Von vielen Benutzern wurde diese Funktion gewünscht, nun ist sie da: Eine Aufgabenverwaltung direkt in portatour®.

Nutzen Sie Aufgaben in portatour®, um Erledigungen, die Sie noch vor sich haben, zu verwalten („ToDos“). Sie erhalten damit einen freien Kopf, ohne auf Ihre Aufgaben zu vergessen. Post-Its gehören ab nun der Vergangenheit an.

Folgend einige Anwendungsfälle, die Sie mit Aufgaben in portatour® abdecken können:

• „Für Kunde Maier AG am Freitag ein Angebot erstellen.“ – Eine Aufgabe mit Datum und Bezug zu einem Kunden.
• „Kunde Müller GmbH jeden Mittwoch anrufen und ggf. Bestellung aufnehmen, da Kunde auf der LKW-Ausliefertour für Donnerstag liegt.“ – eine Serienaufgabe mit Kundenbezug.
• „Beim nächsten Besuch von Kunde Schmidt AG den Fragebogen X ausfüllen“ – eine Aufgabe mit Kundenbezug, aber ohne konkretem Datum.
• „Jeden 1. des Monats meine Spesenabrechnung für das Vormonat erstellen“ – eine Serienaufgabe ohne Kundenbezug.

Die Aufgabenliste zur Erstellung und Erledigung von Aufgaben

Im Hauptmenü erreichen Sie die neue Aufgabenliste durch Klick auf „Aufgaben“.

Sie erstellen mittels der Knöpfe „Neue Aufgabe“ bzw. „Neue Aufgabe zu Kunde“ eine neue Aufgabe – je nachdem, ob sich die Aufgabe auf einen Kunden bezieht oder nicht.

Geben Sie den Betreff der Aufgabe ein – z.B. „Angebot erstellen“, wählen dann das gewünschte Erledigungsdatum, geben optional eine Notiz ein und speichern Sie. Voilá – die erste Aufgabe ist erstellt.

Sie finden diese nun in der Aufgabenliste unter der Rubrik „Offen“. Dort sind Aufgaben aufgelistet, die noch zu erledigen sind – sortiert nach Datum. Überfällige Aufgaben, deren Datum schon vergangen ist, werden ganz oben rot dargestellt.

Durch Klick auf die Aufgabenzeile können Sie die Aufgabe bearbeiten, löschen oder als erledigt markieren. Noch schneller gelingt das Erledigen einer Aufgabe durch Klick auf das Häkchen rechts.

Optional ist beim Erledigen von Aufgaben die Erstellung eines Berichts möglich. Dieser ist als „Sonstiger Bericht“ auch in der Kundendetailansicht einsehbar, sofern Kundenbezug vorhanden ist.

Erledigte Aufgaben finden Sie weiterhin für 90 Tage in der Aufgabenliste, nun unter der Rubrik „Erledigt“. Danach werden diese automatisch gelöscht.

Besonderheiten bei Aufgaben

• Serienaufgaben: Beim Erstellen einer Aufgabe kann diese als Serie wiederholender Aufgaben erstellt werden, z.B. jede Woche am Mittwoch. Die Einstellung und Bearbeitung erfolgt analog zu Serienterminen.
• Automatisch ablaufende Aufgaben: Wenn das Feld „Erledigung“ einer Aufgabe von „Erforderlich“ auf „Optional“ umgestellt wird, läuft diese Aufgabe automatisch ab, wenn sie bis zum eingestellten Datum nicht erledigt wurde. Anstatt als rote überfällige Aufgabe in der Aufgabenliste dargestellt zu werden, wandert sie automatisch in die Rubrik „Abgelaufen“ und wird nach 90 Tagen gelöscht.
  Tipp: Eine Aufgabe sollte dann auf „optional“ gestellt werden, wenn eine Durchführung nach dem eingestellten Datum nicht mehr sinnvoll ist – oder bei Serienaufgaben einfach bis zur nächsten Wiederholung der Aufgabe gewartet werden kann. Dies vermeidet, dass sich unnötig Aufgaben als überfällig ansammeln.
• Aufgaben ohne Datum: Wenn Sie eine Aufgabe auf „Ohne Datum“ stellen, wird die Aufgabe in der Liste nicht mehr unter „Offen“ dargestellt, sondern in der eigenen Rubrik „Ohne Datum“. Die Aufgabe wird nie überfällig und läuft auch nicht ab. Sie kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden. Wenn die Aufgabe einen Kundenbezug hat, könnten Sie diese zum Beispiel als „beim nächsten Besuch zu erledigen“ interpretieren.
• Benutzerdefinierte Felder: Analog zu Berichten und Terminen können die Eingabemasken von Aufgaben um bis zu 100 benutzerdefinierte Felder erweitert werden, um Ihre Bedürfnisse abzudecken. Wie gewohnt ist diese Anpassung durch Sie bzw. Ihren Administrator in den Optionen unter „Benutzerdefinierte Felder > Aufgaben“ möglich.
• Berichte zu erledigten Aufgaben: Das Verhalten, ob Berichte zu erledigten Aufgaben erstellt werden können oder sollen, ist analog zu Besuchsberichten in den Optionen unter „Berichtswesen > Berichte für Aufgaben“ durch Sie bzw. Ihren Administrator einstellbar.

