Diese Neuigkeit ist für Administratoren und API-Entwickler gedacht, welche die Benutzerverwaltung in portatour® über regelmäßigen Import automatisiert haben.

Der Benutzerimport erlaubt nun zusätzlich zum Heimatort auch den Import folgender Optionen pro Benutzer in zusätzlichen Spalten:

• Arbeitszeiten
• Pauseneinstellungen
• Übernachtungseinstellungen
• Fahrgeschwindigkeiten
• Standard-Planungsparameter der Kunden des Benutzers
• Standard-Öffnungszeiten der Kunden des Benutzers

Eine Beschreibung der einzelnen Felder bzw. die erlaubten Werte erhalten Sie im Import-Assistenten, indem Sie beim entsprechenden Feld auf das (i)-Symbol klicken. Alternativ entnehmen Sie die Beschreibung der API-Dokumentation zu ImportUsers.

Ein Export dieser Felder ist nicht möglich.

Kurz vor Weihnachten haben wir noch ein kleines Update für portatour® veröffentlicht. Folgend finden Sie die Neuerungen beschrieben.

Landkarte: Mehr Farben für Anzeige von Kunden

Schon bisher gab es die Möglichkeit, die Kunden auf der Landkarte nicht nur nach der Besuchsfälligkeit zu färben, sondern auch nach anderen Kriterien, z.B. Branche.

Als Erinnerung – so gehen Sie vor:

• Klicken Sie im Hauptmenü auf Kunden.
• Klicken Sie auf das Landkarte-Symbol.
• Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol.
• Wählen Sie in der Färbung-Auswahlbox das gewünschte Feld, nach dem Sie färben wollen.

Die Zuordnung der Farben zu den unterschiedlichen Werten des Feldes passiert automatisch, wobei bisher das Limit bei 5 Farben lag. Mit dem Update wurde die Farbpalette nun auf 20 Farben erweitert. Hier ein Beispiel:

Landkarte: Kunden nach Farben ausblenden

Unabhängig davon, nach welchem Kriterium Sie die Kunden auf der Landkarte gerade gefärbt haben, können Sie nun alle Kunden derselben Farbe mit nur einem Klick ausblenden bzw. wieder einblenden.

Dies ist hilfreich, wenn Sie sich auf der Landkarte gezielt auf einzelne Farben fokussieren wollen und vermeiden möchten, dass diese womöglich durch andere Farben überdeckt werden.

So gehen Sie vor:

• Falls die Legende mit der Farbübersicht noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf das Legenden-Symbol rechts unten.
• Um die Kunden einer Farbe auszublenden bzw. wieder einzublenden, klicken Sie auf das Auge-Symbol rechts davon. Das Symbol schaltet zwischen grau und blau um.
• Um alle Kunden auszublenden bzw. wieder einzublenden, nutzen Sie das Auge-Symbol in der alle-Zeile.

Kundenbezug von Terminen und Aufgaben bearbeiten

Um nachträglich den Kundenbezug eines Termins oder Aufgabe zu bearbeiten, öffnen Sie das Bearbeitungs-Fenster. Oben wird der aktuelle Kundenbezug dargestellt.

Durch Klick auf das Stift-Symbol haben Sie nun die Möglichkeit, einen Kundenbezug zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. Bei Änderung des Kundenbezugs können auf Wunsch auch Betreff und Adresse des Termins aktualisiert werden.

Typische Anwendungsfälle:

• Der Termin wurde importiert und hat noch keinen Kundenbezug.
• Der Termin wurde bei der Erstellung irrtümlich dem falschen Kunden zugeordnet.

Hinweis: Wenn Ihr portatour® mit dem Datenquellsystem Salesforce, Dynamics CRM oder Veeva CRM verbunden ist, kann der Kundenbezug nicht nachträglich bearbeitet werden. Führen Sie die Änderung im Datenquellsystem durch oder löschen Sie den Termin und erstellen Sie ihn mit dem korrekten Kundenbezug neu.

Neue Filter in der erweiterten Kundensuche

Die erweiterte Kundensuche wurde um folgende Filter erweitert:

• Besuchssperre: heute nicht gesperrt
• In „Meine Orte“: alle | ja | nein
• Übernachtungsort: alle | ja | nein

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Protokollierung von Telefonanrufen, die Besuche ersetzen

Erweiterungen speziell für Administratoren von Firmenzugängen:

• Daten aller Benutzerkonten auf einmal exportieren
• Daten für mehrere Benutzerkonten auf einmal importieren
• Filterung beim Import von Daten für ein Benutzerkonto
• Gespeicherte Suchen zentral verwalten
• Benutzerdefinierte Felder und gespeicherte Suchen in andere Sprachen übersetzen

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com.

