Les comptes rendus sont la base des chiffres clés statistiques dans le portatour® Rapport. Si vous entrez vos comptes rendus dans un système tiers et pas dans portatour®, mais vous voulez quand-même utiliser le portatour® Rapport dans son intégralité, portatour® peut dès maintenant créer et enregistrer un compte rendu en arrière-plan quand vous cliquez sur « Visité maintenant » chez un client (ou « Réalisé maintenant » pour un rendez-vous) sans autres clics nécessaires. Pour cela, allez dans Options > Reporting et sélectionnez le nouveau mode Créer automatiquement.

À noter:

• Dans ce mode, des entrées manuelles supplémentaires ne sont pas possibles dans le compte rendu. Un compte rendu « vide » est créé qui sert surtout à compter le nombre de visites effectuées. Des champs obligatoires sont ignorés.
• En outre, un maximum d’un compte rendu par client et jour est possible dans ce mode. Cela aide à éviter des doublons involontaires si on clique plusieurs fois sur « Visité maintenant » chez un client sans faire exprès.

Avec la mise à jour d’aujourd’hui, la recherche de clients avancée a été enrichie de trois possibilités de filtrage supplémentaires. Cliquez sur Avancé dans le menu Clients afin d’accéder aux options de filtrage:

Rendez-vous à venir: Sélectionnez « existant » afin d’obtenir seulement les clients qui ont au moins un rendez-vous fixe entré aujourd’hui ou à l’avenir qui n’a pas encore été validé.  Si vous sélectionnez « aucun » par contre, vous obtiendrez les clients qui n’ont pas de futur rendez-vous entré.

Inscription: Sélectionnez « existante » afin d’obtenir seulement les clients qui ont été « inscrits » pour le plan de visites – peu importe s’ils se trouvent déjà dans le plan de visites ou pas.  Sélectionnez « aucune » afin d’obtenir les clients sans inscriptions.

Dans plan de visites: Sélectionnez « planifié » afin d’obtenir seulement les clients qui se trouvent actuellement dans le plan de visites – peu importe s’il s’agit d’un rendez-vous, d’une inscription ou d’une proposition de visite automatique selon l’intervalle de visite. Si vous sélectionnez « pas planifié » par contre, vous obtiendrez les clients qui ne sont actuellement pas planifiés dans le plan de visites.

Si vous laissez la sélection sur « tous« , il n’y a pas de filtrage sur ce critère. Comme d’habitude, vous pouvez mettre plusieurs critères de filtrage à la fois.

Et encore une autre innovation: Vous pouvez limiter l’export de votre liste de clients aux clients actuellement filtrés:

Depuis la mise à jour d’aujourd’hui, portatour® Anywhere permet une création et une mise à jour automatiques des comptes d’utilisateurs par des fichiers d’import – p.ex. des fichiers Excel ou CSV. Surtout des grandes entreprises avec beaucoup de nouveaux utilisateurs ou des entreprises qui voudraient synchroniser la gestion des utilisateurs avec un système tiers (ERP/CRM) profitent de cette nouvelle fonction.

Si votre entreprise dispose de deux licences portatour® ou plus, vous – ou votre administrateur – trouvez les nouveaux boutons Import, Export et Configurations d’import en dessous de la liste des utilisateurs dans la gestion des utilisateurs de portatour® Anywhere.

Utilisez l’export afin d’obtenir la liste des utilisateurs complète avec tous les champs de la gestion des utilisateurs comme fichier Excel ou CSV pour le téléchargement. Pour une modification en masse facile de plusieurs comptes d’utilisateurs, vous pouvez modifier et réimporter ce fichier.

L’import permet une création, mise à jour ou désactivation automatiques des comptes d’utilisateur.

Lors de la création des comptes d’utilisateur, les champs Prénom, Nom de famille et adresse e-mail sont des champs obligatoires. Lors d’une mise à jour des comptes d’utilisateurs, nous recommandons d’utiliser l’adresse e-mail ou l’ID portatour en tant que champ-clé. Cliquez sur le symbole (i) bleu à côté du nom de champ afin de voir des informations détaillées sur les autres champs.

