Diese Neuigkeit betrifft Firmenzugänge mit mindestens zwei Benutzern.

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, dass bei der Erfassung von Besuchsberichten für verschiedene Kunden unterschiedliche Felder abgefragt werden? Beispielsweise könnte die Branche des Kunden, die ABC-Klassifizierung oder die geografische Region eine Rolle dabei spielen, welche Daten während des Besuchs erfasst werden sollen.

Mit portatour® ist dies nun möglich.

So gehen Sie als Administrator bei der Einrichtung einer neuen dynamischen Feldgruppe vor:

1. Erstellen Sie auf der Kundenliste mithilfe der erweiterten Suche einen Filter, welcher jene Kunden enthält, für die bestimmte Felder bei der Berichtseingabe angezeigt werden sollen.
2. Prüfen Sie exemplarisch, ob die in der Liste angezeigten Kunden die gewünschten sind.
3. Speichern Sie diese Suche firmenweit.
4. Öffnen Sie in den Firmenoptionen die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder der Berichte.
5. Erstellen Sie eine neue Feldgruppe.
6. Setzen Sie „Für alle Kunden zeigen“ auf „Nein“.
7. Wählen Sie unter „Nur zeigen bei“ die zuvor erstellte gespeicherte Suche aus.
8. Erstellen Sie die Felder innerhalb dieser Feldgruppe.
9. Speichern Sie.

Die Änderung wird sofort für alle Benutzer aktiv: Wenn ein Kunde zum Zeitpunkt der Berichtseingabe dem Filter der gespeicherten Suche entspricht, wird die dynamische Feldgruppe im Bericht angezeigt. Andernfalls ist diese nicht sichtbar.

Hinweise zu dynamischen Feldgruppen:

• Wenn bei einem Bericht Felder von dynamischen Feldgruppen ausgefüllt werden, bleiben diese Eingaben jedenfalls im Bericht erhalten, auch wenn der zugehörige Kunde später nicht mehr dem Filter entspricht.
• Dynamische Felder funktionieren auch im Offline-Modus. Die Erkennung, ob ein Kunde dem Filter entspricht, basiert auf den heruntergeladenen Kundendaten auf dem Gerät.
• Bei der Konfiguration der Feldgruppe können mehrere gespeicherte Suchen gleichzeitig ausgewählt werden. Die dynamische Feldgruppe wird dann angezeigt, wenn der Kunde zumindest in einer der ausgewählten Suchen enthalten ist.
• Gespeicherte Suchen, die für Feldgruppen verwendet werden, können weder gelöscht noch umbenannt werden. Wählen Sie den Namen daher mit Bedacht. Eine Änderung der Filterkriterien der gespeicherten Suche ist mittels Überschreibens allerdings jederzeit möglich.
• Wenn Sie Pflichtfelder in dynamischen Feldgruppen erstellen, ist die Befüllung dieser Felder durch den Benutzer nur dann notwendig, wenn die dynamische Feldgruppe tatsächlich angezeigt wird.
• Bei Berichten, die keinen Kundenbezug haben, werden dynamische Feldgruppen immer angezeigt.

Ändern Sie oft nach einem Kundenbesuch das Besuchsintervall, um die Tage bis zum nächsten Besuch neu festzulegen? Dann werden Sie von folgender Neuerung profitieren.

Stellen Sie in den Optionen unter Berichtswesen die Einstellung „Besuchsintervall“ auf „Im Besuchsbericht anpassbar“ um.

Direkt bei der Eingabe von neuen Besuchsberichten haben Sie dann im Abschnitt „Nächster Besuch“ die Möglichkeit zur Bearbeitung des Besuchsintervalls des Kunden.

Beachten Sie, dass die Änderung des Besuchsintervalls dauerhaft in den Planungsparametern des Kunden hinterlegt wird, bis Sie das Intervall wieder ändern – z.B. beim nächsten Besuch. Die Änderung im Besuchsbericht ist somit mit der Bearbeitung der Planungsparameter des Kunden gleichzusetzen.

Zu beachten:

• Bei Firmenzugängen kann diese Funktion durch den Administrator eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn Benutzer nicht die Berechtigung zum Ändern von Planungsparametern der Kunden oder keine Berechtigung zum Ändern von Berichtseinstellungen haben.
• Als Administrator können Sie in den firmenweiten Optionen den Firmenstandard für obengenannte Einstellungen für das Berichtswesen anpassen.
• Das Besuchsintervall kann nur bei Berichten geändert werden, bei deren Anlage das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert wird – d.h. „Besuch“ und „Telefonat statt Besuch“.

