Hinweis: Folgender Artikel richtet sich primär an portatour®-Administratoren von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern).

Mit dem heutigen Update von portatour® wurde der Kundenimport um eine Funktion ergänzt: Nämlich dem automatischen Transferieren von bestehenden Kundendatensätzen zwischen Benutzerkonten.

Anhand folgendem Beispiel wollen wir Ihnen näher erklären, was das bedeutet und welche Vorteile die neue Funktion bringt: Angenommen Sie verwalten Ihre Kundendaten in Ihrem ERP-System und übertragen regelmäßig die Kundendaten via Kundenimport nach portatour®. Im Zuge einer neuen Gebietsaufteilung werden im ERP-System einige Kunden des Mitarbeiters Huber dem Mitarbeiter Maier zugeordnet. Ohne Kundentransfer in portatour® würden diese Kunden bei Maier als Neukunden angelegt. Sämtliche Informationen und Berichte, die Huber vorher schon bei diesen Kunden in portatour® eingeben hat, wären für Maier nicht sichtbar. Um das zu vermeiden, können Sie entweder vor dem Import manuell die betroffenen Kunden in portatour® von Huber zu Maier transferieren oder Sie nutzen den neuen automatischen Transfer beim Kundenimport.

Die Nutzung des automatisches Transfers ist einfach: Stellen Sie im Import-Assistenten auf der neuen Seite „Transfermodus wählen“ ein, ob Sie Kundendaten von anderen Benutzerkonten kopieren oder verschieben wollen. Wenn Sie den Transfermodus auf „Nicht transferieren“ lassen, findet kein automatischer Transfer statt. Weiters legen Sie fest, ob beim Transfer zugehörige Daten der betroffenen Kunden – d.h. Termine, Besuchsberichte und Besuchssperren – auch mit kopiert bzw. verschoben werden sollen.

Wenn die Importdatei nun Kunden enthält, die im Benutzerkonto nicht gefunden werden, sucht portatour® zuerst in anderen Benutzerkonten Ihrer Firma, ob diese dort vorhanden sind. Zur Suche werden die Schlüsselfelder „Externe ID“ und „Portatour ID“ verwendet. Wenn die Suche erfolgreich ist, werden die betroffenen Kunden zuerst vom anderen Benutzerkonto in das aktuelle Benutzerkonto transferiert – d.h. je nach Einstellung kopiert oder verschoben – und dann anhand der Importdatei aktualisiert. Wenn die Suche nicht erfolgreich ist, wird der Kunde wie gewohnt neu angelegt. Sie erhalten auf der Import-Vorschauseite bereits Information darüber, ob und wieviele Kunden von anderen Benutzerkonten transferiert werden.

Sollten Sie den Kundenimport via API automatisiert haben, steht Ihnen auch dort die Transfer-Funktion zur Verfügung. Nutzen Sie beim Aufruf von „ImportCustomers“ den neuen Parameter „transferMode=Copy“ oder „transferMode=Move“. Mehr Informationen finden Sie in der API-Beschreibung in den Optionen.

Weitere Hinweise zum automatischen Transfer beim Kundenimport:

• Im Import-Assistenten steht die Transfer-Funktion dem Benutzer nur dann zur Verfügung, wenn dieser auch die Berechtigung zum Transferieren hat. Siehe dazu Optionen > Berechtigungen.
• Der Transfer steht nur beim Import-Modus „Kunden aktualisieren“ bzw. „Kunden aktualisieren inkl. Löschung“ zur Verfügung – nicht beim Modus „Kunden anlegen“
• Als Schlüsselfelder sind nur „Externe ID“, „Portatour ID“ oder beide gemeinsam erlaubt. Wenn Sie andere Felder als Schlüssel verwenden, kann der Transfer nicht genutzt werden.
• Bei der Suche nach Kunden in anderen Benutzerkonten werden durch portatour® auch deren Papierkörbe durchstöbert. Sie können dadurch getrost die Reihenfolge der Kundenimporte frei wählen, wenn ein Kunde von Benutzer A zu Benutzer B wandern soll. Falls der Kunde durch einen Import im Modus „Aktualisieren inkl. Löschung“ zuerst bei Benutzer A entfernt wird (genau genommen: In den Papierkorb verschoben), wird er dennoch beim folgenden Kundenimport für Benutzer B noch immer gefunden und mit all seinen Daten transferiert. Es gilt lediglich zu beachten, dass die maximale Aufbewahrungsdauer im Papierkorb 14 Tage beträgt.

