Tras un intenso periodo de desarrollo, hemos desplegado una importante actualización en portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas características, simplemente navegue hacia abajo o utilice los siguientes enlaces directos:

• Búsqueda de citas, tareas, informes y usuarios
• Buscar hoteles via Booking.com
• Adaptar días en el plan de visitas
• Otras mejoras en marzo de 2020

Esperamos que las nuevas funciones le den muchas alegrías y nos alegraremos de leer sus opiniones en feedback@portatour.com.

Una de las funciones más utilizadas en portatour® es la búsqueda de clientes. Está disponible como búsqueda rápida, búsqueda avanzada y búsqueda guardada.

A partir de ahora, la misma funcionalidad también está disponible para citas, tareas, informes y usuarios. Una diferencia: mientras que en la lista de clientes se muestra siempre la función de búsqueda, en las otras listas hay que pasar al modo de búsqueda haciendo clic en el símbolo de la lupa. Otro clic en la lupa finaliza el modo de búsqueda; volverá a ver la vista de norma de la lista respectiva.

¿Qué más hay de nuevo en la búsqueda?

• El símbolo de la búsqueda avanzada es ahora un filtro en lugar de la rueda dentada.
• Si una búsqueda avanzada o una búsqueda guardada está actualmente activa, se puede reconocerla por el color amarillo del botón respectivo. Además, se muestra un nuevo botón con una X a la derecha del mismo, con el que se puede terminar la búsqueda y volver a la vista por norma.
• Si una búsqueda avanzada o una búsqueda guardada está actualmente activa, también se puede realizar una búsqueda rápida, lo que calificará aún más el resultado. Hasta ahora, cada búsqueda rápida ha ignorado las búsquedas anteriores.

Consejos para búsqueda rápida

Para los que aún no lo sepan, en la búsqueda rápida, se puede introducir varios términos de búsqueda en el campo de búsqueda. Por ejemplo, si se introduce «Herrera Guadalajara» en el campo de búsqueda, se encontrarán todos los clientes que contengan «Herrera» y «Guadalajara», en este ejemplo en el nombre y la ciudad. Las palabras no tienen que ser escritas en su totalidad.

Otras recomendaciones

• La búsqueda también afecta al botón Exportar que se encuentra debajo de la lista. Cuando una búsqueda está activa, se puede elegir entre exportar sólo los registros encontrados o todos los registros.
• Es posible buscar citas haciendo clic en el símbolo de la lista en la parte superior derecha del calendario y luego en el símbolo de la lupa para la búsqueda.
• En la lista de informes se encuentran las tres conocidas funciones «Documentar entrada», «Documentar salida» e «Documentar día libre», así como el nuevo botón «Documentar tiempo de trabajo».

Si está planeando rutas con pernoctaciones fuera de casa, la nueva función «Buscar hotel» puede ser útil.

Encontrará esta función en los siguientes puntos en portatour®:

• En el plan de visitas, haciendo clic en una propuesta o en una cita de pernoctación
• En el calendario, pulsando en una propuesta o cita de pernoctación
• En la página de detalles de una cita de pernoctación

Al hacer clic en «Buscar Hotel», será redirigido al sitio web Booking.com en una nueva ventana, donde se sugieren hoteles cercanos al lugar donde se hospeda. Verá la disponibilidad y los precios para la fecha de la pernoctación. La búsqueda de la habitación sigue los criterios «1 adulto» y «Viaje por trabajo». En Booking.com puede establecer criterios de búsqueda adicionales.

Después de reservar un hotel en Booking.com, utilice la función «Cambiar el lugar de la pernoctación» en portatour® para introducir la dirección del hotel en portatour®. Esto creará una nueva cita de pernoctación que sustituirá a la antigua propuesta o cita de pernoctación.

