Mit dem heutigen Update haben wir an vielen Stellen in portatour® kleine Verbesserungen durchgeführt, damit die Benutzung noch einfacher wird bzw. Sie mit weniger Klicks zum gewünschten Ergebnis gelangen.

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit diesem Programmupdate und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Neues bei der Termineingabe

• Anstatt der Dauer eines Termins wird nun die Endzeit des Termins aus einer Liste ausgewählt. Die resultierende Dauer sehen Sie als Zusatzinformation. Um Stunden und Minuten getrennt einzugeben, klicken Sie auf das Tastatur-Symbol.

Neue Darstellung und Eingabe von langen Zeitdauern

• Ab sofort werden Zeitdauern über einer Stunde getrennt in Stunden und Minuten ausgegeben, z.B. werden „105 Minuten“ nun als „1 h 45 min“ ausgegeben.
• Durch Klick auf das Tastatur-Symbol kann die Eingabe in Stunden und Minuten getrennt durchgeführt werden.

Neues im Besuchsbericht

• Startzeit und Endzeit des Berichts lassen sich nun direkt aus dem erledigten Termin bzw. Besuchsvorschlag übernehmen. Klicken Sie dazu auf das […]-Symbol, um diese Zeitpunkte zu übernehmen.

• Das Feld „Besuchshinweis“ findet sich nun immer am unteren Ende des Besuchsberichts, da sich das Feld auf den nächsten Besuch bezieht. Um dies besser erkenntlich zu machen, erhält es zusätzlich die Überschrift „Nächster Besuch“.

Neues auf der Landkarte

• Wenn Sie den Besuchsplan auf der Landkarte anzeigen lassen, reicht nun ein einziger Klick auf den neuen Knopf links neben der Tagesauswahl, um die Tagestouren der gesamten Woche gleichzeitig anzuzeigen. Einzelne Tage können durch Klick weg- und wieder hinzugeschaltet werden.

Neues im Kalender

• Anzeige der Kalenderwochen in der Monatsansicht.
• Schnelles Wechseln zu einem anderen Datum. Ein Klick auf die blaue Überschrift öffnet dazu das neue „Gehe zu“-Fenster.

Neues in der Terminliste

• Zusätzlich zu zukünftigen Terminen lassen sich nun auch vergangene Termine in Listenform darstellen. Ein Klick auf „Vergangen“ liefert die Termine der letzten 90 Tage. Zur Terminliste gelangen Sie, indem Sie im Kalender auf das Listensymbol rechts oben klicken.

Wählbare Berechtigungsstufe bei Anmeldung als Benutzer

• Wenn Sie sich bisher als Administrator oder Supervisor in ein Benutzerkonto angemeldet haben, waren Sie weiterhin mit Administrator- bzw. Supervisor-Rechten ausgestattet. Nun haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungsstufe für die Dauer der Anmeldung runter zu setzen. Sie sehen das Benutzerkonto somit aus der Sichtweise des Benutzers. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile.

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update in portatour® eingespielt. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Direktlinks:

• Hauptmenü und Kalenderkopfzeile im neuen Design
• Aufgabenverwaltung in portatour®
• Filterung von Kunden mittels externer Liste
• Erhöhung der Limits für API Nutzung

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Bei Klick auf den nun etwas prominenteren Hauptmenüknopf erscheinen die Menüpunkte als Symbole, um auf Smartphones den Platz besser zu nutzen:

Wenn es wichtige Hinweise gibt, wird der Hauptmenüknopf gänzlich rot:

Der Zugriff auf „Aufgaben“ und „Berichte“ ist bei großen Bildschirmen direkt aus der Hauptmenüleiste möglich:

Der ursprüngliche Hauptmenüeintrag „Termine“ wurde in „Kalender“ umbenannt, da die Kalenderansicht im Laufe der Zeit neue Funktionen erhalten hat und mittlerweile neben Terminen auch Besuchsvorschläge, Berichte und Aufgaben anzeigt.

Der „Kalender“-Eintrag im Hauptmenü öffnet nun immer die Kalenderansicht. Um zur Listendarstellung der Termine zu gelangen, klicken Sie den Listen-Knopf im Kalender:

Die Tagesbeschriftungen des Kalenders haben ein neues Design. Die Tage erscheinen mit größerer Schrift, der Hinweis auf die Landkartendarstellung und Vorhandensein von Aufgaben wird mit Symbolen dargestellt. Der kleine Pfeil nach unten visualisiert, dass sich bei Klick ein Menü öffnet.

