Peu avant Noël, nous avons publié une mise à jour mineure de portatour®. Vous trouverez ci-dessous une description des nouvelles fonctionnalités.

Carte: Plus de couleurs pour l’affichage des clients

Il était déjà possible de colorer les clients sur la carte non seulement en fonction de l’échéance, mais aussi selon d’autres critères, par exemple le secteur d’activité.

Pour rappel, voici comment procéder:

• Dans le menu principal, cliquez sur Clients.
• Cliquez sur le symbole carte .
• Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le symbole roue dentée.
• Dans la boîte de sélection Couleur, sélectionnez le critère souhaité que vous voulez afficher en couleur.

L’attribution des couleurs aux différents critères se fait automatiquement. La limite était auparavant de 5 couleurs; depuis cette mise à jour, la palette a été étendue à 20 couleurs. Voici un exemple:

Carte: Masquer les clients par couleur

Quel que soit le critère que vous avez utilisé pour colorer les clients sur la carte, vous pouvez désormais masquer ou afficher tous les clients partageant la même couleur en un clic.

Cela est utile si vous voulez vous concentrer sur des couleurs particulières et éviter qu’elles soient masquées par d’autres couleurs.

Procédez ainsi:

• Si la légende avec l’aperçu des couleurs n’est pas encore ouverte, cliquez sur le symbole légende en bas à droite.
• Pour masquer ou afficher les clients d’une couleur, cliquez sur le symbole œil à droite. Le symbole bascule entre le gris et le bleu.
• Pour masquer ou afficher tous les clients, utilisez le symbole de l’œil au niveau de la ligne tous.

Modifier la référence client des rendez-vous et des tâches

Pour modifier la référence client d’un rendez-vous ou d’une tâche à posteriori, ouvrez la fenêtre d’édition. La référence client actuelle est affichée en haut.

Cliquez sur le symbole crayon pour créer, modifier ou supprimer une référence client. Lors de la modification de la référence client, l’objet et l’adresse du rendez-vous peuvent également être mis à jour si vous le souhaitez.

Cas d’utilisation typiques:

• Le rendez-vous a été importé et ne possède pas encore de référence client.
• Le rendez-vous a été attribué par erreur au mauvais client lors de sa création.

Remarque: Si portatour® est connecté à des sources de données dans Salesforce, Dynamics CRM ou Veeva CRM, la référence client ne peut pas être éditée rétroactivement. Effectuez la modification dans le système source ou supprimez le rendez-vous et recréez-le avec la référence client correcte.

Nouveaux filtres dans la recherche avancée de clients

Les filtres suivants ont été ajoutés à la recherche avancée de clients:

• Périodes de blocage: pas bloqué aujourd’hui
• Dans « Mes Endroits » : tous | non | oui
• Hébergement: tous | non | oui

L’une des fonctions les plus fréquemment utilisées dans portatour® est la recherche de clients. Elle est disponible sous forme de recherche rapide, de recherche avancée et de recherche enregistrée.

La même fonctionnalité est désormais disponible pour les rendez-vous, les tâches, les comptes rendus et les utilisateurs. La seule différence : alors que dans la liste des clients, la fonction de recherche est toujours affichée par défaut, dans les autres listes, vous devez passer explicitement en mode recherche en cliquant sur le symbole de loupe. En cliquant à nouveau sur le symbole de loupe, vous quittez le mode de recherche et vous revenez à l’affichage standard de la liste correspondante.

Quelles sont les autres nouveautés de la recherche ?

• Le symbole de la recherche avancée est désormais un symbole de filtre au lieu du symbole de roue dentée.
• Si une recherche avancée ou une recherche enregistrée est actuellement active, vous pouvez la reconnaître à la couleur jaune du bouton correspondant. De plus, un nouveau bouton avec un symbole X est affiché à droite de celui-ci, par lequel vous pouvez terminer la recherche et revenir à l’affichage standard.
• Si une recherche avancée ou une recherche enregistrée est actuellement active, vous pouvez également effectuer une recherche rapide, qui réduira encore plus le résultat de la recherche. Jusqu’à présent, chaque recherche rapide a écarté les recherches précédentes.

Conseils pour une recherche rapide

Pour ceux qui ne le savent pas encore, dans la recherche rapide, vous pouvez saisir plusieurs termes de recherche dans le champ de recherche. Par exemple, si vous entrez « Reynaud Paris » dans le champ de recherche lorsque vous recherchez des clients, tous les clients contenant « Reynaud » et « Paris » seront trouvés – dans cet exemple, dans le nom et la ville. Les mots ne doivent pas être écrits en entier.