Aufgaben in Kundendetailansicht

Wenn für einen Kunden noch zu erledigende Aufgaben existieren, werden diese auch direkt in der Kundendetailansicht im neuen Abschnitt „Aufgaben“ angezeigt. Diese sind durch Klick bearbeitbar, löschbar oder als erledigt markierbar. Der Knopf „Neue Aufgabe“ erstellt eine neue Aufgabe, die automatisch einen Bezug zu diesem Kunden hat.

Aufgaben im Kalender

Wenn an einem Tag Aufgaben zu erledigen sind, wird dies im Kalender durch das Aufgaben-Symbol beim jeweiligen Tag signalisiert. Um alle Aufgaben des Tages anzuzeigen, klicken Sie auf die Tagesüberschrift. Es erscheint ein Menü mit dem Eintrag „X Aufgaben“, wobei X die Anzahl der Aufgaben wiedergibt. Bei Klick darauf werden die Aufgaben dieses Tages in einem Fenster angezeigt.

Klicken Sie im Kalender auf die Tagesüberschrift und wählen Sie dann „Neue Aufgabe“, um eine Aufgabe für diesen Tag zu erstellen.

Aufgaben im Besuchsplan

Wenn es am angezeigten Tag Aufgaben zu erledigen gibt, wird im Besuchsplan oben eine gelbe Hinweiszeile dargestellt. Klicken Sie auf diese, um die Aufgabenliste des Tages zu sehen.

Technische Hinweise zu Aufgaben

• Aufgaben haben keinerlei Einfluss auf die automatische Besuchsplanung von portatour®. D.h. Aufgaben werden komplett getrennt von Besuchsvorschlägen, Terminen, Vormerkungen, Besuchssperren, letztem Besuchsdatum oder Besuchsintervall eines Kunden behandelt.

• Pro Benutzer sind bis zu 3.000 Aufgaben in portatour® speicherbar. Serienaufgaben werden analog zu Terminen für ein Jahr im Voraus erstellt.

• Der Import und Export von Aufgaben ist analog zu Terminen bzw. Berichten über die Benutzeroberfläche (Optionen > Daten importieren bzw. Daten exportieren) und über die API möglich.

• Der Export von Aufgaben steht auch über die OData-Excel-Schnittstelle zur Verfügung.

• Wenn Sie Kunden über die Benutzeroberfläche zwischen Benutzerkonten transferieren, werden zugehörige Aufgaben optional mitübertragen. Beim Kundenimport via API muss zum automatischen Transfer von Aufgaben der neue Parameter „transferIncludesTasks“ hinzugefügt werden.

• Bei Firmenzugängen (ab 2 Benutzerkonten) kann in den Optionen unter „Berechtigungen“ festgelegt werden, ob Aufgaben gelöscht werden dürfen.

• Die Aufgabenverwaltung steht im Offline-Modus von portatour® nicht zur Verfügung.

• Die Aufgabenverwaltung steht derzeit nicht zur Verfügung, wenn Sie portatour® Anywhere im Zusammenhang mit Salesforce oder Dynamics CRM nutzen.

Stellen Sie sich vor, Sie als Benutzer von portatour® stehen vor folgender Herausforderung:

Sie erhalten von Ihrer Marketingabteilung eine Liste mit 50 Kunden aus Ihrem Gebiet, die Sie aufgrund einer wichtigen Kampagne nicht laut Besuchsintervall sondern einmalig so schnell wie möglich besuchen sollen.

Um diese Kunden rasch und effizient zu planen, nutzen Sie Vormerkungen in portatour®. Damit Sie diese 50 Kunden jetzt nicht einzeln suchen und vormerken müssen, gibt es seit heute eine neue Funktion: Filterung von Kunden mittels externer Liste.

Voraussetzung ist, dass Sie die Liste der Marketingabteilung in elektronischer Form bekommen, die Kunden aufgrund der Angabe in der Liste identifiziert werden können (z.B. Kundennummer), und jeder Kunde in einer eigenen Zeile steht. Folgende Liste an Kundennummern wäre beispielsweise geeignet:

23054
23078
24102
24506
usw.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kunden“, scrollen ganz nach unten und klicken „Alle X bearbeiten“. Sie befinden sich nun auf der Seite zur Massenbearbeitung all Ihrer Kunden. Da Sie aber nicht alle Kunden vormerken wollen, sondern nur einen Auszug daraus, klicken Sie auf den neuen Link „Mittels externer Liste filtern“. Es erscheint folgendes Fenster:

Wählen Sie in der Auswahlbox „Feld“ aus, welche Kundendaten die Liste Ihrer Marketingabteilung enthält. Meistens ist es entweder „Kundennr.“, „Externe ID“ oder „Name“.