Dieses Menü enthält neben dem bereits bekannten Link zur Landkartendarstellung auch einen neuen Link zum Besuchsplan des Tages und neue Funktionen zur Aufgabenverwaltung.

Weiters werden zur besseren Übersicht im Wochen- und Monatskalender nur noch jene Wochentage angezeigt, die laut Arbeitszeit-Einstellungen in den Optionen für Besuche vorgesehen sind. Falls ein Termin an einem arbeitsfreien Tag eingetragen ist, wird dieser Tag zusätzlich im Kalender dargestellt.

Von vielen Benutzern wurde diese Funktion gewünscht, nun ist sie da: Eine Aufgabenverwaltung direkt in portatour®.

Nutzen Sie Aufgaben in portatour®, um Erledigungen, die Sie noch vor sich haben, zu verwalten („ToDos“). Sie erhalten damit einen freien Kopf, ohne auf Ihre Aufgaben zu vergessen. Post-Its gehören ab nun der Vergangenheit an.

Folgend einige Anwendungsfälle, die Sie mit Aufgaben in portatour® abdecken können:

• „Für Kunde Maier AG am Freitag ein Angebot erstellen.“ – Eine Aufgabe mit Datum und Bezug zu einem Kunden.
• „Kunde Müller GmbH jeden Mittwoch anrufen und ggf. Bestellung aufnehmen, da Kunde auf der LKW-Ausliefertour für Donnerstag liegt.“ – eine Serienaufgabe mit Kundenbezug.
• „Beim nächsten Besuch von Kunde Schmidt AG den Fragebogen X ausfüllen“ – eine Aufgabe mit Kundenbezug, aber ohne konkretem Datum.
• „Jeden 1. des Monats meine Spesenabrechnung für das Vormonat erstellen“ – eine Serienaufgabe ohne Kundenbezug.

Die Aufgabenliste zur Erstellung und Erledigung von Aufgaben

Im Hauptmenü erreichen Sie die neue Aufgabenliste durch Klick auf „Aufgaben“.

Sie erstellen mittels der Knöpfe „Neue Aufgabe“ bzw. „Neue Aufgabe zu Kunde“ eine neue Aufgabe – je nachdem, ob sich die Aufgabe auf einen Kunden bezieht oder nicht.

Geben Sie den Betreff der Aufgabe ein – z.B. „Angebot erstellen“, wählen dann das gewünschte Erledigungsdatum, geben optional eine Notiz ein und speichern Sie. Voilá – die erste Aufgabe ist erstellt.

Sie finden diese nun in der Aufgabenliste unter der Rubrik „Offen“. Dort sind Aufgaben aufgelistet, die noch zu erledigen sind – sortiert nach Datum. Überfällige Aufgaben, deren Datum schon vergangen ist, werden ganz oben rot dargestellt.

Durch Klick auf die Aufgabenzeile können Sie die Aufgabe bearbeiten, löschen oder als erledigt markieren. Noch schneller gelingt das Erledigen einer Aufgabe durch Klick auf das Häkchen rechts.

Optional ist beim Erledigen von Aufgaben die Erstellung eines Berichts möglich. Dieser ist als „Sonstiger Bericht“ auch in der Kundendetailansicht einsehbar, sofern Kundenbezug vorhanden ist.

Erledigte Aufgaben finden Sie weiterhin für 90 Tage in der Aufgabenliste, nun unter der Rubrik „Erledigt“. Danach werden diese automatisch gelöscht.

