Depuis la mise à jour portatour® de la semaine dernière, vous recevrez l’échéance actuelle (pas échu, échu, en retard) pour chaque client lors de l’exportation des données client. Ces écheances correspondent aux trois couleurs (vert, jaune, rouge) sur la carte.

Quel que soit le format (CSV, Excel, ODS), le fichier exporté contient deux nouvelles colonnes :

• Échéance actuelle – ID: 0 est pour « pas échu », 1 pour « échu » et 2 pour « en retard ». Utilisez cette valeur si vous souhaitez traiter l’échéance par programme.
• Échéance actuelle – Nom: contient le texte « pas échu », « échu » et « en retard ».

Remarque: les colonnes d’échéance sont également incluses dans l’export OData Excel (disponible à partir de 2 licences utilisateur), où elles peuvent être facilement utilisées pour les tables pivot.

La semaine dernière, portatour® a été mis à jour avec une fonctionnalité que beaucoup d’utilisateurs attendaient: le glisser-déposer dans le calendrier. Cela signifie que vous pouvez maintenant déplacer des rendez-vous dans le calendrier avec la souris, ou sur l’écran tactile avec le doigt.

Pour accéder au calendrier, dans le menu principal, cliquez sur Rendez-vous, puis Calendrier.

Pour déplacer un rendez-vous à un autre jour ou heure, faites-le simplement glisser vers la plage horaire désirée dans le calendrier en cliquant et maintenant le bouton gauche de la souris. Lorsque vous le relâchez, vous êtes incité à confirmer la nouvelle plage horaire. En alternative, laissez portatour® choisir le temps le plus approprié vu d’une perspective d’optimisation de tournée, en sélectionnant Flexible durant la journée.

Si une mise à jour du plan de visites est nécessaire après le déplacement d’un rendez-vous, l’icône rouge pour actualiser le plan s’affiche comme d’habitude en haut à gauche. Cliquez-le pour ré-optimiser votre plan de visites.

Non seulement les rendez-vous fixes (entrées bleu foncé) peuvent être déplacés dans le calendrier. Les propositions de visite générées par portatour® (entrées blanches) peuvent maintenant être déplacées à un autre jour ou temps en utilisant le glisser-déposer aussi. Lors du déplacement, portatour® transforme automatiquement la proposition de visite en un rendez-vous fixe, de sorte qu’il restera à l’heure désirée indépendamment des actualisations ultérieures du plan de visites.

Le glisser-déposer est également supporté sur les appareils à écran tactile (smartphones, tablettes). Notez qu’avant de déplacer un rendez-vous, vous devez l’appuyer pendant au moins ½ seconde pour activer le mode glisser-déposer. Le rendez-vous s’affiche avec une ombre autour de lui dès qu’il est prêt à être déplacé.

Le défilement vers le haut et vers le bas dans les limites des heures de travail est également possible, tout en déplaçant les éléments de calendrier. Pour faire cela, faites glisser le rendez-vous vers le haut ou le bas du calendrier sans le relâcher – le calendrier commence automatiquement à défiler lentement.

Remarques:

• Lorsque vous déplacez un rendez-vous, le défilement automatique en avant et en arrière n’est pas encore supporté dans le calendrier. Nous travaillons là-dessus …
• Il n’est pas possible de déplacer un compte rendu en utilisant le glisser-déposer.

Autres nouveautés dans le calendrier:

• Bascule échelle de temps: si la durée de vos visites est souvent inférieure à 30 minutes et  vous aimez travailler avec la vue du jour ou de la semaine du calendrier, c’est une bonne idée de changer l’échelle de temps du calendrier de 30 à 15 minutes dans les options de calendrier (icône roue dentée en haut à droite). Ainsi, les rendez-vous sont affichés deux fois plus haut dans le calendrier et contiennent donc plus de texte – par exemple, le nom complet du client ou le lieu du rendez-vous.
• Liste des rendez-vous vs calendrier: lorsque vous cliquez sur rendez-vous dans le menu principal, vous avez toujours vu la liste des rendez-vous, d’où vous pouviez ensuite sélectionner la vue calendrier. Depuis la dernière mise à jour, portatour® se souvient si vous avez cliqué sur le calendrier la dernière fois, et si cela est le cas, l’ouvre directement au lieu de la liste des rendez-vous. Pour naviguer depuis le calendrier vers la liste des rendez-vous, cliquez sur le nouveau bouton liste en haut à droite (entre l’icône + et l’icône roue dentée).