Beim heutigen Update hat portatour® einen „Papierkorb“ für Kunden erhalten. Wenn Sie ab sofort Kunden löschen, werden diese sicherheitshalber noch für 14 Tage in diesen Papierkorb gelegt, bevor sie endgültig gelöscht werden. Kunden im Papierkorb können Sie jederzeit wiederherstellen – d.h. die Löschung rückgängig machen. Damit verfügen Sie über ein zusätzliches „Sicherheitsnetz“, falls die Löschung irrtümlich war.

Um zum Papierkorb zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Kunden“, scrollen dann die Kundenliste ganz nach unten und klicken am unteren Ende auf den neuen Knopf „Papierkorb“. Falls sich bereits Kunden im Papierkorb befinden, sehen Sie diese nun aufgelistet – sortiert nach dem Zeitpunkt der Löschung:

Im Papierkorb wird zwischen Kunden unterschieden, die manuell durch Knopfdruck in portatour® gelöscht wurden und Kunden, die automatisch während eines Importvorgangs gelöscht wurden – unabhängig ob mittels Import-Assistenten oder API-Import. Um die Auswahl zu ändern, wechseln Sie oberhalb der Liste zwischen „Manuell gelöscht“ und „Beim Import gelöscht„.

Zum Wiederherstellen eines Kunden klicken Sie auf diesen und wählen im folgenden Kontextmenü den Eintrag „Wiederherstellen“. Im Kontextmenü haben Sie auch die Möglichkeit, den Kunden sofort endgültig zu löschen. Um mehrere Kunden auf einmal wiederherzustellen oder endgültig zu löschen, nutzen Sie die Knöpfe unterhalb der Liste.

Wenn Sie sich nun fragen, welchen Vorteil der neue Papierkorb gegenüber der bereits bekannten generellen Wiederherstellungsfunktion in den Optionen bietet: Bei der generellen Wiederherstellung wird die gesamte Datenbank auf einen älteren Datenstand zurückgesetzt – alle Datensätze sind dadurch betroffen (Kunden, Termine, Berichte, …), wodurch es zu Datenverlust kommen kann. Der Papierkorb erlaubt hingegen die selektive Wiederherstellung einzelner Kunden, ohne dass andere Eingaben verworfen werden. Sehen Sie also in Zukunft vorher im Papierkorb nach, wenn Sie Kunden nicht mehr finden, bevor Sie die komplette Datenbank auf einen älteren Wiederherstellungspunkt zurücksetzen.

Weitere Detailhinweise zum Papierkorb:

• Kunden, die im Papierkorb liegen, werden von portatour® gänzlich ignoriert. Sie werden weder eingeplant, noch können sie geöffnet, bearbeitet oder exportiert werden.
• Die Aufbewahrungsdauer im Papierkorb beträgt normalerweise 14 Tage, kann sich aber verkürzen, wenn das Fassungsvermögen von 3.000 Kunden überschritten wird. In diesem Fall werden die Kunden mit ältestem Löschdatum vorzeitig aus dem Papierkorb entfernt.
• Wenn Sie Ihre Kundendatensätze mit „Externen IDs“ versehen haben, wird ein Kunde beim Importvorgang ggf. automatisch aus dem Papierkorb wiederherstellt, wenn sich dort ein Kundendatensatz mit übereinstimmender „Externer ID“ befindet. Dies schützt Sie vor Datenverlust, wenn Sie beim Import die Option „inkl. Löschung“ verwenden und Sie auf diesem Wege Kunden irrtümlich aus einem Benutzerkonto gelöscht haben. Ein korrekter Folgeimport stellt die Kunden automatisch wieder aus dem Papierkorb her – inkl. aller Eingaben, welche die Benutzer in portatour® bei den Kunden getätigt haben.
• Der Papierkorb gilt nur für Kunden. Löschungen von Terminen und Berichten sind weiterhin sofort wirksam.
• Wiederherstellen aus dem Papierkorb dürfen nur Benutzer jener Berechtigungsstufe, die laut Berechtigungsverwaltung auch das Recht zum Löschen haben.
• Nutzer mit direkter Kopplung an ein Datenquellsystem (Salesforce, Dynamics CRM, Outlook) haben keinen Papierkorb in portatour® Anywhere, da im Falle der Löschung eines Kunden dieser ohnehin in den Papierkorb des jeweiligen Quellsystems wandert.

