En cliquant sur le bouton du menu principal, maintenant plus visible, les éléments de menu apparaissent sous la forme de symbole pour une meilleure utilisation de l’espace sur les smartphones :

S’il y a des indications importantes, le bouton du menu principal devient tout rouge :

L’accès aux « tâches » et aux « comptes rendus » est possible sur des grands écrans directement à partir de la barre du menu principal:

L’entrée originale du menu principal « Rendez-vous » a été renommée en « Calendrier », parce que l’affichage du calendrier a reçu des nouvelles fonctions au fil du temps et montre maintenant aussi les propositions de visites, comptes rendus et tâches en plus des rendez-vous.

L’entrée « Calendrier » du menu principal ouvre toujours la vue du calendrier. Pour afficher la liste des rendez-vous, cliquez sur le bouton de liste dans le calendrier.

Les étiquettes de jour du calendrier ont un nouveau design. Les jours apparaissent dans une police plus grande, la référence à l’affichage de la carte et la présence des tâches sont affichées avec des symboles. La petite flèche vers le bas indique qu’un menu s’ouvre lorsque vous cliquez dessus.

En plus du lien déjà connu pour l’affichage de la carte, ce menu contient également un nouveau lien vers le plan de visites pour la journée et des nouvelles fonctions pour la gestion des tâches.

En outre, pour une meilleure vue d’ensemble du calendrier hebdomadaire et mensuel, les seuls jours affichés sont ceux de la semaine programmés pour les visites en fonction des horaires de travail configurés. Si un rendez-vous est saisi un jour non ouvrable, celui-ci est également affiché dans le calendrier.

Cette fonction a été souhaitée par de nombreux utilisateurs et est maintenant disponible : la gestion de tâches directement dans portatour®.

Utilisez les tâches dans portatour® pour gérer les activités que vous avez encore à faire. Cela vous permettra d’avoir un esprit clair, sans oublier vos tâches. Les post-it appartiennent désormais au passé.

Voici quelques cas d’utilisation que vous pouvez aborder avec des tâches de portatour® :

• • « Créer un devis pour le client Grande Société SA le vendredi » : Une tâche avec date et référence à un client.
  • « Appelez le client Acme Sàrl tous les mercredis et, si nécessaire, prenez commande, puisque le client est en tournée de livraison du camion pour jeudi » : une tâche en série avec référence client. »
  • « Remplir le questionnaire X lors de la prochaine visite du client SOGER SA » : une tâche avec référence client, mais sans date concrète.
  • « Créer mon rapport de dépenses pour le mois précédent tous les 1er du mois » : une tâche en série sans référence client.

Liste pour création et exécution des tâches

Dans le Menu principal vous accédez à la nouvelle Liste de tâches en cliquant sur « Tâches« .

Vous créez une nouvelle tâche à l’aide des boutons « Nouvelle tâche » ou « Nouvelle tâche pour client » – selon que la tâche est lié à un client ou non.

Saisissez l’objet de la tâche – par ex. « Créer un devis », puis sélectionnez la date d’achèvement souhaitée, entrez éventuellement une note et enregistrez. Voilà – la première tâche est créée.

Vous pouvez maintenant les trouver dans la liste des tâches sous la rubrique « Ouverte ». Il y a également des tâches qui doivent encore être achevées – triées par date. Les tâches en retard dont la date est déjà passée sont affichées en haut en rouge.

En cliquant sur la barre de tâches, vous pouvez modifier, supprimer ou marquer des tâches comme achevées. Une tâche peut être achevée encore plus rapidement en cliquant sur la coche à la droite.

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un compte rendu lorsque vous achevez des tâches. Ce compte rendu peut également être considéré comme « Autre compte rendu » dans la page détails du client, à condition qu’une référence client soit disponible.

Les tâches achevées peuvent encore être trouvées dans la liste des tâches pendant 90 jours, maintenant sous la rubrique « Achevée ». Celles-ci seront alors automatiquement effacées après cette période.