Nos développeurs seront heureux de recevoir vos commentaires sous feedback@portatour.com.

La semaine dernière, portatour® a été enrichi d’une nouvelle fonction que nous souhaitons vous présenter: la sélection de clients sur la carte – aussi par un lasso ou un polygone.

Cela fonctionne comme suit: Ouvrez la carte, en haut à droite, cliquez sur la roue dentée et ensuite sur Activer mode de sélection. La carte change en mode de sélection que vous reconnaîtrez par une nouvelle barre en haut et par l’arrière-plan foncé.

Il y a trois façons de sélectionner des clients:

• Sélection individuelle: Cliquez simplement sur les clients désirés, l’un après l’autre. Vous reconnaîtrez des clients sélectionnés par la bordure bleue des repères de client.
• Sélection par lasso: Afin d’activer le mode lasso, en haut à droite, cliquez sur le symbole lasso. Ensuite, cliquez et maintenez le bouton de la souris pour encercler les clients désirés. Afin de terminer la sélection, relâchez le bouton de la souris. Si vous souhaitez sélectionner des clients d’une autre région en utilisant le lasso, cliquez de nouveau sur le symbole lasso en haut à droite. Le lasso fonctionne aussi sur des écrans tactiles avec des doigts et stylos.
• Sélection par polygone: Cliquez sur le symbole lasso. Ensuite, cliquez sur les points repères de la région souhaitée au lieu de cliquer et maintenir le bouton de souris pour circuler. Un polygone sera ainsi établi. Afin de quitter la sélection, double-cliquez ou fermez le polygone par un clic sur le point de début de celui-ci.

Voici un exemple de la sélection lasso:

Vous trouverez le nombre total des clients sélectionnés sur le bouton « Modifier X clients sélectionnés ». Cliquez ce bouton afin de modifier tous les clients sélectionnés à la fois. Vous serez mené à la page de modification en masse que vous connaissez déjà de la liste de clients.

Astuce: Si vous avez sélectionné un client par erreur, enlevez la sélection par un clic sur le client en question. Si vous souhaitez désélectionnez tous les clients à la fois, quittez le mode de sélection par un clic sur le symbole X en haut à droite.

Voici quelques exemples de cas d’utilisation du nouveau mode de sélection sur la carte:

• Afin de répartir votre secteur et par conséquent transférer des clients d’une certaine région à un collègue. Le mode de sélection sert comme alternative ou complément au filtrage par code postal.
• Afin de partager les clients d’une zone avec un collègue et de répartir les clients géographiquement en « peuvent être visités en semaines paires » et « peuvent être visités en semaines impaires ». Voir pour cela « Un client – plusieurs représentants. portatour® aide à la coordination »
• Afin de modifier les heures d’ouverture (= heures de visite) des clients d’une certaine région – p. ex. marquer quelques jours comme « préférés ».
• Afin de sélectionner les clients pour le prochain calcul de plan de visites quand vous utilisez la planification manuelle par « Inscriptions » au lieu de la planification automatique par portatour®.
• Afin de compter les clients d’une certaine région.

Astuce: Si vous ne souhaitez pas voir tous les clients sur la carte mais seulement ceux qui correspondent à un certain critère, utilisez la recherche avancée au dessus de la liste de clients et cliquez ensuite sur la carte. Le mode de sélection sera ainsi appliqué seulement sur les clients filtrés.

Nous vous souhaitons bonne route avec le nouveau lasso et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com.

