Aujourd’hui, avec l’épidémie du coronavirus, de nombreux représentants itinérants ne peuvent pas rendre visites à leurs clients en personne, et que le contact est seulement possible par téléphone.

Ces appels téléphoniques peuvent être un substitut à une visite et l’intervalle de visite devrait alors être réinitialisé. Pour ce faire, il y a un nouvel élément de menu dans portatour® nommé Appel en place de visite, qui apparaît quand vous cliquez sur Nouveau compte rendu dans la page détails du client.

Quelles sont les différences avec le compte rendu de visite normal ? Le compte rendu est de type « Autres » avec comme sujet « Appel téléphonique en place de visite ». Par ailleurs, ce compte rendu n’affecte pas le point de départ si le plan de visite est mis à jour par la suite.

Comme pour le compte rendu de visite normal, la date de la dernière visite est mise à jour pour le client, ce qui veut dire que l’intervalle de visite est réinitialisé. Cet appel téléphonique a remplacé une visite.

Voici un tableau résumant les caractéristiques des différents comptes rendus :

Remarque : les éléments de menu qui sont réellement visibles dépendent des paramètres dans les options de la rubrique « Reporting ».

Pour exporter les données de tous les comptes utilisateur, vous deviez auparavant vous connecter à chaque compte utilisateur individuellement ou utiliser l’API pour réaliser l’export. Ce processus est désormais beaucoup plus facile grâce à cette mise à jour.

Voici comment cela fonctionne :

1. Ouvrez les Options en tant qu’administrateur ou superviseur.
2. Cliquez sur Exporter données dans la section entreprise Gestion de données .
3. Sélectionnez dans le menu les données que vous souhaitez exporter (Clients, Rendez-vous, Tâches, Comptes Rendus, Utilisateurs ).
4. Si vous utilisez des groupes d’utilisateurs, sélectionnez si vous voulez exporter les données de tous les utilisateurs ou seulement d’un groupe d’utilisateurs spécifique.
5. Si nécessaire, modifiez d’autres paramètres d’exportation (Format, Période de temps, …).
6. Cliquez sur Télécharger .

Vous allez maintenant recevoir les données dans un fichier téléchargé via votre navigateur.

Veuillez prendre en consideration :

• Ce processus peut être plus long si le nombre d’utilisateurs ou d’enregistrements de données est important. Laissez le navigateur ouvert pendant ce processus et restez sur la page.
• Les limites pour le téléchargement sont de 100 000 lignes et 100 comptes utilisateurs. Si les limites sont dépassées, le processus est interrompu. Dans ce cas, limitez l’exportation à un groupe d’utilisateurs, ou utilisez l’API pour le téléchargement automatique à partir des comptes utilisateurs individuels.
• La fonctionnalité d’exportation n’est pas disponible si vous utilisez portatour® en combinaison avec Salesforce ou Dynamics CRM. Les noms de champs traduits doivent provenir de là.

Pour importer les données des clients dans portatour®, il était auparavant nécessaire de diviser les données des clients : un dossier par représentant itinérant avec ses clients. Ces fichiers ont ensuite dû être téléchargés individuellement. C’est désormais fini !

Depuis cette mise à jour, il est également possible de télécharger un fichier commun avec tous les clients de tous les représentants itinérants. La seule chose importante est que le fichier contienne une colonne séparée pour chaque client avec le représentant itinérant correspondant – soit une adresse e-mail ou un numéro d’employé.

Voici comment cela fonctionne :

