Mit dem heutigen Update von portatour® wurde der Kalender um einige neue Informationen und Funktionen erweitert. Lernen Sie in diesem Beitrag, wie Sie die neuen Möglichkeiten bestmöglich für sich nutzen.

Erinnerung: Zum Kalender gelangen Sie, indem Sie zum Beispiel im Hauptmenü auf „Termine“ klicken. Sollte danach die Terminliste anstatt des Kalenders erscheinen, klicken Sie oben auf den Kalender-Knopf.

Anzeige von Fahrten und Pausen

In der Tages- und Wochenansicht des Kalenders erkennen Sie ab sofort auf einen Blick, welche Zeiten zwischen den Kundenbesuchen bereits für Fahrten oder Pausen verplant sind.

Fahrten werden durch graue Straßen dargestellt, Mittagspausen durch ein „Gabel/Messer“-Symbol. Bei Zeiten, die nicht verplant sind – z.B. Wartezeiten vor fixen Terminen – ist anstatt der Straße eine weiße Fläche zu sehen.

Hinweis: In der Monatsansicht werden Straßen und Pausen aufgrund der kompakten Darstellungsform nicht angezeigt. Schalten Sie bei Bedarf die Ansicht mit dem Zahnrad-Symbol rechts oben um. Ihre persönlichen Einstellungen für die Mittagspause finden Sie in den portatour® Optionen unter „Pause“.

Anzeige von Übernachtungen

Bisher waren im portatour®-Kalender nur jene Übernachtungen zu sehen, für die Sie explizit einen Termin erstellt haben. Seit dem heutigen Update bekommen Sie zusätzlich auch die Übernachtungsvorschläge von portatour® angezeigt – zu erkennen an den grau hinterlegten Einträgen am Tagesbeginn und Tagesende.

In den meisten Fällen werden dies Übernachtungen am Heimatort sein. Wenn Sie allerdings Auswärtsübernachtungen erlaubt haben, kann es auch eine Übernachtung bei einem „bevorzugten Übernachtungsort“ oder eine Übernachtung an einem beliebigen anderen Ort sein, den portatour® im Sinne der Routenoptimierung vorschlägt.

Hinweis: Die automatische Planung von Auswärtsübernachtungen schalten Sie in den portatour®-Optionen unter „Übernachtung“ ein. Die Verwaltung Ihrer „bevorzugten Übernachtungsorte“ (z.B. Lieblingshotels) erfolgt im Hauptmenü unter „Meine Orte“.

Ändern der Arbeitszeiten für einen Tag

Die Start- und Endzeitpunkte der Übernachtungsvorschläge im Kalender entsprechen Ihren Arbeitszeiten, die in den portatour®-Optionen eingestellt sind.

Wenn Sie nun für einen Tag ausnahmsweise die Arbeitszeiten abändern wollen – z.B. weil Sie  früher losfahren und auch früher wieder zuhause ankommen möchten – dann erledigen Sie dies einfach im Kalender, indem Sie den Übernachtungseintrag am Tagesbeginn bzw. Tagesende auf früher verschieben. Nutzen Sie die Drag&Drop-Funktionalität, d.h. Kalendereintrag drücken, verschieben und an der gewünschten Uhrzeit wieder loslassen. Sie sehen folgend eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen.

Ein Übernachtungsvorschlag wird dabei in einen fixen Termin umgewandelt, der im Kalender wie gewohnt dunkelblau gefärbt ist. Aktualisieren Sie danach den Besuchsplan z.B. mittels Klick auf das rote Aktualisieren-Symbol links oben, damit die geänderte Arbeitszeit bei der Tourenplanung berücksichtigt wird.

Hinweis: Als alternative Methode zu Drag&Drop klicken Sie auf den Übernachtungsvorschlag, wählen dann im Menü den Eintrag „In Termin umw. und bearbeiten“ und tragen im Terminfenster die geänderte Uhrzeit ein.