Particularités des tâches

• Tâches récurrentes : Lors de la création d’une tâche, elle peut être créée comme série, par exemple, chaque semaine le mercredi. Le réglage et l’édition sont similaires aux rendez-vous récurrents.
• Achèvement automatique des tâches : Si le champ « Achèvement » d’une tâche est changé de « Obligatoire » à « En option », cette tâche s’achève automatiquement si elle n’a pas été achevée à la date prévue. Au lieu d’être affichée en tant que tâche en retard rouge dans la liste des tâches, elle passe automatiquement dans la catégorie « Expirée » et sera supprimée après 90 jours.
  Conseil : Une tâche doit être définie sur « En option » si elle n’est plus utile après la date définie – ou si vous pouvez simplement attendre que la tâche soit répétée dans le cas des tâches récurrentes. Ceci évite que les tâches ne s’accumulent inutilement étant en retard.
• Tâches sans date : Si vous définissez une tâche sur « Sans date », la tâche ne sera plus affichée dans la liste « Ouverte », mais dans sa propre catégorie « Sans date ». La tâche n’est jamais en retard et n’expire pas. Cela peut se faire à tout moment. Par exemple, si la tâche a une référence client, vous pouvez l’interpréter comme « à compléter lors de la visite suivante ».
• Champs personnalisés : Comme pour les comptes rendus et rendez-vous, les masques de saisie des tâches peuvent être étendus de 100 champs personnalisés pour répondre à vos besoins. Comme d’habitude, cette personnalisation peut être faite par vous ou votre administrateur dans les options sous « Champs personnalisés -> Tâches ».
• Comptes rendus pour les tâches achevées : Le comportement des comptes rendus pour les tâches achevées, spécifiquement si elles peuvent ou non être créés, est analogue à celui des comptes rendus de visite. Vous ou votre administrateur pouvez configurer cela dans les options sous « Reporting -> Comptes rendus pour tâches ».

Tâches sur la page détails du client

S’il reste encore des tâches à achever pour un client, celles-ci sont également affichées directement dans la page détails du client dans la nouvelle section « Tâches ». Vous pouvez les éditer, effacer ou achever en cliquant dessus. Le bouton « Nouvelle tâche » crée une nouvelle tâche, qui est automatiquement liée à ce client.

Tâches dans le calendrier

Si les tâches doivent être achevées un jour donné, cela est indiqué dans le calendrier par le symbole de tâche pour le jour correspondant. Pour afficher toutes les tâches de la journée, cliquez sur l’en-tête du jour. Un menu apparaît avec l’entrée « X Tâches », où X représente le nombre de tâches. Si vous cliquez dessus, les tâches de cette journée seront affichées dans une fenêtre.

Dans le calendrier, cliquez sur l’en-tête du jour, puis sélectionnez « Nouvelle tâche » pour créer une tâche pour ce jour.

Tâches dans le plan de visites

S’il y a des tâches à effectuer le jour affiché, une ligne d’information jaune s’affiche en haut du plan de visites. Cliquez dessus pour voir la liste des tâches du jour.

Notes techniques sur les tâches

• Les tâches n’ont aucune influence sur la planification automatique des visites dans portatour®. Cela signifie que les tâches sont traitées séparément des propositions de visite, des rendez-vous, des inscriptions, des périodes de blocage, de la date de la dernière visite ou de l’intervalle de visite d’un client.
• Les utilisateurs peuvent enregistrer jusqu’à 3 000 tâches dans portatour®. Les tâches récurrentes sont créées de la même manière que les rendez-vous pour un an à l’avance.
• L’importation et l’exportation de tâches est possible comme pour les rendez-vous ou les comptes rendus, via l’interface utilisateur (Options -> Importer données ou Exporter données), et via l’API.
• L’exportation des tâches est également disponible via l’interface OData Excel.
• Si vous transférez des clients entre comptes utilisateurs via l’interface utilisateur, les tâches associées sont également transférées en option. Lors de l’importation de clients via API, le nouveau paramètre « transferIncludesTasks » doit être ajouté pour le transfert automatique des tâches.
• Pour les comptes entreprise (deux licences utilisateur ou plus), vous pouvez spécifier dans les options sous « Autorisations » si les tâches peuvent être supprimées.
• La gestion des tâches n’est pas disponible en mode hors ligne de portatour®.
• La gestion des tâches n’est actuellement pas disponible si vous utilisez portatour® Anywhere avec Salesforce ou Dynamics CRM.