Danach fügen Sie mittels Zwischenablage die Liste aus der Datei (z.B. Spalte in Excel markieren und dann „Kopieren“) oder aus dem Text der E-Mail in das „Werte“-Feld ein und klicken dann auf „Filtern“.

Wenn passende Kunden gefunden wurden, werden die markierten Kunden automatisch auf diese eingeschränkt. Werfen Sie einen kontrollierenden Blick auf die ausgegebene Anzahl – im konkreten Fall soll sie 50 sein. Danach klicken Sie auf den Knopf „Alle vormerken“ und aktualisieren den Besuchsplan.

Voilá. Die Marketingabteilung wird zufrieden sein.

Technische Hinweise:

• Wenn in der Liste auf Kunden verwiesen wird, die nicht in Ihrer portatour® Kundendatenbank vorhanden sind, dann werden diese Kunden ignoriert. So ist es nicht zwingend notwendig, dass Ihre Marketingabteilung bei einer Kampagne für jeden Außendienstmitarbeiter eine separate Liste erstellt, sondern kann jedem die gesamte Kundennummernliste zusenden (Tipp: solange die Liste einigermaßen überschaubar ist).
• Wenn gar kein übereinstimmender Kunde gefunden wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Eventuell haben Sie das falsche Datenfeld zur Filterung ausgewählt.

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich primär an portatour®-Administratoren von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern), welche die API zum automatischen Datenimport/-export nutzen bzw. nutzen möchten.

Da bei API-Aufrufen meist größere Datenmengen transferiert werden (z.B. komplette Kundenlisten der Benutzer), welche CPU- & Datenbank-Last auf unseren Servern verursachen und Speicherplatz für Transaktionslogs benötigen, ist die API-Nutzung limitiert, um allen Kunden eine hohe Servicequalität bieten zu können.

Mit dem heutigen Update wurde das Limit verdoppelt, d.h. von 25 auf 50 API-Aufrufe pro Benutzerkonto innerhalb 24 Stunden.

Zusätzlich haben Sie selbst die Möglichkeit, während der Entwicklungszeit Ihrer Schnittstellenanbindung das API-Limit auf 250 Aufrufe zu erhöhen, da während der Entwicklung naturgemäß intensiver evaluiert und getestet wird. Diese Erhöhung können Sie selbst bis zu 10 Mal für je 24 Stunden in portatour® auf der API-Dokumentationsseite (Optionen > API) per Knopfdruck aktivieren.

Folgend einige Tipps zur Einhaltung der Limits im laufenden Betrieb:

• Wenn Sie die API zur Synchronisation von Daten nutzen, und Sie täglich mehrmals automatisch synchronisieren, schränken Sie die Ausführung des Synchronisationsprozesses auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ein, z.B. 7-19 Uhr. Dadurch können Sie die Synchronisationsfrequenz in diesen 12 Stunden bereits verdoppeln.
• Synchronisieren Sie die jeweiligen Datenentitäten (Benutzer, Kunden, Termine, Aufgaben, Berichte) ggf. in unterschiedlichen Frequenzen bzw. prüfen Sie, welche Richtung (Import vs. Export) wann tatsächlich benötigt wird.
• Reduzieren Sie die Frequenz der automatischen Synchronisation und bieten Sie stattdessen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit an, den Synchronisationsprozess manuell für sich zu starten, wenn sie aktuellen Datenstand benötigen. Alle portatour® API Aufrufe sind im Kontext eines einzelnen Benutzers möglich.

Gute Nachricht für all jene, für die bisher die Maximalanzahl von 1.000 Kunden pro Benutzerkonto nicht ausreichend war: Seit dem Update letzter Woche ist das Limit der in portatour® speicherbaren Kunden auf 3.000 pro Benutzer erhöht.

Allerdings gibt es einige Einschränkungen, die zu beachten sind:

Von den 3.000 Kunden dürfen aus technischen Gründen weiterhin maximal 1.000 Kunden ein Besuchsintervall haben. Um mehr als 1.000 Kunden zu importieren, ist bereits beim Import notwendig, dass Ihre Importdatei eine Spalte mit dem Besuchsintervall enthält. Diese soll bei jenen Kunden, die Sie nicht regelmäßig besuchen, den Wert 0 (bedeutet „Keines“) haben. Sehr wohl können Sie diese Kunden aber wie gewohnt mittels Vormerkung oder Termin in den Besuchsplan aufnehmen.

