Sind Sie als Benutzer von portatour® schon einmal vor folgender Situation gestanden: portatour® hat im Besuchsplan für einen Tag eine Tour vorgeschlagen, die Sie genauso abfahren wollen – aber aus wichtigen Gründen lieber an einem anderen Tag? Dann werden Sie die neuen Funktionen „Tag verschieben“ bzw. „Tag tauschen“ lieben.

Sie finden diese neuen Funktionen im Besuchsplan und im Kalender:

Wechseln Sie im Besuchsplan auf den gewünschten Tag. Dort scrollen Sie ganz nach unten, klicken auf Mehr und dann den Menüpunkt  Tag bearbeiten.

Im Kalender klicken Sie am gewünschten Tag in die Kopfzeile des Tages, dann auf den Menüpunkt Tag bearbeiten.

Es folgt ein Fenster, wo Sie das Zieldatum auswählen.

Im Falle von „Tag tauschen“ wählen Sie die beiden zu tauschenden Tage aus.

Berücksichtigen Sie, dass verschobene bzw. getauschte Besuchsvorschläge bei einer Aktualisierung des Besuchsplans wieder verworfen werden. Um diese Besuchsvorschläge am gewünschten Tag zu fixieren, ist eine Umwandlung in Termine erforderlich. Wählen Sie in der Auswahlbox zwischen fixen Terminen, bei denen die Uhrzeit exakt beibehalten wird, oder Terminen beliebig am Tag, bei denen die Uhrzeit flexibel bleibt.

Zu beachten

• Es können nur jene Tage verschoben bzw. getauscht werden, die am Heimatort starten und enden. D.h. der Tag darf keine Auswärtsübernachtung haben. Ebenso dürfen noch keine Besuche bzw. Termine an diesem Tag erledigt worden sein.
• Wenn Sie bei „Tag verschieben“ einen Zieltag wählen, an dem es bereits vorgeschlagene Besuche gibt, dann werden diese gelöscht. Termine bleiben jedenfalls erhalten, können aber zu Konflikten führen. Deshalb werden Sie in solchen Fällen rechtzeitig gewarnt und gefragt, ob Sie die Verschiebung trotzdem durchführen wollen. Überlegen Sie, ob in solchen Fällen eventuell ein Tausch besser wäre.
• Weiters werden Sie gewarnt, wenn der Besuch eines Kunden am Zieltag nicht planbar wäre, z.B. wegen eingeschränkter Öffnungszeiten, Besuchssperren, Kundenurlaub oder Planungseinschränkungen.

Zusätzlich zu den zuvor beschriebenen großen Erweiterungen bringt das Update folgende kleine Verbesserungen mit sich:

Erklärung der Symbole der Kundenliste

In der Kundenliste werden häufig planungsrelevante Symbole angezeigt. Damit neue Benutzer von portatour® nicht in der Online-Hilfe deren Bedeutung nachschlagen müssen, werden diese nun auch in der Kundendetailansicht angezeigt. Ein Klick darauf reicht und es wird die Beschreibung dazu aufgeklappt.

Verbessertes Erscheinungsbild der Landkarte zur Geokodierung

Beim Eingeben bzw. Bearbeiten einer Adresse hat die zugehörige Landkarte im Fenster nun ein verbessertes Erscheinungsbild, um den Platz besser zu nutzen. Die Zoom-Knöpfe finden Sie links oben. Der „GPS“-Knopf zum Übernehmen Ihres aktuellen Standorts findet sich rechts oben mit dem Fadenkreuz-Symbol.

Komfortable Eingabe von Öffnungszeiten bzw. Arbeitszeiten

Wenn Sie die Öffnungszeiten eines Kunden bearbeiten, können Sie einfach die Öffnungszeiten eines Tages auf darunterliegende Tage kopieren. Ein Klick auf den Pfeil nach unten reicht und die Öffnungszeiten des Tages werden auf jenen folgenden Tag übernommen, der abweichende Öffnungszeiten hat.