Imaginez que vous êtes un utilisateur de portatour® confronté au défi suivant :

Votre service marketing vous envoie une liste de 50 clients de votre zone, que vous devriez visiter le plus vite possible en raison d’une campagne importante. C’est à dire, pas en fonction de l’intervalle de visite, sinon une seule fois.

Pour planifier ces clients efficacement et vite, vous pouvez utiliser les inscriptions dans portatour®. Afin que vous n’ayez pas à rechercher et inscrire ces 50 clients individuellement, une nouvelle fonction a été ajoutée aujourd’hui : le filtrage des clients à l’aide d’une liste externe.

Les conditions préalables sont que vous receviez la liste du service marketing sous forme électronique, que les clients puissent être identifiés sur la base des informations contenues dans la liste (par exemple le numéro client) et que chaque client soit sur une ligne séparée. La liste suivante de numéros client, par exemple, pourrait convenir :

23054
23078
24102
24506
etc.

Procédez comme suit :

Dans le menu principal, cliquez sur « Clients », faites défiler jusqu’en bas, puis cliquez sur « Modifier tous les X« . Vous êtes maintenant sur la page de modification en masse pour tous vos clients. Comme vous ne voulez pas inscrire tous les clients mais seulement un extrait, cliquez sur le nouveau lien « Filtrer par liste externe« . La fenêtre suivante apparaît :

Dans la boîte de sélection « Champ« , sélectionnez les données client contenues dans la liste de votre service marketing. En général, il s’agit soit du « numéro client », soit de l' »ID externe », soit du « nom ».

Ensuite, collez la liste à partir du fichier (par exemple, en marquant la colonne dans Excel puis « Copier ») ou du texte de l’e-mail dans le champ « Valeurs  » et en cliquant sur « Filtrer« .

Si des clients appropriés sont trouvés, les clients sélectionnés sont automatiquement limités à ces clients. Jetez un coup d’œil au nombre d’exemplaires trouvés – dans ce cas, il devrait être de 50. Cliquez ensuite sur le bouton « Inscrivez tous » et mettez à jour le plan de visites.

Voilà. Le service marketing sera ravi.

Notes techniques:

• Si la liste fait référence à des clients non existants dans portatour®, ceux-ci seront ignorés. Par exemple, il n’est pas absolument nécessaire que votre service marketing crée une liste séparée pour chaque représentant itinérant au cours d’une campagne ; juste envoyez la liste complète des numéros client (Conseil : tant que la liste est éditable).
• Si aucun client correspondant n’est trouvé, vous recevrez un message d’erreur. Cela peut être à cause d’une mauvaise sélection de champ de données pour le filtrage.

Note : L’article suivant vise principalement les administrateurs portatour®des comptes entreprise (deux utilisateurs ou plus) qui souhaitent utiliser l’API pour l’importation/exportation automatique de données et/ou pour des autres fonctions.

Étant donné que les appels API transfèrent généralement de grandes quantités de données (par exemple, des listes complètes de clients des utilisateurs), ce qui entraîne une utilisation de CPU et de base de données sur nos serveurs et nécessite de l’espace de stockage pour les journaux de transactions, l’utilisation des API est limitée afin de pouvoir offrir une qualité de service élevée à tous les clients.

Avec la mise à jour d’aujourd’hui, la limite a été doublée , c’est-à-dire de 25 à 50 appels d’API par compte utilisateur dans 24 heures.

Vous avez également la possibilité d’augmenter cette limite pendant la phase de développement de votre connexion d’interface à 250 appels , puisque pendant le développement, l’évaluation et les essais sont naturellement plus intensifs. Vous pouvez activer cette augmentation jusqu’à 10 fois dans une période de 24 heures dans portatour® en appuyant sur un bouton sur la page de documentation API (Options > API).

Voici quelques conseils pour respecter les limites pendant le fonctionnement :

• Si vous utilisez l’API pour synchroniser les données et vous les synchronisez automatiquement plusieurs fois par jour, limitez l’exécution du processus de synchronisation aux horaires de travail des salariés, par exemple, de 7h à 19h. Cela vous permet de doubler la fréquence de synchronisation dans ces 12 heures.
• Si nécessaire, synchronisez les entités de données respectives (utilisateurs, clients, rendez-vous, tâches, comptes rendus) dans différentes fréquences, ou vérifiez le moment quand chaque direction (importation vs exportation) est réellement nécessaire.
• Réduisez la fréquence de la synchronisation automatique et offrez aux salariés la possibilité de démarrer le processus de synchronisation manuellement pour eux-mêmes s’ils ont besoin du statut actuel des données. Tous les appels à l’API portatour® sont possibles dans le contexte d’un seul utilisateur.