Ändern des Übernachtungsorts für einen Tag

Um den Ort der Übernachtung an einem Tag zu ändern – z.B. weil Sie eine Hotelübernachtung gebucht haben – klicken Sie auf den jeweiligen Übernachtungseintrag im Kalender und wählen dann im Menü den Eintrag „Übernachtungsort ändern“.

Es erscheint ein weiteres Menü, wo Sie sich zwischen einer Adresse aus „Meine Orte“, Ihrem Heimatort oder manueller Adresseingabe entscheiden.

Nach Auswahl des neuen Übernachtungsortes öffnet sich das Terminfenster, wo Sie optional noch die Uhrzeiten der Übernachtung anpassen können. Durch Speichern des Termins ersetzt dieser den bisherigen Übernachtungsvorschlag im Kalender. Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist notwendig, damit der geänderte Übernachtungsort auch bei der Tourenplanung berücksichtigt wird.

Hinweis: Sollte für einen zukünftigen Tag im Kalender noch kein Besuchsplan verfügbar sein, erstellen Sie einen Übernachtungstermin wie gewohnt durch Klick in den Tag und Auswahl von „Übernachtung“ im Menü.

Fixieren eines Übernachtungsvorschlags für einen Tag

Wenn Sie einen Übernachtungsvorschlag fixieren möchten, so dass er bei späteren Besuchsplanaktualisierungen keinesfalls mehr geändert wird, klicken Sie auf den Übernachtungseintrag im Kalender und dann im Menü auf „In fixen Termin umwandeln“. Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist nicht notwendig.

Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie z.B. eine Hotelübernachtung, die portatour® anhand der „bevorzugten Übernachtungsorte“ eigenständig vorgeschlagen hat, nun tatsächlich fix buchen.

Auch im Besuchsplan möglich …

Die drei Menüpunkte „In Termin umw. und bearbeiten“,  „Übernachtungsort ändern“ und „In fixen Termin umwandeln“ finden Sie auch im Besuchsplan wieder, wenn Sie auf Abfahrts- und Ankunftszeilen von zukünftigen Tagen klicken.

Wir hoffen, dass wir mit diesen neuen Funktionen Ihren Arbeitsalltag mit portatour® noch angenehmer und schneller machen konnten. Unser Entwickler-Team freut sich über Feedback unter feedback@portatour.com .

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich primär an portatour®-Administratoren von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern).

Schon sehr viele Unternehmen nutzen die API von portatour® Anywhere zum regelmäßigen automatischen Importieren und Exportieren von Daten. Das freut uns natürlich sehr.

Wir haben allerdings im Zuge von Logfile-Analysen festgestellt, dass in manchen Fällen keine Ursachenbehebung bei fehlerhaften API-Aufrufen stattfindet. D.h. dieselben fehlerhaften Aufrufe werden täglich wieder und wieder erfolglos versucht.

Durch diese Fehler, die häufig durch Dateninkonsistenzen in der Importdatei begründet sind, schlägt der API-Aufruf gänzlich fehl. Der Außendienstmitarbeiter erhält keine aktuellen Daten. Oft wird das Problem erst nach Tagen oder Wochen durch Reklamation des Benutzers selbst identifiziert und behoben.

Mit dem heutigen Update der portatour® API schaffen wir Abhilfe, damit in Zukunft Fehler schnell erkannt und gelöst werden, bevor Benutzer betroffen sind.

Wenn ein API-Aufruf fehlschlägt, wird durch portatour® automatisch eine E-Mail mit einer genauen Aufruf- und Fehlerbeschreibung an die E-Mail-Adresse jenes Administratorkontos gesendet, dessen Anmeldedaten für den API-Aufruf verwendet wurden. Sie als Administrator können zeitnah mit der Ursachenbehebung beginnen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass beim verwendeten Administratorkonto eine korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist, dessen Postfach auch gelesen wird.