Besonderheiten bei Aufgaben

• Serienaufgaben: Beim Erstellen einer Aufgabe kann diese als Serie wiederholender Aufgaben erstellt werden, z.B. jede Woche am Mittwoch. Die Einstellung und Bearbeitung erfolgt analog zu Serienterminen.
• Automatisch ablaufende Aufgaben: Wenn das Feld „Erledigung“ einer Aufgabe von „Erforderlich“ auf „Optional“ umgestellt wird, läuft diese Aufgabe automatisch ab, wenn sie bis zum eingestellten Datum nicht erledigt wurde. Anstatt als rote überfällige Aufgabe in der Aufgabenliste dargestellt zu werden, wandert sie automatisch in die Rubrik „Abgelaufen“ und wird nach 90 Tagen gelöscht.
  Tipp: Eine Aufgabe sollte dann auf „optional“ gestellt werden, wenn eine Durchführung nach dem eingestellten Datum nicht mehr sinnvoll ist – oder bei Serienaufgaben einfach bis zur nächsten Wiederholung der Aufgabe gewartet werden kann. Dies vermeidet, dass sich unnötig Aufgaben als überfällig ansammeln.
• Aufgaben ohne Datum: Wenn Sie eine Aufgabe auf „Ohne Datum“ stellen, wird die Aufgabe in der Liste nicht mehr unter „Offen“ dargestellt, sondern in der eigenen Rubrik „Ohne Datum“. Die Aufgabe wird nie überfällig und läuft auch nicht ab. Sie kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden. Wenn die Aufgabe einen Kundenbezug hat, könnten Sie diese zum Beispiel als „beim nächsten Besuch zu erledigen“ interpretieren.
• Benutzerdefinierte Felder: Analog zu Berichten und Terminen können die Eingabemasken von Aufgaben um bis zu 100 benutzerdefinierte Felder erweitert werden, um Ihre Bedürfnisse abzudecken. Wie gewohnt ist diese Anpassung durch Sie bzw. Ihren Administrator in den Optionen unter „Benutzerdefinierte Felder > Aufgaben“ möglich.
• Berichte zu erledigten Aufgaben: Das Verhalten, ob Berichte zu erledigten Aufgaben erstellt werden können oder sollen, ist analog zu Besuchsberichten in den Optionen unter „Berichtswesen > Berichte für Aufgaben“ durch Sie bzw. Ihren Administrator einstellbar.

Aufgaben in Kundendetailansicht

Wenn für einen Kunden noch zu erledigende Aufgaben existieren, werden diese auch direkt in der Kundendetailansicht im neuen Abschnitt „Aufgaben“ angezeigt. Diese sind durch Klick bearbeitbar, löschbar oder als erledigt markierbar. Der Knopf „Neue Aufgabe“ erstellt eine neue Aufgabe, die automatisch einen Bezug zu diesem Kunden hat.

Aufgaben im Kalender

Wenn an einem Tag Aufgaben zu erledigen sind, wird dies im Kalender durch das Aufgaben-Symbol beim jeweiligen Tag signalisiert. Um alle Aufgaben des Tages anzuzeigen, klicken Sie auf die Tagesüberschrift. Es erscheint ein Menü mit dem Eintrag „X Aufgaben“, wobei X die Anzahl der Aufgaben wiedergibt. Bei Klick darauf werden die Aufgaben dieses Tages in einem Fenster angezeigt.

Klicken Sie im Kalender auf die Tagesüberschrift und wählen Sie dann „Neue Aufgabe“, um eine Aufgabe für diesen Tag zu erstellen.

Aufgaben im Besuchsplan

Wenn es am angezeigten Tag Aufgaben zu erledigen gibt, wird im Besuchsplan oben eine gelbe Hinweiszeile dargestellt. Klicken Sie auf diese, um die Aufgabenliste des Tages zu sehen.

Technische Hinweise zu Aufgaben

• Aufgaben haben keinerlei Einfluss auf die automatische Besuchsplanung von portatour®. D.h. Aufgaben werden komplett getrennt von Besuchsvorschlägen, Terminen, Vormerkungen, Besuchssperren, letztem Besuchsdatum oder Besuchsintervall eines Kunden behandelt.

• Pro Benutzer sind bis zu 3.000 Aufgaben in portatour® speicherbar. Serienaufgaben werden analog zu Terminen für ein Jahr im Voraus erstellt.

• Der Import und Export von Aufgaben ist analog zu Terminen bzw. Berichten über die Benutzeroberfläche (Optionen > Daten importieren bzw. Daten exportieren) und über die API möglich.

• Der Export von Aufgaben steht auch über die OData-Excel-Schnittstelle zur Verfügung.

• Wenn Sie Kunden über die Benutzeroberfläche zwischen Benutzerkonten transferieren, werden zugehörige Aufgaben optional mitübertragen. Beim Kundenimport via API muss zum automatischen Transfer von Aufgaben der neue Parameter „transferIncludesTasks“ hinzugefügt werden.