Surtout du secteur pharmaceutique, nous avons souvent entendu le besoin qu’un client est régulièrement visité par deux ou même trois représentants itinérants afin d’avoir encore plus d’attention par le client. Il est cependant à éviter que ces représentants se succèdent constamment chez le même client. C’est-à-dire idéalement, un maximum d’un représentant visite ce client dans une semaine. Cela nécessite toutefois un certain effort de coordination.

portatour® propose du soutien pour cela par la mise à jour d’aujourd’hui. Il est maintenant possible de déterminer une « Restriction de planification » par client sur la base de semaines calendaires. Afin de l’entrer, vous cliquez sur le symbole de crayon chez les Réglages de visites sur la page détail du client.

Si un client, par exemple, doit régulièrement être visité par deux collègues, le premier collègue met la restriction de planification de ce client sur « Seulement en semaines paires » et le deuxième sur « Seulement en semaines impaires« . Ainsi, il est assuré que le client n’est jamais proposé pour une visite dans la même semaine pour les deux collègues lors de la planification automatique de portatour®.

La modification de la restriction de planification des clients est aussi disponible par la recherche de clients avancée et la modification en masse suivante. Vous pouvez ainsi appliquer la restriction de planification rapidement p.ex. sur une zone de code postal. En outre, un export et réimport de clients permet aussi une réalisation en masse de la restriction de planification.

Astuce: Si deux collègues partagent la même zone, il est recommandé de la diviser en deux moitiés géographiques, p.ex. Sud/Nord ou ville/environs. Par sous-zone, les collègues déterminent des restrictions de planification opposées. Par cette démarche, vous soutenez la planification de tournées optimisées en kilométrage, car dans une semaine, seulement les clients d’une moitié géographique compacte seront pris en compte.

Afin de vérifier les restrictions de planification, vous pouvez afficher la carte de clients colorée selon les restrictions. Pour cela, cliquez sur le symbole de roue dentée en haut à droite et ensuite sur « Couleur: Restriction de planification »:

Veuillez noter:

• La restriction de planification « Seulement en semaines paires » ne signifie pas automatiquement que le client est planifié toutes les 2 semaines. La fréquence est toujours déterminée par l’intervalle de visite réglé. La restriction de planification signifie simplement qu’une visite ne peut être proposée dans les semaines paires. Le plus court intervalle de visite raisonnable lors de l’utilisation de cette restriction de planification est donc 14 jours.
• Les deux collègues doivent séparément régler les restrictions de planification pour les clients partagés – et de façon opposée. Il ne suffit pas qu’un seul collègue mette la restriction.
• Souhaitez-vous filtrer la liste de clients par les clients qui n’ont pas encore de restriction de planification? Ou par des clients qui peuvent être visités aujourd’hui selon la restriction de planification? Utilisez la recherche de clients avancée! Là, il y a un nouveau filtre par « Restriction de planification ».
• Si trois collègues visitent un client, la restriction de planification « Seulement toutes les 3 semaines » est à utiliser, où le premier collègue utilise la restriction « à partir de semaine 1 », le deuxième « à partir de semaine 2 » et le troisième « à partir de semaine 3 ». « à partir de semaine 1 » signifie que les semaines calendaires 1, 4, 7, 10, etc. sont permises. « à partir de semaine 2 » signifie semaines calendaires 2, 5, 8, 11, etc. « à partir de semaine 3 » analogue encore une semaine plus tard. Le plus court intervalle de visite raisonnable est 21 jours.
• Des rendez-vous manuellement entrés chez des clients ont la plus haute priorité et sont aussi possibles dans les semaines avec restriction de planification. Lors de la fonction pour trouver une date « Trouver jour approprié », les jours avec restriction de planification sont marqués gris afin de vous rappeler qu’un collègue visite potentiellement ce client dans cette semaine.

Depuis la mise à jour d’aujourd’hui, les entreprises ayant au moins 10 représentants itinérants ont accès à une nouvelle fonction intéressante dans portatour®: L’attribution des comptes utilisateurs à des groupes d’utilisateurs.