Pista: Si desea pasar la noche en un hotel más a menudo o si quiere que portatour® le proponga este hotel de forma automática para pernoctaciones, créelo en portatour® via el menú de navegación > Mis lugares > Nuevo alojamiento. Se pueden inserir hasta 25 alojamientos.

Como usuario de portatour®, ¿se ha enfrentado alguna vez a la siguiente situación? portatour® le ha sugerido una ruta para un día. Está satisfecho con la ruta, pero preferiría hacerla en otro día. Entonces le encantarán las nuevas funciones «Adaptar día» y «Alternar día«.

Se encuentran estas nuevas funciones en el plan de visitas y en el calendario:

En el plan de visitas , cambie al día deseado. Allí desplácese hacia abajo, haga clic en Más y luego en el menú Editar día.

En el Calendario haga clic en el Encabezado del día , luego en el menú Editar día .

Se abre una ventana en la que se selecciona la fecha objetivo.

En caso de «Alternar día», seleccione los dos días a ser alternados.

Tenga en cuenta que las propuestas de visita adaptadas o alternadas se descartan cuando se actualiza el plan de visita. Para fijar estas propuestas de visita en el día deseado, deben convertirse en citas. En el cuadro de selección se puede elegir entre citas fijas, en las que la hora se mantiene exactamente igual, o citas con hora flexible.

Tenga en cuenta

• Sólo los días que empiezan y terminan en el domicilio pueden ser adaptados o alternados. Esto significa que el día puede no tener una pernoctación fuera de casa. De igual manera, ninguna propuesta de visita o cita puede haber sido completada para ese día.
• Si selecciona un día objetivo para «Adaptar día» donde ya hay visitas propuestas, éstas se borrarán. Las citas se mantienen en cualquier caso, pero pueden dar lugar a conflictos. En tales casos, se le avisará a tiempo y se le preguntará si quiere posponer la cita de todos modos. Considere si una alternación sería mejor en tales situaciones.
• Además, se le advertirá si la visita de un cliente en el día objetivo no puede programarse, por ejemplo, debido a un horario de apertura limitado, período de bloqueo, vacaciones del cliente o restricciones de programación.

Además de las principales mejoras descritas anteriormente, esta actualización aporta las siguientes mejoras adicionales:

Explicación de los símbolos de la lista de clientes

Los símbolos relevantes para la planificación se muestran frecuentemente en la lista de clientes. Para que los nuevos usuarios de portatour® no tengan que buscar su significado en la ayuda en línea, estos símbolos se muestran ahora también en la página de detalles del cliente. Basta con un clic en ellos para abrir la descripción.

Mejor aspecto del mapa para geocodificación

Al introducir o editar una dirección, el mapa en la ventana tiene ahora una apariencia mejorada para hacer un mejor uso del espacio. Encontrará los botones de zoom en la esquina superior izquierda. El botón «GPS» para tomar la coordenadas de su ubicación actual se encuentra en la esquina superior derecha con el símbolo del punto de mira.

Introducción simplificada de los horarios laboral y de apertura

Si edita el horario de apertura de un cliente, puede simplemente copiar el horario de un día a los días siguientes. Un clic en las flechas hacia abajo es suficiente y las horas de apertura del día se copian al día siguiente, que tiene diferentes horas de apertura.

Ejemplo: Para cambiar el horario de apertura de cada día laborable a 10-12 y 14-16, introduzca estos horarios sólo el lunes y luego haga clic en las flechas hacia abajo 4 veces. De esta manera, estos horarios también serán introducidos para los martes, miércoles, jueves y viernes.

Como de costumbre, un clic en la papelera borra el horario de apertura de un día.

La misma funcionalidad está ahora también disponible al editar el horario laboral.

Aplicaciones de navegación: Uso de dirección o geoposición

Además del ajuste del programa existente que escoge qué aplicación de navegación debe iniciarse al hacer clic en el botón «Navegación» en portatour®, ahora también se puede establecer si la dirección o la geoposición del cliente debe transferirse a la aplicación de navegación. Si se mantienen las geoposiciones en portatour® con precisión, puede ser ventajoso usarlas.

