Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Mehr benutzerdefinierte Felder möglich
• IP-basierte Zugriffsbeschränkungen
• Gebietsoptimierung: Anzahl und Heimatorte neuer Mitarbeiter ermitteln
• Gebietsoptimierung: Leerlaufzeit je Mitarbeiter
• Gebietsoptimierung: Außendienstzeit je Mitarbeiter
• Gebietsoptimierung: Änderung von Benutzereinstellungen individuell in der Ausgangslage
• Gebietsoptimierung: Gewünschte Kundenanzahl pro Gebiet als Optimierungsvorgabe

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren von Firmenzugängen mit mindestens zwei Benutzern.

Möchten Sie den Zugriff auf Ihr portatour® nur von bestimmten IP-Adressen aus erlauben – z.B. um ausschließlich verwaltete Firmengeräte zuzulassen, die in Ihrem LAN oder VPN angemeldet sind? Dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechsel Sie in den Arbeitsbereich „Firma“.
2. Öffnen Sie die Optionen.
3. Klicken Sie im Abschnitt „Sicherheit“ auf „IP-basierte Zugriffsbeschränkungen“.
4. Stellen Sie bei jenen Benutzer-Berechtigungsstufen, bei denen Sie den Zugriff beschränken wollen, die Auswahlbox auf „Beschränkt“ um.
5. Geben Sie im Eingabefeld darunter jene IP-Adressen bzw. IP-Bereiche ein, von denen der Zugriff erlaubt sein soll. Mehrere Einträge sind durch Zeilenumbruch zu trennen.
6. Klicken Sie „Speichern“. Die Zugriffsbeschränkung wirkt sofort.

Benutzer, die zwar erfolgreich angemeldet sind, aber von einer nicht-erlaubten IP-Adresse zugreifen, erhalten folgende Fehlermeldung:

Hinweise:

• Gehen Sie sorgfältig mit diesen Beschränkungen um. Die Gefahr, sich oder andere Benutzer Ihres Unternehmens irrtümlich auszusperren, ist hoch.
• Hinterlegen Sie idealerweise mehrere IP-Adressen, z.B. redundante IP-Adressen Ihres Büros, um auch im Notfall weiterhin auf portatour® zugreifen zu können. Stellen Sie sicher, dass diese IP-Adressen statisch sind.
• Denken Sie bei Änderungen der Netzwerkkonfiguration Ihrer Firma rechtzeitig daran, die Beschränkungen aufzuheben oder um weitere IP-Adressen zu ergänzen.
• Es werden ausschließlich IPv4 Adressen unterstützt – keine IPv6 Adressen.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Wenn Sie für den Außendienst verantwortlich sind, kennen Sie wahrscheinlich folgende Herausforderung: Sie wollen expandieren, benötigen dafür neue Mitarbeiter, wissen aber nicht, wie viele es sein sollen, wo sie beheimatet sein sollen und wie die neuen Gebiete aussehen sollen.

Genau dabei hilft Ihnen die Funktion zur Planung neuer Mitarbeiter. Und so gehen Sie vor:

1. Starten Sie eine Gebietsoptimierung.
2. Klicken Sie auf der Seite „Ausgangslage > Analyse“ am Ende der Tabelle auf „+ Neue Mitarbeiter“. Folgendes Fenster erscheint:
3. 
4. Stellen Sie die Anzahl auf „Automatisch“ um.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.
6. Klicken Sie auf „Optimierung starten“.

Bei der folgenden Optimierung plant portatour® soviele neue Mitarbeiter ein und weist Kunden zu, damit die durchschnittliche Auslastung je Mitarbeiter auf etwa 100% reduziert wird.

