Par la mise à jour de portatour® Anywhere d’aujourd’hui, le calendrier aura quelques nouvelles fonctionnalités pour vous:

Trouver jour approprié pour un rendez-vous client

Certains entre vous connaissent certainement la situation qu’un client souhaite un rendez-vous avec vous et que vous voudriez lui proposer plusieurs dates où vous vous trouverez déjà à la proximité du client afin d’éviter les détours au mieux. Dans exactement ce cas-là, portatour® vous aide maintenant.

Cherchez le client souhaité dans la liste de clients, ouvrez la page détails du client et cliquez sur le nouveau bouton Trouver jour approprié dans la section « Rendez-vous à venir ».

La vue calendrier habituelle apparaîtra, mais avec quelques extensions:

• Dans le titre, le nom du client apparaît pour lequel vous cherchez des dates de rendez-vous appropriées.
• Pour chaque jour calendaire, le « détour » en temps de trajet et en distance est affiché que ce client causerait ce jour.
• Des couleurs (vert, jaune, rouge) visualisent aussi le détour pour une meilleure vue d’ensemble. Vert indique un détour de moins de 30 minutes, jaune indique un détour de 30 à 90 minutes, rouge correspond à un détour de plus de 90 minutes.
• Si le client est fermé un jour – p.ex. pas d’heures d’ouverture, congé ou période de blocage – cela est aussi affiché. La couleur est grise dans ce cas.
• Un clic sur une cellule dans le calendrier propose directement la création d’un nouveau rendez-vous pour le client souhaité sans que l’on ait à le chercher de nouveau.

Vous trouverez l’affichage du détour pour jusqu’à un an à l’avance et il fonctionne dans la vue quotidienne, hebdomadaire et mensuelle (Utilisez le bouton roue dentée en haut à droite pour changer).

Les jours pour lesquels portatour® a déjà calculé un plan de visites concret, le nouveau lien carte vous mènera directement à l’affichage de la tournée quotidienne sur la carte. De plus, le client souhaité sera aussi affiché sur la carte afin de montrer de quelle distance il se trouve par rapport à l’itinéraire. Astuce: Utilisez le bouton roue dentée en haut à droite afin de changer l’affichage de l’itinéraire en ligne aérienne à route.

Les jours qui se trouvent plus lointain dans l’avenir et pour lesquels il n’y a pas encore de plan de visites concret, les rendez-vous déjà entrés dans le calendrier seront la base pour le calcul du détour. Dans ce cas, il s’agit d’une bonne estimation car il n’y a pas encore d’itinéraire quotidien concret.

Les jours vides – c’est-à-dire pas de plan de visites et aucun rendez-vous existant – le « détour » signifie le trajet du domicile au client souhaité et retour. Dans ce cas, aucune couleur ne sera affichée.

Veuillez noter en général:

• Lors du calcul du détour, il n’y a pas de vérification temporelle effectuée pour voir si le client souhaité aurait de la place en considérant les rendez-vous déjà existants pour un jour. Dès que vous entrez le rendez-vous dans le calendrier pour le client souhaité et que vous actualisez le plan de visites, portatour® optimisera le temps au mieux. Dans le cas de conflit, vous pouvez décider vous-même de décaler d’autres rendez-vous ou d’écourter les durées de rendez-vous afin de créer assez de place.
• Si un jour n’a que des propositions de visites de portatour® – c’est-à-dire aucun rendez-vous fixe existant – l’indication du détour est moins importante. Dès que vous entrez le rendez-vous pour le client souhaité et que vous actualisez le plan de visites, portatour® s’aligne de toute façon sur ce nouveau rendez-vous et propose éventuellement des clients plus proches pour remplir ce jour-là.

Nouvelles options du calendrier

Un clic sur le bouton roue dentée en haut à droite de la vue calendrier vous mènera à la fenêtre suivante:

Sous période de temps, vous sélectionnez comme d’habitude entre affichage quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Sous vue, vous avez le choix entre plan (=seulement rendez-vous et propositions de visites), comptes rendus (= seulement comptes rendus de visite) et combiné. Dans la vue combinée, des rendez-vous, propositions de visites et comptes rendus de visite sont affichés ensemble. Ce qui est nouveau ici, c’est qu’un rendez-vous ou proposition de visite pour un client est affiché dans le calendrier seulement jusqu’à ce qu’il y ait un compte rendu de visite ce jour-là pour ce client – c’est-à-dire que le client ait été réellement visité. À partir de ce moment, seulement le compte rendu sera affiché afin d’améliorer la clarté de l’affichage.

