Surtout du secteur pharmaceutique, nous avons souvent entendu le besoin qu’un client est régulièrement visité par deux ou même trois représentants itinérants afin d’avoir encore plus d’attention par le client. Il est cependant à éviter que ces représentants se succèdent constamment chez le même client. C’est-à-dire idéalement, un maximum d’un représentant visite ce client dans une semaine. Cela nécessite toutefois un certain effort de coordination.

portatour® propose du soutien pour cela par la mise à jour d’aujourd’hui. Il est maintenant possible de déterminer une « Restriction de planification » par client sur la base de semaines calendaires. Afin de l’entrer, vous cliquez sur le symbole de crayon chez les Réglages de visites sur la page détail du client.

Si un client, par exemple, doit régulièrement être visité par deux collègues, le premier collègue met la restriction de planification de ce client sur « Seulement en semaines paires » et le deuxième sur « Seulement en semaines impaires« . Ainsi, il est assuré que le client n’est jamais proposé pour une visite dans la même semaine pour les deux collègues lors de la planification automatique de portatour®.

La modification de la restriction de planification des clients est aussi disponible par la recherche de clients avancée et la modification en masse suivante. Vous pouvez ainsi appliquer la restriction de planification rapidement p.ex. sur une zone de code postal. En outre, un export et réimport de clients permet aussi une réalisation en masse de la restriction de planification.

Astuce: Si deux collègues partagent la même zone, il est recommandé de la diviser en deux moitiés géographiques, p.ex. Sud/Nord ou ville/environs. Par sous-zone, les collègues déterminent des restrictions de planification opposées. Par cette démarche, vous soutenez la planification de tournées optimisées en kilométrage, car dans une semaine, seulement les clients d’une moitié géographique compacte seront pris en compte.

Afin de vérifier les restrictions de planification, vous pouvez afficher la carte de clients colorée selon les restrictions. Pour cela, cliquez sur le symbole de roue dentée en haut à droite et ensuite sur « Couleur: Restriction de planification »:

Veuillez noter:

• La restriction de planification « Seulement en semaines paires » ne signifie pas automatiquement que le client est planifié toutes les 2 semaines. La fréquence est toujours déterminée par l’intervalle de visite réglé. La restriction de planification signifie simplement qu’une visite ne peut être proposée dans les semaines paires. Le plus court intervalle de visite raisonnable lors de l’utilisation de cette restriction de planification est donc 14 jours.
• Les deux collègues doivent séparément régler les restrictions de planification pour les clients partagés – et de façon opposée. Il ne suffit pas qu’un seul collègue mette la restriction.
• Souhaitez-vous filtrer la liste de clients par les clients qui n’ont pas encore de restriction de planification? Ou par des clients qui peuvent être visités aujourd’hui selon la restriction de planification? Utilisez la recherche de clients avancée! Là, il y a un nouveau filtre par « Restriction de planification ».
• Si trois collègues visitent un client, la restriction de planification « Seulement toutes les 3 semaines » est à utiliser, où le premier collègue utilise la restriction « à partir de semaine 1 », le deuxième « à partir de semaine 2 » et le troisième « à partir de semaine 3 ». « à partir de semaine 1 » signifie que les semaines calendaires 1, 4, 7, 10, etc. sont permises. « à partir de semaine 2 » signifie semaines calendaires 2, 5, 8, 11, etc. « à partir de semaine 3 » analogue encore une semaine plus tard. Le plus court intervalle de visite raisonnable est 21 jours.
• Des rendez-vous manuellement entrés chez des clients ont la plus haute priorité et sont aussi possibles dans les semaines avec restriction de planification. Lors de la fonction pour trouver une date « Trouver jour approprié », les jours avec restriction de planification sont marqués gris afin de vous rappeler qu’un collègue visite potentiellement ce client dans cette semaine.

