Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Zusammenführen von zwei Kundendatensätzen
• Gebietsoptimierungen speichern, laden und freigeben
• Gebietsoptimierung: Weitere Verbesserungen

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Vielleicht kennen Sie das Problem, dass ein und derselbe Kunde zweimal in portatour® Anywhere existiert?

Eine häufige Ursache ist, dass der Kunde zuerst manuell in portatour® erstellt wurde, weil er zu Beginn „nur“ ein Interessent war. Mit der Erstbestellung wird der Kunde auch im ERP-System Ihres Unternehmens angelegt und dann automatisch nach portatour® importiert. Das Ergebnis: Dubletten in portatour®.

Mit der neuen Funktion „Kunde zusammenführen“ werden Sie Dubletten los, ohne Daten zu verlieren. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die Detailansicht eines Kunden, den sie zusammenführen möchten.
2. Klicken Sie unten auf den Knopf „Aktionen“ > „Kunde zusammenführen“.
3. Suchen Sie den zweiten Kunden, mit dem Sie zusammenführen möchten.
4. Sie sehen in einem neuen Fenster eine Gegenüberstellung der Daten beider Kunden.
5. Wählen Sie in der Zeile „Zielkunde“ aus, welcher der beiden Datensätze bestehen bleiben soll.
6. Wählen Sie in den weiteren Zeilen jene Daten aus, welche übernommen werden sollen. Bei Textfeldern ist die Kombination beider Texte möglich. Wählen Sie dazu die rechte Spalte „Kombiniert“.
7. Klicken Sie auf „Zusammenführen“
8. Die ausgewählten Daten und alle verknüpften Datensätze (Termine, Aufgaben, Berichte und Besuchssperren) werden zum Zielkunden verschoben. Der andere Kunde wird in den Papierkorb verschoben.

Voilà, die Dublette ist entfernt.

Hinweise:

• Eingeschränkte Berechtigungen:
  • Diese Funktion steht grundsätzlich nur dann zur Verfügung, wenn Sie als Benutzer die Berechtigungen „Kunde > Löschen“ und „Berichte > Historie ändern“ haben.
  • Aufgrund von eingeschränkten Berechtigungen kann bei manchen Felder die Auswahl, von welchem Kunden die Daten übernommen werden sollen, deaktiviert sein. Es werden in solchen Fällen die Daten des Zielkunden übernommen.
• Wenn nur einer der beiden Datensätze eine externe ID hat, sollte dieser als Zielkunde gewählt werden. Dies ist auch standardmäßig voreingestellt. Die externe ID weist nämlich auf einen (regelmäßigen) Datenimport hin.
• Standardmäßig werden in der Tabelle nur jene Felder angezeigt, bei denen sich die Daten der beiden Kunden unterscheiden. Für diese Felder versucht portatour®, eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Gegebenenfalls passen Sie die Auswahl an. Um auch Felder mit gleichen Daten zu sehen, schalten Sie in der Auswahlbox oben von „Mit Konflikt“ auf „Alle“ um.
• Wenn Sie drei oder mehr Datensätze zu einem einzigen Kunden zusammenführen möchten, führen Sie obigen Vorgang mehrfach durch.
• Diese Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit einem Datenquellsystem (Salesforce, Dynamics CRM, Veeva CRM) verbunden ist. 

Bisher konnte portatour® für einen Benutzer immer nur eine einzige Gebietsoptimierung speichern. Diese Einschränkung ist jetzt durch die Möglichkeit des expliziten Speicherns, Ladens und Freigebens von Gebietsoptimierungen aufgehoben.

Mögliche Anwendungsfälle:

• Sie wollen für mehrere Arbeitsbereiche (z.B. Regionen) zeitgleich Gebietsoptimierungen vorbereiten.
• Sie möchten für eine Region mehrere Szenarien mit unterschiedlichen Einstellungen berechnen und zum späteren Vergleichen oder Präsentieren abspeichern.
• Sie möchten eine Gebietsoptimierung anderen Supervisoren zur Kontrolle oder Weiterbearbeitung zur Verfügung stellen.

Wie speichere ich eine Gebietsoptimierung?

1. Klicken Sie in der Fußzeile einer Gebietsoptimierung auf den Knopf „Speichern“.
2. Wenn Sie eine bestehende gespeicherte Optimierung überschreiben wollen, klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Namen.
3. Wenn Sie die Optimierung unter einer neuen Bezeichnung speichern wollen, klicken Sie auf „Optimierung speichern …“.
4. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung und optional eine zusätzliche Notiz ein.
5. Klicken Sie „Speichern“.

