Cette nouvelle fonction ne concerne que les administrateurs et les superviseurs.

Lorsque vous êtes dans l’espace de travail de l’organisation ou d’un groupe d’utilisateurs et que vous sélectionnez « Comptes-rendus » dans le menu principal, les comptes-rendus des utilisateurs correspondants sont chargés et affichés dans une liste commune.

Les fonctions de recherche rapide, de recherche avancée et de recherches enregistrées déjà connues des utilisateurs, sont désormais disponibles pour rechercher ou filtrer des comptes-rendus.

Remarque: La liste des comptes-rendus affiche jusqu’aux 3 000 premières entrées. Si vous n’y trouvez pas les comptes-rendus souhaités, utilisez les fonctions de recherche ou de tri le cas échéant.

Il n’est pas possible d’ouvrir ou de modifier directement un compte-rendu via la liste globale des comptes-rendus. Le menu contextuel d’une ligne vous permet toutefois d’accéder rapidement à l’espace de travail de l’utilisateur concerné.

Comme pour la liste des clients, la liste des comptes-rendus a désormais un mode de sélection et une fonctionnalité de suppression en masse. Vous pouvez les trouver en faisant défiler la liste jusqu’à la fin.

Pour les accès d’entreprise, un utilisateur ne voit ces fonctions que s’il dispose du droit de « suppression en masse » dans les autorisations.

Exemple d’utilisation : Pour supprimer d’anciens comptes-rendus, effectuez une recherche avancée, par exemple « Début plus petit que le 1/1/2020 ». Vérifiez ensuite la liste des comptes-rendus pour vous assurer que le filtrage soit correct et si vous souhaitez vraiment supprimer ces compte-rendus, puis cliquez sur « Supprimer tous les X » en dessous de la liste.

Avertissement : Soyez prudent avec la suppression en masse de comptes-rendus. Contrairement aux clients, lors de leur suppression les comptes-rendus ne sont pas déplacés dans une corbeille mais définitivement supprimés. Conseil : Exportez les comptes-rendus avant de les supprimer de portatour®.

Aujourd’hui nous avons mis notre matériel cartographique incl. des données de trafic à jour sur nos serveurs.

Les situations routières et des vitesses de conduite changées influencent les temps de trajet entre vos clients. C’est la raison pour laquelle tous les temps de trajet sont recalculés dans portatour®. Certains utilisateurs pourraient remarquer des changements lors du prochain calcul de plan de visites.

De plus, lors de l’affichage de cartes dans portatour®, les temps de chargement peuvent être un peu plus longs car les détails de la carte doivent être téléchargés à nouveau sur votre appareil.

Cette mise à jour est l’une des plus complètes de l’histoire de portatour® avec de nouvelles fonctions que de nombreux utilisateurs attendaient.

Pour lire les détails sur les nouvelles fonctionnalités, simplement déroulez vers le bas ou utilisez les liens suivants:

• Afficher le trafic actuel sur la carte
• Le plan tient désormais compte des conditions de trafic actuelles
• Calculer un nouveau plan de visites en tenant compte du trafic actuel
• D’autres changements dans la mise à jour de mars 2022 pour tous les utilisateurs
• Nouveaux espaces de travail « Entreprise » et « Groupe d’utilisateurs »
• Liste globale de clients et recherche de clients
• Afficher les clients de plusieurs utilisateurs en même temps sur la carte
• Modification en masse des clients de plusieurs utilisateurs en une seule étape

Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les nouvelles fonctionnalités et accueillons vos commentaires à feedback@portatour.com.

Afin d’afficher le trafic actuel sur la carte, procédez comme suit :

• Ouvrez la carte, p. ex. via Clients > Carte.
• En haut à droite, cliquez sur le bouton « Trafic actuel » avec l’icône de voiture.

L’affichage de la situation du trafic s’actualise alors automatiquement toutes les minutes jusqu’à ce que vous désactiviez l’affichage du trafic en cliquant à nouveau sur le bouton ou que vous quittiez la carte.

Vous souhaitez connaître l’impact de la situation actuelle du trafic sur les temps de trajet prévus dans votre plan ? Ces informations sont désormais disponibles dans portatour®.

