L’une des fonctions les plus fréquemment utilisées dans portatour® est la recherche de clients. Elle est disponible sous forme de recherche rapide, de recherche avancée et de recherche enregistrée.

La même fonctionnalité est désormais disponible pour les rendez-vous, les tâches, les comptes rendus et les utilisateurs. La seule différence : alors que dans la liste des clients, la fonction de recherche est toujours affichée par défaut, dans les autres listes, vous devez passer explicitement en mode recherche en cliquant sur le symbole de loupe. En cliquant à nouveau sur le symbole de loupe, vous quittez le mode de recherche et vous revenez à l’affichage standard de la liste correspondante.

Quelles sont les autres nouveautés de la recherche ?

• Le symbole de la recherche avancée est désormais un symbole de filtre au lieu du symbole de roue dentée.
• Si une recherche avancée ou une recherche enregistrée est actuellement active, vous pouvez la reconnaître à la couleur jaune du bouton correspondant. De plus, un nouveau bouton avec un symbole X est affiché à droite de celui-ci, par lequel vous pouvez terminer la recherche et revenir à l’affichage standard.
• Si une recherche avancée ou une recherche enregistrée est actuellement active, vous pouvez également effectuer une recherche rapide, qui réduira encore plus le résultat de la recherche. Jusqu’à présent, chaque recherche rapide a écarté les recherches précédentes.

Conseils pour une recherche rapide

Pour ceux qui ne le savent pas encore, dans la recherche rapide, vous pouvez saisir plusieurs termes de recherche dans le champ de recherche. Par exemple, si vous entrez « Reynaud Paris » dans le champ de recherche lorsque vous recherchez des clients, tous les clients contenant « Reynaud » et « Paris » seront trouvés – dans cet exemple, dans le nom et la ville. Les mots ne doivent pas être écrits en entier.

Informations supplémentaires

• La recherche affecte également le bouton « Export » situé sous la liste. Lorsqu’une recherche est active, vous pouvez choisir d’exporter uniquement les enregistrements trouvés ou tous les enregistrements.
• Vous pouvez rechercher des rendez-vous en cliquant sur le symbole de la liste en haut à droite dans la vue du calendrier et ensuite sur le symbole de loupe pour la recherche.
• Dans la liste des comptes rendus, vous trouverez les trois fonctions bien connues « Pointage d’entrée », « Pointage de sortie » et « Signaler jour de congé » avec le nouveau bouton « Enregistrer le temps de travail ».

Si vous prévoyez des tournées avec nuitées en route, la nouvelle fonction « Trouver hôtel » peut vous être utile.

Vous trouverez cette fonction aux endroits suivants dans portatour® :

• Dans le plan de visite en cliquant sur une proposition de nuitée ou un rendez-vous de nuitée
• Dans le calendrier en cliquant sur une proposition de nuitée ou un rendez-vous de nuitée
• Dans la vue détaillée d’un rendez-vous de nuitée

Par un clic sur « Trouver hôtel », vous sera redirigé sur le site web de Booking.com dans une nouvelle fenêtre. Là, des hôtels dans les alentours de votre lieu de nuitée seront proposés. Vous verrez les disponibilités et les prix pour la date de la nuitée. La recherche de chambre suit les critères « 1 adulte » et « voyageur d’affaires ». Sur Booking.com, vous pouvez ensuite définir des critères de recherche supplémentaires.

Après avoir réservé un hôtel sur Booking.com, utilisez la fonction « Modifier lieu de nuitée » dans portatour® pour saisir l’adresse de l’hôtel. Cela créera un nouveau rendez-vous de nuitée qui remplacera l’ancienne proposition de nuitée ou rendez-vous de nuitée.

Conseil : si vous souhaitez passer plus souvent la nuit dans un hôtel ou si vous souhaitez que portatour® vous propose cet hôtel de manière automatique pour les nuitées, créez-le dans portatour® en cliquant sur le menu principal > Mes endroits > Nouvel hébergement. Jusqu’à 25 hébergements sont possibles.

En tant qu’utilisateur de portatour®, avez-vous déjà été confronté à la situation suivante ? portatour® vous a proposé une tournée dans le plan de visite pour un jour, que vous aimeriez suivre exactement de la même manière – mais pour des raisons importantes, vous préférez le faire un autre jour ? Alors vous allez profitez des nouvelles fonctions « déplacer jour » ou « échanger jour« .