Wenn Sie die Berichtsliste oder Kundenliste auf einem Gerät mit größerem Bildschirm ansehen (z.B. Tablet oder PC), sehen Sie in der rechten Spalte den Berichtstext – maximal jedoch zwei Zeilen hoch.

Wollen Sie gerne den kompletten Berichtstext sehen, dann stellen Sie in den Optionen unter Programmeinstellungen unter „Kundenliste“ bzw. „Berichtsliste“ auf „Bericht vollständig“ bzw. „Bericht vollständig (kompakt)“ um.

Hinweise:

• Bei der kompakten Darstellung werden Zeilenumbrüche entfernt.
• Diese Programmeinstellung kann jeder Benutzer individuell für sich treffen.

Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:

• Eine Mitarbeiterin hat vor umzuziehen. Der neue Heimatort wird weit vom ursprünglichen entfernt sein.
• Ein Mitarbeiter möchte die Arbeitsstunden pro Woche reduzieren, ein weiterer Mitarbeiter möchte erhöhen.
• Ein weiterer Mitarbeiter möchte freitags Homeoffice-Tätigkeiten erledigen, dafür aber von Montag bis Donnerstag Touren mit Auswärtsübernachtung fahren.

Außerdem wollen Sie die Besuchsstrategie ausgewählter Kunden ändern:

• Zum Beispiel sollen A-Kunden im 14-Tage-Intervall anstatt im 30-Tage-Intervall besucht werden. Dafür soll die Besuchsdauer von 60 auf 30 Minuten verkürzt werden.

Möchten Sie gerne wissen, welche Auswirkung obige Änderungen auf relevante Kennzahlen wie die Kundenbesuchsanzahl, die Einhaltung der Besuchsintervalle, die Arbeitsauslastung und Fahrzeiten der Mitarbeiter hat?

Unter „Manuelle Anpassungen > Benutzerbearbeitungen“ bzw. „Manuelle Anpassungen > Kundenbearbeitungen“ haben Sie nun die Möglichkeit, planungsrelevante Daten von Benutzern und Kunden explizit für die Gebietsoptimierung anzupassen.

Nach dem Umschalten auf das „Zwischenergebnis“ sehen Sie die konkreten Auswirkungen Ihrer geänderten Einstellungen auf die Kennzahlen.

Klicken Sie auf „Optimierung starten“, um zu erfahren, welches Optimierungspotential vorhanden wäre, wenn Kunden anderen Mitarbeitern zugeordnet werden dürfen – unter Berücksichtigung der angepassten Daten.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Wir haben die letzten Jahre viel Zeit in Forschung und Entwicklung investiert, um möglichst genau berechnen zu können, wieviel Fahrzeit ein Außendienstmitarbeiter für regemäßige Besuche jedes einzelnen Kunden aufwenden muss.

Lassen Sie sich diese Fahrzeiten anzeigen, indem Sie auf der Landkarte der Ausgangssituation die Färbung auf „Fahrzeit“ umschalten:

Durch Klick auf einen Kunden sehen Sie den erwarteten Fahraufwand für diesen.

Folgende Faktoren werden bei der Ermittlung des Fahraufwands berücksichtigt:

• Besuchsintervall des Kunden
• Fahrzeitanteil des Kunden an möglichen Tagestouren unter Berücksichtigung …
  • der Fahrzeiten zu anderen Kunden in der Nähe, sofern Besuchsintervalle, Öffnungszeiten und Besuchsdauern für eine gemeinsame Tagestour „kompatibel“ sind,
  • der An- und Abreise vom bzw. zum Heimatort, und
  • der typischen Verkehrssituation zu Werkzeiten
• Mögliche Auswärtsübernachtungen

Tipp: Prüfen Sie die rot gefärbten Kunden. Diese kosten Sie verhältnismäßig viel Fahraufwand. Wenn Sie bereits eine Gebietsoptimierung durchgeführt und angewendet haben, sollten Sie überlegen, diese Kunden seltener zu besuchen. Damit sparen Sie überproportional viel Zeit. Die Erfahrung zeigt, dass es reicht, die Besuchsintervalle der „aufwendigsten“ 1% Kunden zu adaptieren, um bis zu 5% Fahrzeit zu sparen.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

