Extension de la gestion des utilisateurs

Cette nouveauté concerne les administrateurs d’accès d’entreprise avec au moins deux utilisateurs.

Liste des utilisateurs et page détaillée des utilisateurs

Cliquer sur un utilisateur dans la liste des utilisateurs ouvre maintenant la nouvelle vue détaillée de l’utilisateur. Pour obtenir le menu contextuel de la manière habituelle, cliquez à droite sur l’icône représentant une « flèche vers le bas » ou utilisez le clic droit de la souris.

Copier le lien d’accès dans le presse-papiers

La vue détaillée des utilisateurs permet maintenant de copier le lien d’accès d’un utilisateur dans le presse-papiers, afin de l’envoyer à l’utilisateur par un autre moyen que par e-mail.

Mode de sélection et modification en masse dans la liste des utilisateurs

En dessous de la liste des utilisateurs, vous trouverez des boutons pour démarrer le mode de sélection et la modification en masse. La modification en masse offre actuellement les fonctions permettant de gérer les possibilités de connexion des utilisateurs, par exemple l’activation des connexions, l’envoi d’invitations et de liens d’accès et la désactivation des connexions.

Extension de l’affichage des champs personnalisés

Afficher des noms de champs plus longs

Lors de l’affichage des champs personnalisés, le nom du champ était jusqu’à présent abrégé à partir de 10 caractères. Les appareils mobiles étant devenus plus grands, le noms de champ ne sont désormais abrégés qu’à partir de 20 caractères.

Remarque : si vous modifiez les noms des champs au cours de cette opération, n’oubliez pas que les noms des colonnes dans le fichier d’exportation sont également concernés. Il faut en tenir compte si le fichier est traité de manière automatisée. La modification des noms de champs n’a aucun effet sur l’importation.

Modifier la position des noms de champs

Jusqu’à présent, le nom du champ était toujours affiché à gauche et le contenu du champ à droite.

Ce comportement peut désormais être modifié individuellement pour chaque groupe de champs afin de mieux utiliser l’espace de l’écran, en particulier pour les textes longs ou multilignes :

Les captures d’écran suivantes illustrent les effets des trois paramètrages différents :

Toujours à gauche :

Au-dessus pour les textes multilignes :

Toujours au-dessus :

Remarques :

  • Pour les groupes de champs nouvellement créés, le paramètre «Au-dessus pour les champs de texte multilignes» est prédéfini. C’est également ce que nous recommandons. .
  • Ce paramètre a également un impact sur la fenêtre de modification des champs personnalisés.

Affichage des noms de groupes de champs

Si les champs personnalisés des comptes rendus sont divisés en plusieurs groupes, les noms de groupe sont désormais également affichés dans les vues. L’effet est surtout visible lorsque le choix d’affichage de la liste des comptes rendus n’est pas sur « rapport tronqué », mais sur « rapport complet ». L’utilisateur peut le configurer dans ses options sous « Paramètres du programme > Liste de clients > Rapport complet » ou « Paramètres du programme > Liste des comptes rendus > Rapport complet ».

Sectorisation commerciale : rechercher des domiciles appropriés pour un secteur

Cette nouveauté concerne les administrateurs et les superviseurs des accès d’entreprise disposant de la sectorisation commerciale.

Si vous êtes responsable de la force de vente, vous connaissez l’importance du lieu de résidence lorsque vous cherchez à recruter un nouveau collaborateur pour un secteur commercial vacant : vous réfléchissez aux villes ou aux régions dans lesquelles vous souhaitez trouver des candidats et à l’impact des différents lieux de domicile sur les temps de conduite prévus et donc la couverture du secteur.

C’est précisément à cette question que répond la nouvelle fonction « Adéquation du domicile » de portatour®. Voici comment procéder :

  1. Lancez une optimisation.
  2. Allez dans « Situation initiale > Paramètres ».
  3. Dans la section « Autres », changez le paramètre « Adéquation du domicile » de « Ne pas calculer » à « Calculer ».
  4. Cliquez sur « Mettre à jour » dans le message d’alerte jaune pour recalculer la situation initiale.
  5. Allez dans « Situation initiale > Carte ».
  6. Utilisez la roue d’engrenage dans les options en haut à droite pour sélectionner « Affichage : adéquation du domicile ».
  7. En dessous, utilisez la boîte de sélection pour choisir le secteur souhaité.

Vous voyez maintenant les clients du secteur sélectionné colorés selon une échelle vert-jaune-rouge. Les lieux verts (5 étoiles) conviennent très bien comme domicile pour le secteur, les lieux rouges (0 étoiles) sont plutôt inadaptés.