Primär eignet sich die Erhöhung des Limits somit für die Verwaltung zusätzlicher Kunden, die Sie nicht regelmäßig sondern nur ad-hoc besuchen. Einige Anwendungsfälle:

• Kleinkunden, die Sie hauptsächlich telefonisch betreuen
• Potentialkunden/Leads, die Sie erst nach und nach mit einem Besuchsintervall versehen
• Kunden, die Sie nur im Rahmen von Kampagnen besuchen

Tipp: Aus Gründen der Übersichtlichkeit bei der Benutzung von portatour® – z.B. bei der Kundensuche oder auf der Landkarte – empfehlen wir, trotz des höheren Limits auch weiterhin nur jene Kunden zu importieren, die Sie tatsächlich betreuen oder in näherer Zukunft betreuen wollen.

Sonstige Einschränkungen:

• Auf leistungsschwachen Geräten kann die Darstellung tausender Kunden auf der Landkarte zu merkbaren Verzögerungen bei der Bildschirmausgabe führen.
• Wenn Sie mehr als 1.000 Kunden in portatour® gespeichert haben, kann die Berechnung des Besuchsplans um einige Sekunden länger dauern, da die interne „Fahrzeitmatrix“, die maximal 1.000 Kunden fasst, erst für die gewünschten Kunden aktualisiert werden muss.
• Wenn Sie mehr als 1.000 Kunden in portatour® gespeichert haben, sind für Kunden ohne Besuchsintervall die Funktionen „Geeigneter Tag finden“ in der Kundendetailansicht und die Erkennung von Terminkollisionen im Kalender nicht oder nur eingeschränkt nutzbar, da sie in diesem Fall auf Fahrzeitschätzungen mittels Luftlinien basieren.
• Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM nutzen, ist das Limit aus synchronisationstechnischen Gründen weiterhin 1.000 Kunden pro Benutzer.

Mit dem heutigen Update von portatour® wurde der Kalender um einige neue Informationen und Funktionen erweitert. Lernen Sie in diesem Beitrag, wie Sie die neuen Möglichkeiten bestmöglich für sich nutzen.

Erinnerung: Zum Kalender gelangen Sie, indem Sie zum Beispiel im Hauptmenü auf „Termine“ klicken. Sollte danach die Terminliste anstatt des Kalenders erscheinen, klicken Sie oben auf den Kalender-Knopf.

Anzeige von Fahrten und Pausen

In der Tages- und Wochenansicht des Kalenders erkennen Sie ab sofort auf einen Blick, welche Zeiten zwischen den Kundenbesuchen bereits für Fahrten oder Pausen verplant sind.

Fahrten werden durch graue Straßen dargestellt, Mittagspausen durch ein „Gabel/Messer“-Symbol. Bei Zeiten, die nicht verplant sind – z.B. Wartezeiten vor fixen Terminen – ist anstatt der Straße eine weiße Fläche zu sehen.

Hinweis: In der Monatsansicht werden Straßen und Pausen aufgrund der kompakten Darstellungsform nicht angezeigt. Schalten Sie bei Bedarf die Ansicht mit dem Zahnrad-Symbol rechts oben um. Ihre persönlichen Einstellungen für die Mittagspause finden Sie in den portatour® Optionen unter „Pause“.

Anzeige von Übernachtungen

Bisher waren im portatour®-Kalender nur jene Übernachtungen zu sehen, für die Sie explizit einen Termin erstellt haben. Seit dem heutigen Update bekommen Sie zusätzlich auch die Übernachtungsvorschläge von portatour® angezeigt – zu erkennen an den grau hinterlegten Einträgen am Tagesbeginn und Tagesende.

In den meisten Fällen werden dies Übernachtungen am Heimatort sein. Wenn Sie allerdings Auswärtsübernachtungen erlaubt haben, kann es auch eine Übernachtung bei einem „bevorzugten Übernachtungsort“ oder eine Übernachtung an einem beliebigen anderen Ort sein, den portatour® im Sinne der Routenoptimierung vorschlägt.

Hinweis: Die automatische Planung von Auswärtsübernachtungen schalten Sie in den portatour®-Optionen unter „Übernachtung“ ein. Die Verwaltung Ihrer „bevorzugten Übernachtungsorte“ (z.B. Lieblingshotels) erfolgt im Hauptmenü unter „Meine Orte“.

Ändern der Arbeitszeiten für einen Tag

Die Start- und Endzeitpunkte der Übernachtungsvorschläge im Kalender entsprechen Ihren Arbeitszeiten, die in den portatour®-Optionen eingestellt sind.

Wenn Sie nun für einen Tag ausnahmsweise die Arbeitszeiten abändern wollen – z.B. weil Sie  früher losfahren und auch früher wieder zuhause ankommen möchten – dann erledigen Sie dies einfach im Kalender, indem Sie den Übernachtungseintrag am Tagesbeginn bzw. Tagesende auf früher verschieben. Nutzen Sie die Drag&Drop-Funktionalität, d.h. Kalendereintrag drücken, verschieben und an der gewünschten Uhrzeit wieder loslassen. Sie sehen folgend eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen.