Tenga en cuenta que no todas las aplicaciones de navegación son compatibles con ambos modos. portatour® seleccionará el otro modo automáticamente si necesario.

Nuevo formato de exportación: «Excel con tabla de datos»

Este nuevo formato de exportación hacia Excel difiere del anterior formato en que los datos de la hoja de cálculo de Excel están marcados y formateados como una «tabla de datos».

El nuevo formato también está disponible cuando se exporta a través de la API si se especifica el parámetro format=xlsxtable en la URL. Este formato es útil, por ejemplo, si los datos exportados deben ser procesados automáticamente utilizando Microsoft Flow.

Le deseamos todo el éxito del mundo con esta actualización del programa y esperamos recibir sus opiniones en feedback@portatour.com.

Nuevo botón de «zoom inteligente» en el mapa

Además de los botones de zoom «+» y «-«, encontrará un tercer botón en la esquina superior izquierda, que cambia entre las secciones importantes del mapa, incluyendo el nivel de zoom:

• Normalmente, este botón le llevará a la vista completa de todo su territorio, es decir, verá a todos sus clientes de un vistazo.
• Si tiene clientes sin intervalo de visita (mostrados en gris) que se encuentran fuera de su territorio principal, este botón cambia entre el territorio principal (es decir, todos los clientes con intervalo de visita) y el territorio total (incluyendo todos los clientes en gris). El nuevo fragmento predeterminado, que aparece cuando se abre el mapa, muestra el territorio principal.
• Si mira el plan de visitasen el mapa y, además, también muestra todos los demás clientes, el nuevo botón cambia entre el plan de visitas y la vista general de todos los clientes.

Mejor visualización de los informes sin horarios en el calendario

Cuando previamente guardaba sus informes de visitas sólo con la fecha pero sin la hora, se mostraban uno al lado del otro en el calendario semanal al principio del día. A partir de ahora, estos informes se enumeran uno debajo del otro, lo que mejora significativamente la legibilidad:

La clasificación se hace por orden alfabético por asunto, incluyendo el símbolo.

Nueva entrada de horarios y duraciones

Desde la actualización de julio, las horas y los minutos pueden seleccionarse juntos más rápidamente en una casilla de selección en la ventana de citas. Esta casilla de selección se encuentra ahora en muchos lugares de portatour® en los que se introducen horarios. Haciendo clic en el símbolo del teclado, puede introducir horas y minutos por separado, por ejemplo, para la introducción exacta de los minutos.

Además, desde la actualización de julio, portatour® muestra las duraciones de más de una hora por separado en horas y minutos para una mejor legibilidad. En lugar de, por ejemplo, «105 min», aparece «1 h 45 min». Este nuevo tipo de visualización se aplica ahora en todo portatour®. Además, ahora es posible introducir largos períodos de tiempo separados por horas y minutos.

Nuevas maneras de limpiar los informes antiguos

En la ventana de limpieza portatour® ofrece la posibilidad de borrar informes antiguos. Ya se aseguraba de que para cada cliente, al menos el último informe de visita permanezca, independiente de su antigüedad. Ahora, puede elegir preservar no sólo los últimos, sino los últimos dos o incluso tres informes por cliente, independiente de la antigüedad de estos informes.

Límite de invocaciones aumentado para calendarios compartidos

Si se ha suscrito a su calendario portatour® en otros programas de calendario, como Outlook, utilizando la función compartir calendario, había un límite de 100 invocaciones de calendario por día. Hemos introducido el almacenamiento en caché inteligente, que aumenta este límite a 500 invocaciones a partir de ahora. Esto permite que el calendario de un usuario sea fácilmente suscrito por múltiples personas sin riesgo de alcanzar el límite de invocaciones.