Beispiel: Um die Öffnungszeiten für jeden Werktag auf 10-12 und 14-16 Uhr zu ändern, tragen Sie nur am Montag diese Öffnungszeiten ein und klicken dann 4x auf den Pfeil nach unten. Dadurch werden diese Zeiten auch am Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag eingetragen.

Wie gehabt löscht ein Klick auf das Papierkorb-Symbol die Öffnungszeiten eines Tages.

Die gleiche Funktionalität steht ab sofort auch beim Bearbeiten von Arbeitszeiten zur Verfügung.

Navigations-Apps: Übergabe von Adresse oder Geoposition

Zusätzlich zur bestehenden Programmeinstellung, welche Navigations-App gestartet werden soll, wenn Sie in portatour® den Knopf „Navigation“ klicken, können Sie nun auch einstellen, ob an die Navigations-App die Adresse oder die Geoposition des Kunden übergeben werden soll. Wenn Sie in portatour® die Geopositionen genau pflegen, kann es vorteilhaft sein, besser diese zu übergeben.

Beachten Sie, dass nicht alle Navigations-Apps beide Modi unterstützen. portatour® wählt bei Bedarf den anderen Modus.

Neues Export-Format: „Excel mit Datentabelle“

Dieses neue Excel-Exportformat unterscheidet sich vom bisherigen Excel-Format dadurch, dass die Daten im Excel-Arbeitsblatt als sogenannte „Datentabelle“ markiert und formatiert werden.

Auch beim Export via API steht Ihnen das neue Format zur Verfügung, wenn Sie in der URL den Parameter format=xlsxtable angeben. Dieses Format ist z.B. hilfreich, wenn die exportierten Daten mittels Microsoft Flow automatisiert weiterverarbeitet werden sollen.

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit diesem Programmupdate und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Neuer „intelligenter Zoom“-Knopf auf Landkarte

Zusätzlich zu den „+“ und „-“ Zoom-Knöpfen finden Sie links oben einen dritten Knopf, der zwischen wichtigen Kartenausschnitten inklusive Zoomstufe wechselt:

• Normalerweise bringt Sie dieser Knopf zur Vollansicht Ihres gesamten Gebiets, d.h. Sie sehen alle Ihre Kunden auf einen Blick.
• Sollten Sie Kunden ohne Besuchsintervall haben (grau gefärbt), die außerhalb Ihres Kerngebiets liegen, dann schaltet dieser Knopf zwischen Kerngebiet (d.h. alle Kunden mit Besuchsintervall) und Gesamtgebiet (inkl. aller grauen Kunden) um. Der neue Standardausschnitt, der beim Öffnen der Landkarte angezeigt wird, umfasst das Kerngebiet.
• Wenn Sie sich auf der Landkarte den Besuchsplan ansehen und zusätzlich auch alle weiteren Kunden einblenden, so schaltet der neue Knopf zwischen dem Besuchsplan und der Gesamtansicht aller Kunden um.

Bessere Darstellung von Berichten ohne Uhrzeit im Kalender

Wenn Sie Ihre Besuchsberichte nur mit Datum aber ohne Uhrzeit speichern, wurden diese Berichte bisher im Wochenkalender nebeneinander am Tagesbeginn dargestellt. Nun werden diese Berichte untereinander aufgelistet, wodurch die Lesbarkeit deutlich gesteigert wird:

Die Sortierung erfolgt alphabetisch nach Betreff inkl. Symbol.

Neue Eingabe von Uhrzeiten und Zeitdauern

Bereits im Juli-Update wurde eingeführt, dass im Terminfenster Stunden und Minuten gemeinsam in einer Auswahlbox schneller ausgewählt werden können. Diese Auswahlbox finden Sie jetzt an vielen Stellen in portatour® zur Uhrzeiteingabe wieder. Auf die getrennte Stunden/Minuten-Eingabe schalten Sie durch Klick auf das Tastatur-Symbol um – z.B. zwecks exakter Eingabe der Minuten.