Jetzt während der Corona-Pandemie haben viele Außendienstmitarbeiter die Erfahrung gemacht, dass manche Kunden nicht persönlich besucht werden dürfen, sondern der Kontakt nur über Telefon möglich ist.

Solche Telefonate ersetzen zwangsweise einen Besuch. Das Besuchsintervall soll danach von neuem zu laufen beginnen. Um dies in portatour® zu protokollieren, gibt es den neuen Menüpunkt Telefonat statt Besuch, wenn man in der Kundendetailansicht auf Neuer Bericht klickt.

Was sind nun die Unterschiede zum normalen Besuchsbericht? Der Bericht ist vom Typ „Sonstiger Bericht“ mit dem Betreff „Telefonat statt Besuch“. Zusätzlich hat dieser Bericht keinen Einfluss auf den Abfahrtsort, falls der Besuchsplan danach aktualisiert wird.

Analog zum normalen Besuchsbericht wird beim Kunden das Datum des letzten Besuchs aktualisiert – d.h. das Besuchsintervall beginnt von neuem zu laufen. Dieses Telefonat hat ja einen Besuch ersetzt.

Zusammenfassend eine Tabelle zu den Eigenschaften der unterschiedlichen Berichte:

Anmerkung: Welche Menüpunkte tatsächlich sichtbar sind, hängt von den Einstellungen in den Optionen unter „Berichtswesen“ ab.

Um die Daten aller Benutzerkonten zu exportieren, mussten Sie sich bisher einzeln in jedem Benutzerkonto anmelden und dort exportieren – oder auf die API zurückgreifen. Dieser Vorgang ist mit diesem Update nun deutlich einfacher.

So funktioniert es:

1. Öffnen Sie als Administrator oder Supervisor die Optionen.
2. Klicken Sie auf Daten exportieren im firmenweiten Abschnitt Datenmanagement.
3. Wählen Sie im Menü, welche Daten Sie exportieren möchten (Kunden, Termine, Aufgaben, Berichte, Benutzer).
4. Falls Sie Benutzergruppen verwenden, wählen Sie aus, ob Sie die Daten aller Benutzer oder nur einer spezifischen Benutzergruppe exportieren möchten.
5. Bei Bedarf ändern Sie weitere Export-Einstellungen (Format, Zeitraum, …).
6. Klicken Sie Herunterladen.

Sie erhalten nun die Daten in einer Datei als Download in Ihrem Browser.

Bitte berücksichtigen:

• Bei einer größeren Anzahl an Benutzern bzw. Datensätzen kann dieser Vorgang länger dauern. Lassen Sie währenddessen den Browser geöffnet und bleiben Sie auf der Seite.
• Die Limits für den Download betragen 100.000 Zeilen sowie 100 Benutzerkonten. Bei Überschreitung wird der Vorgang abgebrochen. Schränken Sie in diesem Fall den Export z.B. auf eine Benutzergruppe ein oder verwenden Sie die API zum automatischen Download aus den einzelnen Benutzerkonten.
• Die Export-Funktionalität steht nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen. Exportieren Sie die Daten direkt von dort.

Um Kundendaten in portatour® zu importieren, war es bisher notwendig, dass Sie die Kundendaten aufteilen: Pro Außendienstmitarbeiter eine Datei mit seinen Kunden. Diese Dateien mussten dann einzeln hochgeladen werden. Damit ist nun Schluss!

Seit diesem Update ist es nun auch möglich, eine gemeinsame Datei mit allen Kunden aller Außendienstmitarbeiter hochzuladen. Wichtig dafür ist nur, dass in der Datei bei jedem Kunden der zugehörige Außendienstmitarbeiter in einer eigenen Spalte vermerkt ist – entweder mittels E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer.