Hinweis: Um bei Fehlern, die viele Benutzerkonten und somit viele API-Aufrufe betreffen, keine Flut an E-Mails zu generieren, erfolgt der automatische E-Mail-Versand nach einem fehlerhaften API-Aufruf immer zumindest eine Minute verzögert. Wenn in dieser Minute weitere fehlerhafte API-Aufrufe passieren, werden alle Fehlermeldungen in eine einzige Mail zusammengefasst und der E-Mail-Versand weiter verzögert. Wundern Sie sich daher nicht, warum E-Mails im Fehlerfall immer zumindest eine Minute verzögert in Ihrem Postfach eintreffen.

Wir möchten Sie an dieser Stelle gleich beruhigen: Meist geht es darum, Sonderfälle in den Daten oder im Ablauf, die bei der anfänglichen Programmierung der Datensynchronisation mittels der API noch nicht bekannt waren, einmalig in Ihrem Programmcode bzw. Prozess abzubilden. Danach sollten die API-Aufrufe dauerhaft fehlerfrei durchlaufen.

Der automatische E-Mail-Versand bei Fehlern ist nicht deaktivierbar. Es sollte immer das Ziel sein, die Ursache des Fehlers zu beheben, da ansonsten der API-Aufruf ohnehin fehlschlägt.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die E-Mail-Benachrichtigung viele der möglichen Fehler in der Automatisation abdeckt, allerdings nicht allumfassend ist. Zum Beispiel erfolgt bei folgenden zwei Problemszenarien keine E-Mail durch portatour®:

• Wenn Sie ungültige Administratorzugangsdaten (Benutzername + Passwort) beim API-Aufruf verwenden. portatour® kann dadurch Ihre E-Mail-Adresse nicht identifizieren.
• Wenn auf Ihrer Seite bereits in einem Vorverarbeitungsschritt ein Fehler auftritt und der Programmfluss gar nicht zum eigentlichen API-Aufruf weiterläuft.

Sollten Sie generell Unterstützung bei der API-Nutzung benötigen, bieten wir gerne einen individuellen Workshop dazu an.

Wenn Sie auf Ihrem Smartphone bereits Fotos geknipst haben, wissen Sie vermutlich schon, was „Geotagging“ heißt: Beim Foto wird jener Ort mitgespeichert, wo das Foto geschossen wurde. Sie können so schneller nach Fotos suchen oder diese auf der Landkarte anzeigen lassen.

Seit dem heutigen Update von portatour® ist Geotagging auf Wunsch bei Besuchsberichten möglich. D.h. beim Besuchsbericht kann durch portatour® vermerkt werden, wo Sie ihn erstellt haben. Sie können damit Ihrem Auftraggeber ohne zusätzlichen Aufwand zeigen, dass Sie vor Ort beim Kunden waren. Außerdem hilft Geotagging beim Belegen von Steuerfreibezügen (Verpflegungspauschalen / Diäten) und dient auch zur Fehlervermeidung, weil Sie erkennen, dass ein Bericht zum falschen Kunden eingegeben wird.

Voraussetzung dafür ist , dass Sie den Bericht immer unmittelbar nach dem Kundenbesuch erstellen, d.h. solange Sie sich noch in der Nähe des Kunden aufhalten.

Aktivieren der Geotagging-Funktionalität

Geotagging ist standardmäßig ausgeschaltet. Um die Funktion zu nutzen, muss sie in den Optionen unter Berichtswesen eingeschaltet werden. In der Auswahlbox Geotags schalten Sie dazu von „Ausgeschaltet“ auf „Optional hinzufügen“ oder „Automatisch hinzufügen“ um. So wie bei den meisten Optionen in portatour® kann für diese Einstellung firmenweit ein Standardwert festgelegt und individuell pro Benutzer abgeändert werden.