Ein Übernachtungsvorschlag wird dabei in einen fixen Termin umgewandelt, der im Kalender wie gewohnt dunkelblau gefärbt ist. Aktualisieren Sie danach den Besuchsplan z.B. mittels Klick auf das rote Aktualisieren-Symbol links oben, damit die geänderte Arbeitszeit bei der Tourenplanung berücksichtigt wird.

Hinweis: Als alternative Methode zu Drag&Drop klicken Sie auf den Übernachtungsvorschlag, wählen dann im Menü den Eintrag „In Termin umw. und bearbeiten“ und tragen im Terminfenster die geänderte Uhrzeit ein.

Ändern des Übernachtungsorts für einen Tag

Um den Ort der Übernachtung an einem Tag zu ändern – z.B. weil Sie eine Hotelübernachtung gebucht haben – klicken Sie auf den jeweiligen Übernachtungseintrag im Kalender und wählen dann im Menü den Eintrag „Übernachtungsort ändern“.

Es erscheint ein weiteres Menü, wo Sie sich zwischen einer Adresse aus „Meine Orte“, Ihrem Heimatort oder manueller Adresseingabe entscheiden.

Nach Auswahl des neuen Übernachtungsortes öffnet sich das Terminfenster, wo Sie optional noch die Uhrzeiten der Übernachtung anpassen können. Durch Speichern des Termins ersetzt dieser den bisherigen Übernachtungsvorschlag im Kalender. Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist notwendig, damit der geänderte Übernachtungsort auch bei der Tourenplanung berücksichtigt wird.

Hinweis: Sollte für einen zukünftigen Tag im Kalender noch kein Besuchsplan verfügbar sein, erstellen Sie einen Übernachtungstermin wie gewohnt durch Klick in den Tag und Auswahl von „Übernachtung“ im Menü.

Fixieren eines Übernachtungsvorschlags für einen Tag

Wenn Sie einen Übernachtungsvorschlag fixieren möchten, so dass er bei späteren Besuchsplanaktualisierungen keinesfalls mehr geändert wird, klicken Sie auf den Übernachtungseintrag im Kalender und dann im Menü auf „In fixen Termin umwandeln“. Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist nicht notwendig.

Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie z.B. eine Hotelübernachtung, die portatour® anhand der „bevorzugten Übernachtungsorte“ eigenständig vorgeschlagen hat, nun tatsächlich fix buchen.

Auch im Besuchsplan möglich …

Die drei Menüpunkte „In Termin umw. und bearbeiten“,  „Übernachtungsort ändern“ und „In fixen Termin umwandeln“ finden Sie auch im Besuchsplan wieder, wenn Sie auf Abfahrts- und Ankunftszeilen von zukünftigen Tagen klicken.

Wir hoffen, dass wir mit diesen neuen Funktionen Ihren Arbeitsalltag mit portatour® noch angenehmer und schneller machen konnten. Unser Entwickler-Team freut sich über Feedback unter feedback@portatour.com .

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich primär an portatour®-Administratoren von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern).

Schon sehr viele Unternehmen nutzen die API von portatour® Anywhere zum regelmäßigen automatischen Importieren und Exportieren von Daten. Das freut uns natürlich sehr.

Wir haben allerdings im Zuge von Logfile-Analysen festgestellt, dass in manchen Fällen keine Ursachenbehebung bei fehlerhaften API-Aufrufen stattfindet. D.h. dieselben fehlerhaften Aufrufe werden täglich wieder und wieder erfolglos versucht.

Durch diese Fehler, die häufig durch Dateninkonsistenzen in der Importdatei begründet sind, schlägt der API-Aufruf gänzlich fehl. Der Außendienstmitarbeiter erhält keine aktuellen Daten. Oft wird das Problem erst nach Tagen oder Wochen durch Reklamation des Benutzers selbst identifiziert und behoben.

Mit dem heutigen Update der portatour® API schaffen wir Abhilfe, damit in Zukunft Fehler schnell erkannt und gelöst werden, bevor Benutzer betroffen sind.

Wenn ein API-Aufruf fehlschlägt, wird durch portatour® automatisch eine E-Mail mit einer genauen Aufruf- und Fehlerbeschreibung an die E-Mail-Adresse jenes Administratorkontos gesendet, dessen Anmeldedaten für den API-Aufruf verwendet wurden. Sie als Administrator können zeitnah mit der Ursachenbehebung beginnen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass beim verwendeten Administratorkonto eine korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist, dessen Postfach auch gelesen wird.