Seit 2014 verfügt portatour® Anywhere über den Offline-Modus, mit dem Sie auch ohne Internetverbindung Zugriff auf Ihren Besuchsplan haben und Besuchsberichte eingeben können. Die Unterstützung des Offline-Modus muss einmalig in den Optionen aktiviert werden. Mehr dazu in der Hilfe.

Mit dem heutigen Update von portatour® wurde die Hauptmenüleiste des Offline-Modus an die des Online-Modus angepasst, um die Benutzung intuitiver zu gestalten.

Sobald Ihr Gerät die Internetverbindung verliert und Sie in den Offline-Modus von portatour® wechseln, werden die Seiten weiterhin mit einer gelben Informationszeile versehen, die auf den Offline-Modus hinweist.

Sobald Ihr Gerät wieder eine Internetverbindung erlangt, werden Sie automatisch darauf hingewiesen, in dem der blaue Link „online gehen“ erscheint und in der Menüzeile rechts oben der Knopf rot dargestellt wird.

Auch dort haben Sie die Möglichkeit, mittels „online gehen“ wieder in den Online-Modus zurück zu wechseln.

Bisher gab es in portatour® die Einschränkung, dass immer nur ein ausgewählter Tag des Besuchsplans auf der Landkarte dargestellt werden konnte. Seit dem portatour®-Update von letzter Woche ist diese Einschränkung aufgehoben. Die gleichzeitige Anzeige mehrerer Tage ist nun möglich. Sehen Sie selbst:

Klicken Sie dazu rechts oben auf das Zahnrad-Symbol und stellen Sie in der ersten Auswahlbox in den Optionen von „Besuchsplan: 1 Tag zeigen“ auf „Besuchsplan: Mehrere Tage“ um.

Die Kundenbesuche der einzelnen Tage werden in unterschiedlichen Farben dargestellt, wobei jedes Kundensymbol zusätzlich das Datum des Besuchs enthält. Optional blenden Sie die Besuche einzelner Tage aus, indem Sie oben in der Tagesauswahl auf die entsprechenden Tage klicken.

Die vorgeschlagenen Fahrstrecken sehen Sie, wenn Sie in den Optionen von „Fahrstrecken: Luftlinien“ auf „Fahrstrecken: Anzeigen“ umschalten. Neu ist auch, dass Sie die Anzeige der Fahrstrecken in dieser Auswahlbox komplett ausschalten können.

Wir wünschen viel Erfolg mit der neuen Funktion und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

Seit dem portatour®-Update von letzter Woche erhalten Sie beim Export der Kundendaten für jeden Kunden die aktuelle Fälligkeitsklasse (nicht fällig, fällig, überfällig) mitgeliefert. Diese Fälligkeiten entsprechen den drei Farben (grün, gelb, rot) auf der Landkarte.

Unabhängig vom Format (CSV, Excel, ODS) enthält die exportierte Datei zwei neue Spalten:

• Derzeitige Fälligkeit – ID: Ist 0 für „nicht fällig“, 1 für „fällig“ und 2 für „überfällig“. Nutzen Sie diesen Wert, wenn Sie die Fälligkeit programmatisch weiterverarbeiten wollen.
• Derzeitige Fälligkeit – Name: Enthält den Text „nicht fällig“, „fällig“ oder „überfällig“

Hinweis: Die Fälligkeitsspalten werden auch beim Excel-OData-Export (verfügbar ab 2 Benutzerlizenzen) mitgeliefert, wo sie einfach für Pivot-Tabellen genutzt werden können.