Bonne nouvelle pour tous ceux qui ont besoin de plus que le précédent maximum de 1 000 clients par utilisateur : Depuis la mise à jour de la semaine dernière, la limite de clients qui peuvent être stockés dans portatour® a été portée à 3 000 par utilisateur.

Cependant, quelques restrictions s’appliquent :

Pour des raisons techniques, un maximum de 1 000 de ces 3 000 clients peuvent avoir un intervalle de visite, comme avant. Afin d’importer plus de 1 000 clients, il est nécessaire que votre fichier d’importation contienne déjà une colonne avec l’intervalle de visite. Cette valeur doit être 0 (c’est-à-dire « Aucun ») pour les clients que vous ne visitez pas régulièrement. Cependant, vous pouvez inclure ces clients dans le plan de visites en utilisant une inscription ou un rendez-vous.

L’augmentation de la limite est donc principalement adaptée à la gestion de clients supplémentaires que vous ne visitez pas régulièrement, mais uniquement en fonction des besoins. Quelques applications :

• Petits clients dont vous vous occupez principalement par téléphone.
• Prospects/clients potentiels pour lesquels vous ajouterez un intervalle de visite après les avoir convertis en clients.
• Clients que vous ne visitez que dans le cadre de campagnes.

Astuce: Pour des raisons de clarté lors de l’utilisation de portatour®, par exemple lors de la recherche de clients ou de leur affichage sur la carte, nous vous recommandons, malgré la limite supérieure, de continuer à importer uniquement les clients que vous visitez réellement ou que vous souhaitez visiter dans un avenir proche.

Autres restrictions :

• Sur les appareils peu performants, l’affichage de milliers de clients sur la carte peut entraîner des retards notables dans la sortie de l’écran.
• Si vous avez enregistré plus de 1 000 clients dans portatour®, le calcul du plan peut prendre plusieurs secondes de plus, car la « matrice interne des temps de déplacement », qui contient un maximum de 1 000 clients, doit d’abord être mise à jour pour les clients souhaités.
• Si vous avez importé plus de 1 000 clients dans portatour®, la fonction « Trouver jour approprié » dans la page de détail du client, ainsi que la détection des collisions de rendez-vous dans le calendrier, ne peuvent pas être utilisées ou ne peuvent l’être que dans une mesure limitée pour les clients sans intervalle de visite. Dans de tels cas, le calcul est basé sur des estimations de temps de déplacement à l’aide de lignes aériennes.
• Si vous utilisez portatour® en combinaison avec Salesforce ou Dynamics CRM, la limite est toujours de 1 000 clients par utilisateur pour des raisons de synchronisation.

Avec la mise à jour d’aujourd’hui de portatour®, le calendrier a été amélioré par de nouvelles informations et fonctions. Lisez la suite pour savoir comment vous pouvez tirer le meilleur parti des nouvelles opportunités qui en résultent.

Rappel: vous pouvez accéder au calendrier en cliquant sur « Rendez-vous » dans le menu principal. Si la liste de rendez-vous apparaît à la place du calendrier, cliquez sur le bouton calendrier en haut.

Affichage des trajets et des pauses

Dans les vues quotidiennes et hebdomadaires du calendrier, vous pouvez voir en un coup d’œil le temps déjà prévu pour les trajets ou les pauses entre les visites clients.

Les trajets sont représentés par des routes grises et des pauses déjeuner avec un symbole de fourchette et couteau. Une surface blanche est visible à la place des routes pour des périodes qui n’ont pas été planifiées, par exemple des temps d’attente avant des rendez-vous fixes.

Remarque: dans la vue mensuelle, les routes et les pauses ne sont pas affichées pour des raisons des contraintes de taille. Si nécessaire, modifiez la vue à l’aide de l’icône de la roue dentée en haut à droite. Vous pouvez trouver vos paramètres de pause déjeuner personnels dans les options  portatour® sous «Pause».

