern eines Kunden haben Sie die Möglichkeit, wichtige Kunden von „normal“ auf „bevorzugt“ umzustellen. portatour® kümmert sich automatisch darum, dass bei Kunden mit bevorzugter Intervalleinhaltung eine Überschreitung des Besuchsintervalls vermieden wird – auch dann, wenn Ihr Gebiet überdimensioniert ist. Dies wird erreicht, indem portatour® „interne Vormerkungen“ für diese Kunden erstellt, sobald das Besuchsintervall erreicht bzw. überschritten wurde.

Zwei wichtige Hinweise zu diesem Thema:

• Gehen Sie sparsam damit um! Stellen Sie „bevorzugte Intervalleinhaltung“ nur bei Ihren wichtigsten Kunden ein, wo Sie keine Verspätung des Besuchs tolerieren. Als Daumenregel empfehlen wir maximal 20% Ihrer regelmäßig zu besuchenden Kunden. Wenn Sie zu viele Kunden bevorzugen, geht der gewünschte Effekt verloren, da zu viele Vormerkungen ohnehin nicht im Besuchsplan Platz finden. Zusätzlich rückt die Fahrstreckenoptimierung in den Hintergrund.
• Sorgen Sie vorher dafür, dass Ihr Gebiet richtig dimensioniert ist. Fordern Sie dazu den portatour® Report an. Im Abschnitt „Kundenstruktur“ finden Sie die „Notwendigen Besuche pro Tag, um Besuchsintervalle einzuhalten“. Stimmt dieser Wert nicht mit der Realität überein, passen Sie Kundenanzahl oder Besuchsintervalle an.

P.S.: Nutzer von portatour® für Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die zwei neuen Einstellmöglichkeiten zu erhalten. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Administrator.