Vous pouvez trouver ces nouvelles fonctions dans le plan de visites et dans le calendrier :

Dans le plan de visites, passez au jour souhaité. Là, défilez vers le bas, cliquez sur Plus, puis sur l’élément de menu Modifier jour.

Dans le calendrier, cliquez sur l’en-tête du jour désiré, puis sur l’élément de menu Modifier le jour .

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous sélectionnez la date cible.

En cas de « Échanger jour », sélectionnez les deux jours à échanger.

Notez que les propositions de visites déplacées ou échangées sont écartées lors d’une mise à jour du plan de visites. Pour fixer ces propositions de visites au jour souhaité, elles doivent être converties en rendez-vous. Dans la boîte de sélection, vous pouvez choisir entre des rendez-vous fixes, où l’heure est maintenue exactement la même, ou des rendez-vous flexibles durant la journée, où l’heure reste flexible.

A considérer

• Seuls les jours qui commencent et se terminent au domicile peuvent être déplacés ou échangés. Cela signifie que la journée peut ne pas avoir de nuitée en route. De même, aucune visite ou rendez-vous ne peut avoir été accompli ce jour-là.
• Lorsque vous sélectionnez un jour cible pour « Déplacer jour » sur lequel il y a déjà des visites proposées, ces propositions seront supprimées. Des rendez-vous seront gardés mais peuvent mener à des conflits. C’est pour cela que vous sera averti à temps et demandé si vous souhaitez faire déplacer le jour de toute façon. Considérez si un échange ne serait pas la meilleure solution dans ces cas-là.
• En outre, vous serez averti si la visite d’un client le jour prévu ne serait pas possible, par exemple en raison d’heures d’ouverture restreintes, de périodes de blocage, de congés de clients ou de restrictions de planification.

On vient de mettre notre matériel cartographique incl. des données de trafic à jour sur nos serveurs.

Les situations routières et des vitesses de conduite changées influencent les temps de trajet entre vos clients. C’est la raison pour laquelle tous les temps de trajet sont recalculés dans portatour®. Certains utilisateurs pourraient remarquer des changements lors du prochain calcul de plan de visites.

Lors des mises à jour cartographiques de ces dernières années « seulement » le matériel cartographique, y compris les données sur les flux de circulation, a été actualisé. Cependant, la mise à jour actuelle offre beaucoup plus: En plus de la mise à jour des données, nous avons investi beaucoup de travail dans la programmation, en particulier dans l’affichage de la carte, le géocodage des adresses et le calcul d’itinéraire.

En tant qu’utilisateur vous avez les avantages suivant

• Géocodage plus rapide lors de l’importation de clients
• Géocodage plus précis même avec des erreurs orthographiques dans l’adresse
• Calcul plus rapide quand la position GPS est utilisée comme point de départ
• Temps de parcours plus réaliste dans le plan de visite
• Visualisation plus agréable des cartes
• Passage plus facile des lignes aériennes aux trajets sur la carte

La durée des trajets plus réalistes dans plan de visites

Depuis 2015, portatour® utilise les données historiques de vitesse pour calculer la durée des trajets. Ces données sont collectées par les systèmes de navigation et les fournisseurs de téléphonie mobile en mesurant les données de déplacement de millions de conducteurs et sont mises à disposition pour les tronçons routiers respectifs.

Ce qui est nouveau avec la mise à jour actuelle, c’est que portatour® estime que la durée des trajets est considérablement plus lente qu’auparavant sur les tronçons routiers où les données de circulation indiquent souvent des embouteillages ou un trafic dense.

Par conséquent, les routes présentant une forte probabilité d’embouteillages sont évitées lors du calcul du plan de visite ou sont planifiées avec des temps de parcours plus longs qu’auparavant. Les plans de visite sont donc encore plus réalistes et solides pour faire face à des situations de trafic imprévues.

Vous remarquerez déjà une grande différence avec la mise à jour actuelle du plan de visite.

Recommandation : Régler la Vitesse de conduite sur « normale ».

Si vous avez réglé la « Vitesse de conduite » sur « plus lente » dans les options de portatour® Anywhere, nous vous recommandons de la réinitialiser sur « normale » afin que portatour® ne calcule pas inutilement une durée de trajets plus longue.

Informations supplémentaires

Cette mise à jour ne concerne actuellement que les clients en France et en Belgique. Le Canada et la Suisse ont été déjà mises à jour il y a un mois. D’autres pays suivront bientôt.

Vos commentaires sont les bienvenus!

Nous espérons que vous apprécierez cette mise à jour du logiciel et attendons vos commentaires à feedback@portatour.com.