Affichage des nuitées en route

Jusqu’à présent, seules les nuitées en routes pour lesquelles vous avez explicitement créé un rendez-vous étaient visibles dans le calendrier portatour®. Depuis la mise à jour d’aujourd’hui, vous pouvez également voir les nuitées que portatour ® propose. Celles-ci sont reconnaissables par les entrées grises au début et à la fin de la journée.

Dans la plupart des cas, ceux seront des nuitées à votre domicile. Cependant, si vous avez autorisé des nuitées en route, ces entrées peuvent également être des nuitées dans un «hébergement préféré» ou à un autre endroit que portatour® propose en vue de l’optimisation de tournées.

Remarque: Activez la planification automatique des nuitées dans les options portatour® sous «Nuitée en route». Vous pouvez gérer vos endroits préférés (par exemple hôtels préférés) dans le menu de navigation sous « Mes endroits ».

Modifier les horaires de travail pour une seule journée

Les heures de début et de fin des propositions de nuitées dans le calendrier correspondent à vos horaires de travail, qui sont paramétrés dans les options portatour®.

Si vous souhaitez modifier vos horaires de travail sur une base exceptionnelle pour une seule journée, par exemple, parce que vous voulez commencer tôt et arriver à la maison plus tôt aussi, vous pouvez y parvenir dans le calendrier. Déplacez simplement la nuitée au début ou à la fin de la journée à une heure plus tôt. Utilisez la fonctionnalité glisser-déposer, c’est-à-dire, appuyez sur l’entrée, déplacez-la et relâchez-la dans le calendrier à l’heure souhaitée. Vous êtes alors demandé de confirmer.

La proposition d’une nuitée est ainsi convertie en un rendez-vous fixe, qui est de couleur bleu foncé dans le calendrier, comme d’habitude. Actualisez le plan de visites en cliquant sur l’icône de mise à jour rouge en haut à gauche afin que le temps de travail modifié soit planifié en conséquence.

Remarque: Comme une alternative à glisser-déposer, cliquez sur la proposition de nuitée, puis sélectionnez « Transformer en RDV et modifier », et il suffit d’entrer l’heure modifiée dans la fenêtre de rendez-vous.

Modifier le lieu d’une nuitée

Pour modifier le lieu de la nuitée pour un jour donné, par exemple, parce que vous avez réservé une chambre d’hôtel, cliquez sur la nuitée respective dans le calendrier, puis sélectionnez « Modifier lieu de nuitée ».

Un autre menu apparaît ensuite, où vous sélectionnez une adresse parmi « Mes endroits », votre domicile, ou une adresse saisie manuellement.

Après avoir sélectionné le nouveau lieu de la nuitée, la fenêtre de rendez-vous s’ouvre, où vous pouvez éventuellement ajuster les heures respectives. Lors de l’enregistrement du rendez-vous, la proposition de nuitée précédente dans le calendrier est remplacée. Une actualisation du plan de visites est nécessaire pour que le lieu modifié soit pris en considération.

Remarque: si aucun plan de visites n’est disponible pour une journée future dans le calendrier, créez une nuitée en cliquant sur le jour et en sélectionnant «Nuitée».

Fixer une proposition de nuitée

Si vous souhaitez fixer une proposition de nuitée afin qu’elle ne change plus au cours des actualisations ultérieures du plan de visites, cliquez sur la nuitée dans le calendrier et sélectionnez « Transformer en RDV fixe ». Il n’est pas nécessaire d’actualiser le plan.

Utilisez cette option si, par exemple, vous réservez un hôtel que portatour® a proposé en utilisant l’un de vos «Hébergements préférés».

Autres options de planification …

Les trois éléments de menu « Transformer en RDV et modifier », « Modifier lieu de nuitée » et « Transformer en RDV fixe » peuvent également être trouvés dans le plan de visites en cliquant sur les entrées de départ et d’arrivée des jours dans le futur.

Nous espérons que ces nouvelles fonctions rendent votre travail quotidien avec poratour® encore plus agréable et efficace. Notre équipe de développement accueille vos commentaires sous feedback@portatour.com .