Depuis la mise à jour d’aujourd’hui, les entreprises ayant au moins 10 représentants itinérants ont accès à une nouvelle fonction intéressante dans portatour®: L’attribution des comptes utilisateurs à des groupes d’utilisateurs.

Pourquoi utiliser des groupes d’utilisateur?

Sans groupes d’utilisateurs, chaque superviseur peut se connecter comme tous les autres utilisateurs par un clic. Si cela est toujours souhaité, vous n’avez pas besoins des groupes d’utilisateurs.

Si vous voulez, par contre, restreindre l’accès à certains utilisateurs, les groupes d’utilisateurs sont la solution pour vous. Par exemple, si vous avez reparti votre zone de distribution en régions avec des responsables régionaux (=superviseurs), et chacun devrait voir seulement sa propre équipe de commerciaux.

Comment activer les groupes d’utilisateurs

L’activation et la modification des groupes d’utilisateurs est exclusivement autorisée aux administrateurs des comptes d’entreprise ayant au moins 10 licences. Pour cela, allez dans les Options, et dans Gestions des utilisateurs. Dans la barre de menu, cliquez sur le nouveau bouton Groupes d’utilisateurs.

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous cliquez sur Activer groupes d’utilisateurs. Lors de l’activation, le groupe « Groupe standard » sera automatiquement créé et initialement associé à tous les utilisateurs. Remarque: Comme tous les utilisateurs sont membres du même groupe d’utilisateurs après cette étape, rien n’a encore changé dans le comportement de portatour®.

Comment gérer les groupes d’utilisateurs

La création des groupes d’utilisateurs et l’attribution des utilisateurs se fait ensemble dans la fenêtre de modification des comptes d’utilisateurs déjà connue.

Cliquez sur Nouveau groupe afin de créer un nouveau groupe d’utilisateurs. Entrez ensuite le nom du nouveau groupe d’utilisateurs. Tous les groupes d’utilisateurs existants sont affichés dans la liste de sélection Membre de. Sélectionnez ceux dont l’utilisateur doit être membre. Une sélection multiple est possible – sous Windows, vous maintenez la clé Ctrl quand vous cliquez. Des groupes d’utilisateurs sans aucun membre sont automatiquement effacés.

Les administrateurs ont toujours accès à tous les utilisateurs, indépendamment des groupes d’utilisateurs. Dans la liste des utilisateurs, un filtrage par groupe d’utilisateurs est possible qui mène à une meilleure clarté quand vous avez beaucoup d’utilisateurs.

Mise en pratique exemplaire des groupes d’utilisateurs

Afin de suivre l’exemple des régions commerciales mentionnées ci-dessus, vous faites comme suit:

1. Modifiez le directeur régional des ventes de la première région.
2. Cliquez sur « Nouveau groupe » et entrez le nom de la région, p.ex. « Région Nord ».
3. Enlevez l’affiliation au « Groupe standard ». Ensuite, seulement la « Région Nord » devrait être sélectionnée.
4. Enregistrez le directeur régional des ventes.
5. Maintenant, modifiez tous les commerciaux de cette région à la file.
6. Cliquez sur la « Région Nord » sous « Membre de ». Ensuite, seulement la « Région Nord » devrait être sélectionnée.
7. Enregistrez l’utilisateur.

Répétez les points 1 à 7 pour chaque région commerciale.

Par conséquence, les directeurs régionaux ne voient plus que les membres de leur région respective dans la liste des utilisateurs. En outre, ils peuvent se connecter seulement comme ces utilisateurs.

Le directeur suprarégional des ventes de l’entreprise sera membre de tous les groupes d’utilisateurs afin d’avoir accès à tous les utilisateurs.