Ouvrez votre plan de visites et cliquez en haut sur le bouton Trafic actuel (ou sur les petits appareils sur « Plus > Trafic actuel »).

Pour chaque trajet de la journée représentée, le système vérifie maintenant quelle serait la durée du trajet en tenant compte de la situation actuelle du trafic. La différence de temps par rapport au temps de trajet prévu est affichée :

• Si le temps de trajet prévu est actuellement réaliste ou serait même plus rapide maintenant, la ligne est surlignée en vert.
• Si le flux de trafic est actuellement plus lent que prévu, mais que la perte de temps est encore inférieure à 10 minutes, la ligne est surlignée en jaune.
• Si le trafic est actuellement beaucoup plus lent que prévu et que la perte de temps serait supérieure à 10 minutes, la ligne est surlignée en rouge.

Notez que cela représente un instantané. Plus le déplacement est éloigné dans le futur, moins le trafic actuel est informatif à son égard.

Toutefois, si la perte de temps est déjà prévue lors de votre prochain trajet, nous vous recommandons de mettre à jour le plan de visites en tenant compte du trafic actuel.

Effet de la situation actuelle du trafic sur les trajets

Vous souhaitez connaître l’impact de la situation actuelle du trafic sur les trajets spécifiques de votre plan ? Ces informations sont désormais disponibles dans portatour®.

Ouvrez votre plan de visites et cliquez en haut sur le bouton Carte (ou sur « Plus > Carte » pour les petits appareils). Vous voyez maintenant la carte avec les trajets prévus pour le jour sélectionné.

Cliquez ensuite en haut à droite sur le bouton « Trafic actuel » avec l’icône de voiture. Pour chaque trajet du jour représenté, le système vérifie s’il existe un trajet alternatif plus rapide en tenant compte de la situation actuelle du trafic. Si c’est le cas, celui-ci est affiché en bleu, tandis que le trajet initial reste visible en pointillés.

Lorsque vous cliquez sur un trajet sur la carte, vous voyez dans la barre en bas la différence de temps par rapport au temps de trajet initialement prévu.

Par défaut, portatour® utilise pour la la planification des tournées une prévision de trafic basée sur des données historiques de flux de trafic.

La nouveauté est qu’il est désormais possible, si on le souhaite, de prendre en compte les conditions de circulation actuelles dans le calcul du plan de visites – et ce pour le premier trajet, si celui-ci démarre dans les 15 minutes suivantes.

Procédez ainsi:

• Ouvrez le Plan de visites.
• Cliquez sur Actualiser plan.
• Vous serez demandé si le trafic actuel doit être pris en compte pour le premier trajet.
• Cliquez sur Trafic actuel.

La prise en compte de la situation actuelle du trafic n’a pas seulement un effet sur le temps de trajet prévu, mais elle a aussi une incidence sur la sélection automatique du premier client dans le plan de visites. Les clients pour lesquels il y a une perte de temps sur le trajet, malgré la prise en compte d’itinéraires alternatifs, sont moins susceptibles d’être planifiés comme première visite.

La mise à jour d’un plan de visites, en tenant compte du trafic actuel, prend plus de temps en raison de l’augmentation de la charge de calcul. Selon le nombre de clients, il faut compter jusqu’à 5 secondes supplémentaires.

Dans le plan de visites, vous voyez que le trafic actuel a été pris en compte par le texte supplémentaire dans la première ligne de trajet :

Si vous ne voulez pas que l’on vous demande à chaque actualisation du plan de visites si portatour® doit prendre en compte le trafic actuel, définissez le comportement souhaité dans les Paramètres du plan :

Foire aux questions

Pourquoi le trafic actuel n’est-il pris en compte dans le plan de visites que pour le premier trajet ? Et seulement si celui-ci démarre dans les 15 minutes suivantes ?

La situation actuelle du trafic est toujours un instantané qui peut changer rapidement. Pensez à un embouteillage qui disparaîtra dans l’heure qui suit.

Ou si vous calculez un plan de visites le dimanche qui ne commence que le lundi. Dans ce cas, il n’est pas judicieux d’utiliser le trafic actuel du dimanche, jour de faible affluence, pour prévoir le temps de trajet du lundi, jour de forte affluence.