• Für jeden Supervisor kann individuell eingestellt werden, ob er Zugriff auf die Gebietsoptimierung haben soll. Klicken Sie als Administrator in der Benutzerverwaltung auf den gewünschten Benutzer, dann auf „Bearbeiten“ und ändern die Einstellung für „Zugriff auf Gebietsoptimierung“. Diese Einstellung kann auch durch den Benutzerimport gesetzt werden.
• Der Standardwert für „Ausgangslage > Einstellungen > Maximale Übernachtungen in Folge“ ist nun 1 anstatt „Beliebig“.
• Auf der Landkarte können im Markiermodus alle Kunden einer PLZ-Region mit einem Klick markiert werden. Starten Sie auf der Landkarte den Markiermodus und klicken dann den Knopf „PLZ“.
• In den Detailtabellen und den Ergebnisübersichten kann die Anzeige zwischen Woche, Monat, Quartal und Jahr umgeschaltet werden. Klicken Sie zum Umstellen auf den kleinen Pfeil neben der Zeiteinheit.
• In den Ergebnisübersichten wird die Anzahl der Übernachtungen angezeigt – sofern es grundsätzlich Übernachtungen gibt.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Fahrt aus Besuchsplan in Landkarte öffnen
• Verwaltung gespeicherter Suchen
• Benutzerübergreifende Berichtsliste und Berichtssuche
• Markiermodus und Massenlöschung von Berichten
• Gebietsoptimierung

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Die Fahrten im Besuchsplan sind nun klickbar.

Sie gelangen damit zur Landkartenansicht des jeweiligen Besuchsplantages, wo die entsprechende Fahrt hervorgehoben ist.

Tipp: Um die vorgeschlagene Fahrt mit Berücksichtigung des aktuellen Verkehrs zu sehen, klicken Sie auf der Landkarte rechts oben auf den „Aktueller Verkehr“ Knopf.

Bisher konnten gespeicherte Suchen angelegt und gelöscht werden. Mit diesem Update gibt es nun umfassende Möglichkeiten zum Verwalten der Suchen.

Um eine bestehende gespeicherte Suche zu überschreiben, führen Sie vorher die neue Suche aus (z.B. mittels erweiterter Suche), öffnen dann das Menü mit den gespeicherten Suchen und klicken das Speichern-Symbol rechts neben der zu überschreibenden Suche.

Bei Klick auf Suchen verwalten öffnet sich folgendes Fenster:

Folgende Anpassungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Um vorgegebene Suchen ein/auszublenden, nutzen Sie die Häkchen.
• Um gespeicherte Suchen umzubenennen, ändern Sie den Namen im Eingabefeld.
• Um die Reihenfolge der gespeicherten Suchen zu ändern, nutzen Sie Rauf/Runter-Pfeile.
• Um eine gespeicherte Suche zu löschen, nutzen Sie das Lösch-Symbol.

Als Administrator stehen Ihnen dieselben Möglichkeiten auch für firmenweit gespeicherte Suchen zur Verfügung. Klicken Sie dazu auf „Suchen firmenweit verwalten“.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren.

Wenn Sie im Arbeitsbereich der Firma oder einer Benutzergruppe den neuen Hauptmenüpunkt „Berichte“ öffnen, werden die Berichte aus den entsprechenden Benutzerkonten geladen und in einer gemeinsamen Liste dargestellt.

Zum Suchen bzw. Filtern von Berichten stehen die bereits aus dem Arbeitsbereich eines Benutzers bekannten Funktionen der Schnellsuche, erweiterten Suche und gespeicherten Suchen zur Verfügung.

Hinweis: Die Berichtsliste stellt maximal die ersten 3.000 Einträge dar. Nutzen Sie gegebenenfalls die Suche bzw. Sortierung, wenn sich die gewünschten Berichte nicht darin befinden.

Das Öffnen bzw. Bearbeiten eines Berichts ist über die benutzerübergreifende Berichtsliste nicht direkt möglich. Mittels Kontextmenü einer Zeile gelangen Sie allerdings rasch zum Arbeitsbereich des betroffenen Benutzers.