Erstellen eines Besuchsberichts mit Geotag

Wenn Sie in den Optionen „Automatisch hinzufügen“ eingestellt haben, wird beim Erstellen eines neuen Besuchsberichts – z.B. durch Klick auf „Jetzt besucht“ beim Kunden – Ihr Standort automatisch ermittelt und als Geotag zum Bericht hinzugefügt. Die Standortermittlung durch Ihr Gerät dauert typischerweise 1 bis 10 Sekunden. Sie können in dieser Zeit bereits mit dem Ausfüllen der Berichtsfelder beginnen. Das Geotag wird im Berichtsformular unten angezeigt:

Folgende Informationen finden Sie im Geotag:

• Entfernung Ihres Standorts zum besuchten Kunden bzw. Termins in Luftlinie: Dieser Wert zeigt, wie weit Sie bei der Erstellung des Berichts von der eigentlichen Besuchsadresse entfernt sind. Die Besuchsadresse wird im Bericht direkt oberhalb des Geotags angezeigt.
  Werte bis zu einigen Hundert Metern sind dabei vollkommen normal – z.B. aufgrund eines größeren Firmengeländes, eines weiter entfernten Parkplatzes oder der Ungenauigkeit der Geokodierung der Kundenadresse bzw. der Standortermittlung.
  Sollte die Entfernung deutlich größer sein, kann das ein Alarmzeichen dafür sein, dass Sie den Bericht nicht für den korrekten Kunden eingeben!
• Genauigkeit der Standortermittlung: Der Standort wird durch Ihr Gerät ermittelt, wobei die Genauigkeit aufgrund der genutzten Technologien und etwaiger Signalbehinderungen schwanken kann. Die obige Entfernungsangabe ist mit diesem Genauigkeitswert zu relativieren. Sollte Ihnen die Genauigkeit zu schlecht sein, können Sie mit dem Knopf „Aktualisieren“ eine neue Ermittlung des Standorts starten.
• Adresse Ihres Standorts: Berücksichtigen Sie, dass die Straße und Hausnummer nur selten exakt mit der Besuchsadresse übereinstimmen wird. Bereits geringe Entfernungen bzw. Ungenauigkeiten können zur Quer- bzw. Parallelstraße oder zu einer anderen Hausnummer führen.

Wenn Sie in den Optionen „Optional hinzufügen“ eingestellt haben, wird die Ermittlung des Geotags nicht automatisch beim Erstellen des Berichts gestartet. Es bedarf eines Klicks auf den Knopf „Hinzufügen“, damit der Besuchsbericht um ein Geotag ergänzt wird.

Nur bei der Erstellung eines Besuchsbericht kann dieser mit einem Geotag versehen werden. Ein nachträgliches Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Geotags im Besuchsbericht ist nicht möglich.

Tipp: Sollten Sie unmittelbar nach dem Kundenbesuch wenig Zeit haben, empfehlen wir, trotzdem sofort einen Besuchsbericht anzulegen und zu speichern. Dies dauert nur wenige Sekunden und funktioniert auch im Offline-Modus. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe die restlichen Informationen (z.B. Notizen) nachtragen. Diese Vorgangsweise sorgt für akkurate Uhrzeiten und Geotags in Berichten, erlaubt jederzeit die Aktualisierung des Besuchsplans, da portatour® alle bereits absolvierten Besuche kennt und verhindert außerdem, dass Sie auf die Eingabe von Berichten vergessen.

Für die Standortermittlung muss auf Ihrem Gerät die Standort-Funktion (auf iPhone und iPad „Ortungsdienst“) eingeschaltet sein. Weiters müssen Sie im Web-Browser erlauben, dass portatour® diese Standort-Funktion auch tatsächlich nutzen darf. Sollten bei der Standortermittlung Probleme auftreten, erhalten Sie nach spätestens 30 Sekunden eine Fehlermeldung, die im Geotag des Besuchsberichts gespeichert wird. Kontaktieren Sie zwecks Problembehebung ggf. Ihren Geräteadministrator.

Anzeige von Besuchsberichten mit Geotags

Geotags werden in portatour® an drei Stellen angezeigt:

• In portatour® Anywhere: Wenn Sie einen Besuchsbericht zur Bearbeitung öffnen, wird das Geotag angezeigt – ohne Bearbeitungsmöglichkeit.
• Im portatour® Report: Wenn Sie in den Optionen unter Berichtswesen im Abschnitt „portatour® Reports“ die Geotags auf „Anzeigen“ umstellen, werden die Geotags auch im portatour® Report zu den Besuchsberichten der letzten 7 Tage angezeigt. Für diese Einstellung kann wiederum firmenweit ein Standardwert festgelegt und individuell pro Benutzer abgeändert werden.
• Im Excel/CSV-Export der Besuchsberichte: Sie finden dort neue Spalten, welche die oben angeführten Geotag-Informationen enthalten.