Letzte Woche hat portatour® ein Update erhalten, mit dem eine bereits von vielen Benutzern erwartete Funktion Einzug in portatour® Anywhere erhält: Drag & Drop im Kalender – d.h. das Verschieben von Terminen durch Ziehen mit Maus bzw. Finger.

Zum Kalender gelangen Sie im Hauptmenü durch Klick auf „Termine“ und dann „Kalender“.

Um einen Termin auf einen anderen Tag bzw. Zeitpunkt zu verschieben, ziehen Sie ihn einfach mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Stelle im Kalender. Beim Auslassen der Maustaste erscheint eine Sicherheitsabfrage, bei der Sie den neuen Terminzeitpunkt bestätigen. Alternativ geben Sie portatour® durch Auswahl von „beliebig am Tag“ den Freiraum zur automatischen Ermittlung einer geeigneten Uhrzeit, um den Termin kilometeroptimiert am entsprechenden Tag einzuplanen.

Ist nach dem Verschieben eines Termins eine Aktualisierung des Besuchsplans empfehlenswert, erscheint wie gewohnt links oben das rote „Aktualisieren“-Symbol. Klicken Sie dieses, um den Besuchsplan neu optimieren zu lassen.

Nicht nur fixe Termine (dunkelblaue Einträge) können im Kalender verschoben werden. Auch Besuchsvorschläge seitens portatour® (weiße Einträge) lassen sich nun mittels Drag & Drop auf einen anderen Tag bzw. Zeitpunkt verschieben. Beim Verschieben wandelt portatour® den Besuchsvorschlag automatisch in einen fixen Termin um, damit er bei späteren Besuchsplanaktualisierungen tatsächlich am gewünschten Zeitpunkt bleibt.

Auch auf Geräten mit Touchscreen (Smartphone, Tablet) wird Drag & Drop unterstützt. Beachten Sie dabei, dass Sie vor dem Wegziehen eines Termins diesen mindestens eine ½ Sekunde lang drücken müssen, um in den Drag & Drop-Modus zu gelangen. Der Termin erhält rundum einen Schatten, sobald er bereit zum Verschieben ist.

Während des Verschiebens ist auch das Scrollen nach oben und unten innerhalb der Arbeitszeiten möglich. Ziehen Sie dazu den Termin an den oberen bzw. unteren Rand des Kalenders, ohne den Termin auszulassen – der Kalender beginnt automatisch langsam zu scrollen.

Hinweise:

• Während des Verschiebens eines Termins wird das automatische Vor- und Zurückblättern im Kalender noch nicht unterstützt. Wir arbeiten daran …
• Besuchsberichte können generell nicht mittels Drag & Drop verschoben werden.
  

Weitere Neuerungen im Kalender:

• Zeitskala umschalten: Wenn Ihre Besuche häufig kürzer als 30 Minuten dauern und Sie gerne mit der Tages- oder Wochenansicht des Kalenders arbeiten, dann empfiehlt es sich, in den Kalenderoptionen (Zahnrad-Symbol rechts oben) die Zeitskala des Kalenders von 30 auf 15 Minuten zu ändern. Die Termine werden dadurch im Kalender doppelt so hoch dargestellt und enthalten somit mehr Text – z.B. den kompletten Kundennamen bzw. den Ort des Termins.
• Terminliste vs. Kalender: Wenn Sie im portatour®-Hauptmenü auf „Termine“ klicken, öffnete sich bisher immer die Terminliste, wo Sie dann weiter in die Kalenderansicht wechseln konnten. Seit dem letzten Update merkt sich portatour®, ob Sie zuletzt in den Kalender umgeschaltet haben und öffnet diesen direkt anstatt der Terminliste. Vom Kalender zur Terminliste gelangen Sie jederzeit durch den neuen Listen-Knopf rechts oben (zwischen „+“-Symbol und „Zahnrad“-Symbol).

Unsere Entwickler freuen sich über Feedback unter feedback@portatour.com .

Letzte Woche wurde portatour® um eine neue Funktion erweitert, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen: Das Markieren von Kunden auf der Landkarte – optional mit Lasso oder Polygon.