Sie sehen die vorgeschlagenen neuen Mitarbeiter durch Sterne markiert:

Auf der Landkarte werden die vorgeschlagenen Heimatregionen neuer Mitarbeiter durch eine Kreisfläche mit einem gedrehten Quadrat im Zentrum dargestellt:

Üblicherweise erhalten Sie mehrere Varianten mit unterschiedlicher Mitarbeiteranzahl präsentiert, um die Auswirkungen rasch vergleichen zu können. Zwischen den Varianten schalten Sie in der Auswahlbox oben um.

Wenn Sie die Anzahl neuer Mitarbeiter bereits im Vorfeld festgelegt haben, stellen Sie die Anzahl mittels „Genau…“ ein. Der Optimierungsvorgang verläuft dadurch schneller.

Wenn Sie nicht nur die Anzahl, sondern auch schon die Heimatorte neuer Mitarbeiter wissen, gehen Sie für jeden neuen Mitarbeiter wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf „+ Neue Mitarbeiter“.
2. Stellen Sie den Heimatort auf „Manuell angeben“ um.
3. Geben Sie die Adresse des Heimatorts ein.
4. Klicken Sie auf „Position bestimmen“
5. Geben Sie unter „Bezeichnung“ den Namen des neuen Mitarbeiters ein.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Weitere Funktionen:

• Um oben festgelegte Einstellungen für neue Mitarbeiter zu ändern, nutzen Sie das Stift-Symbol.
• Um weitere Einstellungen für neue Mitarbeiter zu bearbeiten – z.B. Arbeitszeiten oder Übernachtungen – stellen Sie „Ausgangslage > Einstellungen > Bearbeitbar pro Benutzer“ auf „Ja“ um und nutzen dann die „Benutzerbearbeitungen“.
• Um einem neuen Mitarbeiter ausgewählte Kunden manuell zuzuordnen, nutzen Sie „Manuelle Anpassungen > Kundenzuordnungen“. Dies ist nur dann möglich, wenn die Anzahl „genau…“ 1 ist und ein Heimatort manuell angeben wurde.

Hinweise:

• Wenn das Optimierungsergebnis neue Mitarbeiter enthält, ist nur der Export möglich – keine direkte Anwendung in portatour®. Tipp: Sobald neue Mitarbeiter tatsächlich aufgenommen wurden und die tatsächlichen Heimatorte bekannt sind, erstellen Sie diese als Benutzer in portatour®. Danach führen Sie die Optimierung erneut mit den konkreten Benutzern durch oder nutzen Sie den Kundenimport.
• Die maximale Anzahl neuer Mitarbeiter ist bei der Gebietsoptimierung durch Ihre Lizenzanzahl bestimmt. Die Summe aus bestehenden Benutzern und neuen Mitarbeitern darf die doppelte Lizenzanzahl nicht überschreiten. Weiters beträgt die Maximalanzahl von neuen Mitarbeitern mit automatisch ermitteltem Heimatort 50.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Sie können nun die bisher schon bei der Analyse und Optimierung berücksichtigten Leerlaufzeiten in den Detailtabellen durch Klick auf „Kennzahlen unter Berücksichtigung von Fahrzeiten“ einblenden.

Leerlaufzeiten haben hauptsächlich folgende Ursachen:

• Am Tagesende kann die Arbeitszeit nicht exakt bis zum Arbeitszeitende genutzt werden, weil Kundenbesuche nur vollständig mit einer festgelegten Dauer geplant werden können. Beispiel: Wenn Kundenbesuche 60 Minuten dauern, aber nur noch 45 Minuten Arbeitszeit an einem Tagesende zur Verfügung steht, kann diese Zeit außer für die Heimfahrt nicht weiter genutzt werden. Wenn die Heimfahrt nun kürzer als 45 Minuten ist, entsteht Leerlaufzeit. Daumenregel: Die typische Leerlaufzeit am Tagesende beträgt ca. 50% der durchschnittlichen Dauer eines Besuchs.
• Die in portatour® eingetragenen Arbeitszeiten starten deutlich vor den Öffnungszeiten der Kunden. Es gibt somit noch nichts zu tun, trotz Berücksichtigung der Anfahrtszeit.
• Die in portatour® eingetragenen Arbeitszeiten enden deutlich nach den Öffnungszeiten der Kunden. Es gibt somit nichts mehr zu tun, trotz Berücksichtigung der Heimfahrtszeit.
• Während des Arbeitstages entstehen Wartezeiten, wenn viele Kunden deutlich eingeschränkte Öffnungszeiten haben.
• Während des Arbeitstages entsteht Zeitverlust, weil Kunden nicht angetroffen werden konnten – siehe „Ausgangslage > Einstellungen > Antreffquote“ und „Zeitverlust wenn nicht angetroffen“.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Zum besseren Verständnis der Auslastung wird nun in den Detailtabellen die Außendienstzeit anstatt der Arbeitszeit angezeigt.