Par un clic sur « Prochain », vous accédez à la page suivante où vous pouvez attribuer les champs du domicile des utilisateurs en option.

De nouveaux comptes d’utilisateurs sont activés par défaut – c’est-à-dire ils auront un nom d’utilisateur et lien d’accès. L’utilisateur reçoit cependant cette information par e-mail ou SMS seulement si vous cliquez comme d’habitude sur « Envoyer lien d’accès » dans la liste des utilisateurs.

L’export et import des comptes d’utilisateurs peuvent aussi être automatisés par API. Cliquez sur configurations d’import en dessous de la liste des utilisateurs afin d’obtenir le fichier de configuration pour l’import. Vous trouverez des détails dans la description de l’API dans les options.

Veuillez noter:

• La nouvelle fonction d’import/export des utilisateurs n’est pas disponible pour les entreprises qui ont portatour® Anywhere directement connecté à un système de données source – p.ex. Salesforce ou Dynamics CRM. Dans ce cas, les comptes d’utilisateurs sont de toute façon automatiquement synchronisés avec le système de données source.
• Pour des raisons de sécurité, une suppression en masse de comptes d’utilisateurs n’est pas possible par l’import. Des comptes d’utilisateurs seront désactivés à la place. En conséquence, des comptes d’utilisateurs désactivés devraient être manuellement supprimés de temps en temps après un transfert ou téléchargement des données existantes afin d’éviter de dépasser les licences.
• Si, lors de l’import, des erreurs inattendues se produisent, des comptes d’utilisateurs déjà créés ou actualisés seront préservés en tout cas. Un « Rollback » ne sera pas effectué.
• Si vous mettez le champ « A propre plan de visites » sur « Non », les données (clients, rendez-vous, comptes rendus) de ce compte d’utilisateur seront supprimées. Dans le cas d’urgence, remettez les données sur un point de restauration.

Le sujet de protection des données est pris très au sérieux chez portatour®. Dans cet article, vous trouverez une vue d’ensemble de toutes les mesures que l’on a déjà adoptées à ce sujet chez portatour®.

Depuis aujourd’hui, cette liste a été enrichie d’une autre facette: Les liens d’accès des nouveaux comptes d’utilisateur seront prolongés d’un code supplémentaire. Seulement quand on connait ce lien élargi, une première connexion et la définition de son propre mot de passe sont possibles.

Cet élargissement, que change-t-il dans votre quotidien? Rien! Dans la manière habituelle, votre administrateur envoie le lien d’accès aux nouveaux utilisateurs par e-mail ou SMS. En outre, les comptes d’utilisateur déjà existants ne sont pas touchés par un changement.

Si votre administrateur voit dorénavant un utilisateur avec un lien d’accès plus long dans la liste des utilisateurs, il sait que ce nouvel utilisateur ne s’est jamais connecté à portatour®. Par la première connexion et la définition de son propre mot de passe, le code supplémentaire devient en effet obsolète et disparaît du lien d’accès.

Et à propos mot de passe: Depuis peu, lors de la définition du mot de passe par l’utilisateur, portatour® vérifie aussi que le mot de passe ne se trouve pas sur une « black liste » des mots de passe les plus utilisés sur Internet et ne puisse être deviné plus facilement. Avec cette vérification en combinaison avec l’attribution des noms d’utilisateur aléatoires, le système de connexion de portatour® compte certainement parmi les plus sûrs sur l’Internet.

Par la mise à jour de portatour® Anywhere d’aujourd’hui, le calendrier aura quelques nouvelles fonctionnalités pour vous:

Trouver jour approprié pour un rendez-vous client

Certains entre vous connaissent certainement la situation qu’un client souhaite un rendez-vous avec vous et que vous voudriez lui proposer plusieurs dates où vous vous trouverez déjà à la proximité du client afin d’éviter les détours au mieux. Dans exactement ce cas-là, portatour® vous aide maintenant.

Cherchez le client souhaité dans la liste de clients, ouvrez la page détails du client et cliquez sur le nouveau bouton Trouver jour approprié dans la section « Rendez-vous à venir ».

