Fusión de dos registros de clientes

¿Quizá ya conoce el problema de que un mismo cliente exista por duplicado en portatour® Anywhere?

Una causa frecuente de ello es que el cliente primero se creó manualmente en portatour®, porque al principio solo era un cliente potencial. Con el primer pedido, el cliente también se creó en el sistema ERP de su empresa y entonces se importó automáticamente a portatour®. La consecuencia es un duplicado en portatour®.

Con la nueva función «Fusión de cliente» se eliminan los duplicados sin perder datos. Debe proceder así:

  1. Abra la vista detallada de un cliente que desee fusionar.
  2. Haga clic en el botón de la parte inferior «Acciones» > «Fusionar cliente».
  3. Busque el segundo cliente con el que quiera fusionarlo.
  4. En una nueva ventana verá una comparación de los datos de ambos clientes.
  5. En la línea «Cliente objetivo» seleccione cuál de los dos registros de datos debe conservarse.
  6. En las siguientes líneas seleccione los datos que deban transferirse. En el caso de los campos de texto, es posible combinar ambos textos. Para ello, seleccione la columna derecha «Combinada».
  7. Haga clic en «Fusionar»
  8. Los datos seleccionados y todos los registros de datos vinculados (citas, tareas, informes y periodos de bloqueo) se trasladan al cliente objetivo. El otro cliente se mueve a la papelera.

¡Y listo! El duplicado ya está eliminado.

Avisos:

  • Permisos limitados
    • Esta función solo está disponible si usted como usuario tiene los permisos «Cliente > Eliminar» e «Informes > Editar historial».
    • Debido a la restricción de permisos, en algunos campos puede estar desactivada la selección de qué cliente se deben transferir los datos. En estos casos se transfieren los datos del cliente objetivo.
  • Si solo uno de los dos registros de datos tiene un ID externo, este deberá seleccionarse como cliente objetivo. Esta es también la configuración por defecto, ya que el ID externo indica una importación (regular) de datos.
  • Por defecto, en la tabla se muestran solo aquellos campos en los que los datos de ambos clientes son diferentes. Para estos campos portatour® intenta hacer una preselección conveniente. En caso necesario, adecúe usted la selección. Para ver también campos con datos iguales, en la casilla de selección de la parte superior cambie de «Con conflicto» a «Todos».
  • Si desea fusionar tres o más registros de datos en un solo cliente, realice el procedimiento anterior varias veces.
  • Esta función no está disponible si portatour® está conectado a un sistema de fuentes de datos (Salesforce, Dynamics CRM, Veeva CRM)

Gran actualización de mayo 2023

Tras un intenso periodo de desarrollo, hemos publicado una importante actualización de portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas características, simplemente navegue hacia abajo o utilice los siguientes enlaces directos:

Esperamos que disfrute y tenga mucho éxito con las nuevas funciones y nos alegrarán sus comentarios en feedback@portatour.com.

Campos dinámicos en el informe de visita

Esta novedad afecta a la cuenta de empresa con al menos dos usuarios.

¿Alguna vez ha deseado que se soliciten diferentes campos para diferentes clientes al registrar informes de visita? Por ejemplo, el sector del cliente, la clasificación ABC o la región geográfica podrían influir en qué datos deben registrarse durante la visita.

Con portatour® ahora es posible.

Como administrador, proceda del siguiente modo al configurar un nuevo grupo de campos dinámicos:

  1. Cree un filtro en la lista de clientes mediante la búsqueda avanzada que contenga aquellos clientes para los que deben mostrarse determinados campos durante la introducción de informes.
  2. Por ejemplo, compruebe si los clientes que aparecen en la lista son los que desea.
  3. Guarde la búsqueda para toda la empresa.
  4. En las opciones de la empresa abra la administración de los campos definidos por el usuario de los informes.
  5. Cree un nuevo grupo de campos.
  6. En “Mostrar para todos los clientes” marque “No”.
  7. En “Mostrar sólo para” seleccione la búsqueda guardada creada previamente.
  8. Cree los campos dentro de este grupo de campos.
  9. Guárdelo.

El cambio se activa inmediatamente para todos los usuarios: si un cliente coincide con el filtro de la búsqueda guardada en el momento de introducir el informe, el grupo de campos dinámicos se muestra en el informe. En caso contrario, no es visible.

Notas sobre los grupos de campos dinámicos:

  • Si se rellenan campos de grupos de campos dinámicos al realizar un informe, estos datos introducidos se mantienen en el informe en cualquier caso, incluso si el cliente en cuestión posteriormente ya no corresponde al filtro.
  • Los campos dinámicos funcionan también en el modo sin conexión. Se reconoce si un cliente corresponde al filtro basándose en los datos del cliente descargados en el dispositivo.
  • Al configurar el grupo de campos, se pueden seleccionar varias búsquedas guardadas al mismo tiempo. El grupo de campos dinámicos se muestra si el cliente está incluido en al menos una de las búsquedas seleccionadas.
  • Las búsquedas guardadas utilizadas para los grupos de campos no se pueden borrar ni cambiar de nombre. Por ello, elija el nombre con cuidado. Sin embargo, es posible cambiar los criterios de filtrado de la búsqueda guardada en cualquier momento sobrescribiéndola.
  • Si crea campos obligatorios en grupos de campos dinámicos, el usuario solo deberá rellenarlos si se muestra realmente el grupo de campos dinámicos.
  • En caso de informes que no tienen ninguna referencia de cliente, siempre se muestran grupos de campos dinámicos.