1. Ouvrez les Options en tant qu’administrateur ou superviseur.
2. Cliquez sur Importer données dans la section entreprise Gestion de données .
3. Sélectionnez dans le menu les données que vous souhaitez importer (Clients, Rendez-vous, Tâches, Comptes Rendus, Utilisateurs ).
4. Suivez les étapes de l’assistant d’importation, que vous connaissez déjà grâce à l’importation de données par utilisateur individuel (voir l’aide en ligne pour plus d’informations). Si vous avez déjà enregistré des configurations d’import, vous pouvez les utiliser.
5. Sur la nouvelle page Attribution des utilisateurs, sélectionnez s’il faut attribuer les clients aux utilisateurs par adresse e-mail ou par numéro d’employé. Remarque : si vous utilisez des numéros d’employés, assurez-vous qu’ils sont correctement enregistrés pour les différents utilisateurs dans la Gestion des utilisateurs de portatour®.
6. Sur la nouvelle page Sélection des utilisateurs , vérifiez que les utilisateurs trouvés et le nombre de lignes à importer soient corrects.
   • Vérifiez l’orthographe correcte des adresses e-mail ou la précision des numéros d’employés tant dans le fichier d’importation que dans la gestion des utilisateurs si l’attribution n’a pas fonctionnée.
   • Vous recevrez également un message s’il n’y a pas de lignes dans votre fichier d’importation correspondant aux utilisateurs dans portatour®.
7. Décochez la case Importer pour les utilisateurs que vous souhaitez exclure de l’importation.
8. Suivez les étapes de l’assistant d’importation que vous connaissez déjà.
9. Vous allez maintenant voir l’aperçu pour le premier utilisateur. Vérifiez de manière habituelle.
10. Décidez comment vous voulez procéder :
    • Cliquez sur Retour si vous rencontrez des problèmes dans l’aperçu et que vous souhaitez modifier les paramètres.
    • Cliquez sur Importer lorsque l’aperçu est correct et que vous souhaitez importer les données pour cet utilisateur. Vous verrez le résultat de l’importation pour cet utilisateur dans un résumé. Vous accédez ensuite à l’aperçu du prochain utilisateur.
    • Cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas effectuer l’importation pour cet utilisateur et continuer avec l’aperçu de l’utilisateur suivant.
    • Cliquez sur Importer tous les utilisateurs si vous souhaitez effectuer l’importation pour tous les autres utilisateurs sans vérifier l’aperçu par utilisateur.
      • Astuce: n’utilisez cette option qu’après avoir suffisamment vérifié que les données et les paramètres sont effectivement corrects pour certains utilisateurs en les important.

11. Après le dernier utilisateur, vous verrez un résumé général. Vous pouvez également télécharger les configurations d’import.

Prenez en considération :

• Lorsque vous téléchargez un fichier Excel ou ODS, toutes les lignes doivent se trouver sur une seule feuille de calcul. L’attribution des clients aux utilisateurs doit être faite par une colonne (adresse e-mail ou numéro d’employé) comme décrit, et non en séparant les feuilles de calcul.
• Les limites pour l’importation sont de 100 000 lignes et 100 comptes utilisateurs. Si les limites sont dépassées, le processus est interrompu. Dans ce cas, divisez manuellement le fichier d’importation en plusieurs fichiers. En alternative utilisez nos scripts API pour le fractionnement et le téléchargement automatiques.
• Un point de restauration est créé à l’échelle de l’organisation pour tous les comptes utilisateurs avant le processus d’importation. Si le processus d’importation produit un résultat inattendu, par exemple, en raison d’un fichier d’importation incorrect ou d’une attribution de champ incorrecte, réinitialisez à ce point de restauration, soit à l’échelle de l’entreprise pour tous les utilisateurs, soit pour les comptes utilisateurs individuels affectés. Gardez à l’esprit que toute donnée saisie par les utilisateurs entre-temps sera perdue.
• La fonctionnalité d’importation n’est pas disponible si vous utilisez portatour® en combinaison avec Salesforce ou Dynamics CRM. Les données sont automatiquement synchronisées à partir de là.

Afin d’importer les données client d’un utilisateur, le fichier d’importation ne pouvait auparavant contenir que les clients de cet utilisateur.

Depuis cette mise à jour, l’assistant d’importation permet de filtrer par adresse e-mail ou par numéro d’employé. Cela signifie que le fichier d’importation peut également contenir des clients d’autres représentants itinérants s’il y a une colonne avec l’adresse e-mail ou le numéro d’employé.

Pour ce faire, après avoir téléchargé le fichier d’importation vers la nouvelle page Filtrage, modifiez le paramètre dans l’assistant d’importation de sorte qu’au lieu de exclusivement pour moi (= l’utilisateur concerné), le fichier contienne les données pour plusieurs utilisateurs.

Sélectionnez ensuite si le filtrage doit être effectué par adresse e-mail ou par numéro d’employé , et dans quelle colonne du fichier d’importation se trouve l’attribution.

