Avec la mise à jour d’aujourd’hui, nous avons amélioré de nombreuses fonctionnalités de portatour® afin de le rendre encore plus facile à utiliser et de vous permettre d’obtenir les résultats souhaités en moins de clics.

Nous espérons que vous apprécierez cette mise à jour du logiciel et attendons vos commentaires à feedback@portatour.com.

Améliorations à la saisie des rendez-vous

• Au lieu de la durée du rendez-vous, vous pouvez sélectionner l’heure de fin du rendez-vous dans une liste. La durée qui en résulte est affichée comme information supplémentaire. Pour saisir les heures et les minutes séparément, cliquez simplement sur le symbole du clavier.

Nouvel affichage et saisie de longues durées

• Désormais, les durées de plus d’une heure sont affichées en heures et en minutes, par exemple « 105 minutes » est maintenant affiché comme « 1 h 45 min ».
• En cliquant sur l’icône du clavier, vous pouvez saisir les heures et les minutes séparément.

Améliorations aux comptes rendus

• L’heure de début et de fin du compte rendu peut désormais être prise directement du rendez-vous réalisé ou de la proposition de visite terminée. Cliquez simplement sur l’icône […] pour accepter les heures.

• Le champ « Rappel » se trouve maintenant en dessous du compte rendu de visite, car le champ se réfère à la visite client suivante. Afin de le rendre plus visible, le champs est également affiché sous la rubrique « prochaine visite ».

Améliorations sur la carte

• Afin de visualiser tous les itinéraires d’une semaine entière en même temps sur la carte du plan de visites, cliquez simplement sur le bouton à gauche de la sélection du jour. Pour afficher les itinéraires des différents jours, il suffit de sélectionner la date souhaitée.

Améliorations du calendrier

• Affichage des semaines du calendrier dans l’aperçu mensuel
• Afin de passer rapidement à une autre date cliquez sur la rubrique bleue qui ouvre la nouvelle fenêtre « Aller à ».

Améliorations à la liste des rendez-vous

• En plus des rendez-vous futurs, les rendez-vous passés peuvent désormais être affichés dans une liste. Cliquez sur « Passé » pour afficher les rendez-vous des 90 derniers jours. Vous pouvez accéder à la liste des rendez-vous en cliquant sur le symbole de la liste dans le coin supérieur droit du calendrier.

Aperçu des différents niveaux d’autorisation lors de la connexion en tant qu’utilisateur

• Jusqu’à maintenant, les administrateurs et superviseurs pouvaient se connecter en tant qu’utilisateur en gardant leur droits respectifs. Maintenant vous avez la possibilité de sélectionner le niveau d’autorisation du compte auquel vous vous êtes connecté. En cliquant sur le symbole de la roue dentée dans l’en-tête vous pouvez visualiser le compte du point du vue de l’utilisateur.

Après une période de développement intensive, nous avons finalisé aujourd’hui une mise à jour importante de portatour®. Pour lire les détails sur les nouvelles fonctionnalités, simplement déroulez vers le bas ou utilisez les liens directs suivants:

• Menu principal et en-tête du calendrier dans un nouveau design
• Gestion de tâches dans portatour®
• Filtrage de clients en utilisant une liste externe
• Augmentation des limites d’utilisation de l’API

Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les nouvelles fonctionnalités et accueillons vos commentaires à feedback@portatour.com .

En cliquant sur le bouton du menu principal, maintenant plus visible, les éléments de menu apparaissent sous la forme de symbole pour une meilleure utilisation de l’espace sur les smartphones :

S’il y a des indications importantes, le bouton du menu principal devient tout rouge :

L’accès aux « tâches » et aux « comptes rendus » est possible sur des grands écrans directement à partir de la barre du menu principal:

L’entrée originale du menu principal « Rendez-vous » a été renommée en « Calendrier », parce que l’affichage du calendrier a reçu des nouvelles fonctions au fil du temps et montre maintenant aussi les propositions de visites, comptes rendus et tâches en plus des rendez-vous.

L’entrée « Calendrier » du menu principal ouvre toujours la vue du calendrier. Pour afficher la liste des rendez-vous, cliquez sur le bouton de liste dans le calendrier.

Les étiquettes de jour du calendrier ont un nouveau design. Les jours apparaissent dans une police plus grande, la référence à l’affichage de la carte et la présence des tâches sont affichées avec des symboles. La petite flèche vers le bas indique qu’un menu s’ouvre lorsque vous cliquez dessus.

En plus du lien déjà connu pour l’affichage de la carte, ce menu contient également un nouveau lien vers le plan de visites pour la journée et des nouvelles fonctions pour la gestion des tâches.

En outre, pour une meilleure vue d’ensemble du calendrier hebdomadaire et mensuel, les seuls jours affichés sont ceux de la semaine programmés pour les visites en fonction des horaires de travail configurés. Si un rendez-vous est saisi un jour non ouvrable, celui-ci est également affiché dans le calendrier.