Weiters wurde bereits im Juli-Update damit begonnen, Zeitdauern über einer Stunde zur besseren Lesbarkeit in Stunden- und Minutenanteil getrennt auszugeben. Anstatt z.B. „105 min“ wird „1 h 45 min“ angezeigt. Diese neue Art der Anzeige ist jetzt überall in portatour® umgesetzt. Zusätzlich kann auch die Eingabe von langen Zeitdauern getrennt nach Stunden und Minuten erfolgen.

Neue Möglichkeiten beim Aufräumen alter Berichte

Im Aufräumdialog bietet portatour® an, alte Berichte zu löschen. Dabei wurde bereits bisher sichergestellt, dass für jeden Kunden zumindest der letzte Besuchsbericht bestehen bleibt, egal wie alt dieser ist. Nun können Sie auswählen, dass nicht nur der letzte, sondern die letzten zwei oder sogar drei Berichte pro Kunde garantiert erhalten bleiben – egal wie alt diese Berichte auch sind.

Erhöhung des Abruflimits bei freigegebenen Kalendern

Wenn Sie Ihren portatour®-Kalender mittels Kalenderfreigabe in anderen Kalenderprogrammen wie z.B. Outlook abonnieren, galt bisher ein Limit von 100 Abrufen pro Tag. Wir haben nun ein intelligentes Caching eingeführt, wodurch wir dieses Limit ab sofort auf 500 Abrufe anheben können. Dies ermöglicht, dass der Kalender eines Benutzers nun problemlos auch von mehreren Personen abonniert werden kann, ohne in das Abruflimit zu laufen.

Neuer Aktualisierungsmodus beim Import des „Letzten Besuchsdatums“ für Kunden

Zusätzlich zu „Beibehalten“ und „Überschreiben“ steht der neue Aktualisierungsmodus „Überschreiben wenn größer“ zur Verfügung. Dieser neue Modus macht dann Sinn, wenn Sie Kundenbesuche nicht nur in portatour® sondern auch in anderen Systemen (z.B. CRM-System) eingeben und regelmäßig die Kundendaten nach portatour® übertragen.

Je nachdem, ob beim Kundenimport das letzte Besuchsdatum aus der Importdatei oder jenes in portatour® aktueller ist, wird das letzte Besuchsdatum überschrieben oder beibehalten. Dies wird für jeden importierten Kunden einzeln bewertet.

Durch diesen neuen Aktualisierungsmodus wird auch verhindert, dass das letzte Besuchsdatum irrtümlich durch einen Import auf ein altes Datum zurückgesetzt wird.

Verbessertes API-Handbuch

Wenn Sie Administrator eines portatour® Anywhere Firmenzugangs sind, steht ab sofort ein verbessertes Online-Handbuch für die API (=Programmierschnittstelle für automatischen Import & Export) zur Verfügung. Es erwartet Sie unter anderem ein neues Inhaltsverzeichnis und eine übersichtlichere Strukturierung der Inhalte. Sie können das Handbuch in den Optionen unter „API“ oder unter https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual erreichen. Übrigens: Sie können diesen Link nun auch an IT-Betreuer ohne portatour® Zugang weiterleiten. Eine Anmeldung in portatour® ist für das Lesen des Handbuchs nicht mehr notwendig.

Mit dem heutigen Update haben wir an vielen Stellen in portatour® kleine Verbesserungen durchgeführt, damit die Benutzung noch einfacher wird bzw. Sie mit weniger Klicks zum gewünschten Ergebnis gelangen.

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit diesem Programmupdate und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Neues bei der Termineingabe

• Anstatt der Dauer eines Termins wird nun die Endzeit des Termins aus einer Liste ausgewählt. Die resultierende Dauer sehen Sie als Zusatzinformation. Um Stunden und Minuten getrennt einzugeben, klicken Sie auf das Tastatur-Symbol.

Neue Darstellung und Eingabe von langen Zeitdauern

• Ab sofort werden Zeitdauern über einer Stunde getrennt in Stunden und Minuten ausgegeben, z.B. werden „105 Minuten“ nun als „1 h 45 min“ ausgegeben.
• Durch Klick auf das Tastatur-Symbol kann die Eingabe in Stunden und Minuten getrennt durchgeführt werden.