Nuevo modo de actualización al importar «Fecha de última visita» para clientes

Además de «Mantener» y «Sobrescribir», el nuevo modo de actualización «Sobrescribir si mayor» está disponible. Este nuevo modo tiene sentido si se documentan las visitas de los clientes no sólo en portatour®, sino también en otros sistemas (por ejemplo, un CRM) y se transfieren regularmente los datos de los clientes a portatour®.

Dependiendo de si la última fecha de visita en el fichero de importación o la de portatour® es más reciente al importar clientes, la última fecha de visita se sobrescribe o se mantiene. Esto se evalúa individualmente para cada cliente importado.

Este nuevo modo de actualización también evita que, al importar, la última fecha de visita se restablezca erróneamente a una fecha anterior.

Manual API mejorado

Si usted es administrador de una cuenta de empresa de portatour® Anywhere, ahora dispone de un manual en línea mejorado para la API (=interfaz de programación para la importación y exportación automática). Entre otras cosas, hay un nuevo índice de contenidos y una estructura más clara de los contenidos. Puede acceder al manual en opciones de portatour® bajo «API» o directamente con el enlace https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual . Por cierto, ahora también puede enviar este enlace al personal de soporte de TIC que no tiene acceso a portatour®, lo que significa que ya no es necesario iniciar sesión en portatour® para leer el manual.

Con la actualización de hoy, hemos realizado pequeñas pero significativas mejoras en muchas de las funciones de portatour® para que sea aún más fácil de usar, así como para conseguir el resultado deseado haciendo menos clics.

Le deseamos todo el éxito del mundo con esta actualización del programa y esperamos recibir sus opiniones en feedback@portatour.com.

Mejoras en la introducción de citas

• A partir de ahora, en lugar de la duración de una cita, la hora final se selecciona de una lista. La duración resultante se muestra como información adicional. Para introducir horas y minutos por separado, haga clic en el símbolo del teclado.

Nueva visualización y entrada de datos de larga duración

• A partir de hoy, las duraciones de más de una hora se visualizarán por separado en horas y minutos, por ejemplo, «105 minutos» se visualizará como «1 h 45 min».
• Haciendo clic en el símbolo del teclado, se puede introducir las horas y los minutos por separado.

Mejoras en los informes de visita

• Las horas inicial y final del informe ahora se pueden tomar directamente de la cita completada o de la propuesta de visita. Simplemente haga clic en el símbolo […] para aceptar las horas.

• El campo de entrada «Recordatorio» se encuentra ahora siempre en la parte inferior del informe de visita, ya que el campo se refiere a la siguiente visita comercial. Para que esto sea más fácil de reconocer, también tiene el título «Próxima visita».

Mejoras en el mapa

• Cuando muestre el plan de visitas en el mapa, un simple clic en el nuevo botón a la izquierda de la selección de día es suficiente para mostrar simultáneamente las rutas diarias de toda la semana. Los días individuales se pueden mostrarse y ocultarse simplemente haciendo clic en ellos.

Mejoras en el calendario

• Visualización de las semanas del calendario en la vista mensual
• Cambie rápidamente a una fecha diferente. Al hacer clic en el encabezado azul se abre la nueva ventana «Ir a».

Mejoras en la lista de citas

• Además de las citas previstas, ahora también se pueden visualizar las citas anteriores en forma de lista. Al hacer clic en «Pasadas» se muestran las citas de los últimos 90 días. Se puede acceder a la lista de citas haciendo clic en el símbolo de lista en la esquina superior derecha del calendario.

Nivel de autorización seleccionable al iniciar sesión como un usuario determinado

• Si ya ha iniciado sesión en una cuenta de usuario como administrador o supervisor, todavía tiene derechos de administrador o supervisor. Ahora tiene también la opción de reducir el nivel de autorización mientras dure la sesión. Verá la cuenta de usuario en cuestión desde el punto de vista del usuario. Para ello, haga clic en el ssímbolo de rueda dentada en el encabezamiento.