Gute Nachricht für all jene Unternehmen, die Termine aus einem Drittsystem nach portatour® Anywhere übernehmen wollen: Seit heute gibt es dafür den neuen Termin-Import-Assistenten. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Termine“, scrollen dann auf der Seite ganz nach unten und klicken auf „Import“.

Wer in portatour® bereits Kunden importiert hat, wird sich auch mit dem Termin-Import-Assistenten schnell zurecht finden, da die Vorgangsweise gleich ist: Sie wählen den gewünschten Import-Modus, laden die Datei mit Ihren Terminen hoch (unterstützte Formate: Excel, CSV, ODS), erledigen die Feldzuordnung, kontrollieren die Import-Vorschau und starten dann den Import-Vorgang.

Worauf Sie beim Termin-Import jedenfalls achten sollen:

• Kundenbezug: Termine, die Besuche bei bestehenden Kunden darstellen, müssen gleich beim Import den betreffenden Kunden zugeordnet werden. Nur so wird sichergestellt, dass die automatische Besuchsplanung einwandfrei funktioniert und in Folge Besuchsberichte bei den korrekten Kunden angefügt werden. Die Zuordnung eines Termins zu einem Kunden funktioniert entweder über die „Portatour ID“ des Kunden oder über die „Externe ID“ des Kunden, die Sie beim Kundenimport selbst vergeben können (siehe dazu „Neues Schlüsselfeld: Externe ID“).
• Zeitpunkt: Der Zeitpunkt eines Termins wird über die drei Felder „frühester Beginn“, „spätestes Ende“ und „Dauer“ in Minuten festgelegt, wobei Sie wahlweise „spätestes Ende“ oder „Dauer“ weglassen können. Wenn Sie alle drei Felder setzen und die Dauer kürzer als die Zeitspanne zwischen „frühester Beginn“ und „spätestes Ende“ ist, hat portatour® bei der Planung Optimierungsspielraum. Wenn Sie einen Termin als „beliebig am Tag“ definieren wollen, setzen Sie „frühester Beginn“ auf 00:00 Uhr, „spätestes Ende“ auf 23:59 Uhr und die „Dauer“ auf die gewünschte Termindauer, z.B. 30 Minuten. Ihre Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Kunden berücksichtigt portatour® automatisch.
• Adresse: Wenn ein Termin einen Kundenbezug hat, wird beim Import automatisch die Adresse des Kunden als Terminadresse herangezogen. Sie brauchen also nur dann Adressen bei Terminen importieren, wenn der Termin keinen Kundenbezug hat (z.B. Interne Schulung) oder der Termin an einer anderen Adresse als der Kundenadresse stattfinden soll. Adressen werden beim Importvorgang automatisch geokodiert.
• Externe ID: Wenn Sie Termine nicht nur einmalig importieren sondern später auch auf diesem Wege aktualisieren wollen, importieren Sie „Externe IDs“ zu Ihren Terminen, z.B. eine eindeutige und stabile Datensatznummer aus dem Quellsystem. Diese „Externe ID“ dient bei weiteren Importvorgängen als Schlüsselfeld.

Und noch einige Tipps zum Termin-Import:

• Nutzen Sie den Termin-Export, um eine Dateivorlage für den Import zu erhalten. Wenn Sie Ihre Termine als Excel-Datei exportieren, können Sie diese Excel-Datei bearbeiten und wieder importieren. Dies erlaubt eine Massenbearbeitung von Terminen.
• Klicken Sie im Import-Assistenten auf das blaue (i)-Symbol neben den einzelnen Feldnamen, um Erklärungen und Importhinweise zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
• Auch Termine, die mehrere Tage dauern, sind möglich – z.B. für Messen oder Urlaub. In diesem Fall ist aber kein Spielraum erlaubt. Der Einfachheit halber lassen Sie in solchen Fällen die Dauer in Minuten weg.
• Vor jedem Importvorgang mit dem Import-Assistenten wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Sollte ein Import nicht das von Ihnen erwartete Ergebnis bringen, können Sie in den Optionen unter „Wiederherstellung“ auf den Datenstand vor dem Import zurücksetzen. Beachten Sie, dass sämtliche Dateneingaben seit diesem Zeitpunkt verworfen werden.
• Analog zum Kunden-Import steht bei Firmenzugängen (ab 2 Benutzern) auch der Termin-Import über die API Schnittstelle zur Verfügung. Dies ermöglicht Automatisierung. Die technische Dokumentation findet der Administrator in den Optionen unter „API“. Wenn Sie Unterstützung bei der Verwendung der API benötigen, buchen Sie bitte unseren API-Workshop.
• Bedenken Sie: Je mehr fixe Termine Sie importieren, umso weniger Optimierungsspielraum bleibt portatour® für die automatische Besuchsplanung anhand Besuchsintervallen und für die Maximierung der Besuche und die Minimierung der Fahrtdauer!

Wir wünschen viel Erfolg mit der neuen Import-Möglichkeit und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Hinweise:

• Die Import-Funktion gibt es nicht für Benutzer, die portatour® in Kombination mit Salesforce, Dynamics CRM, Outlook oder Connector verwenden. In diesem Fall werden die Termine ohnehin schon automatisch synchronisiert.
• Die Import-Funktion über den Assistenten steht auch dann nicht zur Verfügung, wenn bei einem Firmenzugang in den Optionen die Import-Berechtigung durch den Administrator deaktiviert wurde.

Folgendes Update ist für IT-Administratoren von all jenen Unternehmen interessant, die portatour® Anywhere über die API mit ihrem bestehenden ERP/CRM-System synchronisieren.