Pour les trajets du plan de visites qui se situent plus loin dans le futur, il est plus judicieux de continuer à faire des prévisions de trafic sur la base de données historiques de flux de trafic.

Dois-je mettre à jour le plan de visites avant d’entamer chaque trajet afin de tenir compte du trafic actuel ?

Non. Utilisez plutôt le bouton Trafic actuel (ou sur les petits appareils, cliquez sur « Plus > Trafic actuel ») au-dessus du plan de visites. Vous pouvez ainsi savoir rapidement s’il y a des retards inattendus sur le trajet prévu. Ce n’est que si ces retards ne sont plus acceptables pour vous que vous actualisez le plan de visites pour que d’autres clients soient potentiellement proposés.

Quand dois-je désactiver la prise en compte du trafic actuel ?

Si vous vous rendez dans une région où le trafic est peu important ou généralement constant, la désactivation de cette nouvelle fonction accélère le calcul du plan de visites.

Intégration de la barre de fonctions inférieure dans la barre de fonctions supérieure

Sur toutes les pages, les boutons qui se trouvaient auparavant dans la barre de fonctions en bas de la page ont été déplacés dans la barre de fonctions supérieure. Avec l’avantage qu’il n’y a plus qu’une seule barre de fonctions et qu’il n’est plus nécessaire de défiler vers le bas.

Les fonctions habituellement peu utilisées sont regroupées sous le bouton de droite Plus. De même, sur les smartphones étroits, certaines fonctions sont déplacées sous Plus pour des raisons de place.

Exemple de plan de visites :

Clic sur Plus :

Modification de l’affichage des menus

Pour une meilleure lisibilité, les menus ont été modernisés. Voir la comparaison avant/après ci-dessous :

Support de « Petal Maps » comme application de navigation

L’application de navigation « Petal Maps », surtout répandue sur les smartphones Huawei, est désormais directement supportée par portatour®. Si vous avez installé cette application sur votre smartphone et que vous souhaitez la lancer automatiquement lorsque vous cliquez sur Navigation, procédez comme suit :

• Dans le menu principal, ouvrez les Options.
• Cliquez sur Paramètres du programme.
• Dans la section GPS Navigation, passez à Petal Maps.
• Cliquez sur Enregistrer.

Carte : affichage des trajets au lieu des lignes aériennes par défaut

Lorsque vous affichez les plans de visites nouvellement calculés sur la carte, les trajets concrets sont désormais affichés par défaut au lieu des lignes aériennes simplifiées.

Le bouton de la roue dentée en haut à droite de la carte permet toujours de passer des trajets aux lignes aériennes.

Cette nouvelle fonction concerne les administrateurs et les superviseurs.

Dans le passé, avez-vous déjà eu au moins un des souhaits suivants à l’égard de portatour® ?

• Recherche rapide de clients sur plusieurs comptes d’utilisateurs
• Afficher les clients de plusieurs utilisateurs en même temps sur la carte
• Modification en masse des clients de plusieurs utilisateurs en une seule étape

Oui ? Alors vous aurez beaucoup de plaisir à utiliser les nouveaux espaces de travail « Entreprise » et « Groupe d’utilisateurs ».

Dans portatour®, vous trouverez en haut la nouvelle barre d’espace de travail. Celle-ci affiche le nom de votre entreprise et l’espace de travail dans lequel vous vous trouvez actuellement. Le nom de l’entreprise affiché peut être modifié par un administrateur dans les options de l’entreprise, dans la section « Entreprise » sous « Paramètres du programme ».

Le choix de l’espace de travail détermine à partir de quel(s) utilisateur(s) vous pouvez actuellement voir et modifier les données.

Il y a quatre types d’espaces de travail :

• Votre espace personnel. Vous ne voyez que vos propres clients, à condition que vous vous occupiez des clients vous-même. Dans le cas contraire, votre espace de travail personnel se réduit aux paramètres personnels.
• L’espace de travail d’unautre utilisateur. Vous ne voyez que les clients de l’utilisateur sélectionné.
• Nouveau : L’espace de travail detoute l’entreprise. Vous voyez les clients de tous les utilisateurs de votre entreprise auxquels vous avez accès.
• Nouveau : L’espace de travail d’un groupe d’utilisateurs. Vous voyez les clients des utilisateurs qui appartiennent au groupe d’utilisateurs sélectionné.