Récapitulatif des implications des groupes d’utilisateurs

• Dans la liste des utilisateurs, les superviseurs ne voient que les utilisateurs qui sont membre d’un groupe commun.
• Par conséquent, les superviseurs peuvent se connecter seulement comme les utilisateurs qu’ils voient dans la liste des utilisateurs.
• Pour la fonction « Transférer clients« , les utilisateurs et superviseurs peuvent seulement sélectionner un utilisateur cible qui est membre d’un groupe commun.
• Quand les superviseurs exécutent la Vérification de l’application, seulement les utilisateurs y sont compris qui sont membre d’un groupe commun.

Autres remarques sur les groupes d’utilisateurs

• Dès que vous avez activé les groupes d’utilisateurs, chaque utilisateur doit être membre d’au moins un groupe. C’est pour cela que le « Groupe standard » est automatiquement créé au début auquel chaque utilisateur appartient. Ensuite, créez vos propres groupes et effacez l’affiliation au « Groupe standard ». Aussi longtemps que tous les utilisateurs sont membres de ce « Groupe standard », il n’y a aucune restriction d’accès.
• Les noms des groupes d’utilisateurs peuvent être d’une longueur de max. 40 caractères.
• Un utilisateur peut être membre de max. 25 groupes d’utilisateurs.
• Un groupe d’utilisateurs est automatiquement supprimé quand il n’a plus aucun membre. Afin d’explicitement supprimer un groupe d’utilisateurs, enlevez tous les affiliations. Afin de trouver les membres, utilisez le filtrage par le groupe à supprimer dans la liste des utilisateurs.
• Le nom d’un groupe d’utilisateurs ne peut pas être modifié ultérieurement, car il a la fonction d’une clé. Au lieu de cela, créez un nouveau groupe et attribuez les utilisateurs à ce nouveau groupe.
• Par l’export et l’import de la liste des utilisateurs comme fichier Excel ou CSV, une modification en masse des groupes d’utilisateurs est possible. Dans le fichier, vous trouverez la nouvelle colonne « Groupes d’utilisateurs », dans laquelle les groupes, séparés par des points-virgules, peuvent êtres exportés ou importés. Ainsi, une synchronisation automatique des groupes d’utilisateurs par API est aussi possible.
• Si vous désactivez les groupes d’utilisateurs pour l’entreprise entière, tous les groupes d’utilisateurs et affiliations seront supprimés.

Nous vous souhaitons bonne route avec les nouveaux groupes d’utilisateurs et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com .

Si vous disposez d’un compte entreprise de portatour® – c’est-à-dire vous avez au moins 2 licences d’utilisateur –, votre base de données pour les utilisateurs a reçu deux nouveaux champs facultatifs avec la mise à jour d’aujourd’hui. Les deux champs sont à modifier dans la modification des utilisateurs. En outre, il est possible de les importer et exporter par des fichiers Excel ou CSV.

• Numéro d’employé: Par ce champ, vous avez la possibilité d’attribuer un numéro univoque (ou une chaîne de caractères) à chaque utilisateur par lequel vous identifiez les utilisateurs lors d’un export ou import par l’API comme alternative à l’adresse e-mail. Le paramètre correspondant des fonctions API s’appelle « employeeNumber » – voir pour cela la documentation technique de l’API dans les Options. L’avantage d’une utilisation du numéro d’employé par rapport à l’adresse e-mail est que le numéro d’employé est normalement invariable et vient idéalement directement de votre système ERP/CRM – p.ex. l’ID de l’enregistrement d’utilisateur.
• Note: Ce champ de texte libre permet une entrée de toute information qui pourrait être intéressante pour l’administrateur. Il n’est affiché que dans la modification de l’utilisateur et n’est pas utilisé par portatour® en interne.

Ces dernières semaines, nous nous sommes penchés sur le reporting de portatour®. Maintenant, nous sommes ravis de pouvoir vous présenter beaucoup d’améliorations grâce à la mise à jour d’aujourd’hui:

• Différents champs par type de compte rendu
• Meilleur support lors de l’entrée de comptes rendus
• Création de comptes rendus automatique

Nous vous souhaitons bonne route avec les nouvelles fonctions et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com .