En cliquant sur le lieu en question, vous obtenez des informations détaillées supplémentaires sur l’utilisateur si il s’occupait du secteur depuis cet endroit. Ces informations détaillées sont également prises en compte dans l’évaluation automatique de l’adéquation du domicile.

Remarque : les calculs de la situation initiale sont significativement ralentis par le calcul de l’adéquation du domicile. Désactivez-le dans les paramètres de la situation initiale quand vous n’avez plus besoin de cette fonction.

Sectorisation commerciale: extension des paramètres pour les nuitées et la vitesse de conduite

21Cette nouveauté concerne les administrateurs et les superviseurs des accès d’entreprise disposant de la sectorisation commerciale.

Dans « Situation initiale > Paramètres », trois nouveaux paramètres permettent d’adapter encore mieux l’analyse et l’optimisation du secteur à votre situation. La structure de cette page a également été revue.

Utilisateur: Nuitée > volonté de passer la nuit sur place

Lors du calcul du nombre de nuitées attendues, la sectorisation commerciale tient compte de tous les paramètres relatifs aux nuitées dans portatour®. Néanmoins, dans la pratique, il peut arriver que l’utilisateur découche plus ou moins souvent, par exemple en raison de rendez-vous manuels de nuitée à domicile ou dans des hôtels.

Pour en tenir compte lors de l’optimisation de la sectorisation, vous pouvez influencer le nombre de nuitées à l’aide du nouveau paramètre « volonté de passer la nuit sur place ». « Faible » entraîne moins de nuitées calculées et plus de temps de trajet, « Élevé » entraîne plus de nuitées et réduit le temps de déplacement.

Sous « Ajustements manuels > Modifications utilisateur », ce paramètre peut être modifié individuellement par utilisateur. Si vous souhaitez modifier individuellement ce paramètre dès la situation initiale, réglez « Modifiable par utilisateur » sur « Oui ».

Remarque : veuillez noter que la modification du paramètre n’influence pas systématiquement le nombre de nuitées. Si, par exemple, peu de clients répondent aux critères de nuitées à l’extérieur, même l’augmentation de la disponibilité à avoir une nuitée n’entraînera pas plus de nuitées, car il n’est pas nécessaire ou autorisé de passer plus de nuitées..

Utilisateur : Accessibilité client > Nombre maximal de nuitées à l’extérieur

Avec ce paramètre, vous définissez – en plus de la distance maximale ou du temps maximal de conduite – l’étendue géographique maximale d’un secteur. Par défaut, un client doit pouvoir être atteint avec une nuitée au maximum depuis son domicile, ce qui correspond généralement à une distance de plus de 1 000 km. Si, dans des cas exceptionnels, vous souhaitez autoriser des secteurs encore plus grands, réglez cette valeur sur « Au choix ». La vitesse de calcul sera alors plus lente.

Sous « Ajustements manuels > Modifications utilisateur », ce paramètre peut être modifié individuellement par utilisateur. Si vous souhaitez déjà modifier individuellement ce paramètre dans la situation initiale, réglez « Modifiable par utilisateur » sur « Oui ».

Vitesse de conduite

Pour optimiser la sectorisation, portatour® utilise des données historiques sur la vitesse de conduite qui ont été collectées par des fournisseurs de systèmes de navigation et de téléphonie mobile en mesurant les données de mouvement de millions d’usagers de la route et qui sont mises à disposition pour les tronçons routiers concernés.

Pour optimiser la sectorisation en vous écartant de ces valeurs moyennes, utilisez ce paramètre. Le paramètre modifié s’applique de la même manière à tous les secteurs.

Sectorisation commerciale : autres améliorations

Cette nouveauté concerne les administrateurs et les superviseurs des accès d’entreprise disposant de la sectorisation commerciale.

  • Dans le tableau, cliquez sur l’en-tête de colonne « Utilisateur » pour faire apparaître les colonnes supplémentaires « Horaires de travail » et « Part des horaires de travail ».
  • Dans le post-traitement, il est désormais possible d’effectuer des modifications utilisateur et des modifications client. Utilisez cette possibilité si vous êtes satisfait de l’optimisation des affectations clients, mais que vous souhaitez en plus évaluer et appliquer l’impact de différents paramètres clients ou utilisateurs.
  • Lors de l’exportation des clients de la sectorisation commerciale, il existe une nouvelle option « Clients inclus dans le résultat ». Ainsi, les clients que vous avez exclus dans la situation initiale ne seront pas exportés.

Restrictions d’accès basées sur l’adresse IP

Cette nouveauté concerne les administrateurs de comptes entreprise ayant un minimum de deux utilisateurs.