El intervalo de visita se puede personalizar directamente en el informe de visita

¿Suele cambiar el intervalo de visita después de una visita al cliente para reprogramar los días hasta la siguiente visita? Entonces le vendrá muy bien la siguiente novedad.

En las opciones en la sección presentación de informes, cambie el ajuste “intervalo de visita” a “Personalizable en el informe de visita”.

En cuanto introduzca nuevos informes de visita, en la sección “próxima visita” podrá editar el intervalo de visita del cliente.

Tenga en cuenta que el cambio del intervalo de visita se almacena de forma permanente en la configuración del plan del cliente hasta que vuelva a cambiar el intervalo, p. ej. en la siguiente visita. El cambio en el informe de visita, por tanto, tiene igualarse editando la configuración del plan del cliente.

Debe tenerse en cuenta:

  • En las cuentas de empresa, esta función puede estar restringida por el administrador. Este es el caso si los usuarios no tienen permiso para cambiar la configuración del plan del cliente o no tienen permiso para cambiar los ajustes de informes.
  • Como administrador puede ajustar la norma de la empresa en las opciones de toda la empresa para los ajustes anteriormente mencionados para la presentación de informes.
  • El intervalo de visita solo se puede modificar en informes en cuya creación se actualiza la última fecha devisita del cliente, es decir, “visita” y “Por teléfono en vez de en persona”.

Ver texto completo del informe en la lista de informes y en la lista de clientes

Si visualiza la lista de informes o la lista de clientes en un dispositivo con una pantalla más grande (p. ej., una tableta o un ordenador), verá el texto del informe en la columna de la derecha, pero con un máximo de dos líneas de altura.

Si desea ver el texto completo del informe, cambie a “Informe completo” o “Informe completo (compacto)” en las opciones de los ajustes del programa en la “lista de clientes” o “lista de informes”.

Avisos:

  • Los saltos de línea se eliminan en la visualización compacta.
  • Cada usuario puede configurar individualmente este ajuste del programa.

Gran actualización de noviembre de 2022

Tras un intenso periodo de desarrollo, hemos publicado una importante actualización en portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas características, simplemente navegue hacia abajo o utilice los siguientes enlaces directos:

Le deseamos mucho éxito en el uso de las nuevas funciones y esperamos sus comentarios en feedback@portatour.com.

Abrir un trayecto del plan de visitas en el mapa

Se puede hacer clic en los trayectos del plan de visitas.

Al hacerlo, accede a la vista del mapa del día del plan de visitas correspondiente, donde se resalta el trayecto en cuestión.

Consejo: para ver el trayecto propuesto teniendo en cuenta el tráfico actual, haga clic en la parte superior derecha del mapa en el botón “Tráfico actual”.

 

Gestión de las búsquedas guardadas

Hasta ahora, las búsquedas guardadas se podían crear y eliminar. Con esta actualización, ahora hay amplias opciones para gestionar las búsquedas.

Para sobrescribir una búsqueda guardada existente, primero ejecute la nueva búsqueda (p. ej., mediante búsqueda avanzada), después abra el menú con las búsquedas guardadas y haga clic en el símbolo de guardar a la derecha de la búsqueda que se desea sobrescribir.

Haciendo clic en Gestionar la búsqueda se abre la siguiente ventana:

Existen las siguientes opciones de ajuste:

  • Para mostrar u ocultar las búsquedas establecidas, utilice las marcas de verificación.
  • Para cambiar el nombre de búsquedas guardadas, puede hacerlo en el campo de entrada.
  • Para cambiar el orden de las búsquedas guardadas, utilice las flechas hacia arriba/abajo.
  • Para eliminar una búsqueda guardada, utilice el símbolo de eliminar.

Como administrador, dispone de las mismas opciones también para las búsquedas guardadas en toda la empresa. Para acceder, haga clic en “Gestionar las búsquedas en toda la organización”.

Lista de informes de todos los usuarios y búsqueda de informes

Esta actualización está destinada a los administradores y supervisores.

Al abrir el punto del menú principal “Informes” en el espacio de trabajo de la empresa o de un grupo de usuarios, los informes de las cuentas de usuario correspondientes se cargan y se muestran en una lista común.

Para buscar o filtrar informes están disponibles las funciones —ya conocidas del espacio de trabajo de un usuario— de búsqueda rápida, búsqueda avanzada y búsquedas guardadas.

Nota: la lista de informes representa un máximo de las primeras 3.000 entradas. Si es necesario, utilice la función de búsqueda o clasificación si los informes deseados no se encuentran en ella.

No es posible abrir o editar un informe directamente a través de la lista de informes de todos los usuarios. Sin embargo, mediante el menú contextual de cada línea puede acceder rápidamente al espacio de trabajo del usuario correspondiente.

Modo de selección y eliminación masiva de informes

Al igual que la lista de clientes, la lista de informes tiene ahora un modo de selección y de eliminación masiva. Para ello, navegue hasta el final de la lista.

En caso de cuenta de empresa, un usuario verá esta función solo si tiene configurada la autorización para la “eliminación masiva de datos”.

Ejemplo de uso: para eliminar informes antiguos, realice la búsqueda avanzada (por ejemplo, “Inicio antes de 1.1.2020”), compruebe la lista de informes a modo de ejemplo para ver si el filtrado es correcto y realmente desea eliminar estos informes. En ese caso, haga clic debajo de la lista en “Eliminar todos los X”.

Advertencia: sea cauteloso con la eliminación masiva de informes. A diferencia de los clientes, los informes eliminados no se mueven a una papelera sino que se eliminan definitivamente. Consejo: exporte los informes antes de eliminarlos en portatour®.