Und so funktioniert es:

1. Öffnen Sie als Administrator oder Supervisor die Optionen.
2. Klicken Sie auf Daten importieren im firmenweiten Abschnitt Datenmanagement.
3. Wählen Sie im Menü, welche Daten Sie importieren möchten (Kunden, Termine, Aufgaben, Berichte).
4. Folgen Sie den Schritten des Import-Assistenten, den Sie bereits aus dem Import der Daten für einen einzelnen Benutzer kennen (mehr dazu siehe Online-Hilfe). Wenn Sie bereits Importeinstellungen dafür gespeichert haben, können Sie diese verwenden.
5. Wählen Sie auf der neuen Seite Benutzerzuordnung aus, ob die Benutzerzuordnung anhand E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer durchgeführt werden soll.  Hinweis: Wenn Sie Mitarbeiternummern verwenden, stellen Sie sicher, dass diese in der Benutzerverwaltung von portatour® bei den einzelnen Benutzern korrekt hinterlegt sind.
6. Kontrollieren Sie auf der neuen Seite Benutzerauswahl, ob die gefundenen Benutzer und die Anzahl der zu importierenden Zeilen korrekt sind.
   • Prüfen Sie die korrekte Schreibweise der E-Mail-Adressen bzw. Mitarbeiternummern sowohl in der Importdatei als auch in der Benutzerverwaltung, wenn die Zuordnung nicht wie gewünscht gefunden wurde.
   • Sie erhalten auch einen Hinweis, wenn für Benutzer, die in portatour® angelegt sind, keine Zeilen in Ihrer Importdatei vorhanden sind.
7. Entfernen Sie das Importieren-Häkchen bei jenen Benutzern, die Sie vom Import ausschließen wollen.
8. Folgen Sie den bereits bekannten Schritten des Import-Assistenten.
9. Sie sehen nun die Vorschau für den ersten Benutzer. Kontrollieren Sie diese in gewohnter Weise.
10. Entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten:
    • Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie Probleme in der Vorschau erkennen und Änderungen an den Einstellungen durchführen wollen.
    • Klicken Sie auf Importieren, wenn die Vorschau korrekt ist und Sie die Daten für diesen Benutzer importieren möchten. Das Ergebnis des Imports für diesen Benutzer sehen Sie in einer Zusammenfassung. Es folgt danach die Vorschau für den nächsten Benutzer.
    • Klicken Sie auf Überspringen, wenn Sie den Import für diesen Benutzer nicht durchführen und mit der Vorschau des nächsten Benutzer fortfahren wollen.
    • Klicken Sie auf Alle Benutzer importieren, wenn Sie den Import auch gleich für alle weiteren Benutzer durchführen wollen, ohne die Vorschau pro Benutzer zu kontrollieren.
      • Tipp: Nutzen Sie diese Möglichkeit erst, wenn Sie durch den Import für einige Benutzer ausreichend geprüft haben, dass die Daten und Einstellungen tatsächlich korrekt sind.

11. Nach dem letzten Benutzer sehen Sie eine Gesamtzusammenfassung. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, die Importeinstellungen herunterzuladen.

Zu berücksichtigen:

• Wenn Sie eine Excel- oder ODS-Datei hochladen, müssen sich alle Zeilen auf einem einzigen Tabellenblatt befinden. Die Zuordnung zu Benutzern muss wie beschrieben durch eine Spalte (E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer) erfolgen, nicht durch separate Tabellenblätter.
• Die Limits für den Import betragen 100.000 Zeilen sowie 100 Benutzerkonten. Bei Überschreitung wird der Vorgang abgebrochen. Teilen Sie in diesem Fall die Importdatei manuell auf mehrere Dateien auf oder verwenden Sie unsere API-Skripte zum automatischen Aufteilen und Hochladen.
• Vor dem Importvorgang wird ein firmenweiter Wiederherstellungspunkt für alle Benutzerkonten erstellt. Sollte der Importvorgang zu einem unerwarteten Ergebnis führen – z.B. aufgrund einer fehlerhaften Importdatei oder falscher Feldzuordnung – setzen Sie auf diesen Wiederherstellungspunkt zurück, entweder firmenweit für alle Benutzer oder für einzelne betroffene Benutzerkonten. Berücksichtigen Sie dabei, dass dadurch auch etwaige zwischenzeitliche Dateneingaben durch die Benutzer verloren gehen.
• Die Import-Funktionalität steht nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen. Die Daten werden automatisch von dort synchronisiert.

Um die Kundendaten für einen Benutzer zu importieren, durfte die Importdatei bisher nur die Kunden für diesen Benutzer enthalten.

Seit diesem Update erlaubt der Import-Assistent eine Filterung nach E-Mail-Adresse bzw. Mitarbeiternummer. D.h. die Importdatei darf auch Kunden anderer Außendienstmitarbeiter enthalten, wenn es eine Spalte mit E-Mail-Adresse bzw. Mitarbeiternummer gibt.