Sonstige Informationen zum Geotagging

• Geotags sind nur bei Berichten vom Typ „Besuch“ und „Nicht angetroffen“ möglich. Bei allen anderen Berichtstypen („Arbeitsbeginn“, „Arbeitsende“, „Freier Tag“, „Sonstige“) sind keine Geotags möglich.
• Jedes Geotag muss vom Benutzer selbst bestätigt und gespeichert werden. Deshalb sind Geotags für automatisch erstellte Berichte nicht möglich – d.h. wenn in den Optionen unter Berichtswesen bei den Besuchsberichten „automatisch anlegen“ eingestellt ist, sind Geotags ausgeschaltet.
• Bei Besuchsberichten, die im Offline-Modus eingegeben werden, wird beim Geotag nur die Entfernung und Genauigkeit angezeigt. Für die Ermittlung der Adresse benötigt es eine Online-Verbindung, wodurch diese erst beim späteren Hochladen des Berichts zum Server ergänzt wird.
• Wenn Sie portatour® Anywhere in Kombination mit einem direkten Datenquellsystem betreiben (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), ist Geotagging derzeit noch nicht möglich.

Bis zum heutigen Update von portatour® war es nicht möglich, längere Flüge in portatour® zu planen. Der Grund: portatour® prüft immer, ob es möglich ist, den Weg zwischen zwei Terminen mit dem Auto zu fahren – was bei Strecken, die eigentlich mit dem Flugzeug zurückgelegt werden, eben nur sehr selten zeitlich möglich ist.

Nun gibt es einen Trick, wie man diese Prüfung aushebeln kann: Wenn ein Termin um 00:00 Uhr früh startet, findet für diesen Termin keine Erreichbarkeitsprüfung statt. Ebenso wird bei Terminen, die um 23:59 Uhr nachts enden, keine Fahrt zum Heimatort mehr eingeplant. Diesen Umstand können Sie nun zur Planung von Flügen nutzen – folgend anhand eines Beispiels erklärt:

Sie fliegen am Montag um 17:00 Uhr abends von München nach Hamburg, um am nächsten Tag dort um 7:30 von Ihrem Hotel in Hamburg loszufahren und Kunden in Hamburg und Umgebung zu besuchen. Erstellen Sie dazu einen Termin am Montag von 17:00 bis 23:59 mit der Adresse des Münchner Flughafens. Dadurch weiß portatour®, dass die Montags-Tour am Münchner Flughafen endet. Dann erstellen Sie noch einen Termin am Dienstag von 00:00 bis 7:30 Uhr bei der Adresse des Hotels in Hamburg. Dadurch weiß portatour®, dass die Tour am Dienstag um 7:30 beim Hotel startet. Eine Erreichbarkeitsprüfung zwischen diesen beiden Terminen findet nicht statt – wegen der Uhrzeiten 23:59 bzw. 00:00 Uhr.

Wichtig: Zur Eingabe dieser besonderen Uhrzeiten (00:00 bzw. 23:59) stellen Sie die „Planung“ bei der Termineingabe auf „Ganz-/Mehrtägig“ um und passen dann die Startzeit bzw. die Endzeit des Termins an (siehe Screenshot oben).

Hinweise:

• Zur Erstellung dieser Termine klicken Sie z.B. im Kalender auf einen leeren Bereich des gewünschten Tages und klicken dann im „Neuer Termin“-Menü auf „Bei manueller Adresse“.
• Wenn Sie mehrere Tage in Hamburg bleiben, erstellen Sie entweder zusätzlich mehrere Übernachtungstermine bei den gewünschten Hotels oder aktivieren Sie in den portatour®-Optionen die Auswärtsübernachtung. Optional geben Sie unter „Meine Orte“ Ihre bevorzugten Hotels in der Region ein, damit diese automatisch eingeplant werden.
• Für den Rückflug erstellen Sie einen Termin am Hamburger Flughafen, der z.B. von 18:00 bis 23:59 dauert. Wichtig ist wiederum die Endzeit 23:59. Die Tour am Folgetag beginnt dann wie gewohnt am Heimatort.
• Was derzeit noch nicht möglich ist, dass Sie einen „Flug während der Mittagszeit“ haben, d.h. sie am selben Tag sowohl vor dem Flug als auch nach dem Flug noch Kunden besuchen.