Remarque: l’article suivant s’adresse principalement aux administrateurs portatour® des comptes entreprise (2 utilisateurs ou plus).

Chez portatour®, nous sommes très heureux que de nombreuses entreprises utilisent l’API de portatour® Anywhere pour importer et exporter automatiquement leurs données de façon régulière.

Toutefois, dans le cadre des analyses de fichiers journaux, nous avons constaté que dans certains cas, il y a un traitement insuffisant des causes des appels d’API erronés. Cela signifie que les mêmes appels incorrects sont essayés encore et encore jour après jour.

En raison de ces erreurs, qui sont souvent dues à des incohérences de données dans le fichier d’importation, les appels API échouent complètement. Le représentant itinérant ne reçoit pas de données actuelles. Souvent, le problème est identifié et corrigé des jours ou semaines plus tard, seulement parce que les utilisateurs se plaignent.

Par la mise à jour d’aujourd’hui de l’API portatour®, nous publions une solution par laquelle de telles erreurs peuvent être rapidement détectées et résolues avant que les utilisateurs ne soient affectés.

Quand un appel d’API échoue, portatour® envoie automatiquement un courriel avec une description exacte de l’appel et de l’erreur à l’adresse du compte administrateur duquel les identifiants ont été utilisés pour l’appel API. En tant qu’administrateur, vous pouvez rapidement commencer à remédier à la cause. Il est important de s’assurer que le compte d’administrateur que vous utilisez ait une adresse e-mail correcte et que la correspondance envoyée à ce compte est aussi régulièrement lue.

Remarque: Pour éviter de générer une inondation de courriers électroniques pour les erreurs impliquant de nombreux comptes d’utilisateurs et donc de nombreux appels d’API, l’envoi d’e-mail automatique est toujours différée pour au moins une minute après un appel d’API erroné. Si d’autres appels API incorrects se produisent pendant cette minute, tous les messages d’erreur sont combinés dans un seul e-mail et l’envoi est de nouveau retardé. Par conséquent, ne soyez pas étonné lorsque les e-mails arrivent toujours au moins une minute plus tard en cas d’erreur.

À ce stade, nous aimerions vous rassurer: il s’agit généralement des cas particuliers dans les données ou dans le processus qui étaient encore inconnus lors de la programmation initiale de la synchronisation de données via l’API et qui doivent être représenté dans dans votre code de programme ou processus. Les appels API doivent par la suite passer sans erreurs sur une base continue.

L’envoi automatique des e-mails lors des erreurs ne peut pas être désactivé. La correction de la cause de toutes les erreurs doit toujours être une priorité, sinon les appels d’API échoueront de toute façon.

Notez cependant que si les notifications de courrier électronique couvrent plusieurs des erreurs d’automatisation possibles, elles ne sont pas tout englobant. Par exemple, dans les deux scénarios suivants, portatour® n’envoie pas d’e-mail:

• Si vous utilisez un identifiant administrateur non valide (nom d’utilisateur + mot de passe) pour l’appel API. portatour® ne peut ainsi pas identifier votre adresse e-mail.
• S’il y a déjà une erreur dans une étape de prétraitement de votre côté et le flux de programme ne peut même pas continuer à l’appel API réel.

Si vous avez besoin d’aide avec l’utilisation de l’API, nous nous ferions un plaisir de vous proposer un atelier individuel.

Si vous avez déjà des photos sur votre smartphone, vous savez probablement ce que signifie le «géotagging»: la photo est enregistrée avec l’emplacement où elle a été prise. Vous pouvez rechercher des photos plus rapidement et les faire afficher sur une carte.

Depuis la mise à jour de portatour® d’aujourd’hui, géotagging des comptes rendus est maintenant possible sur demande, c’est-à-dire que portatour® peut éventuellement enregistrer où le compte rendu a été saisi. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour montrer à votre employeur, sans aucun effort supplémentaire, que vous étiez effectivement au local du client. Le géotagging aide à la documentation pour les allocations exonérées d’impôt (indemnités journalières) et est également utilisé pour éviter les erreurs, car vous verriez si un compte rendu est sur le point d’être entré pour le client erroné.

La seule condition préalable est que vous devez toujours saisir le compte rendu immédiatement après la visite client, c’est à dire pendant que vous êtes encore géographiquement proche.