Stellen Sie dazu beim Import-Assistenten nach dem Hochladen der Importdatei auf der neuen Seite Filterung um, dass die Datei nicht nur Kunden ausschließlich für mich (= dem betroffenen Benutzer) sondern für mehrere Benutzer enthält.

Wählen Sie dann, ob die Filterung anhand Email oder anhand Mitarbeiternummer erfolgen soll, und in welcher Spalte der Importdatei die Zuordnung steht.

Hinweis: Alternativ dazu können Sie auch den neuen firmenweiten Import nutzen und bei der Benutzerauswahl nur jenen Benutzer angehakt lassen, für den Sie tatsächlich Daten aus der Importdatei importieren möchten.

Mittels gespeicherter Suchen kann sich jeder Benutzer die Kundenliste je nach Anwendungsfall unterschiedlich filtern bzw. sortieren und auf Knopfdruck jederzeit wieder aufrufen.

Neu mit diesem Update ist, dass nun Administratoren gespeicherte Suchen zentral erstellen können, die von allen Benutzern verwendbar sind.

Und so funktioniert es:

1. Wenn Sie als Administrator selbst keine eigene Kunden haben, melden Sie sich zuerst über die Benutzerliste bei einem Benutzerkonto an, das Kunden hat.
2. Wechseln Sie zur Kundenliste.
3. Stellen Sie mittels Erweiterter Suche die gewünschten Filter und Sortierung ein.
4. Klicken Sie auf Gespeicherte Suche.
5. Klicken Sie auf Suche firmenweit speichern…
6. Geben Sie einen Namen ein.
7. Speichern Sie.

Diese gespeicherte Suche steht ab sofort allen Benutzern zur Verfügung.

Zu beachten:

• Nur Administratoren können firmenweit gespeicherte Suchen erstellen und auch wieder löschen.
• Diese Funktionalität steht nicht nur für die Kundenliste sondern auch für alle anderen Listen zur Verfügung, d.h. auch für Termine, Aufgaben, Berichte und Benutzer. Klicken Sie zuerst auf das „Suche“-Symbol oberhalb der jeweiligen Liste.

Haben Sie in Ihrem portatour® Firmenzugang Benutzer mit unterschiedlichen Sprachen? Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder? Dann werden Sie sich über diese Funktionserweiterung freuen: Sie können nun diese Felder in andere Sprachen übersetzen.

Und so funktioniert es:

1. Öffnen Sie als Administrator die Optionen.
2. Klicken Sie auf Übersetzungen im Abschnitt Datenmanagement.
3. Wählen Sie im Menü jene Sprache, für die Sie Übersetzungen eingeben möchten.
4. Sie sehen nun eine alphabetisch sortierte Liste mit allen Feldnamen, Feldwerten und Feldbeschreibungen Ihrer benutzerdefinierten Felder. Zusätzlich sind auch die Namen von firmenweit gespeicherten Suchen enthalten.
5. Geben Sie die Übersetzungen in der jeweiligen Sprache ein. Lassen Sie Übersetzungen leer, wenn weiterhin der Originaltext dafür verwendet werden soll.
6. Speichern Sie.

Benutzer mit der jeweiligen Sprache sehen danach die übersetzten Texte in portatour®.

Zu beachten:

• Die Änderung eines Originaltextes bewirkt, dass Übersetzungen zu diesem Text verworfen werden. Vergessen Sie also nicht, auch die Übersetzungen nachzutragen, wenn Sie Änderungen an benutzerdefinierten Feldern machen. Sie werden beim Speichern der benutzerdefinierten Felder daran erinnert.
• Wenn Sie Werte von Auswahlfeldern übersetzen, funktionieren gespeicherte Suchen, die auf diesen Feldwerten basieren, möglicherweise nicht mehr. Bei firmenweit gespeicherten Suchen verwenden Sie den Schlüssel des Auswahlfeldwertes mittels eines „ist genau“-Suchfilters. In von Benutzern gespeicherten Suchen empfehlen wir die Übersetzung des Auswahlfeldwertes in der Sprache des Benutzers zu verwenden.
• Die Übersetzungen von Feldnamen werden auch beim Export in den Spaltenüberschriften verwendet. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie die exportieren Dateien in anderen Systemen weiterverarbeiten.
• Die Übersetzungs-Funktionalität steht nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM einsetzen. Es werden die übersetzten Feldnamen von dort bezogen.