Und so funktioniert es: Öffnen Sie die Landkarte, klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad und dann Markiermodus aktivieren. Die Landkarte wechselt in den Markiermodus, den Sie an einer geänderten oberen Zeile und an einer Abdunkelung der Karte erkennen:

Sie haben nun drei Möglichkeiten, um Kunden zu markieren:

• Einzelmarkierung: Klicken Sie einfach nacheinander auf die gewünschten Kunden. Markierten Kunden erkennen Sie an der blauen Umrandung des Kundensymbols.
• Lasso-Markierung: Klicken Sie rechts oben auf das Lasso-Symbol, um den Lasso-Modus zu aktivieren. Danach umkreisen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Kunden. Um den Markiervorgang zu beenden, lassen Sie die Taste los. Der Lasso-Modus wird automatisch beendet. Wollen Sie zusätzlich die Kunden einer weiteren Region mittels Lasso markieren, so klicken Sie nochmals auf das Lasso-Symbol rechts oben. Das Lasso funktioniert auch auf Touchscreens mittels Finger bzw. Stift.
• Polygon-Markierung: Klicken Sie ebenso auf das Lasso-Symbol, allerdings kreisen Sie nun nicht mit gedrückter Maustaste, sondern klicken nacheinander auf die Eckpunkte der gewünschten Region. Dadurch wird ein Polygon aufgespannt. Um den Markiervorgang zu beenden, machen Sie einen Doppelklick oder schließen Sie den Polygonzug durch Anklicken des Startpunkts des Polygons ab.

Folgend ein Beispiel für die Lasso-Markierung:

Die Gesamtanzahl der markierten Kunden finden Sie im Knopf „X markierte Kunden bearbeiten“ dargestellt. Diesen Knopf klicken Sie, um alle markierten Kunden gemeinsam zu bearbeiten. Sie gelangen zur Massenbearbeitungsseite, die Sie auch schon von der Kundenliste her kennen.

Hinweis: Haben Sie einen Kunden irrtümlich markiert, entfernen Sie die Markierung durch Anklicken des betroffenen Kunden. Wollen Sie die Markierung aller Kunden auf einmal entfernen, beenden Sie den Markiermodus mittels X-Symbol rechts oben.

Folgend nun einige Beispiele von Einsatzmöglichkeiten des neuen Landkarten-Markiermodus:

• Wenn Sie Ihr Betreuungsgebiet neu aufteilen und dadurch Kunden einer bestimmten Region zu einem Kollegen transferieren wollen. Der Markiermodus dient dabei als Alternative oder Ergänzung zur PLZ-Filterung.
• Wenn Sie die Kunden eines Gebiets gemeinsam mit einem Kollegen betreuen und Sie die Kunden geografisch sinnvoll in „in geraden Wochen besuchbar“ und „in ungeraden Wochen besuchbar“ unterteilen wollen. Siehe dazu  „Ein Kunde – mehrere Betreuer. portatour® hilft beim Koordinieren“
• Wenn Sie die Öffnungszeiten (= Besuchszeiten) von Kunden einer bestimmten Region bearbeiten wollen – z.B. manche Tage als „bevorzugt“ markieren.
• Wenn Sie anstatt der automatischen Planung von portatour® manuell mittels „Vormerkungen“ planen und die Kunden für die nächste Besuchsplanberechnung auswählen wollen.
• Zum Zählen der Kunden einer bestimmten Region.

Hinweis: Wenn Sie nicht all Ihre Kunden auf der Landkarte dargestellt haben wollen, sondern nur jene, die bestimmten Filterkriterien genügen, dann nutzen Sie die „Erweiterte Suche“ oberhalb der Kundenliste und klicken erst danach auf „Landkarte“. Der Markiermodus wird so nur auf die gefilterte Menge an Kunden angewendet.