La section libellé est nouvelle où vous décidez comment et dans quel ordre les rendez-vous, propositions de visites et comptes rendus individuels seront libellés dans le calendrier. Choisissez entre objet en premier, endroit en premier ou endroit seul. « Objet » contient aussi le nom du client.

Nous vous souhaitons bonne route avec les nouvelles fonctions et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com.

Aujourd’hui, on a implémenté une mise à jour de portatour® sur nos serveurs. Les trois nouveautés suivantes sont à votre disposition:

Considération des rendez-vous aussi le week-end

Jusqu’à présent, portatour® a seulement calculé le plan de visites pour les jours pour lesquels il y a des horaires de travail entrés dans les Options – typiquement lundi à vendredi. Dès maintenant, portatour® calcule automatiquement un plan de visites pour les jours « sans travail », si vous avez manuellement entré un rendez-vous pour ces jours dans le calendrier. Par exemple, l’aller et le retour d’un rendez-vous à un salon un samedi sont maintenant calculés dans le plan de visites.

Précisions:

• portatour® remplit ces jours supplémentaires automatiquement par d’autres visites clients seulement dans le cas où il y a encore du temps libre entre deux rendez-vous fixes et que vos clients ont en fait des heures d’ouvertures entrées pour ces jours-là.
• Les rendez-vous « flexibles durant la journée » ou « avec marge » ne seront toujours pas planifiés les jours sans travail, car portatour® ne connait pas d’horaires de travail pendant lesquels le rendez-vous pourrait avoir lieu. Veuillez alors entrer une heure de début concrète pour ces rendez-vous.

Suppression en masse de toutes les périodes de blocage des clients sélectionnés

Dans la modification en masse des clients, vous trouverez un nouveau bouton « Supprimer toutes les périodes de blocage… ». Par cela, toutes les périodes de blocage entrées pour les clients sélectionnés seront supprimées. Utilisez d’abord le mode de sélection dans la liste de clients ou le filtrage par « Recherche avancée » afin de sélectionner les clients désirés.

Nouveau bouton « Actions » sur la page détails du clients

Sur la page détails du clients, vous trouverez le nouveau bouton « Actions« .

À côté de la fonction connue « Supprimer client« , portatour® offre maintenant les nouvelles fonctions suivantes:

• Dupliquer client: Un nouveau client sera créé qui est une copie du client original. Les rendez-vous, comptes rendus, périodes de blocage et des champs à lecture seule ne seront pas copiés. Le nouvel enregistrement aura un nouvel ID portatour, l’ID externe sera vide et « COPIE » sera ajouté au nom de client. Nous recommandons de renommer le client. Le processus correspond à la création manuelle d’un nouveau client avec la saisie répétée des informations du client original. Utilisez cette possibilité rapide quand vous voulez p.ex. créer plusieurs clients dans le même bâtiment (=même adresse) ou une succursale d’une chaîne avec les mêmes paramètres (heures d’ouverture, réglages de visites, …).
• Transférer client: Il y avait déjà la possibilité de transférer un client (incl. ses rendez-vous, comptes rendus et périodes de blocage) d’un utilisateur portatour® à un autre dans la modification en masse de plusieurs clients. Afin de simplifier le transfert de clients individuels, il y a maintenant cette fonction directement sur la page détails du client.
• Déplacer rendez-vous & comptes rendus: Afin de simplifier le nettoyage des doublons de clients, ce bouton vous permet de déplacer des rendez-vous et comptes rendus d’un client à un autre. Cherchez le client cible dans la boîte de sélection et confirmez le déplacement. Astuce: Avant de supprimer ensuite un client, vérifiez que vous avez manuellement adopté d’éventuels autres champs et que vous supprimez vraiment le client qui n’a plus de rendez-vous ni comptes rendus.

Tout en dépendant si vous utilisez portatour® en combinaison avec un système de données source et quelles autorisations votre administrateur a activées pour vous, quelques fonctions peuvent manquer:

• « Dupliquer client » nécessite l’autorisation de créer des clients.
• « Transférer client » nécessite une licence multi-utilisateur de portatour® Anywhere, ainsi que l’autorisation de transférer des données et n’est pas disponible dans les variantes portatour® avec système de données source (Salesforce, Dynamics CRM, Connector).
• « Déplacer rendez-vous et comptes rendus » nécessite l’autorisation de changer l’historique des comptes rendus et n’est pas disponible dans les variantes portatour® avec système de données source.

Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir avec les nouvelles fonctions et serons ravis de votre feedback sous feedback@portatour.com.