Hinweis: Um bei Fehlern, die viele Benutzerkonten und somit viele API-Aufrufe betreffen, keine Flut an E-Mails zu generieren, erfolgt der automatische E-Mail-Versand nach einem fehlerhaften API-Aufruf immer zumindest eine Minute verzögert. Wenn in dieser Minute weitere fehlerhafte API-Aufrufe passieren, werden alle Fehlermeldungen in eine einzige Mail zusammengefasst und der E-Mail-Versand weiter verzögert. Wundern Sie sich daher nicht, warum E-Mails im Fehlerfall immer zumindest eine Minute verzögert in Ihrem Postfach eintreffen.

Wir möchten Sie an dieser Stelle gleich beruhigen: Meist geht es darum, Sonderfälle in den Daten oder im Ablauf, die bei der anfänglichen Programmierung der Datensynchronisation mittels der API noch nicht bekannt waren, einmalig in Ihrem Programmcode bzw. Prozess abzubilden. Danach sollten die API-Aufrufe dauerhaft fehlerfrei durchlaufen.

Der automatische E-Mail-Versand bei Fehlern ist nicht deaktivierbar. Es sollte immer das Ziel sein, die Ursache des Fehlers zu beheben, da ansonsten der API-Aufruf ohnehin fehlschlägt.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die E-Mail-Benachrichtigung viele der möglichen Fehler in der Automatisation abdeckt, allerdings nicht allumfassend ist. Zum Beispiel erfolgt bei folgenden zwei Problemszenarien keine E-Mail durch portatour®:

• Wenn Sie ungültige Administratorzugangsdaten (Benutzername + Passwort) beim API-Aufruf verwenden. portatour® kann dadurch Ihre E-Mail-Adresse nicht identifizieren.
• Wenn auf Ihrer Seite bereits in einem Vorverarbeitungsschritt ein Fehler auftritt und der Programmfluss gar nicht zum eigentlichen API-Aufruf weiterläuft.

Sollten Sie generell Unterstützung bei der API-Nutzung benötigen, bieten wir gerne einen individuellen Workshop dazu an.

Wenn Sie auf Ihrem Smartphone bereits Fotos geknipst haben, wissen Sie vermutlich schon, was „Geotagging“ heißt: Beim Foto wird jener Ort mitgespeichert, wo das Foto geschossen wurde. Sie können so schneller nach Fotos suchen oder diese auf der Landkarte anzeigen lassen.

Seit dem heutigen Update von portatour® ist Geotagging auf Wunsch bei Besuchsberichten möglich. D.h. beim Besuchsbericht kann durch portatour® vermerkt werden, wo Sie ihn erstellt haben. Sie können damit Ihrem Auftraggeber ohne zusätzlichen Aufwand zeigen, dass Sie vor Ort beim Kunden waren. Außerdem hilft Geotagging beim Belegen von Steuerfreibezügen (Verpflegungspauschalen / Diäten) und dient auch zur Fehlervermeidung, weil Sie erkennen, dass ein Bericht zum falschen Kunden eingegeben wird.

Voraussetzung dafür ist , dass Sie den Bericht immer unmittelbar nach dem Kundenbesuch erstellen, d.h. solange Sie sich noch in der Nähe des Kunden aufhalten.

Aktivieren der Geotagging-Funktionalität

Geotagging ist standardmäßig ausgeschaltet. Um die Funktion zu nutzen, muss sie in den Optionen unter Berichtswesen eingeschaltet werden. In der Auswahlbox Geotags schalten Sie dazu von „Ausgeschaltet“ auf „Optional hinzufügen“ oder „Automatisch hinzufügen“ um. So wie bei den meisten Optionen in portatour® kann für diese Einstellung firmenweit ein Standardwert festgelegt und individuell pro Benutzer abgeändert werden.

Erstellen eines Besuchsberichts mit Geotag

Wenn Sie in den Optionen „Automatisch hinzufügen“ eingestellt haben, wird beim Erstellen eines neuen Besuchsberichts – z.B. durch Klick auf „Jetzt besucht“ beim Kunden – Ihr Standort automatisch ermittelt und als Geotag zum Bericht hinzugefügt. Die Standortermittlung durch Ihr Gerät dauert typischerweise 1 bis 10 Sekunden. Sie können in dieser Zeit bereits mit dem Ausfüllen der Berichtsfelder beginnen. Das Geotag wird im Berichtsformular unten angezeigt:

Folgende Informationen finden Sie im Geotag:

• Entfernung Ihres Standorts zum besuchten Kunden bzw. Termins in Luftlinie: Dieser Wert zeigt, wie weit Sie bei der Erstellung des Berichts von der eigentlichen Besuchsadresse entfernt sind. Die Besuchsadresse wird im Bericht direkt oberhalb des Geotags angezeigt.
  Werte bis zu einigen Hundert Metern sind dabei vollkommen normal – z.B. aufgrund eines größeren Firmengeländes, eines weiter entfernten Parkplatzes oder der Ungenauigkeit der Geokodierung der Kundenadresse bzw. der Standortermittlung.
  Sollte die Entfernung deutlich größer sein, kann das ein Alarmzeichen dafür sein, dass Sie den Bericht nicht für den korrekten Kunden eingeben!
• Genauigkeit der Standortermittlung: Der Standort wird durch Ihr Gerät ermittelt, wobei die Genauigkeit aufgrund der genutzten Technologien und etwaiger Signalbehinderungen schwanken kann. Die obige Entfernungsangabe ist mit diesem Genauigkeitswert zu relativieren. Sollte Ihnen die Genauigkeit zu schlecht sein, können Sie mit dem Knopf „Aktualisieren“ eine neue Ermittlung des Standorts starten.
• Adresse Ihres Standorts: Berücksichtigen Sie, dass die Straße und Hausnummer nur selten exakt mit der Besuchsadresse übereinstimmen wird. Bereits geringe Entfernungen bzw. Ungenauigkeiten können zur Quer- bzw. Parallelstraße oder zu einer anderen Hausnummer führen.

Wenn Sie in den Optionen „Optional hinzufügen“ eingestellt haben, wird die Ermittlung des Geotags nicht automatisch beim Erstellen des Berichts gestartet. Es bedarf eines Klicks auf den Knopf „Hinzufügen“, damit der Besuchsbericht um ein Geotag ergänzt wird.

Nur bei der Erstellung eines Besuchsbericht kann dieser mit einem Geotag versehen werden. Ein nachträgliches Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Geotags im Besuchsbericht ist nicht möglich.

Tipp: Sollten Sie unmittelbar nach dem Kundenbesuch wenig Zeit haben, empfehlen wir, trotzdem sofort einen Besuchsbericht anzulegen und zu speichern. Dies dauert nur wenige Sekunden und funktioniert auch im Offline-Modus. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe die restlichen Informationen (z.B. Notizen) nachtragen. Diese Vorgangsweise sorgt für akkurate Uhrzeiten und Geotags in Berichten, erlaubt jederzeit die Aktualisierung des Besuchsplans, da portatour® alle bereits absolvierten Besuche kennt und verhindert außerdem, dass Sie auf die Eingabe von Berichten vergessen.

Für die Standortermittlung muss auf Ihrem Gerät die Standort-Funktion (auf iPhone und iPad „Ortungsdienst“) eingeschaltet sein. Weiters müssen Sie im Web-Browser erlauben, dass portatour® diese Standort-Funktion auch tatsächlich nutzen darf. Sollten bei der Standortermittlung Probleme auftreten, erhalten Sie nach spätestens 30 Sekunden eine Fehlermeldung, die im Geotag des Besuchsberichts gespeichert wird. Kontaktieren Sie zwecks Problembehebung ggf. Ihren Geräteadministrator.

Anzeige von Besuchsberichten mit Geotags

Geotags werden in portatour® an drei Stellen angezeigt:

• In portatour® Anywhere: Wenn Sie einen Besuchsbericht zur Bearbeitung öffnen, wird das Geotag angezeigt – ohne Bearbeitungsmöglichkeit.
• Im portatour® Report: Wenn Sie in den Optionen unter Berichtswesen im Abschnitt „portatour® Reports“ die Geotags auf „Anzeigen“ umstellen, werden die Geotags auch im portatour® Report zu den Besuchsberichten der letzten 7 Tage angezeigt. Für diese Einstellung kann wiederum firmenweit ein Standardwert festgelegt und individuell pro Benutzer abgeändert werden.
• Im Excel/CSV-Export der Besuchsberichte: Sie finden dort neue Spalten, welche die oben angeführten Geotag-Informationen enthalten.

Sonstige Informationen zum Geotagging

• Geotags sind nur bei Berichten vom Typ „Besuch“ und „Nicht angetroffen“ möglich. Bei allen anderen Berichtstypen („Arbeitsbeginn“, „Arbeitsende“, „Freier Tag“, „Sonstige“) sind keine Geotags möglich.
• Jedes Geotag muss vom Benutzer selbst bestätigt und gespeichert werden. Deshalb sind Geotags für automatisch erstellte Berichte nicht möglich – d.h. wenn in den Optionen unter Berichtswesen bei den Besuchsberichten „automatisch anlegen“ eingestellt ist, sind Geotags ausgeschaltet.
• Bei Besuchsberichten, die im Offline-Modus eingegeben werden, wird beim Geotag nur die Entfernung und Genauigkeit angezeigt. Für die Ermittlung der Adresse benötigt es eine Online-Verbindung, wodurch diese erst beim späteren Hochladen des Berichts zum Server ergänzt wird.
• Wenn Sie portatour® Anywhere in Kombination mit einem direkten Datenquellsystem betreiben (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), ist Geotagging derzeit noch nicht möglich.

