Tras un intenso período de desarrollo, hemos desplegado una importante actualización en portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas características, simplemente navegue hacia abajo o utilice los siguientes enlaces directos:

• Registro de llamadas telefónicas que sustituyen a las visitas

Extensiones especialmente desarrolladas para los administradores de cuentas de empresa:

• Exportación de datos de todas las cuentas de usuario a la vez
• Importación de datos de todas las cuentas de usuario a la vez
• Filtrado al importar datos para una cuenta de usuario
• Gestionar las búsquedas guardadas de forma centralizada
• Traducir los campos personalizados y las búsquedas guardadas a otros idiomas

Esperamos que las nuevas funciones le den muchas alegrías y nos alegraremos de leer sus opiniones en feedback@portatour.com.

Ahora, durante la pandemia de Coronavirus, muchos comerciales han percibido que algunos clientes no pueden ser visitados en persona, mientras que el contacto sólo es posible por teléfono.

Tales llamadas telefónicas son un sustituto requerido de una visita. El intervalo de la visita debería reinicializarse. Para registrar esto en portatour® hay un nuevo elemento de menú Por teléfono en vez de en persona, al hacer clic en Nuevo informe en la página de detalles del cliente.

Ahora, ¿cuáles son las diferencias con el informe de visita normal? El informe es del tipo «Otro» con el asunto «Por teléfono en vez de en persona». Además, este informe no afecta al punto de partida si el plan de visita se actualiza posteriormente.

Al igual que el informe de visita normal, la fecha de la última visita se actualiza para el cliente, es decir, el intervalo de visita recomienza. Esta llamada telefónica ha reemplazado una visita.

A continuación se presenta un cuadro que resume las características de los diferentes informes:

Nota: los elementos del menú que son realmente visibles dependen de la configuración en Opciones en «Presentación de informes».

Para exportar los datos de todas las cuentas de usuario, anteriormente era necesario iniciar sesión en cada cuenta de usuario individualmente y exportar allí, o utilizar la API. Este proceso es ahora mucho más fácil con esta actualización.

Así es como funciona:

1. Como administrador o supervisor, abra Opciones.
2. Haga clic en Exportar datos en la sección Gestión de datos .
3. Seleccione en el menú qué datos desea exportar (Clientes, Citas, Tareas, Informes, Usuarios).
4. Si utiliza grupos de usuarios, seleccione si desea exportar los datos de todos los usuarios o sólo de un grupo de usuarios específico.
5. Si es necesario, cambie otros ajustes de exportación (Formato, Período, …).
6. Haga clic en Descargar .

Ahora recibirá los datos en un archivo como descarga en su navegador.

Tenga en cuenta:

• Este proceso puede llevar más tiempo si hay un mayor número de usuarios o registros de datos. Deje el navegador abierto durante este proceso y permanezca en la página.
• Los límites para la descarga son de 100.000 líneas y 100 cuentas de usuario. Si se exceden los límites, el proceso se interrumpe. En este caso, restrinja la exportación a un grupo de usuarios, o utilice la API para la descarga automática de las cuentas de usuario individuales.
• La funcionalidad de exportación no está disponible si utiliza portatour® en combinación con Salesforce o Dynamics CRM. Exporte los datos directamente del sistema respectivo.

Para importar los datos de los clientes en portatour®, antes era necesario dividir los datos de los clientes: un archivo por comercial con sus datos de clientes respectivos. Estos archivos tenían que ser subidos individualmente. ¡Esto se ha acabado!

A partir de esta actualización, ahora también es posible subir un archivo común con todos los clientes de todos los comerciales. Lo único importante es que el archivo contenga una columna separada para cada cliente con el comercial correspondiente, ya sea por dirección de email o por número de empleado.

Así es como funciona:

1. Como administrador o supervisor, abra Opciones.
2. Haga clic en Importar datos en la sección Gestión de datos .
3. Seleccione en el menú qué datos desea importar (Clientes, Citas, Tareas, Informes, Usuarios).
4. Siga los pasos del asistente de importación, los cuales ya conoce de la importación de datos para un usuario individual (véase la asistencia en línea para más información). Si ya ha guardado una configuración de importación para ello, puede utilizarla.
5. En la nueva página Asignación de usuarios, seleccione si desea asignar los clientes a los usuarios por dirección de email o número de empleado. Nota: si utiliza números de empleado, asegúrese de que están guardados correctamente para los usuarios individuales en la Gestión de usuarios de portatour®.
6. En la nueva página Selección de usuarios compruebe que los usuarios encontrados y el número de líneas a importar sean correctos.
   • Si la asignación no produjo el resultado deseado, compruebe la correcta ortografía de las direcciones de email o la precisión de los números de empleado, tanto en el archivo de importación como en la Gestión de usuarios.
   • También recibirá un mensaje si no hay líneas en su archivo de importación correspondientes a los usuarios en portatour®.
7. Desmarque la casilla de verificación Importar para los usuarios que desee excluir de la importación.
8. Siga las instrucciones del asistente de importación que ya conoce.
9. Ahora verá la vista previa del primer usuario. Compruebe esto como lo hace habitualmente.
10. Decida cómo desea proceder:
    • Haga clic en Volver si encuentra problemas en la vista previa y quiere hacer cambios en la configuración.
    • Haga clic en Importar cuando la vista previa sea correcta y quiera importar los datos para este usuario. Verá el resultado de la importación para este usuario en un resumen. La vista previa para el siguiente usuario sigue a continuación.
    • Haga clic en Ignorar si no desea realizar la importación para este usuario y para continuar con la vista previa del siguiente usuario.
    • Haga clic en Importar todos los usuarios si desea realizar la importación para todos los demás usuarios sin comprobar la vista previa por usuario.
      • Consejo: utilice esta opción sólo después de haber comprobado suficientemente que los datos y ajustes son realmente correctos para algunos usuarios al importarlos.