Wie lade ich eine Gebietsoptimierung?

Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Wenn Sie über das Hauptmenü die Gebietsoptimierung öffnen, drücken Sie den Knopf „Gespeicherte Optimierungen“. In den folgenden Listen sehen Sie alle Gebietsoptimierungen, die Sie entweder selbst gespeichert haben oder von anderen Benutzern freigegeben wurden. Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf „Laden“.
• Wenn Sie bereits in einer Gebietsoptimierung sind, klicken Sie in der Fußzeile auf „Laden“. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Beachten Sie, dass dieses Menü nur gespeicherte Optimierungen enthält, die von Ihnen für den betroffenen Arbeitsbereich gespeichert wurden.

Wie funktioniert die Freigabe von Gebietsoptimierungen für andere Benutzer?

• Administratoren haben auf alle gespeicherten Optimierungen Zugriff – auch ohne explizite Freigabe.
• Supervisoren haben nur dann Zugriff, wenn Sie die Lesefreigabe aktivieren. Diese können Sie beim erstmaligen Speichern oder nachträglich über die Verwaltung der gespeicherten Optimierungen aktivieren.
• Wenn die Lesefreigabe erteilt ist, haben jene Supervisoren Zugriff, die auch Zugriff auf den betroffenen Arbeitsbereich haben.
• Die Lesefreigabe erlaubt diesen Supervisoren, die gespeicherte Optimierung zu laden, damit weiterzuarbeiten und wiederum als eigene Optimierung zu speichern bzw. freizugeben. Ein Überschreiben oder Löschen Ihrer Version durch diese Supervisoren ist allerdings nicht möglich.

Wie kann ich Gebietsoptimierungen verwalten – d.h. löschen oder deren Eigenschaften bearbeiten?

Öffnen Sie die Verwaltung von gespeicherten Optimierungen, z.B. im Hauptmenü auf „Gebietsoptimierung“ und dann „Gespeicherte Optimierungen“ klicken.

• Klicken Sie auf das Mistkübel-Symbol, um eine gespeicherte Optimierung zu löschen.
• Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften (Bezeichnung, Notiz, Lesefreigabe) von gespeicherten Optimierungen zu ändern.

Wie kann ich Gebietsoptimierungen kopieren?

• Wenn Sie eine Kopie im selben Arbeitsbereich erstellen wollen – z.B. um ein alternatives Szenario zu rechnen – laden Sie die Optimierung und speichern Sie diese unter einer anderen Bezeichnung.
• Um in einem anderen Arbeitsbereich eine neue Optimierung zu starten, welche die Einstellungen einer bereits gespeicherten Optimierung verwendet, öffnen Sie die Verwaltung der gespeicherten Optimierungen und klicken in der gewünschten Zeile auf das Kopieren-Symbol. Im folgenden Dialog wählen Sie den Ziel-Arbeitsbereich und speichern die Kopie dort. Danach laden Sie die Kopie.

Hinweise:

• Aufgrund der großen Datenmenge sind pro Benutzer und Arbeitsbereich maximal 5 gespeicherte Optimierungen möglich. Löschen Sie nicht mehr benötigte Optimierungen, um wieder Platz zu schaffen.
• Ebenso aufgrund der großen Datenmenge werden gespeicherte Optimierungen nicht in die Wiederherstellungspunkte von portatour® aufgenommen. Überschreibungen und Löschungen sind somit unwiderruflich.

• Unter „Ausgangslage > Einstellungen > Zeitverlust wenn nicht angetroffen“ legen Sie fest, wieviel Zeitverlust ein Besuch ohne Antreffen des Kunden (siehe Antreffquote) zusätzlich zur Fahrzeit verursacht – z.B. für Parkplatzsuche, Gehweg, Berichterstellung.
• In den Tabellen sind zusätzliche Spalten durch Klick auf das >> bzw. << Symbol in der Kopfzeile ein- bzw. ausblendbar.
• In den Tabellen und in der Ergebnisübersicht wird nun zusätzlich zur erwarteten Fahrzeit auch die erwartete Fahrstrecke (pro Woche / Monat / Quartal / Jahr) ausgegeben. Weiters sehen Sie die Auswirkung auf unsere Umwelt, indem das durch Fahrstreckenreduktion eingesparte CO2 berechnet wird.

• Auf den Landkarten ist die Färbung der Kunden nun auch nach Besuchsintervall und nach benutzerdefinierten Kennzahlen (z.B. Umsatz) möglich.
• Im Markiermodus sehen Sie auf den Landkarten die Summen der benutzerdefinierten Kennzahlen der markierten Kunden.