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich an portatour®-Administratoren und Supervisors von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern).

Mit dem heutigen Update gibt es den bekannten portatour® Report nicht nur für einzelne Benutzer, sondern auch zusammengefasst für das gesamte Unternehmen bzw. für Benutzergruppen.

Zum Abrufen dieses Reports klicken Sie in den Optionen im Abschnitt „Firma“ auf „Report anfordern“. Um Reports für einzelne Benutzergruppen abzurufen, klicken Sie auf „Benutzer verwalten“, wechseln dann oben zur gewünschten Benutzergruppe, scrollen runter in die Fußzeile und klicken dort auf „portatour® Report anfordern“ (Hinweis: Benutzergruppen sind ab 10 Lizenzen möglich).

Sie finden im Report jene statistischen Kennzahlen, die Sie bereits aus dem Benutzer-Report kennen, wobei die Werte der betroffenen Benutzer entweder aufsummiert bzw. als Durchschnittswerte berechnet sind.

Hinweise:

• Der Anwendungs-Check wurde im Zuge des Updates auch in den Unternehmens-Report bzw. Benutzergruppen-Report integriert.
• Jene Abschnitte, die benutzerspezifisch sind – z.B. konkreter Besuchsplan, Besuchsberichte oder überfällige Kunden – sind im Unternehmens- bzw. Benutzergruppen-Report nicht vorhanden. Nutzen Sie zur Detailanalyse weiterhin den portatour® Report des jeweiligen Benutzers, den Sie ebenso direkt in der Benutzerverwaltung anfordern können.
• Der (automatische) Versand des neuen Reports via E-Mail wird noch nicht unterstützt.

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich primär an portatour®-Administratoren von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern).

Mit dem heutigen Update von portatour® wurde der Kundenimport um eine Funktion ergänzt: Nämlich dem automatischen Transferieren von bestehenden Kundendatensätzen zwischen Benutzerkonten.

Anhand folgendem Beispiel wollen wir Ihnen näher erklären, was das bedeutet und welche Vorteile die neue Funktion bringt: Angenommen Sie verwalten Ihre Kundendaten in Ihrem ERP-System und übertragen regelmäßig die Kundendaten via Kundenimport nach portatour®. Im Zuge einer neuen Gebietsaufteilung werden im ERP-System einige Kunden des Mitarbeiters Huber dem Mitarbeiter Maier zugeordnet. Ohne Kundentransfer in portatour® würden diese Kunden bei Maier als Neukunden angelegt. Sämtliche Informationen und Berichte, die Huber vorher schon bei diesen Kunden in portatour® eingeben hat, wären für Maier nicht sichtbar. Um das zu vermeiden, können Sie entweder vor dem Import manuell die betroffenen Kunden in portatour® von Huber zu Maier transferieren oder Sie nutzen den neuen automatischen Transfer beim Kundenimport.

Die Nutzung des automatisches Transfers ist einfach: Stellen Sie im Import-Assistenten auf der neuen Seite „Transfermodus wählen“ ein, ob Sie Kundendaten von anderen Benutzerkonten kopieren oder verschieben wollen. Wenn Sie den Transfermodus auf „Nicht transferieren“ lassen, findet kein automatischer Transfer statt. Weiters legen Sie fest, ob beim Transfer zugehörige Daten der betroffenen Kunden – d.h. Termine, Besuchsberichte und Besuchssperren – auch mit kopiert bzw. verschoben werden sollen.

