Depuis la mise à jour d’aujourd’hui, portatour® Anywhere permet une création et une mise à jour automatiques des comptes d’utilisateurs par des fichiers d’import – p.ex. des fichiers Excel ou CSV. Surtout des grandes entreprises avec beaucoup de nouveaux utilisateurs ou des entreprises qui voudraient synchroniser la gestion des utilisateurs avec un système tiers (ERP/CRM) profitent de cette nouvelle fonction.
Si votre entreprise dispose de deux licences portatour® ou plus, vous – ou votre administrateur – trouvez les nouveaux boutons Import, Export et Configurations d’import en dessous de la liste des utilisateurs dans la gestion des utilisateurs de portatour® Anywhere.
Utilisez l’export afin d’obtenir la liste des utilisateurs complète avec tous les champs de la gestion des utilisateurs comme fichier Excel ou CSV pour le téléchargement. Pour une modification en masse facile de plusieurs comptes d’utilisateurs, vous pouvez modifier et réimporter ce fichier.
L’import permet une création, mise à jour ou désactivation automatiques des comptes d’utilisateur.
Lors de la création des comptes d’utilisateur, les champs Prénom, Nom de famille et adresse e-mail sont des champs obligatoires. Lors d’une mise à jour des comptes d’utilisateurs, nous recommandons d’utiliser l’adresse e-mail ou l’ID portatour en tant que champ-clé. Cliquez sur le symbole (i) bleu à côté du nom de champ afin de voir des informations détaillées sur les autres champs.
Par un clic sur « Prochain », vous accédez à la page suivante où vous pouvez attribuer les champs du domicile des utilisateurs en option.
De nouveaux comptes d’utilisateurs sont activés par défaut – c’est-à-dire ils auront un nom d’utilisateur et lien d’accès. L’utilisateur reçoit cependant cette information par e-mail ou SMS seulement si vous cliquez comme d’habitude sur « Envoyer lien d’accès » dans la liste des utilisateurs.
L’export et import des comptes d’utilisateurs peuvent aussi être automatisés par API. Cliquez sur configurations d’import en dessous de la liste des utilisateurs afin d’obtenir le fichier de configuration pour l’import. Vous trouverez des détails dans la description de l’API dans les options.
Veuillez noter:
- La nouvelle fonction d’import/export des utilisateurs n’est pas disponible pour les entreprises qui ont portatour® Anywhere directement connecté à un système de données source – p.ex. Salesforce ou Dynamics CRM. Dans ce cas, les comptes d’utilisateurs sont de toute façon automatiquement synchronisés avec le système de données source.
- Pour des raisons de sécurité, une suppression en masse de comptes d’utilisateurs n’est pas possible par l’import. Des comptes d’utilisateurs seront désactivés à la place. En conséquence, des comptes d’utilisateurs désactivés devraient être manuellement supprimés de temps en temps après un transfert ou téléchargement des données existantes afin d’éviter de dépasser les licences.
- Si, lors de l’import, des erreurs inattendues se produisent, des comptes d’utilisateurs déjà créés ou actualisés seront préservés en tout cas. Un « Rollback » ne sera pas effectué.
- Si vous mettez le champ « A propre plan de visites » sur « Non », les données (clients, rendez-vous, comptes rendus) de ce compte d’utilisateur seront supprimées. Dans le cas d’urgence, remettez les données sur un point de restauration.