Activer la fonctionnalité de géotagging

Par défaut, le géotagging est désactivé. Pour l’utiliser, il doit être activé dans les Options sous Reporting. Dans la boîte de sélection de Géotags, changez le réglage de «Désactivé » à «Ajouter facultativement» ou « Ajouter automatiquement ». Comme avec la plupart des Options dans portatour®, une valeur par défaut peut être définie pour l’entreprise entière et changée individuellement au niveau de l’utilisateur.

Création de compte rendu avec géotag

Si vous avez configuré le paramètre sur «Ajouter automatiquement» dans les Options, lorsque vous créez un nouveau compte rendu, par exemple en cliquant sur «Visité maintenant» chez le client, votre position sera automatiquement déterminé et ajouté au compte rendu en tant que géotag. Le détermination de la position par votre appareil prend généralement de 1 à 10 secondes. Vous pouvez déjà commencer à remplir le compte rendu pendant cette période. Le géotag est indiqué dans le formulaire de compte rendu ci-dessous:

Vous trouverez les informations suivantes dans le géotag:

• Distance de votre emplacement au client visité ou rendez-vous assisté en tant que ligne aérienne. Cette valeur montre à quel point vous êtes loin de l’adresse réelle visitée lorsque vous créez le compte rendu. L’adresse visitée apparaît dans le compte rendu directement au-dessus du géotag.
  Des valeurs jusqu’à plusieurs centaines de mètres de différence sont parfaitement normales, par exemple en raison de grands locaux d’entreprise, d’un stationnement lointain, de toute inexactitude dans le géocodage de l’adresse du client ou dans la détermination de la position.
  Si la distance est sensiblement plus grande, cela peut être un signe d’avertissement que vous êtes sur le point d’entrer un compte rendu pour le client erroné!
• Précision de la position déterminé. L’emplacement est déterminé par votre appareil, et la précision peut varier en raison de technologies utilisées et d’empêchements de signal. La distance réelle doit être considérée en termes relatifs en ce qui concerne la précision du géotag. Si la précision est trop approximative, vous pouvez utiliser le bouton «Actualiser» pour lancer un nouveau repérage de l’emplacement.
• Adresse de votre position. N’oubliez pas que la rue et le numéro de bâtiment coïncidera rarement de manière exacte à l’adresse visitée. De petites distances ou des inexactitudes peuvent facilement conduire à la localisation d’une rue transversale ou parallèle ou d’un autre numéro de bâtiment.

Si vous avez défini l’option sur «Ajouter facultativement», le géotagging n’est pas automatiquement lancé lorsque le compte rendu est créé. Il faut cliquer sur le bouton «Ajouter» pour que le géotag soit ajouté au compte rendu.

Un compte rendu ne peut recevoir un géotag qu’au moment de sa création. Il n’est pas possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer ultérieurement un géotag dans un compte rendu.

Astuce: Si vous avez peu de temps immédiatement après la visite client, nous vous conseillons de créer et d’enregistrer aussitôt le compte rendu. Cela ne prend que quelques secondes et fonctionne également en mode hors ligne. Plus tard, vous pouvez saisir les informations manquantes (par exemple, les notes). Cette procédure garantit des temps précis et des géotags dans les comptes rendus, vous permet d’actualiser le plan de visites à tout moment, puisque portatour® a enregistré toutes les visites effectuées, et vous empêche également d’oublier d’entrer des comptes rendus.

Pour la détermination de votre position, la fonction de position de votre appareil («services de localisation» sur iPhone et iPad) doit être activée. De plus, vous devez activer le navigateur Web pour permettre à portatour® de l’utiliser aussi. S’il y a des problèmes avec la détermination des positions, vous recevrez un message d’erreur après 30 secondes au plus tard, qui sera enregistré dans le géotag du compte rendu. Pour le dépannage, contactez votre support de périphérique.