Bis zum heutigen Update von portatour® war es nicht möglich, längere Flüge in portatour® zu planen. Der Grund: portatour® prüft immer, ob es möglich ist, den Weg zwischen zwei Terminen mit dem Auto zu fahren – was bei Strecken, die eigentlich mit dem Flugzeug zurückgelegt werden, eben nur sehr selten zeitlich möglich ist.

Nun gibt es einen Trick, wie man diese Prüfung aushebeln kann: Wenn ein Termin um 00:00 Uhr früh startet, findet für diesen Termin keine Erreichbarkeitsprüfung statt. Ebenso wird bei Terminen, die um 23:59 Uhr nachts enden, keine Fahrt zum Heimatort mehr eingeplant. Diesen Umstand können Sie nun zur Planung von Flügen nutzen – folgend anhand eines Beispiels erklärt:

Sie fliegen am Montag um 17:00 Uhr abends von München nach Hamburg, um am nächsten Tag dort um 7:30 von Ihrem Hotel in Hamburg loszufahren und Kunden in Hamburg und Umgebung zu besuchen. Erstellen Sie dazu einen Termin am Montag von 17:00 bis 23:59 mit der Adresse des Münchner Flughafens. Dadurch weiß portatour®, dass die Montags-Tour am Münchner Flughafen endet. Dann erstellen Sie noch einen Termin am Dienstag von 00:00 bis 7:30 Uhr bei der Adresse des Hotels in Hamburg. Dadurch weiß portatour®, dass die Tour am Dienstag um 7:30 beim Hotel startet. Eine Erreichbarkeitsprüfung zwischen diesen beiden Terminen findet nicht statt – wegen der Uhrzeiten 23:59 bzw. 00:00 Uhr.

Wichtig: Zur Eingabe dieser besonderen Uhrzeiten (00:00 bzw. 23:59) stellen Sie die „Planung“ bei der Termineingabe auf „Ganz-/Mehrtägig“ um und passen dann die Startzeit bzw. die Endzeit des Termins an (siehe Screenshot oben).

Hinweise:

• Zur Erstellung dieser Termine klicken Sie z.B. im Kalender auf einen leeren Bereich des gewünschten Tages und klicken dann im „Neuer Termin“-Menü auf „Bei manueller Adresse“.
• Wenn Sie mehrere Tage in Hamburg bleiben, erstellen Sie entweder zusätzlich mehrere Übernachtungstermine bei den gewünschten Hotels oder aktivieren Sie in den portatour®-Optionen die Auswärtsübernachtung. Optional geben Sie unter „Meine Orte“ Ihre bevorzugten Hotels in der Region ein, damit diese automatisch eingeplant werden.
• Für den Rückflug erstellen Sie einen Termin am Hamburger Flughafen, der z.B. von 18:00 bis 23:59 dauert. Wichtig ist wiederum die Endzeit 23:59. Die Tour am Folgetag beginnt dann wie gewohnt am Heimatort.
• Was derzeit noch nicht möglich ist, dass Sie einen „Flug während der Mittagszeit“ haben, d.h. sie am selben Tag sowohl vor dem Flug als auch nach dem Flug noch Kunden besuchen.

Hinweis: Folgender Artikel richtet sich an portatour®-Administratoren und Supervisors von Firmenzugängen (2 oder mehr Benutzern).

Mit dem heutigen Update gibt es den bekannten portatour® Report nicht nur für einzelne Benutzer, sondern auch zusammengefasst für das gesamte Unternehmen bzw. für Benutzergruppen.

Zum Abrufen dieses Reports klicken Sie in den Optionen im Abschnitt „Firma“ auf „Report anfordern“. Um Reports für einzelne Benutzergruppen abzurufen, klicken Sie auf „Benutzer verwalten“, wechseln dann oben zur gewünschten Benutzergruppe, scrollen runter in die Fußzeile und klicken dort auf „portatour® Report anfordern“ (Hinweis: Benutzergruppen sind ab 10 Lizenzen möglich).

Sie finden im Report jene statistischen Kennzahlen, die Sie bereits aus dem Benutzer-Report kennen, wobei die Werte der betroffenen Benutzer entweder aufsummiert bzw. als Durchschnittswerte berechnet sind.

Hinweise:

• Der Anwendungs-Check wurde im Zuge des Updates auch in den Unternehmens-Report bzw. Benutzergruppen-Report integriert.
• Jene Abschnitte, die benutzerspezifisch sind – z.B. konkreter Besuchsplan, Besuchsberichte oder überfällige Kunden – sind im Unternehmens- bzw. Benutzergruppen-Report nicht vorhanden. Nutzen Sie zur Detailanalyse weiterhin den portatour® Report des jeweiligen Benutzers, den Sie ebenso direkt in der Benutzerverwaltung anfordern können.
• Der (automatische) Versand des neuen Reports via E-Mail wird noch nicht unterstützt.