Cette fonction a été souhaitée par de nombreux utilisateurs et est maintenant disponible : la gestion de tâches directement dans portatour®.

Utilisez les tâches dans portatour® pour gérer les activités que vous avez encore à faire. Cela vous permettra d’avoir un esprit clair, sans oublier vos tâches. Les post-it appartiennent désormais au passé.

Voici quelques cas d’utilisation que vous pouvez aborder avec des tâches de portatour® :

• • « Créer un devis pour le client Grande Société SA le vendredi » : Une tâche avec date et référence à un client.
  • « Appelez le client Acme Sàrl tous les mercredis et, si nécessaire, prenez commande, puisque le client est en tournée de livraison du camion pour jeudi » : une tâche en série avec référence client. »
  • « Remplir le questionnaire X lors de la prochaine visite du client SOGER SA » : une tâche avec référence client, mais sans date concrète.
  • « Créer mon rapport de dépenses pour le mois précédent tous les 1er du mois » : une tâche en série sans référence client.

Liste pour création et exécution des tâches

Dans le Menu principal vous accédez à la nouvelle Liste de tâches en cliquant sur « Tâches« .

Vous créez une nouvelle tâche à l’aide des boutons « Nouvelle tâche » ou « Nouvelle tâche pour client » – selon que la tâche est lié à un client ou non.

Saisissez l’objet de la tâche – par ex. « Créer un devis », puis sélectionnez la date d’achèvement souhaitée, entrez éventuellement une note et enregistrez. Voilà – la première tâche est créée.

Vous pouvez maintenant les trouver dans la liste des tâches sous la rubrique « Ouverte ». Il y a également des tâches qui doivent encore être achevées – triées par date. Les tâches en retard dont la date est déjà passée sont affichées en haut en rouge.

En cliquant sur la barre de tâches, vous pouvez modifier, supprimer ou marquer des tâches comme achevées. Une tâche peut être achevée encore plus rapidement en cliquant sur la coche à la droite.

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un compte rendu lorsque vous achevez des tâches. Ce compte rendu peut également être considéré comme « Autre compte rendu » dans la page détails du client, à condition qu’une référence client soit disponible.

Les tâches achevées peuvent encore être trouvées dans la liste des tâches pendant 90 jours, maintenant sous la rubrique « Achevée ». Celles-ci seront alors automatiquement effacées après cette période.

Particularités des tâches

• Tâches récurrentes : Lors de la création d’une tâche, elle peut être créée comme série, par exemple, chaque semaine le mercredi. Le réglage et l’édition sont similaires aux rendez-vous récurrents.
• Achèvement automatique des tâches : Si le champ « Achèvement » d’une tâche est changé de « Obligatoire » à « En option », cette tâche s’achève automatiquement si elle n’a pas été achevée à la date prévue. Au lieu d’être affichée en tant que tâche en retard rouge dans la liste des tâches, elle passe automatiquement dans la catégorie « Expirée » et sera supprimée après 90 jours.
  Conseil : Une tâche doit être définie sur « En option » si elle n’est plus utile après la date définie – ou si vous pouvez simplement attendre que la tâche soit répétée dans le cas des tâches récurrentes. Ceci évite que les tâches ne s’accumulent inutilement étant en retard.
• Tâches sans date : Si vous définissez une tâche sur « Sans date », la tâche ne sera plus affichée dans la liste « Ouverte », mais dans sa propre catégorie « Sans date ». La tâche n’est jamais en retard et n’expire pas. Cela peut se faire à tout moment. Par exemple, si la tâche a une référence client, vous pouvez l’interpréter comme « à compléter lors de la visite suivante ».
• Champs personnalisés : Comme pour les comptes rendus et rendez-vous, les masques de saisie des tâches peuvent être étendus de 100 champs personnalisés pour répondre à vos besoins. Comme d’habitude, cette personnalisation peut être faite par vous ou votre administrateur dans les options sous « Champs personnalisés -> Tâches ».
• Comptes rendus pour les tâches achevées : Le comportement des comptes rendus pour les tâches achevées, spécifiquement si elles peuvent ou non être créés, est analogue à celui des comptes rendus de visite. Vous ou votre administrateur pouvez configurer cela dans les options sous « Reporting -> Comptes rendus pour tâches ».

Tâches sur la page détails du client

S’il reste encore des tâches à achever pour un client, celles-ci sont également affichées directement dans la page détails du client dans la nouvelle section « Tâches ». Vous pouvez les éditer, effacer ou achever en cliquant dessus. Le bouton « Nouvelle tâche » crée une nouvelle tâche, qui est automatiquement liée à ce client.

Tâches dans le calendrier

Si les tâches doivent être achevées un jour donné, cela est indiqué dans le calendrier par le symbole de tâche pour le jour correspondant. Pour afficher toutes les tâches de la journée, cliquez sur l’en-tête du jour. Un menu apparaît avec l’entrée « X Tâches », où X représente le nombre de tâches. Si vous cliquez dessus, les tâches de cette journée seront affichées dans une fenêtre.