Pourquoi utiliser des groupes d’utilisateur?

Sans groupes d’utilisateurs, chaque superviseur peut se connecter comme tous les autres utilisateurs par un clic. Si cela est toujours souhaité, vous n’avez pas besoins des groupes d’utilisateurs.

Si vous voulez, par contre, restreindre l’accès à certains utilisateurs, les groupes d’utilisateurs sont la solution pour vous. Par exemple, si vous avez reparti votre zone de distribution en régions avec des responsables régionaux (=superviseurs), et chacun devrait voir seulement sa propre équipe de commerciaux.

Comment activer les groupes d’utilisateurs

L’activation et la modification des groupes d’utilisateurs est exclusivement autorisée aux administrateurs des comptes d’entreprise ayant au moins 10 licences. Pour cela, allez dans les Options, et dans Gestions des utilisateurs. Dans la barre de menu, cliquez sur le nouveau bouton Groupes d’utilisateurs.

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous cliquez sur Activer groupes d’utilisateurs. Lors de l’activation, le groupe « Groupe standard » sera automatiquement créé et initialement associé à tous les utilisateurs. Remarque: Comme tous les utilisateurs sont membres du même groupe d’utilisateurs après cette étape, rien n’a encore changé dans le comportement de portatour®.

Comment gérer les groupes d’utilisateurs

La création des groupes d’utilisateurs et l’attribution des utilisateurs se fait ensemble dans la fenêtre de modification des comptes d’utilisateurs déjà connue.

Cliquez sur Nouveau groupe afin de créer un nouveau groupe d’utilisateurs. Entrez ensuite le nom du nouveau groupe d’utilisateurs. Tous les groupes d’utilisateurs existants sont affichés dans la liste de sélection Membre de. Sélectionnez ceux dont l’utilisateur doit être membre. Une sélection multiple est possible – sous Windows, vous maintenez la clé Ctrl quand vous cliquez. Des groupes d’utilisateurs sans aucun membre sont automatiquement effacés.

Les administrateurs ont toujours accès à tous les utilisateurs, indépendamment des groupes d’utilisateurs. Dans la liste des utilisateurs, un filtrage par groupe d’utilisateurs est possible qui mène à une meilleure clarté quand vous avez beaucoup d’utilisateurs.

Mise en pratique exemplaire des groupes d’utilisateurs

Afin de suivre l’exemple des régions commerciales mentionnées ci-dessus, vous faites comme suit:

1. Modifiez le directeur régional des ventes de la première région.
2. Cliquez sur « Nouveau groupe » et entrez le nom de la région, p.ex. « Région Nord ».
3. Enlevez l’affiliation au « Groupe standard ». Ensuite, seulement la « Région Nord » devrait être sélectionnée.
4. Enregistrez le directeur régional des ventes.
5. Maintenant, modifiez tous les commerciaux de cette région à la file.
6. Cliquez sur la « Région Nord » sous « Membre de ». Ensuite, seulement la « Région Nord » devrait être sélectionnée.
7. Enregistrez l’utilisateur.

Répétez les points 1 à 7 pour chaque région commerciale.

Par conséquence, les directeurs régionaux ne voient plus que les membres de leur région respective dans la liste des utilisateurs. En outre, ils peuvent se connecter seulement comme ces utilisateurs.

Le directeur suprarégional des ventes de l’entreprise sera membre de tous les groupes d’utilisateurs afin d’avoir accès à tous les utilisateurs.

Récapitulatif des implications des groupes d’utilisateurs

• Dans la liste des utilisateurs, les superviseurs ne voient que les utilisateurs qui sont membre d’un groupe commun.
• Par conséquent, les superviseurs peuvent se connecter seulement comme les utilisateurs qu’ils voient dans la liste des utilisateurs.
• Pour la fonction « Transférer clients« , les utilisateurs et superviseurs peuvent seulement sélectionner un utilisateur cible qui est membre d’un groupe commun.
• Quand les superviseurs exécutent la Vérification de l’application, seulement les utilisateurs y sont compris qui sont membre d’un groupe commun.