Les champs personnalisés pour les comptes rendus sont très aimés par la communauté d’utilisateurs portatour®. Nous avons plusieurs fois entendu le souhait d’afficher différents champs par type de compte rendu, p.ex. d’autres champs pour une visite réussie que pour un client visité en vain. C’est possible depuis aujourd’hui!

Vous ou votre administrateur, allez à Options > Champs personnalisés > Comptes rendus. Définissez maintenant quel groupe de champs sera affiché pour quel type de compte rendu.

Il est aussi possible d’afficher un groupe de champs pour plusieurs types de compte rendu – p.ex. le kilométrage pour le compte rendu de début du travail et fin du travail. Sélectionnez simplement plusieurs types de compte rendu dans la boîte de sélection (par la touche Ctrl).

portatour® distingue les types de compte rendu suivants:

• Visite: Clic sur « Visité maintenant » chez un client ou « Réalisé » pour un rendez-vous client
• Visité en vain: Clic sur « Visité en vain » chez un client ou pour un rendez-vous client
• Autres: Pour les rendez-vous sans endroit (= appel téléphonique) ou sans association client, chez « Mes endroits » ou par un clic sur « Nouveau compte rendu » chez un client
• Début du travail: Clic sur « Pointage d’entrée »
• Fin du travail: Clic sur « Pointage de sortie »
• Jour de congé: Clic sur « Signaler jour de congé »

Vous voyez le type de compte rendu aussi pendant la saisie dans le titre de la fenêtre de compte rendu.

Veuillez noter:

• Le nombre maximal de champs de compte rendu personnalisé est 100 – indépendant de la répartition en types de compte rendu. L’export des comptes rendus contient toujours tous les champs. Les champs qui ne sont pas affichés dans un type de compte rendu sont vides dans la ligne en question.
• Les noms de champ doivent être uniques à cause de l’import et export – indépendant des types de compte rendu.
• Des modifications des champs personnalisés peuvent entraîner un changement des colonnes d’import et d’export. Pensez à cela si vous avez des processus automatisés.

Accentuer les champs obligatoires

Les champs définis comme obligatoires sont marqués par une ligne rouge jusqu’à ce que vous entriez une information. Cela s’applique dès maintenant à portatour® en entier – pas seulement à la saisie de comptes rendus.

Description des champs personnalisés

Les descriptions que vous pouvez entrer pour les champs personnalisés dans les options sont maintenant affichées quand l’utilisateur clique sur le nom de champ souligné. Comme cela, il est facile d’afficher des textes d’aide pour des champs individuels. D’ailleurs: Si le nom de champ est automatiquement abrégé parce qu’il est trop long, un clic suffit pour afficher le nom complet.

À noter:

• Cette nouvelle fonction s’applique aussi aux champs personnalisés de clients et rendez-vous.
• Si vous voulez enlever le soulignage d’un nom de champ, enlevez le texte descriptif ou abrégez le nom de champ afin qu’il ait un maximum de 10 caractères.
• Des modifications des champs personnalisés peuvent entraîner un changement des colonnes d’import et d’export. Pensez à cela si vous avez des processus automatisés.

Annuler l’entrée de comptes rendus

Jusqu’à maintenant, un clic sur « Visité maintenant » a en tout cas mis la date de la dernière visite du client à jour même si vous avez cliqué sur « Annuler » pendant l’entrée du compte rendu suivante.

Dès maintenant, si vous créez un compte rendu en cliquant sur « Visité maintenant », la date de la dernière visite du client n’est que mise à jour dès que vous enregistrez le compte rendu. Si vous annulez l’entrée du compte rendu, la date de la dernière visite reste inchangée – cela évite des confusions et des inconsistances de données.

Si vous laissez créer et ouvrir les comptes rendus automatiquement (voir Options > Reporting), il est donc indispensable d’enregistrer le compte rendu afin de mettre à jour la date de la dernière visite.