Changer d’espace de travail

Pour changer d’espace de travail, cliquez sur le champ de sélection blanc dans la barre d’espace de travail. Une fenêtre de sélection avec recherche rapide s’ouvre :

Vous trouverez une liste de tous les espaces de travail auxquels vous avez accès.

Un clic sur une entrée de la liste permet d’accéder à cet espace de travail. Pour ouvrir l’espace de travail dans une nouvelle fenêtre de navigation, cliquez sur l’icône de flèche à droite. Vous pouvez ainsi ouvrir plusieurs espaces de travail en parallèle.

Dans la barre des espaces de travail, vous trouverez également deux boutons permettant de passer rapidement, en un clic, à l’espace de travail de l’entreprise (bouton de droite) ou à l’espace de travail personnel (bouton de gauche) :

En cas de changement d’espace de travail, portatour® reste sur la page affichée en conservant les paramètres, dans la mesure où cette page ou ce paramètre est possible dans le nouvel espace de travail. Exemple : Si vous êtes en train de consulter la liste des clients avec recherche avancée des « clients en retard » dans l’espace de travail de l’utilisateur A et que vous passez ensuite à l’espace de travail de l’utilisateur B, vous accédez là aussi à la liste des clients avec les clients en retard.

Le nouvel espace de travail « Entreprise »

Dans cet espace de travail, vous avez accès à trois options principales du menu :

• Utilisateurs : vous trouverez ici la gestion des utilisateurs bien connue. Jusqu’à présent, l’accès se trouvait dans les options d’un administrateur ou d’un superviseur.
• Clients : vous trouverez ici la nouvelle liste de clients et la recherche de clients à l’échelle de l’entreprise.
• Options : vous trouverez ici les options connues à l’échelle de l’entreprise. L’accès à ces options se trouvait jusqu’à présent dans les options d’un administrateur.

Le nouvel espace de travail d’un groupe d’utilisateurs

Cet espace de travail se comporte de la même manière que l’espace de travail de l’entreprise, à la différence que les données ne sont pas chargées depuis tous les comptes d’utilisateurs, mais uniquement depuis les utilisateurs du groupe d’utilisateurs concerné.

Astuce : les espaces de travail pour les groupes d’utilisateurs ne sont possibles que si votre entreprise dispose de 10 licences portatour® ou plus. Les groupes d’utilisateurs doivent être activés une fois par votre administrateur dans les options de l’entreprise.

Cette nouvelle fonction concerne les administrateurs et les superviseurs.

Lorsque vous ouvrez la liste des clients dans l’espace de travail de l’entreprise ou d’un groupe d’utilisateurs, les clients des comptes d’utilisateurs correspondants sont chargés et affichés dans une liste commune.

Astuce : L’accès aux clients à l’échelle de l’entreprise n’est disponible que si le compte de l’entreprise comporte un maximum de 50 comptes d’utilisateurs. Si vous avez plus d’utilisateurs, utilisez les espaces de travail des groupes d’utilisateurs ayant un maximum de 50 utilisateurs pour accéder aux clients de tous les utilisateurs.

Dans la liste de clients globale, vous disposez de presque toutes les fonctions que vous connaissez déjà dans la liste de clients d’un seul utilisateur, par exemple la recherche rapide, la recherche avancée, les recherches enregistrées, la vue de carte, le mode de sélection et modification en masse.

Particularités et différences :

• Dans la colonne de droite, le nom de l’utilisateur dans le compte duquel le client se trouve effectivement est également affiché.
• Si vous ouvrez maintenant la page de détails d’un client, portatour® passe automatiquement à l’espace de travail de l’utilisateur concerné. En cliquant sur le bouton Retour, vous revenez à l’espace de travail de l’entreprise.
• La création d’un nouveau client n’est pas possible dans l’espace de travail de l’entreprise. Passez auparavant dans l’espace de travail de l’utilisateur qui doit s’occuper du client pour y créer le client.
• Dans la recherche avancée, des filtres sont disponibles pour les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs.

Astuce : la liste des clients représente au maximum les 3.000 premières entrées. Utilisez éventuellement la recherche ou le tri si les clients souhaités ne s’y trouvent pas.