• Bei Firmenzugängen (ab 2 Benutzerkonten) kann in den Optionen unter „Berechtigungen“ festgelegt werden, ob Aufgaben gelöscht werden dürfen.

• Die Aufgabenverwaltung steht im Offline-Modus von portatour® nicht zur Verfügung.

• Die Aufgabenverwaltung steht derzeit nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® Anywhere im Zusammenhang mit Salesforce oder Dynamics CRM nutzen.

Stellen Sie sich vor, Sie als Benutzer von portatour® stehen vor folgender Herausforderung:

Sie erhalten von Ihrer Marketingabteilung eine Liste mit 50 Kunden aus Ihrem Gebiet, die Sie aufgrund einer wichtigen Kampagne nicht laut Besuchsintervall sondern einmalig so schnell wie möglich besuchen sollen.

Um diese Kunden rasch und effizient zu planen, nutzen Sie Vormerkungen in portatour®. Damit Sie diese 50 Kunden jetzt nicht einzeln suchen und vormerken müssen, gibt es seit heute eine neue Funktion: Filterung von Kunden mittels externer Liste.

Voraussetzung ist, dass Sie die Liste der Marketingabteilung in elektronischer Form bekommen, die Kunden aufgrund der Angabe in der Liste identifiziert werden können (z.B. Kundennummer), und jeder Kunde in einer eigenen Zeile steht. Folgende Liste an Kundennummern wäre beispielsweise geeignet:

23054
23078
24102
24506
usw.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kunden“, scrollen ganz nach unten und klicken „Alle X bearbeiten“. Sie befinden sich nun auf der Seite zur Massenbearbeitung all Ihrer Kunden. Da Sie aber nicht alle Kunden vormerken wollen, sondern nur einen Auszug daraus, klicken Sie auf den neuen Link „Mittels externer Liste filtern“. Es erscheint folgendes Fenster:

Wählen Sie in der Auswahlbox „Feld“ aus, welche Kundendaten die Liste Ihrer Marketingabteilung enthält. Meistens ist es entweder „Kundennr.“, „Externe ID“ oder „Name“.

Danach fügen Sie mittels Zwischenablage die Liste aus der Datei (z.B. Spalte in Excel markieren und dann „Kopieren“) oder aus dem Text der E-Mail in das „Werte“-Feld ein und klicken dann auf „Filtern“.

Wenn passende Kunden gefunden wurden, werden die markierten Kunden automatisch auf diese eingeschränkt. Werfen Sie einen kontrollierenden Blick auf die ausgegebene Anzahl – im konkreten Fall soll sie 50 sein. Danach klicken Sie auf den Knopf „Alle vormerken“ und aktualisieren den Besuchsplan.

Voilá. Die Marketingabteilung wird zufrieden sein.

Technische Hinweise:

• Wenn in der Liste auf Kunden verwiesen wird, die nicht in Ihrer portatour® Kundendatenbank vorhanden sind, dann werden diese Kunden ignoriert. So ist es nicht zwingend notwendig, dass Ihre Marketingabteilung bei einer Kampagne für jeden Außendienstmitarbeiter eine separate Liste erstellt, sondern kann jedem die gesamte Kundennummernliste zusenden (Tipp: solange die Liste einigermaßen überschaubar ist).
• Wenn gar kein übereinstimmender Kunde gefunden wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Eventuell haben Sie das falsche Datenfeld zur Filterung ausgewählt.

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich primär an portatour®-Administratoren von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern), welche die API zum automatischen Datenimport/-export nutzen bzw. nutzen möchten.

Da bei API-Aufrufen meist größere Datenmengen transferiert werden (z.B. komplette Kundenlisten der Benutzer), welche CPU- & Datenbank-Last auf unseren Servern verursachen und Speicherplatz für Transaktionslogs benötigen, ist die API-Nutzung limitiert, um allen Kunden eine hohe Servicequalität bieten zu können.

Mit dem heutigen Update wurde das Limit verdoppelt, d.h. von 25 auf 50 API-Aufrufe pro Benutzerkonto innerhalb 24 Stunden.