Wenn die Importdatei nun Kunden enthält, die im Benutzerkonto nicht gefunden werden, sucht portatour® zuerst in anderen Benutzerkonten Ihrer Firma, ob diese dort vorhanden sind. Zur Suche werden die Schlüsselfelder „Externe ID“ und „Portatour ID“ verwendet. Wenn die Suche erfolgreich ist, werden die betroffenen Kunden zuerst vom anderen Benutzerkonto in das aktuelle Benutzerkonto transferiert – d.h. je nach Einstellung kopiert oder verschoben – und dann anhand der Importdatei aktualisiert. Wenn die Suche nicht erfolgreich ist, wird der Kunde wie gewohnt neu angelegt. Sie erhalten auf der Import-Vorschauseite bereits Information darüber, ob und wieviele Kunden von anderen Benutzerkonten transferiert werden.

Sollten Sie den Kundenimport via API automatisiert haben, steht Ihnen auch dort die Transfer-Funktion zur Verfügung. Nutzen Sie beim Aufruf von „ImportCustomers“ den neuen Parameter „transferMode=Copy“ oder „transferMode=Move“. Mehr Informationen finden Sie in der API-Beschreibung in den Optionen.

Weitere Hinweise zum automatischen Transfer beim Kundenimport:

• Im Import-Assistenten steht die Transfer-Funktion dem Benutzer nur dann zur Verfügung, wenn dieser auch die Berechtigung zum Transferieren hat. Siehe dazu Optionen > Berechtigungen.
• Der Transfer steht nur beim Import-Modus „Kunden aktualisieren“ bzw. „Kunden aktualisieren inkl. Löschung“ zur Verfügung – nicht beim Modus „Kunden anlegen“
• Als Schlüsselfelder sind nur „Externe ID“, „Portatour ID“ oder beide gemeinsam erlaubt. Wenn Sie andere Felder als Schlüssel verwenden, kann der Transfer nicht genutzt werden.
• Bei der Suche nach Kunden in anderen Benutzerkonten werden durch portatour® auch deren Papierkörbe durchstöbert. Sie können dadurch getrost die Reihenfolge der Kundenimporte frei wählen, wenn ein Kunde von Benutzer A zu Benutzer B wandern soll. Falls der Kunde durch einen Import im Modus „Aktualisieren inkl. Löschung“ zuerst bei Benutzer A entfernt wird (genau genommen: In den Papierkorb verschoben), wird er dennoch beim folgenden Kundenimport für Benutzer B noch immer gefunden und mit all seinen Daten transferiert. Es gilt lediglich zu beachten, dass die maximale Aufbewahrungsdauer im Papierkorb 14 Tage beträgt.

Beim heutigen Update hat portatour® einen „Papierkorb“ für Kunden erhalten. Wenn Sie ab sofort Kunden löschen, werden diese sicherheitshalber noch für 14 Tage in diesen Papierkorb gelegt, bevor sie endgültig gelöscht werden. Kunden im Papierkorb können Sie jederzeit wiederherstellen – d.h. die Löschung rückgängig machen. Damit verfügen Sie über ein zusätzliches „Sicherheitsnetz“, falls die Löschung irrtümlich war.

Um zum Papierkorb zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Kunden“, scrollen dann die Kundenliste ganz nach unten und klicken am unteren Ende auf den neuen Knopf „Papierkorb“. Falls sich bereits Kunden im Papierkorb befinden, sehen Sie diese nun aufgelistet – sortiert nach dem Zeitpunkt der Löschung:

Im Papierkorb wird zwischen Kunden unterschieden, die manuell durch Knopfdruck in portatour® gelöscht wurden und Kunden, die automatisch während eines Importvorgangs gelöscht wurden – unabhängig ob mittels Import-Assistenten oder API-Import. Um die Auswahl zu ändern, wechseln Sie oberhalb der Liste zwischen „Manuell gelöscht“ und „Beim Import gelöscht„.