Neues im Besuchsbericht

• Startzeit und Endzeit des Berichts lassen sich nun direkt aus dem erledigten Termin bzw. Besuchsvorschlag übernehmen. Klicken Sie dazu auf das […]-Symbol, um diese Zeitpunkte zu übernehmen.

• Das Feld „Besuchshinweis“ findet sich nun immer am unteren Ende des Besuchsberichts, da sich das Feld auf den nächsten Besuch bezieht. Um dies besser erkenntlich zu machen, erhält es zusätzlich die Überschrift „Nächster Besuch“.

Neues auf der Landkarte

• Wenn Sie den Besuchsplan auf der Landkarte anzeigen lassen, reicht nun ein einziger Klick auf den neuen Knopf links neben der Tagesauswahl, um die Tagestouren der gesamten Woche gleichzeitig anzuzeigen. Einzelne Tage können durch Klick weg- und wieder hinzugeschaltet werden.

Neues im Kalender

• Anzeige der Kalenderwochen in der Monatsansicht.
• Schnelles Wechseln zu einem anderen Datum. Ein Klick auf die blaue Überschrift öffnet dazu das neue „Gehe zu“-Fenster.

Neues in der Terminliste

• Zusätzlich zu zukünftigen Terminen lassen sich nun auch vergangene Termine in Listenform darstellen. Ein Klick auf „Vergangen“ liefert die Termine der letzten 90 Tage. Zur Terminliste gelangen Sie, indem Sie im Kalender auf das Listensymbol rechts oben klicken.

Wählbare Berechtigungsstufe bei Anmeldung als Benutzer

• Wenn Sie sich bisher als Administrator oder Supervisor in ein Benutzerkonto angemeldet haben, waren Sie weiterhin mit Administrator- bzw. Supervisor-Rechten ausgestattet. Nun haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungsstufe für die Dauer der Anmeldung runter zu setzen. Sie sehen das Benutzerkonto somit aus der Sichtweise des Benutzers. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile.

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update in portatour® eingespielt. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Direktlinks:

• Hauptmenü und Kalenderkopfzeile im neuen Design
• Aufgabenverwaltung in portatour®
• Filterung von Kunden mittels externer Liste
• Erhöhung der Limits für API Nutzung

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Bei Klick auf den nun etwas prominenteren Hauptmenüknopf erscheinen die Menüpunkte als Symbole, um auf Smartphones den Platz besser zu nutzen:

Wenn es wichtige Hinweise gibt, wird der Hauptmenüknopf gänzlich rot:

Der Zugriff auf „Aufgaben“ und „Berichte“ ist bei großen Bildschirmen direkt aus der Hauptmenüleiste möglich:

Der ursprüngliche Hauptmenüeintrag „Termine“ wurde in „Kalender“ umbenannt, da die Kalenderansicht im Laufe der Zeit neue Funktionen erhalten hat und mittlerweile neben Terminen auch Besuchsvorschläge, Berichte und Aufgaben anzeigt.

Der „Kalender“-Eintrag im Hauptmenü öffnet nun immer die Kalenderansicht. Um zur Listendarstellung der Termine zu gelangen, klicken Sie den Listen-Knopf im Kalender:

Die Tagesbeschriftungen des Kalenders haben ein neues Design. Die Tage erscheinen mit größerer Schrift, der Hinweis auf die Landkartendarstellung und Vorhandensein von Aufgaben wird mit Symbolen dargestellt. Der kleine Pfeil nach unten visualisiert, dass sich bei Klick ein Menü öffnet.

Dieses Menü enthält neben dem bereits bekannten Link zur Landkartendarstellung auch einen neuen Link zum Besuchsplan des Tages und neue Funktionen zur Aufgabenverwaltung.

Weiters werden zur besseren Übersicht im Wochen- und Monatskalender nur noch jene Wochentage angezeigt, die laut Arbeitszeit-Einstellungen in den Optionen für Besuche vorgesehen sind. Falls ein Termin an einem arbeitsfreien Tag eingetragen ist, wird dieser Tag zusätzlich im Kalender dargestellt.