Zusätzlich haben Sie selbst die Möglichkeit, während der Entwicklungszeit Ihrer Schnittstellenanbindung das API-Limit auf 250 Aufrufe zu erhöhen, da während der Entwicklung naturgemäß intensiver evaluiert und getestet wird. Diese Erhöhung können Sie selbst bis zu 10 Mal für je 24 Stunden in portatour® auf der API-Dokumentationsseite (Optionen > API) per Knopfdruck aktivieren.

Folgend einige Tipps zur Einhaltung der Limits im laufenden Betrieb:

• Wenn Sie die API zur Synchronisation von Daten nutzen, und Sie täglich mehrmals automatisch synchronisieren, schränken Sie die Ausführung des Synchronisationsprozesses auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ein, z.B. 7-19 Uhr. Dadurch können Sie die Synchronisationsfrequenz in diesen 12 Stunden bereits verdoppeln.
• Synchronisieren Sie die jeweiligen Datenentitäten (Benutzer, Kunden, Termine, Aufgaben, Berichte) ggf. in unterschiedlichen Frequenzen bzw. prüfen Sie, welche Richtung (Import vs. Export) wann tatsächlich benötigt wird.
• Reduzieren Sie die Frequenz der automatischen Synchronisation und bieten Sie stattdessen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit an, den Synchronisationsprozess manuell für sich zu starten, wenn sie aktuellen Datenstand benötigen. Alle portatour® API Aufrufe sind im Kontext eines einzelnen Benutzers möglich.

Gute Nachricht für all jene, für die bisher die Maximalanzahl von 1.000 Kunden pro Benutzerkonto nicht ausreichend war: Seit dem Update letzter Woche ist das Limit der in portatour® speicherbaren Kunden auf 3.000 pro Benutzer erhöht.

Allerdings gibt es einige Einschränkungen, die zu beachten sind:

Von den 3.000 Kunden dürfen aus technischen Gründen weiterhin maximal 1.000 Kunden ein Besuchsintervall haben. Um mehr als 1.000 Kunden zu importieren, ist bereits beim Import notwendig, dass Ihre Importdatei eine Spalte mit dem Besuchsintervall enthält. Diese soll bei jenen Kunden, die Sie nicht regelmäßig besuchen, den Wert 0 (bedeutet „Keines“) haben. Sehr wohl können Sie diese Kunden aber wie gewohnt mittels Vormerkung oder Termin in den Besuchsplan aufnehmen.

Primär eignet sich die Erhöhung des Limits somit für die Verwaltung zusätzlicher Kunden, die Sie nicht regelmäßig sondern nur ad-hoc besuchen. Einige Anwendungsfälle:

• Kleinkunden, die Sie hauptsächlich telefonisch betreuen
• Potentialkunden/Leads, die Sie erst nach und nach mit einem Besuchsintervall versehen
• Kunden, die Sie nur im Rahmen von Kampagnen besuchen

Tipp: Aus Gründen der Übersichtlichkeit bei der Benutzung von portatour® – z.B. bei der Kundensuche oder auf der Landkarte – empfehlen wir, trotz des höheren Limits auch weiterhin nur jene Kunden zu importieren, die Sie tatsächlich betreuen oder in näherer Zukunft betreuen wollen.

Sonstige Einschränkungen:

• Auf leistungsschwachen Geräten kann die Darstellung tausender Kunden auf der Landkarte zu merkbaren Verzögerungen bei der Bildschirmausgabe führen.
• Wenn Sie mehr als 1.000 Kunden in portatour® gespeichert haben, kann die Berechnung des Besuchsplans um einige Sekunden länger dauern, da die interne „Fahrzeitmatrix“, die maximal 1.000 Kunden fasst, erst für die gewünschten Kunden aktualisiert werden muss.
• Wenn Sie mehr als 1.000 Kunden in portatour® gespeichert haben, sind für Kunden ohne Besuchsintervall die Funktionen „Geeigneter Tag finden“ in der Kundendetailansicht und die Erkennung von Terminkollisionen im Kalender nicht oder nur eingeschränkt nutzbar, da sie in diesem Fall auf Fahrzeitschätzungen mittels Luftlinien basieren.
• Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM nutzen, ist das Limit aus synchronisationstechnischen Gründen weiterhin 1.000 Kunden pro Benutzer.