Informations supplémentaires

• La recherche affecte également le bouton « Export » situé sous la liste. Lorsqu’une recherche est active, vous pouvez choisir d’exporter uniquement les enregistrements trouvés ou tous les enregistrements.
• Vous pouvez rechercher des rendez-vous en cliquant sur le symbole de la liste en haut à droite dans la vue du calendrier et ensuite sur le symbole de loupe pour la recherche.
• Dans la liste des comptes rendus, vous trouverez les trois fonctions bien connues « Pointage d’entrée », « Pointage de sortie » et « Signaler jour de congé » avec le nouveau bouton « Enregistrer le temps de travail ».

Si vous prévoyez des tournées avec nuitées en route, la nouvelle fonction « Trouver hôtel » peut vous être utile.

Vous trouverez cette fonction aux endroits suivants dans portatour® :

• Dans le plan de visite en cliquant sur une proposition de nuitée ou un rendez-vous de nuitée
• Dans le calendrier en cliquant sur une proposition de nuitée ou un rendez-vous de nuitée
• Dans la vue détaillée d’un rendez-vous de nuitée

Par un clic sur « Trouver hôtel », vous sera redirigé sur le site web de Booking.com dans une nouvelle fenêtre. Là, des hôtels dans les alentours de votre lieu de nuitée seront proposés. Vous verrez les disponibilités et les prix pour la date de la nuitée. La recherche de chambre suit les critères « 1 adulte » et « voyageur d’affaires ». Sur Booking.com, vous pouvez ensuite définir des critères de recherche supplémentaires.

Après avoir réservé un hôtel sur Booking.com, utilisez la fonction « Modifier lieu de nuitée » dans portatour® pour saisir l’adresse de l’hôtel. Cela créera un nouveau rendez-vous de nuitée qui remplacera l’ancienne proposition de nuitée ou rendez-vous de nuitée.

Conseil : si vous souhaitez passer plus souvent la nuit dans un hôtel ou si vous souhaitez que portatour® vous propose cet hôtel de manière automatique pour les nuitées, créez-le dans portatour® en cliquant sur le menu principal > Mes endroits > Nouvel hébergement. Jusqu’à 25 hébergements sont possibles.

En tant qu’utilisateur de portatour®, avez-vous déjà été confronté à la situation suivante ? portatour® vous a proposé une tournée dans le plan de visite pour un jour, que vous aimeriez suivre exactement de la même manière – mais pour des raisons importantes, vous préférez le faire un autre jour ? Alors vous allez profitez des nouvelles fonctions « déplacer jour » ou « échanger jour« .

Vous pouvez trouver ces nouvelles fonctions dans le plan de visites et dans le calendrier :

Dans le plan de visites, passez au jour souhaité. Là, défilez vers le bas, cliquez sur Plus, puis sur l’élément de menu Modifier jour.

Dans le calendrier, cliquez sur l’en-tête du jour désiré, puis sur l’élément de menu Modifier le jour .

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous sélectionnez la date cible.

En cas de « Échanger jour », sélectionnez les deux jours à échanger.

Notez que les propositions de visites déplacées ou échangées sont écartées lors d’une mise à jour du plan de visites. Pour fixer ces propositions de visites au jour souhaité, elles doivent être converties en rendez-vous. Dans la boîte de sélection, vous pouvez choisir entre des rendez-vous fixes, où l’heure est maintenue exactement la même, ou des rendez-vous flexibles durant la journée, où l’heure reste flexible.

A considérer

• Seuls les jours qui commencent et se terminent au domicile peuvent être déplacés ou échangés. Cela signifie que la journée peut ne pas avoir de nuitée en route. De même, aucune visite ou rendez-vous ne peut avoir été accompli ce jour-là.
• Lorsque vous sélectionnez un jour cible pour « Déplacer jour » sur lequel il y a déjà des visites proposées, ces propositions seront supprimées. Des rendez-vous seront gardés mais peuvent mener à des conflits. C’est pour cela que vous sera averti à temps et demandé si vous souhaitez faire déplacer le jour de toute façon. Considérez si un échange ne serait pas la meilleure solution dans ces cas-là.
• En outre, vous serez averti si la visite d’un client le jour prévu ne serait pas possible, par exemple en raison d’heures d’ouverture restreintes, de périodes de blocage, de congés de clients ou de restrictions de planification.