Remarque : vous pouvez également utiliser la nouvelle importation à l’échelle de l’entreprise. Il suffit de cocher seulement l’utilisateur que vous souhaitez importer lors de la sélection des utilisateurs.

Grâce aux recherches enregistrées, chaque utilisateur peut filtrer ou trier la liste des clients différemment selon l’objectif et l’utiliser à tout moment en appuyant sur un bouton.

Une nouvelle caractéristique de cette mise à jour est que les administrateurs peuvent désormais créer des recherches enregistrées de manière centralisée qui peuvent être utilisées par tous les utilisateurs.

Voici comment cela fonctionne :

1. Si vous êtes un administrateur et vous n’avez pas de clients, connectez-vous d’abord à un compte d’utilisateur qui a des clients.
2. Passez à la liste des clients.
3. Utilisez la Recherche avancée pour définir les filtres et tris souhaités.
4. Cliquez sur Enregistrées.
5. Cliquez sur Enregistrer recherche pour toute l’organisation…
6. Saisissez un nom.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Cette recherche enregistrée est désormais accessible pour tous les utilisateurs.

A considérer:

• Seuls les administrateurs peuvent créer et supprimer des recherches enregistrées pour toute l’organisation.
• Cette fonctionnalité est disponible non seulement pour la liste de clients mais aussi pour toutes les autres listes, c’est-à-dire aussi pour les rendez-vous, les tâches, les comptes rendus et les utilisateurs. Il suffit de cliquer sur l’icône « Rechercher » au-dessus de la liste correspondante.

Votre compte entreprise portatour® comporte-t-il des utilisateurs qui utilisent des langues différentes ? Utilisez-vous des champs personnalisés ? Si c’est le cas, vous pouvez désormais traduire ces champs dans d’autres langues.

Voici comment cela fonctionne :

1. En tant qu’administrateur, ouvrez les Options.
2. Cliquez sur Traductions dans la section Gestion de données .
3. Dans le menu, sélectionnez la langue pour laquelle vous souhaitez saisir des traductions.
4. Vous verrez maintenant une liste alphabétique avec tous les noms, valeurs et descriptions de vos champs personnalisés. Par ailleurs, les noms des recherches enregistrées pour toute l’organisation sont également inclus.
5. Saisissez les traductions dans la langue souhaitée. Laissez les traductions en blanc si vous voulez continuer à utiliser le texte original pour celles-ci.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs avec cette langue voient alors les textes traduits dans portatour®.

A considérer:

• La modification d’un texte original entraîne l’abandon des traductions de ce texte. N’oubliez donc pas d’ajouter des traductions lorsque vous apportez des modifications aux champs personnalisés. Un rappel vous sera envoyé lorsque vous enregistrez les champs personnalisés.
• Lorsque vous traduisez les valeurs des champs de sélection, les recherches enregistrées basées sur ces valeurs de champ peuvent ne pas fonctionner. Pour les recherches enregistrées pour toute l’organisation, utilisez la clé de la valeur du champ de sélection en employant un filtre de recherche « est égal à ». Pour les recherches enregistrées par les utilisateurs, nous recommandons d’utiliser la traduction des valeurs des champs de sélection dans la langue de l’utilisateur.
• Les traductions des noms de champs sont également utilisées dans les en-têtes de colonnes lors de l’exportation. Tenez-en compte lorsque vous traitez les fichiers exportés dans d’autres systèmes.
• La fonctionnalité de traduction n’est pas disponible si vous utilisez portatour® en combinaison avec Salesforce ou Dynamics CRM. Les noms de champs traduits doivent provenir de là.

Après une période de développement intensive, nous avons publié aujourd’hui une mise à jour importante de portatour®. Pour lire les détails sur les nouvelles fonctionnalités, simplement déroulez vers le bas ou utilisez les liens suivants:<ul>

• Recherche de rendez-vous, de tâches, de comptes rendus et d’utilisateurs
• Trouver des hôtels via Booking.com
• Déplacer les jours dans le plan de visites
• D’autres améliorations en mars 2020

Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les nouvelles fonctionnalités et accueillons vos commentaires à feedback@portatour.com.