Neben der „Portatour ID“, die jeder Kundendatensatz in portatour® automatisch zugewiesen bekommt, ist es ab sofort möglich, jeden Kunden um eine „Externe ID“ zu ergänzen, welche typischerweise die Kundendatensatz-ID aus Ihrem bestehenden ERP/CRM-Systems ist.

Die ID-Felder (Portatour ID, Externe ID) können gemeinsam oder einzeln verwendet werden, um bei späterem Import zur Datenaktualisierung eine eindeutige Zuordnung zwischen importierten Datensätzen und existierenden Kunden herzustellen. Natürlich ist es auch weiterhin möglich, beim Datenaktualisierungs-Import benutzerdefinierte Felder als Schlüssel zu verwenden. Die Nutzung des neuen Feldes „Externe ID“ hat allerdings folgende Unterschiede:

• Beim Feld „Externe ID“ garantiert portatour® genauso wie bei der „Portatour ID“, dass keine doppelten IDs in die Datenbank eines Benutzers gelangen können. Bei benutzerdefinierten Feldern gibt es diese Sicherheit nicht.
• Bei der „Externen ID“ unterbindet portatour® genauso wie bei der „Portatour ID“ die nachträgliche Änderung. D.h. ist die „Externe ID“ einmal für einen Kunden gesetzt, bleibt sie stabil und kann weder über die Benutzeroberfläche, noch über Import bzw. API verändert werden.
• In der Kundendetailansicht wird die „Externe ID“ des Kunden rechts unten auf der Seite in grau dargestellt. Dies dient zur besseren Identifikation von Kunden, speziell bei unternehmensinternen Supportfällen.
• Die „Externe ID“ darf maximal 40 Zeichen lang sein, erlaubt nur Buchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen: ‚-‚, ‚_‘, ‚{‚, ‚}‘, ‚.‘
• Bei der „Externen ID“ wird zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden. D.h. die ID „ABC123“ entspricht nicht „abc123“.
• Mit Kenntnis der „Externen ID“ eines Kunden kennen Sie auch die URL der Kundendetailansicht des Kunden in portatour®. Diese lautet https://my.portatour.net/ a/Customers/Details/H<ExternalID> , wobei Sie <ExternalID> durch die „Externe ID“ des Datensatzes ersetzen, z.B. https://my.portatour.net/a/Customers/Details/Habc123 im Falle von „abc123“. Dies ermöglicht die direkte Verlinkung von Kunden in portatour® aus Ihrem bestehenden System.

Wir empfehlen, die „Externe ID“ eines Kunden gleich beim Erstimport zu importieren. Setzen Sie dazu im Import-Assistenten einfach die Feldzuordnung.

Haben Sie bereits Kunden in portatour® und wollen diese um eine „Externe ID“ ergänzen, führen Sie einen Aktualisierungs-Import durch, bei dem Sie sowohl ein bestehendes Feld (z.B. Kundennummer oder Portatour ID) als Schlüssel verwenden und zusätzlich auch das Feld „Externe ID“ zuordnen.

Gehen Sie beim Setzen von „Externen IDs“ sorgfältig um, da diese nicht mehr geändert werden können. Sollte Ihnen dennoch ein Fehler passieren, ist es nur noch möglich, in den „Optionen“ unter „Daten löschen > Externe IDs“ die „Externen IDs“ aus allen Datensätzen des Benutzers zu entfernen.

Conclusio

Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie die „Externe ID“ verwenden wollen oder nicht. Die „Externe ID“ bietet Ihnen ein strikteres Schlüssel-Handling. Eine Vorschau auf die kommenden Updates von portatour® macht die „Externe ID“ aber höchst attraktiv: Wir arbeiten gerade an der Import-Möglichkeit von Terminen. Dort macht es die „Externe ID“ dann einfach, die Zuordnung von Terminen zu Kunden umzusetzen.

Seit dem heutigen Update ermöglicht portatour® Anywhere den Export des aktuellen Besuchsplans als Excel- oder CSV-Datei.

Scrollen Sie dazu auf der Besuchsplan-Seite nach unten und klicken den neuen Knopf Export > Als Datei, wählen in der Auswahlbox das gewünschte Format und klicken dann auf Herunterladen.

Die heruntergeladene Datei enthält alle Zeilen des aktuellen Besuchsplans, d.h. vorgeschlagene Kundenbesuche, fixe Termine, die notwendigen Fahrten, etwaige Pausen bzw. Wartezeiten und die tägliche Abfahrt bzw. Ankunft. Ebenso eine Zusammenfassung für jeden Tag und den gesamten Besuchsplan.

Wenn Sie die Option „Kundendaten inkludieren“ bzw. „Termindaten inkludieren“ wählen, so enthalten die Kundenbesuchs- bzw. Termin-Zeilen zusätzlich alle Datenfelder des betroffenen Kunden bzw. Termins.

Die Export-Funktion bietet sich vor allem für jene Benutzer an, die den Besuchsplan archivieren, an Dritte weitergeben oder elektronisch weiterverarbeiten wollen.

Hinweise:

• Für die automatisierte elektronische Weiterverarbeitung in Unternehmen ab 2 Außendienstmitarbeitern wurde auch die API erweitert: Es steht ab sofort die neue Funktion „ExportSchedule“ zur Verfügung. Details entnehmen Sie wie gewohnt der API-Dokumentation.
  
• Die Optionen „Kundendaten inkludieren“ bzw. „Termindaten inkludieren“ stehen nicht zur Verfügung, wenn Sie die Datenexport-Berechtigung nicht besitzen oder portatour® Anywhere in Kombination mit einem Datenquellsystem (Salesforce, Dynamics CRM, Outlook, Connector) verwenden.