Pour le cas que vous voulez créer des comptes rendus seulement  facultativement (voir Options > Reporting), le dialogue est maintenant plus intuitif:

La modification s’applique analogue pour le clic sur « Visité en vain » si vous avez activé les comptes rendus pour ce cas.

Les comptes rendus sont la base des chiffres clés statistiques dans le portatour® Rapport. Si vous entrez vos comptes rendus dans un système tiers et pas dans portatour®, mais vous voulez quand-même utiliser le portatour® Rapport dans son intégralité, portatour® peut dès maintenant créer et enregistrer un compte rendu en arrière-plan quand vous cliquez sur « Visité maintenant » chez un client (ou « Réalisé maintenant » pour un rendez-vous) sans autres clics nécessaires. Pour cela, allez dans Options > Reporting et sélectionnez le nouveau mode Créer automatiquement.

À noter:

• Dans ce mode, des entrées manuelles supplémentaires ne sont pas possibles dans le compte rendu. Un compte rendu « vide » est créé qui sert surtout à compter le nombre de visites effectuées. Des champs obligatoires sont ignorés.
• En outre, un maximum d’un compte rendu par client et jour est possible dans ce mode. Cela aide à éviter des doublons involontaires si on clique plusieurs fois sur « Visité maintenant » chez un client sans faire exprès.

Avec la mise à jour d’aujourd’hui, la recherche de clients avancée a été enrichie de trois possibilités de filtrage supplémentaires. Cliquez sur Avancé dans le menu Clients afin d’accéder aux options de filtrage:

Rendez-vous à venir: Sélectionnez « existant » afin d’obtenir seulement les clients qui ont au moins un rendez-vous fixe entré aujourd’hui ou à l’avenir qui n’a pas encore été validé.  Si vous sélectionnez « aucun » par contre, vous obtiendrez les clients qui n’ont pas de futur rendez-vous entré.

Inscription: Sélectionnez « existante » afin d’obtenir seulement les clients qui ont été « inscrits » pour le plan de visites – peu importe s’ils se trouvent déjà dans le plan de visites ou pas.  Sélectionnez « aucune » afin d’obtenir les clients sans inscriptions.

Dans plan de visites: Sélectionnez « planifié » afin d’obtenir seulement les clients qui se trouvent actuellement dans le plan de visites – peu importe s’il s’agit d’un rendez-vous, d’une inscription ou d’une proposition de visite automatique selon l’intervalle de visite. Si vous sélectionnez « pas planifié » par contre, vous obtiendrez les clients qui ne sont actuellement pas planifiés dans le plan de visites.

Si vous laissez la sélection sur « tous« , il n’y a pas de filtrage sur ce critère. Comme d’habitude, vous pouvez mettre plusieurs critères de filtrage à la fois.

Et encore une autre innovation: Vous pouvez limiter l’export de votre liste de clients aux clients actuellement filtrés:

Depuis la mise à jour d’aujourd’hui, portatour® Anywhere permet une création et une mise à jour automatiques des comptes d’utilisateurs par des fichiers d’import – p.ex. des fichiers Excel ou CSV. Surtout des grandes entreprises avec beaucoup de nouveaux utilisateurs ou des entreprises qui voudraient synchroniser la gestion des utilisateurs avec un système tiers (ERP/CRM) profitent de cette nouvelle fonction.

Si votre entreprise dispose de deux licences portatour® ou plus, vous – ou votre administrateur – trouvez les nouveaux boutons Import, Export et Configurations d’import en dessous de la liste des utilisateurs dans la gestion des utilisateurs de portatour® Anywhere.

Utilisez l’export afin d’obtenir la liste des utilisateurs complète avec tous les champs de la gestion des utilisateurs comme fichier Excel ou CSV pour le téléchargement. Pour une modification en masse facile de plusieurs comptes d’utilisateurs, vous pouvez modifier et réimporter ce fichier.