Zum Wiederherstellen eines Kunden klicken Sie auf diesen und wählen im folgenden Kontextmenü den Eintrag „Wiederherstellen“. Im Kontextmenü haben Sie auch die Möglichkeit, den Kunden sofort endgültig zu löschen. Um mehrere Kunden auf einmal wiederherzustellen oder endgültig zu löschen, nutzen Sie die Knöpfe unterhalb der Liste.

Wenn Sie sich nun fragen, welchen Vorteil der neue Papierkorb gegenüber der bereits bekannten generellen Wiederherstellungsfunktion in den Optionen bietet: Bei der generellen Wiederherstellung wird die gesamte Datenbank auf einen älteren Datenstand zurückgesetzt – alle Datensätze sind dadurch betroffen (Kunden, Termine, Berichte, …), wodurch es zu Datenverlust kommen kann. Der Papierkorb erlaubt hingegen die selektive Wiederherstellung einzelner Kunden, ohne dass andere Eingaben verworfen werden. Sehen Sie also in Zukunft vorher im Papierkorb nach, wenn Sie Kunden nicht mehr finden, bevor Sie die komplette Datenbank auf einen älteren Wiederherstellungspunkt zurücksetzen.

Weitere Detailhinweise zum Papierkorb:

• Kunden, die im Papierkorb liegen, werden von portatour® gänzlich ignoriert. Sie werden weder eingeplant, noch können sie geöffnet, bearbeitet oder exportiert werden.
• Die Aufbewahrungsdauer im Papierkorb beträgt normalerweise 14 Tage, kann sich aber verkürzen, wenn das Fassungsvermögen von 3.000 Kunden überschritten wird. In diesem Fall werden die Kunden mit ältestem Löschdatum vorzeitig aus dem Papierkorb entfernt.
• Wenn Sie Ihre Kundendatensätze mit „Externen IDs“ versehen haben, wird ein Kunde beim Importvorgang ggf. automatisch aus dem Papierkorb wiederherstellt, wenn sich dort ein Kundendatensatz mit übereinstimmender „Externer ID“ befindet. Dies schützt Sie vor Datenverlust, wenn Sie beim Import die Option „inkl. Löschung“ verwenden und Sie auf diesem Wege Kunden irrtümlich aus einem Benutzerkonto gelöscht haben. Ein korrekter Folgeimport stellt die Kunden automatisch wieder aus dem Papierkorb her – inkl. aller Eingaben, welche die Benutzer in portatour® bei den Kunden getätigt haben.
• Der Papierkorb gilt nur für Kunden. Löschungen von Terminen und Berichten sind weiterhin sofort wirksam.
• Wiederherstellen aus dem Papierkorb dürfen nur Benutzer jener Berechtigungsstufe, die laut Berechtigungsverwaltung auch das Recht zum Löschen haben.
• Nutzer mit direkter Kopplung an ein Datenquellsystem (Salesforce, Dynamics CRM, Outlook) haben keinen Papierkorb in portatour® Anywhere, da im Falle der Löschung eines Kunden dieser ohnehin in den Papierkorb des jeweiligen Quellsystems wandert.

Seit 2014 verfügt portatour® Anywhere über den Offline-Modus, mit dem Sie auch ohne Internetverbindung Zugriff auf Ihren Besuchsplan haben und Besuchsberichte eingeben können. Die Unterstützung des Offline-Modus muss einmalig in den Optionen aktiviert werden. Mehr dazu in der Hilfe.

Mit dem heutigen Update von portatour® wurde die Hauptmenüleiste des Offline-Modus an die des Online-Modus angepasst, um die Benutzung intuitiver zu gestalten.

Sobald Ihr Gerät die Internetverbindung verliert und Sie in den Offline-Modus von portatour® wechseln, werden die Seiten weiterhin mit einer gelben Informationszeile versehen, die auf den Offline-Modus hinweist.

Sobald Ihr Gerät wieder eine Internetverbindung erlangt, werden Sie automatisch darauf hingewiesen, in dem der blaue Link „online gehen“ erscheint und in der Menüzeile rechts oben der Knopf rot dargestellt wird.

Auch dort haben Sie die Möglichkeit, mittels „online gehen“ wieder in den Online-Modus zurück zu wechseln.