11. Después del último usuario, verá un resumen general. Allí también puede descargar la configuración de importación.

Tenga en cuenta:

• Cuando sube un archivo de Excel o de ODS, todas las líneas deben estar en una sola hoja de cálculo. La asignación a los usuarios debe hacerse por una columna (dirección de correo electrónico o número de empleado) como se describe arriba, y no por hojas de cálculo separadas.
• Los límites para la importación son de 100.000 líneas y 100 cuentas de usuario. Si se exceden los límites, el proceso se interrumpe. En este caso, divida manualmente el archivo de importación en varios archivos. Alternativamente use nuestros scripts de API para la división y carga automáticas.
• Se crea un punto de restauración en toda la organización para todas las cuentas de usuario antes del proceso de importación. Si el proceso de importación produce un resultado inesperado, por ejemplo, debido a un archivo de importación incorrecto o a una asignación de campos incorrecta, vuelva a este punto de restauración, ya sea en toda la organización para todos los usuarios, o para las cuentas individuales de los usuarios afectados. Tenga en cuenta que cualquier dato introducido por los usuarios mientras tanto se perderá.
• La funcionalidad de importación no está disponible si utiliza portatour® en combinación con Salesforce o Dynamics CRM. Los datos son sincronizados automáticamente de ahí.

Para importar los datos de los clientes de un usuario, anteriormente el archivo de importación sólo podía contener los clientes de este usuario.

A partir de esta actualización, el asistente de importación permite filtrar por dirección de email o número de empleado. Esto significa que el archivo de importación también puede contener clientes de otros comerciales si hay una columna con la dirección de email o el número de empleado.

Para ello, después de subir el archivo de importación a la nueva página Filtrado, cambie la configuración del asistente de importación para que en lugar de exclusivamente para mí (= el usuario afectado) el archivo contenga para múltiples usuarios.

A continuación, seleccione si el filtrado debe hacerse por email o por número de empleado , y en qué columna del archivo de importación se encuentra la asignación.

Nota: como alternativa puede utilizar la nueva importación para toda la organización. Simplemente marque sólo el usuario que desea importar al seleccionar los usuarios.

Mediante las búsquedas guardadas, cada usuario puede filtrar u ordenar la lista de clientes de forma diferente según el objetivo y volver a usarla en cualquier momento con sólo un clic.

A partir de esta actualización los administradores pueden crear búsquedas guardadas de forma centralizada, que pueden ser utilizadas por todos los usuarios.

Así es como funciona:

1. Si usted es administrador y no tiene clientes propios, primero conéctese a una cuenta de usuario que tenga clientes.
2. Navegue a la lista de clientes.
3. Use Búsqueda Avanzada para establecer los filtros y la clasificación deseados.
4. Haga clic en Guardadas.
5. Haga clic en Guardar búsqueda para toda la organización…
6. Introduzca un nombre.
7. Haga clic en Guardar .

Esta búsqueda guardada está ahora disponible para todos los usuarios.

Tenga en cuenta:

• Sólo los administradores pueden crear y eliminar las búsquedas guardadas para toda la organización.
• Esta funcionalidad está disponible no sólo para la lista de clientes sino también para todas las demás listas, es decir, también para las citas, las tareas, los informes y los usuarios. Simplemente haga clic en el icono «Búsqueda» encima de la lista respectiva.

¿Tiene usuarios con diferentes idiomas en su cuenta de empresa portatour®? ¿Utiliza campos personalizados? Entonces se alegrará de esta nueva función: ahora puede traducir estos campos a otros idiomas.

Así es como funciona:

1. Como administrador, abra Opciones.
2. Haga clic en Traducciones en la sección Gestión de datos .
3. En el menú, seleccione el idioma para el que desea introducir traducciones.
4. Ahora verá una lista ordenada alfabéticamente con todos los nombres, valores y descripciones de los campos personalizados. Además, también se incluyen los nombres de las búsquedas guardadas en toda la organización.
5. Introduzca las traducciones en el idioma correspondiente. Deje las traducciones en blanco si quiere seguir usando el texto original para ellas.
6. Haga clic en Guardar .

Los usuarios con el idioma respectivo ven los textos traducidos en portatour®.

Tenga en cuenta:

• La modificación de un texto original hace que las traducciones de este texto sean descartadas. Así que no olvide añadir traducciones cuando haga cambios en los campos personalizados. Se le recordará al guardar los campos personalizados.
• Al traducir los valores de campos de selección, las búsquedas guardadas basadas en esos valores de campo podrían no funcionar. Para las búsquedas guardadas para toda la organización, utilice la clave del valor del campo de selección mediante un filtro de búsqueda «es igual a». En las búsquedas guardadas por el usuario, recomendamos usar la traducción del valor de campo de selección en el idioma del usuario.
• Las traducciones de los nombres de los campos también se utilizan en los encabezamientos de las columnas durante la exportación. Tenga esto en cuenta cuando procese los archivos exportados en otros sistemas.
• La funcionalidad de traducción no está disponible si utiliza portatour® en combinación con Salesforce o Dynamics CRM. Los nombres de campo traducidos se obtienen de ahí.