Die Formel zur Berechnung ist wie folgt:

• Außendienstzeit = (Arbeitszeit – Pausenzeit) × Arbeitszeitanteil im Außendienst

Bei der Berechnung der Auslastung wird die Summe aus Besuchszeit, Fahrzeit und Leerlaufzeit mit der Außendienstzeit verglichen.

• Ist diese Summe kleiner als die Außendienstzeit, dann ist auch die Auslastung kleiner als 100%. Beispiel: 27 Stunden Summe aus Besuchszeit, Fahrzeit und Leerlaufzeit bei 36 Stunden Außendienstzeit ergibt 75% Auslastung (=27/36).
• Wäre diese Summe allerdings größer als die Außendienstzeit, dann sind die eingestellten Besuchsintervalle nicht einhaltbar, d.h. die gewünschte Besuchsanzahl ist nicht erreichbar. Für die Berechnung von Besuchszeit, Fahrzeit und Leerlaufzeit werden dermaßen verlängerte Besuchsintervalle verwendet, sodass die Außendienstzeit eingehalten wird. Die Auslastung gibt in diesen Fällen an, wie stark die Besuchsintervalle der Kunden für die Berechnung verlängert wurden. Zum Beispiel bedeutet 125% Auslastung, dass jeder Kunde beim Besuch im Schnitt 25% Überschreitung des eingestellten Besuchsintervalls hat.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Wenn Sie Einstellungen von Benutzern in der Ausgangslage individuell bearbeiten möchten – z.B. Arbeitszeiten, Arbeitszeitanteil im Außendienst oder Übernachtungen – dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in der Ausgangslage auf die Seite „Einstellungen“.
2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol bei „Benutzereinstellungen“.
3. Stellen Sie „Bearbeitbar pro Benutzer“ auf „Ja“ um.
4. Klicken Sie „Speichern“.
5. Wechseln Sie auf die nun sichtbaren „Benutzerbearbeitungen“ in der Ausgangslage.

Dort erstellen Sie nun in gewohnter Weise Benutzerbearbeitungen.

Hinweis: Diese Funktion ist auch nützlich, wenn Sie portatour® zur Besuchsplanung verwenden und die derzeitigen Einstellungen in den Optionen der Benutzer die tatsächliche Situation nicht genau widerspiegeln.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Wenn Sie möchten, dass Gebiete nach der Optimierung möglichst eine bestimmte Anzahl an Kunden haben sollen, dann können Sie dies nun wie folgt angeben:

1. Starten Sie eine neue Gebietsoptimierung.
2. Wechseln Sie auf die Seite „Optimierungsvorgaben > Pro Gebiet“.
3. Möchten Sie für alle Gebiete die Kundenanzahl vorgeben, dann klicken Sie in der Kopfzeile bei „Kunden Anzahl“ auf den Stift. Wenn sie nur für ein bestimmtes Gebiet die Kundenanzahl vorgeben möchten, dann klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf den Stift.
4. Legen Sie den gewünschte Wertebereich für die Anzahl an Kunden fest und klicken Sie „Übernehmen“.
5. Klicken Sie „Optimierung starten“.