L’import permet une création, mise à jour ou désactivation automatiques des comptes d’utilisateur.

Lors de la création des comptes d’utilisateur, les champs Prénom, Nom de famille et adresse e-mail sont des champs obligatoires. Lors d’une mise à jour des comptes d’utilisateurs, nous recommandons d’utiliser l’adresse e-mail ou l’ID portatour en tant que champ-clé. Cliquez sur le symbole (i) bleu à côté du nom de champ afin de voir des informations détaillées sur les autres champs.

Par un clic sur « Prochain », vous accédez à la page suivante où vous pouvez attribuer les champs du domicile des utilisateurs en option.

De nouveaux comptes d’utilisateurs sont activés par défaut – c’est-à-dire ils auront un nom d’utilisateur et lien d’accès. L’utilisateur reçoit cependant cette information par e-mail ou SMS seulement si vous cliquez comme d’habitude sur « Envoyer lien d’accès » dans la liste des utilisateurs.

L’export et import des comptes d’utilisateurs peuvent aussi être automatisés par API. Cliquez sur configurations d’import en dessous de la liste des utilisateurs afin d’obtenir le fichier de configuration pour l’import. Vous trouverez des détails dans la description de l’API dans les options.

Veuillez noter:

• La nouvelle fonction d’import/export des utilisateurs n’est pas disponible pour les entreprises qui ont portatour® Anywhere directement connecté à un système de données source – p.ex. Salesforce ou Dynamics CRM. Dans ce cas, les comptes d’utilisateurs sont de toute façon automatiquement synchronisés avec le système de données source.
• Pour des raisons de sécurité, une suppression en masse de comptes d’utilisateurs n’est pas possible par l’import. Des comptes d’utilisateurs seront désactivés à la place. En conséquence, des comptes d’utilisateurs désactivés devraient être manuellement supprimés de temps en temps après un transfert ou téléchargement des données existantes afin d’éviter de dépasser les licences.
• Si, lors de l’import, des erreurs inattendues se produisent, des comptes d’utilisateurs déjà créés ou actualisés seront préservés en tout cas. Un « Rollback » ne sera pas effectué.
• Si vous mettez le champ « A propre plan de visites » sur « Non », les données (clients, rendez-vous, comptes rendus) de ce compte d’utilisateur seront supprimées. Dans le cas d’urgence, remettez les données sur un point de restauration.

Le sujet de protection des données est pris très au sérieux chez portatour®. Dans cet article, vous trouverez une vue d’ensemble de toutes les mesures que l’on a déjà adoptées à ce sujet chez portatour®.

Depuis aujourd’hui, cette liste a été enrichie d’une autre facette: Les liens d’accès des nouveaux comptes d’utilisateur seront prolongés d’un code supplémentaire. Seulement quand on connait ce lien élargi, une première connexion et la définition de son propre mot de passe sont possibles.

Cet élargissement, que change-t-il dans votre quotidien? Rien! Dans la manière habituelle, votre administrateur envoie le lien d’accès aux nouveaux utilisateurs par e-mail ou SMS. En outre, les comptes d’utilisateur déjà existants ne sont pas touchés par un changement.

Si votre administrateur voit dorénavant un utilisateur avec un lien d’accès plus long dans la liste des utilisateurs, il sait que ce nouvel utilisateur ne s’est jamais connecté à portatour®. Par la première connexion et la définition de son propre mot de passe, le code supplémentaire devient en effet obsolète et disparaît du lien d’accès.

Et à propos mot de passe: Depuis peu, lors de la définition du mot de passe par l’utilisateur, portatour® vérifie aussi que le mot de passe ne se trouve pas sur une « black liste » des mots de passe les plus utilisés sur Internet et ne puisse être deviné plus facilement. Avec cette vérification en combinaison avec l’attribution des noms d’utilisateur aléatoires, le système de connexion de portatour® compte certainement parmi les plus sûrs sur l’Internet.