La vue calendrier habituelle apparaîtra, mais avec quelques extensions:

• Dans le titre, le nom du client apparaît pour lequel vous cherchez des dates de rendez-vous appropriées.
• Pour chaque jour calendaire, le « détour » en temps de trajet et en distance est affiché que ce client causerait ce jour.
• Des couleurs (vert, jaune, rouge) visualisent aussi le détour pour une meilleure vue d’ensemble. Vert indique un détour de moins de 30 minutes, jaune indique un détour de 30 à 90 minutes, rouge correspond à un détour de plus de 90 minutes.
• Si le client est fermé un jour – p.ex. pas d’heures d’ouverture, congé ou période de blocage – cela est aussi affiché. La couleur est grise dans ce cas.
• Un clic sur une cellule dans le calendrier propose directement la création d’un nouveau rendez-vous pour le client souhaité sans que l’on ait à le chercher de nouveau.

Vous trouverez l’affichage du détour pour jusqu’à un an à l’avance et il fonctionne dans la vue quotidienne, hebdomadaire et mensuelle (Utilisez le bouton roue dentée en haut à droite pour changer).

Les jours pour lesquels portatour® a déjà calculé un plan de visites concret, le nouveau lien carte vous mènera directement à l’affichage de la tournée quotidienne sur la carte. De plus, le client souhaité sera aussi affiché sur la carte afin de montrer de quelle distance il se trouve par rapport à l’itinéraire. Astuce: Utilisez le bouton roue dentée en haut à droite afin de changer l’affichage de l’itinéraire en ligne aérienne à route.

Les jours qui se trouvent plus lointain dans l’avenir et pour lesquels il n’y a pas encore de plan de visites concret, les rendez-vous déjà entrés dans le calendrier seront la base pour le calcul du détour. Dans ce cas, il s’agit d’une bonne estimation car il n’y a pas encore d’itinéraire quotidien concret.

Les jours vides – c’est-à-dire pas de plan de visites et aucun rendez-vous existant – le « détour » signifie le trajet du domicile au client souhaité et retour. Dans ce cas, aucune couleur ne sera affichée.

Veuillez noter en général:

• Lors du calcul du détour, il n’y a pas de vérification temporelle effectuée pour voir si le client souhaité aurait de la place en considérant les rendez-vous déjà existants pour un jour. Dès que vous entrez le rendez-vous dans le calendrier pour le client souhaité et que vous actualisez le plan de visites, portatour® optimisera le temps au mieux. Dans le cas de conflit, vous pouvez décider vous-même de décaler d’autres rendez-vous ou d’écourter les durées de rendez-vous afin de créer assez de place.
• Si un jour n’a que des propositions de visites de portatour® – c’est-à-dire aucun rendez-vous fixe existant – l’indication du détour est moins importante. Dès que vous entrez le rendez-vous pour le client souhaité et que vous actualisez le plan de visites, portatour® s’aligne de toute façon sur ce nouveau rendez-vous et propose éventuellement des clients plus proches pour remplir ce jour-là.

Nouvelles options du calendrier

Un clic sur le bouton roue dentée en haut à droite de la vue calendrier vous mènera à la fenêtre suivante:

Sous période de temps, vous sélectionnez comme d’habitude entre affichage quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Sous vue, vous avez le choix entre plan (=seulement rendez-vous et propositions de visites), comptes rendus (= seulement comptes rendus de visite) et combiné. Dans la vue combinée, des rendez-vous, propositions de visites et comptes rendus de visite sont affichés ensemble. Ce qui est nouveau ici, c’est qu’un rendez-vous ou proposition de visite pour un client est affiché dans le calendrier seulement jusqu’à ce qu’il y ait un compte rendu de visite ce jour-là pour ce client – c’est-à-dire que le client ait été réellement visité. À partir de ce moment, seulement le compte rendu sera affiché afin d’améliorer la clarté de l’affichage.

La section libellé est nouvelle où vous décidez comment et dans quel ordre les rendez-vous, propositions de visites et comptes rendus individuels seront libellés dans le calendrier. Choisissez entre objet en premier, endroit en premier ou endroit seul. « Objet » contient aussi le nom du client.

Nous vous souhaitons bonne route avec les nouvelles fonctions et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com.