Souhaitez-vous autoriser l’accès à votre portatour® uniquement à partir de certaines adresses IP spécifiques – par exemple, pour permettre uniquement l’accès aux appareils gérés par l’entreprise et connectés à votre réseau local (LAN) ou à votre VPN ? Suivez ces étapes :

  1. Allez dans l’espace de travail « Organisation »
  2. Ouvrez les options
  3. Dans la section « Sécurité », cliquez sur « Restrictions d’accès basées sur l’IP »
  4. Les différents niveaux d’autorisation utilisateur s’affichent, réglez la boîte de sélection sur « Restreint » pour les utilisateurs souhaités.
  5. Un champ de saisie apparaît alors, saisissez les adresses IP ou plages d’adresses IP à partir desquelles vous souhaitez autoriser l’accès. Séparez plusieurs entrées par des sauts de ligne.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ». La restriction d’accès prend effet immédiatement.

Les utilisateurs qui sont connectés avec succès mais qui tentent d’accéder depuis une adresse IP non autorisée recevront le message d’erreur suivant :

Remarques :

  • Veillez à manipuler ces restrictions avec soin. Le risque de vous bloquer ou de bloquer par erreur d’autres utilisateurs de votre entreprise est élevé.
  • Idéalement, enregistrez plusieurs adresses IP, par exemple des adresses IP redondantes de votre bureau, pour pouvoir continuer à accéder à portatour® en cas d’urgence. Assurez-vous que ces adresses IP soient statiques.
  • Lorsque vous apportez des modifications à la configuration réseau de votre entreprise, pensez à lever les restrictions ou à ajouter d’autres adresses IP à temps.
  • Seules les adresses IPv4 sont supportées – pas les adresses IPv6.

Fusionner deux clients

Vous est-il déjà arrivé qu’un même client apparaisse deux fois dans portatour® Anywhere ?

Cela vient fréquemment du fait que le client ait d’abord été créé manuellement dans portatour® alors qu’il n’était qu’un « prospect ». Lors de la première commande, le client est alors également créé dans le système ERP de votre entreprise, puis importé automatiquement dans portatour®. Le résultat : des doublons dans portatour®.

Avec la nouvelle fonction « Fusionner clients », vous éliminerez les doublons sans perdre de données. Voici comment procéder :

  1. Ouvrez la page d’un client que vous souhaitez fusionner.
  2. Cliquez en bas sur le bouton « Actions » > « Fusionner client ».
  3. Cherchez le deuxième client, avec lequel vous souhaitez fusionner le premier.
  4. Une nouvelle fenêtre apparaît, affichant une comparaison des données des deux clients.
  5. Dans la ligne « Client cible », sélectionnez lequel des deux enregistrements doit être conservé.
  6. Dans les autres lignes, sélectionnez les données que vous souhaitez transférer. Pour les champs de texte, il est possible de combiner les deux textes. Sélectionnez la colonne de droite « Combiné » pour ce faire.
  7. Cliquez sur « Fusionner »
  8. Les données sélectionnées ainsi que toutes les données associées (rendez-vous, tâches, Comptes rendus et périodes de blocage) seront déplacées vers le client cible. L’autre client sera déplacé dans la corbeille.

Et voilà, le doublon a été supprimé.

Remarques :

  • Autorisations restreintes :
    • Cette fonction est disponible uniquement si vous, en tant qu’utilisateur, avez les autorisations « Clients > Supprimer » et « Comptes rendus > Changer historique ».
    • En raison de restrictions d’autorisation, la sélection du client à partir duquel les données doivent être récupérées peut être désactivée pour certains champs. Dans ces cas, les données du client cible seront utilisées.
  • Si seul un des deux enregistrements a un ID externe, il devrait être choisi comme client cible. C’est également le réglage défini par défaut. L’ID externe indique en effet une importation de données (régulière).
  • Par défaut, seuls les champs où les données des deux clients sont diffèrentes sont affichés dans le tableau. Pour ces champs, portatour® tente de faire une présélection pertinente. Vous pouvez ajuster cette sélection si besoin. Si vous voulez également afficher les champs ayant les mêmes données, basculez l’option dans la boîte de sélection en haut de « Avec conflit » à « Tous ».
  • Si vous souhaitez fusionner trois enregistrements ou plus en un seul client, répétez la procédure ci-dessus plusieurs fois.
  • Cette fonction n’est pas disponible lorsque portatour® est lié à une source externe de données (par exemple Salesforce, Dynamics CRM, Veeva CRM).

Mise à jour majeure de mai 2023

Après une période de développement intensive, nous avons publié aujourd’hui une mise à jour majeure de portatour®. Pour lire les détails sur les nouvelles fonctionnalités, déroulez la page simplement vers le bas ou utilisez les liens suivants:

Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir et de succès avec ces nouvelles fonctionnalités et nous réjouissons de vos retours à feedback@portatour.com .