Autres remarques sur les groupes d’utilisateurs

• Dès que vous avez activé les groupes d’utilisateurs, chaque utilisateur doit être membre d’au moins un groupe. C’est pour cela que le « Groupe standard » est automatiquement créé au début auquel chaque utilisateur appartient. Ensuite, créez vos propres groupes et effacez l’affiliation au « Groupe standard ». Aussi longtemps que tous les utilisateurs sont membres de ce « Groupe standard », il n’y a aucune restriction d’accès.
• Les noms des groupes d’utilisateurs peuvent être d’une longueur de max. 40 caractères.
• Un utilisateur peut être membre de max. 25 groupes d’utilisateurs.
• Un groupe d’utilisateurs est automatiquement supprimé quand il n’a plus aucun membre. Afin d’explicitement supprimer un groupe d’utilisateurs, enlevez tous les affiliations. Afin de trouver les membres, utilisez le filtrage par le groupe à supprimer dans la liste des utilisateurs.
• Le nom d’un groupe d’utilisateurs ne peut pas être modifié ultérieurement, car il a la fonction d’une clé. Au lieu de cela, créez un nouveau groupe et attribuez les utilisateurs à ce nouveau groupe.
• Par l’export et l’import de la liste des utilisateurs comme fichier Excel ou CSV, une modification en masse des groupes d’utilisateurs est possible. Dans le fichier, vous trouverez la nouvelle colonne « Groupes d’utilisateurs », dans laquelle les groupes, séparés par des points-virgules, peuvent êtres exportés ou importés. Ainsi, une synchronisation automatique des groupes d’utilisateurs par API est aussi possible.
• Si vous désactivez les groupes d’utilisateurs pour l’entreprise entière, tous les groupes d’utilisateurs et affiliations seront supprimés.

Nous vous souhaitons bonne route avec les nouveaux groupes d’utilisateurs et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com .

Si vous disposez d’un compte entreprise de portatour® – c’est-à-dire vous avez au moins 2 licences d’utilisateur –, votre base de données pour les utilisateurs a reçu deux nouveaux champs facultatifs avec la mise à jour d’aujourd’hui. Les deux champs sont à modifier dans la modification des utilisateurs. En outre, il est possible de les importer et exporter par des fichiers Excel ou CSV.

• Numéro d’employé: Par ce champ, vous avez la possibilité d’attribuer un numéro univoque (ou une chaîne de caractères) à chaque utilisateur par lequel vous identifiez les utilisateurs lors d’un export ou import par l’API comme alternative à l’adresse e-mail. Le paramètre correspondant des fonctions API s’appelle « employeeNumber » – voir pour cela la documentation technique de l’API dans les Options. L’avantage d’une utilisation du numéro d’employé par rapport à l’adresse e-mail est que le numéro d’employé est normalement invariable et vient idéalement directement de votre système ERP/CRM – p.ex. l’ID de l’enregistrement d’utilisateur.
• Note: Ce champ de texte libre permet une entrée de toute information qui pourrait être intéressante pour l’administrateur. Il n’est affiché que dans la modification de l’utilisateur et n’est pas utilisé par portatour® en interne.

Ces dernières semaines, nous nous sommes penchés sur le reporting de portatour®. Maintenant, nous sommes ravis de pouvoir vous présenter beaucoup d’améliorations grâce à la mise à jour d’aujourd’hui:

• Différents champs par type de compte rendu
• Meilleur support lors de l’entrée de comptes rendus
• Création de comptes rendus automatique

Nous vous souhaitons bonne route avec les nouvelles fonctions et serions ravis de vos retours sous feedback@portatour.com .

Les champs personnalisés pour les comptes rendus sont très aimés par la communauté d’utilisateurs portatour®. Nous avons plusieurs fois entendu le souhait d’afficher différents champs par type de compte rendu, p.ex. d’autres champs pour une visite réussie que pour un client visité en vain. C’est possible depuis aujourd’hui!