Aujourd’hui, on a implémenté une mise à jour de portatour® sur nos serveurs. Les trois nouveautés suivantes sont à votre disposition:

Considération des rendez-vous aussi le week-end

Jusqu’à présent, portatour® a seulement calculé le plan de visites pour les jours pour lesquels il y a des horaires de travail entrés dans les Options – typiquement lundi à vendredi. Dès maintenant, portatour® calcule automatiquement un plan de visites pour les jours « sans travail », si vous avez manuellement entré un rendez-vous pour ces jours dans le calendrier. Par exemple, l’aller et le retour d’un rendez-vous à un salon un samedi sont maintenant calculés dans le plan de visites.

Précisions:

• portatour® remplit ces jours supplémentaires automatiquement par d’autres visites clients seulement dans le cas où il y a encore du temps libre entre deux rendez-vous fixes et que vos clients ont en fait des heures d’ouvertures entrées pour ces jours-là.
• Les rendez-vous « flexibles durant la journée » ou « avec marge » ne seront toujours pas planifiés les jours sans travail, car portatour® ne connait pas d’horaires de travail pendant lesquels le rendez-vous pourrait avoir lieu. Veuillez alors entrer une heure de début concrète pour ces rendez-vous.

Suppression en masse de toutes les périodes de blocage des clients sélectionnés

Dans la modification en masse des clients, vous trouverez un nouveau bouton « Supprimer toutes les périodes de blocage… ». Par cela, toutes les périodes de blocage entrées pour les clients sélectionnés seront supprimées. Utilisez d’abord le mode de sélection dans la liste de clients ou le filtrage par « Recherche avancée » afin de sélectionner les clients désirés.

Nouveau bouton « Actions » sur la page détails du clients

Sur la page détails du clients, vous trouverez le nouveau bouton « Actions« .

À côté de la fonction connue « Supprimer client« , portatour® offre maintenant les nouvelles fonctions suivantes:

• Dupliquer client: Un nouveau client sera créé qui est une copie du client original. Les rendez-vous, comptes rendus, périodes de blocage et des champs à lecture seule ne seront pas copiés. Le nouvel enregistrement aura un nouvel ID portatour, l’ID externe sera vide et « COPIE » sera ajouté au nom de client. Nous recommandons de renommer le client. Le processus correspond à la création manuelle d’un nouveau client avec la saisie répétée des informations du client original. Utilisez cette possibilité rapide quand vous voulez p.ex. créer plusieurs clients dans le même bâtiment (=même adresse) ou une succursale d’une chaîne avec les mêmes paramètres (heures d’ouverture, réglages de visites, …).
• Transférer client: Il y avait déjà la possibilité de transférer un client (incl. ses rendez-vous, comptes rendus et périodes de blocage) d’un utilisateur portatour® à un autre dans la modification en masse de plusieurs clients. Afin de simplifier le transfert de clients individuels, il y a maintenant cette fonction directement sur la page détails du client.
• Déplacer rendez-vous & comptes rendus: Afin de simplifier le nettoyage des doublons de clients, ce bouton vous permet de déplacer des rendez-vous et comptes rendus d’un client à un autre. Cherchez le client cible dans la boîte de sélection et confirmez le déplacement. Astuce: Avant de supprimer ensuite un client, vérifiez que vous avez manuellement adopté d’éventuels autres champs et que vous supprimez vraiment le client qui n’a plus de rendez-vous ni comptes rendus.

Tout en dépendant si vous utilisez portatour® en combinaison avec un système de données source et quelles autorisations votre administrateur a activées pour vous, quelques fonctions peuvent manquer:

• « Dupliquer client » nécessite l’autorisation de créer des clients.
• « Transférer client » nécessite une licence multi-utilisateur de portatour® Anywhere, ainsi que l’autorisation de transférer des données et n’est pas disponible dans les variantes portatour® avec système de données source (Salesforce, Dynamics CRM, Connector).
• « Déplacer rendez-vous et comptes rendus » nécessite l’autorisation de changer l’historique des comptes rendus et n’est pas disponible dans les variantes portatour® avec système de données source.

Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir avec les nouvelles fonctions et serons ravis de votre feedback sous feedback@portatour.com.