Wir wünschen viel Freude mit dem neuen Lasso und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com

Vor allem aus der pharmazeutischen Branche haben wir vermehrt die Anforderung erhalten, dass ein Kunde von zwei oder sogar drei Außendienstmitarbeitern regelmäßig besucht werden soll, um so noch mehr Aufmerksamkeit vom Kunden zu erhalten. Es gilt aber zu vermeiden, dass sich diese Außendienstmitarbeiter beim selben Kunden „die Klinke in die Hand geben“ – d.h. idealerweise soll in einer Woche immer höchstens ein Mitarbeiter beim Kunden vorstellig werden. Dies erfordert allerdings Koordinationsaufwand.

portatour® bietet dazu seit dem heutigen Update Unterstützung an. Pro Kunde kann eine sogenannte „Planungseinschränkung“ auf Kalenderwochenbasis hinterlegt werden. Zur Eingabe klicken Sie auf das Stift-Symbol bei den Planungsparametern in der Kundendetailansicht.

Wenn beispielsweise ein Kunde von zwei Kollegen regelmäßig betreut werden soll, stellt der erste Kollege beim Kunden die Planungseinschränkung „Nur in geraden Wochen“ und der zweite Kollege „Nur in ungeraden Wochen“ ein. So wird sichergestellt, dass bei der automatischen Besuchsplanung in portatour® der Kunde nie in derselben Woche bei beiden Kollegen zum Besuch vorgeschlagen wird.

Die Bearbeitung der Planungseinschränkung von Kunden steht auch über die erweiterte Kundensuche und anschließender Massenbearbeitung zur Verfügung.  So kann die Planungseinschränkung zum Beispiel rasch auf PLZ-Gebiete angewendet werden. Zusätzlich erlaubt auch der Kunden-Export und Re-Import das massenweise Setzen von Planungseinschränkungen.

Tipp: Wenn sich zwei Kollegen dasselbe Gebiet teilen, empfiehlt es sich, dieses Gebiet in zwei geographische Hälften zu teilen, z.B. Süden/Norden oder Stadt/Umland. Pro Gebiet setzen die Kollegen entgegengesetzte Planungseinschränkungen. Durch diese Vorgehensweise unterstützt man die Planung von kilometeroptimierten Touren, da in einer Woche immer nur Kunden einer kompakten geographischen Hälfte herangezogen werden.

Zur Kontrolle der Planungseinschränkungen kann die Färbung der Kunden auf der Karte gemäß Einschränkung erfolgen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol rechts oben und dann „Färbung: Planungseinschränkung“:

Zu beachten:

• Die Planungseinschränkung „Nur in geraden Wochen“ bedeutet nicht automatisch, dass der Kunde alle 2 Wochen eingeplant wird. Die Häufigkeit wird weiterhin durch das eingestellte Besuchsintervall bestimmt. Die Planungseinschränkung bedeutet lediglich, dass ein Besuch nur in geraden Wochen vorgeschlagen werden darf. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall bei Benutzung von dieser Planungseinschränkung ist demnach 14 Tage.
• Beide Kollegen müssen bei den gemeinsam betreuten Kunden die Planungseinschränkungen separat einstellen – und zwar entgegengesetzt. Es reicht nicht, wenn nur einer die Einschränkung hinterlegt.
• Wollen Sie in der Kundenliste gezielt Kunden filtern, wo Sie noch keine Planungseinschränkung gesetzt haben? Oder Kunden, die laut Planungseinschränkung heute besuchbar sind? Nutzen Sie die erweiterte Kundensuche! Dort gibt es die neue Filterung nach „Planungseinschränkung“.
• Wenn ein Kunde von drei Kollegen besucht wird, ist die Planungseinschränkung „Nur jede 3. Woche“ anzuwenden, wobei der erste Kollege die Einschränkung „ab KW 1“, der zweite Kollege „ab KW 2“ und der dritte Kollege „ab KW 3“ wählt. „ab KW 1“ bedeutet, dass die Kalenderwochen 1, 4, 7, 10, usw. erlaubt sind. „ab KW 2“ bedeutet Kalenderwochen 2, 5, 8, 11, usw. „ab KW 3“ analog noch eine Woche später. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall ist 21 Tage.
• Manuell erstellte Termine bei Kunden haben höchste Priorität und sind auch in Wochen mit Planungseinschränkung möglich. Bei der Terminfindungsfunktion „Geeigneten Tag finden“ werden Tage mit Planungseinschränkung allerdings grau markiert, um daran zu erinnern, dass ein Kollege in dieser Woche den Kunden möglicherweise besucht.