Vous ou votre administrateur, allez à Options > Champs personnalisés > Comptes rendus. Définissez maintenant quel groupe de champs sera affiché pour quel type de compte rendu.

Il est aussi possible d’afficher un groupe de champs pour plusieurs types de compte rendu – p.ex. le kilométrage pour le compte rendu de début du travail et fin du travail. Sélectionnez simplement plusieurs types de compte rendu dans la boîte de sélection (par la touche Ctrl).

portatour® distingue les types de compte rendu suivants:

• Visite: Clic sur « Visité maintenant » chez un client ou « Réalisé » pour un rendez-vous client
• Visité en vain: Clic sur « Visité en vain » chez un client ou pour un rendez-vous client
• Autres: Pour les rendez-vous sans endroit (= appel téléphonique) ou sans association client, chez « Mes endroits » ou par un clic sur « Nouveau compte rendu » chez un client
• Début du travail: Clic sur « Pointage d’entrée »
• Fin du travail: Clic sur « Pointage de sortie »
• Jour de congé: Clic sur « Signaler jour de congé »

Vous voyez le type de compte rendu aussi pendant la saisie dans le titre de la fenêtre de compte rendu.

Veuillez noter:

• Le nombre maximal de champs de compte rendu personnalisé est 100 – indépendant de la répartition en types de compte rendu. L’export des comptes rendus contient toujours tous les champs. Les champs qui ne sont pas affichés dans un type de compte rendu sont vides dans la ligne en question.
• Les noms de champ doivent être uniques à cause de l’import et export – indépendant des types de compte rendu.
• Des modifications des champs personnalisés peuvent entraîner un changement des colonnes d’import et d’export. Pensez à cela si vous avez des processus automatisés.

Accentuer les champs obligatoires

Les champs définis comme obligatoires sont marqués par une ligne rouge jusqu’à ce que vous entriez une information. Cela s’applique dès maintenant à portatour® en entier – pas seulement à la saisie de comptes rendus.

Description des champs personnalisés

Les descriptions que vous pouvez entrer pour les champs personnalisés dans les options sont maintenant affichées quand l’utilisateur clique sur le nom de champ souligné. Comme cela, il est facile d’afficher des textes d’aide pour des champs individuels. D’ailleurs: Si le nom de champ est automatiquement abrégé parce qu’il est trop long, un clic suffit pour afficher le nom complet.

À noter:

• Cette nouvelle fonction s’applique aussi aux champs personnalisés de clients et rendez-vous.
• Si vous voulez enlever le soulignage d’un nom de champ, enlevez le texte descriptif ou abrégez le nom de champ afin qu’il ait un maximum de 10 caractères.
• Des modifications des champs personnalisés peuvent entraîner un changement des colonnes d’import et d’export. Pensez à cela si vous avez des processus automatisés.

Annuler l’entrée de comptes rendus

Jusqu’à maintenant, un clic sur « Visité maintenant » a en tout cas mis la date de la dernière visite du client à jour même si vous avez cliqué sur « Annuler » pendant l’entrée du compte rendu suivante.

Dès maintenant, si vous créez un compte rendu en cliquant sur « Visité maintenant », la date de la dernière visite du client n’est que mise à jour dès que vous enregistrez le compte rendu. Si vous annulez l’entrée du compte rendu, la date de la dernière visite reste inchangée – cela évite des confusions et des inconsistances de données.

Si vous laissez créer et ouvrir les comptes rendus automatiquement (voir Options > Reporting), il est donc indispensable d’enregistrer le compte rendu afin de mettre à jour la date de la dernière visite.

Pour le cas que vous voulez créer des comptes rendus seulement  facultativement (voir Options > Reporting), le dialogue est maintenant plus intuitif:

La modification s’applique analogue pour le clic sur « Visité en vain » si vous avez activé les comptes rendus pour ce cas.