Affichage de comptes rendus avec géotag

Les géotags s’affichent dans trois endroits dans portatour® :

• Dans portatour® Anywhere: Lorsque vous ouvrez un compte rendu afin de le modifier, le géotag est affiché mais ne peut pas être changé.
• Dans le portatour® Rapport: Si, dans les Options, sous Reporting, dans la section «portatour® Rapports», vous définissez pour les géotags de les «Afficher», les géotags pour les 7 derniers jours sont également affichés dans le portatour® Rapport. Une valeur par défaut pour ce paramètre peut être configurée à la fois à l’échelle de l’entreprise et changée individuellement au niveau de l’utilisateur.
• Lors que vous exportez des comptes rendus dans un fichier Excel/CSV. Il y a des nouvelles colonnes qui contiennent les informations de géotag détaillées ci-dessus.

Informations supplémentaires sur le géotagging

• Les géotags ne sont disponibles que pour les comptes rendus de type «Visite» et «Visité en vain». Aucun géotag ne peut être attribué pour d’autres types de compte rendu (pointage d’entrée, pointage de sortie, jour de congé, autre).
• Les utilisateurs eux-mêmes doivent valider et enregistrer chaque géotag. Pour cette raison, les géotags ne sont pas disponibles pour les comptes rendus générés automatiquement, c’est à dire si dans les Options, sous Reporting, la création de comptes rendus est définie sur «Créer automatiquement», cela désactive le géotagging.
• Pour les comptes rendus entrés en mode hors ligne, seule la distance et la précision sont affichées lorsque vous mettez le géotag. Pour déterminer l’adresse, une connexion internet est requise; L’adresse sera ajoutée une fois que le compte rendu sera téléchargé vers le serveur.
• Si vous exécutez portatour ® Anywhere en combinaison avec un système hôte (Salesforce, Dynamics CRM), le géotagging n’est pas encore possible.

Jusqu’à la mise à jour d’aujourd’hui, il n’était pas possible de planifier des vols long-courriers dans portatour®. La raison pour cela: portatour® vérifie toujours s’il est possible de parcourir la distance entre deux rendez-vous en voiture – ce qui est rarement possible pour des distances que l’on parcourt d’habitude en avion.

Il y a maintenant une astuce sur la façon de passer cette vérification: Si un rendez-vous commence à 00h00, il n’y aura pas de vérification de la disponibilité. En parallèle, pour des rendez-vous se terminant à 23h59, il n’y aura plus de trajet de prévu pour rentrer au domicile. Vous pouvez maintenant utiliser ce fait pour planifier des vols – ce qui est expliqué dans l’exemple suivant:

Lundi soir à 17h, vous prenez l’avion pour aller de Paris à Marseille. Le lendemain, vous partez à 7h30 de votre hôtel à Marseille afin de visiter des clients à Marseille et dans ses alentours. Pour cela, entrez un rendez-vous pour lundi de 17h00 à 23h59 avec l’adresse de l’aéroport parisien. Comme cela, portatour® sait que la tournée de lundi finit à l’adresse de l’aéroport de Paris. Ensuite, vous créez un autre rendez-vous mardi de 00h00 à 7h30 à l’adresse de l’hôtel à Marseille. Comme cela, portatour® sait que la tournée de mardi commence à l’hôtel. Il n’y aura pas de vérification des distances – en raison des heures 23h59 et 00h00.

Important: Pour l’entrée de ces heures spécifiques (00h00 ou 23h59), lors de l’entrée du rendez-vous, mettez « Planifier » sur « Jour(s) entier(s) » et adaptez l’heure de début et l’heure de fin (voir capture d’écran ci-dessus).

Astuces:

• Afin d’entrer ces rendez-vous, cliquez p. ex. dans le calendrier sur une plage horaire libre du jour désiré. Dans le menu « Nouveau rendez-vous », sélectionnez « Adresse manuelle ».
• Si vous passez plusieurs journées à Marseille, entrez soit plusieurs rendez-vous de nuitées dans des hôtels désirés ou activez les nuitées en route dans les Options portatour®. Vous pouvez aussi entrer vos hôtels préférés dans la région sous « Mes endroits » afin qu’ils soient automatiquement proposés.
• Pour le vol de retour, entrez un rendez-vous à l’aéroport de Marseille de p. ex. 18h00 à 23h59. L’heure de fin à 23h59 est ce qui important ici. La tournée du lendemain commencera comme d’habitude au domicile.
• Ce qui n’est pas possible, c’est un « vol pendant l’heure de midi », c’est-à-dire que vous prenez l’avion et visitez encore des clients après le vol.