Dans le calendrier, cliquez sur l’en-tête du jour, puis sélectionnez « Nouvelle tâche » pour créer une tâche pour ce jour.

Tâches dans le plan de visites

S’il y a des tâches à effectuer le jour affiché, une ligne d’information jaune s’affiche en haut du plan de visites. Cliquez dessus pour voir la liste des tâches du jour.

Notes techniques sur les tâches

• Les tâches n’ont aucune influence sur la planification automatique des visites dans portatour®. Cela signifie que les tâches sont traitées séparément des propositions de visite, des rendez-vous, des inscriptions, des périodes de blocage, de la date de la dernière visite ou de l’intervalle de visite d’un client.
• Les utilisateurs peuvent enregistrer jusqu’à 3 000 tâches dans portatour®. Les tâches récurrentes sont créées de la même manière que les rendez-vous pour un an à l’avance.
• L’importation et l’exportation de tâches est possible comme pour les rendez-vous ou les comptes rendus, via l’interface utilisateur (Options -> Importer données ou Exporter données), et via l’API.
• L’exportation des tâches est également disponible via l’interface OData Excel.
• Si vous transférez des clients entre comptes utilisateurs via l’interface utilisateur, les tâches associées sont également transférées en option. Lors de l’importation de clients via API, le nouveau paramètre « transferIncludesTasks » doit être ajouté pour le transfert automatique des tâches.
• Pour les comptes entreprise (deux licences utilisateur ou plus), vous pouvez spécifier dans les options sous « Autorisations » si les tâches peuvent être supprimées.
• La gestion des tâches n’est pas disponible en mode hors ligne de portatour®.
• La gestion des tâches n’est actuellement pas disponible si vous utilisez portatour® Anywhere avec Salesforce ou Dynamics CRM.

Imaginez que vous êtes un utilisateur de portatour® confronté au défi suivant :

Votre service marketing vous envoie une liste de 50 clients de votre zone, que vous devriez visiter le plus vite possible en raison d’une campagne importante. C’est à dire, pas en fonction de l’intervalle de visite, sinon une seule fois.

Pour planifier ces clients efficacement et vite, vous pouvez utiliser les inscriptions dans portatour®. Afin que vous n’ayez pas à rechercher et inscrire ces 50 clients individuellement, une nouvelle fonction a été ajoutée aujourd’hui : le filtrage des clients à l’aide d’une liste externe.

Les conditions préalables sont que vous receviez la liste du service marketing sous forme électronique, que les clients puissent être identifiés sur la base des informations contenues dans la liste (par exemple le numéro client) et que chaque client soit sur une ligne séparée. La liste suivante de numéros client, par exemple, pourrait convenir :

23054
23078
24102
24506
etc.

Procédez comme suit :

Dans le menu principal, cliquez sur « Clients », faites défiler jusqu’en bas, puis cliquez sur « Modifier tous les X« . Vous êtes maintenant sur la page de modification en masse pour tous vos clients. Comme vous ne voulez pas inscrire tous les clients mais seulement un extrait, cliquez sur le nouveau lien « Filtrer par liste externe« . La fenêtre suivante apparaît :

Dans la boîte de sélection « Champ« , sélectionnez les données client contenues dans la liste de votre service marketing. En général, il s’agit soit du « numéro client », soit de l' »ID externe », soit du « nom ».

Ensuite, collez la liste à partir du fichier (par exemple, en marquant la colonne dans Excel puis « Copier ») ou du texte de l’e-mail dans le champ « Valeurs  » et en cliquant sur « Filtrer« .

Si des clients appropriés sont trouvés, les clients sélectionnés sont automatiquement limités à ces clients. Jetez un coup d’œil au nombre d’exemplaires trouvés – dans ce cas, il devrait être de 50. Cliquez ensuite sur le bouton « Inscrivez tous » et mettez à jour le plan de visites.

Voilà. Le service marketing sera ravi.

Notes techniques:

• Si la liste fait référence à des clients non existants dans portatour®, ceux-ci seront ignorés. Par exemple, il n’est pas absolument nécessaire que votre service marketing crée une liste séparée pour chaque représentant itinérant au cours d’une campagne ; juste envoyez la liste complète des numéros client (Conseil : tant que la liste est éditable).
• Si aucun client correspondant n’est trouvé, vous recevrez un message d’erreur. Cela peut être à cause d’une mauvaise sélection de champ de données pour le filtrage.

Note : L’article suivant vise principalement les administrateurs portatour®des comptes entreprise (deux utilisateurs ou plus) qui souhaitent utiliser l’API pour l’importation/exportation automatique de données et/ou pour des autres fonctions.

Étant donné que les appels API transfèrent généralement de grandes quantités de données (par exemple, des listes complètes de clients des utilisateurs), ce qui entraîne une utilisation de CPU et de base de données sur nos serveurs et nécessite de l’espace de stockage pour les journaux de transactions, l’utilisation des API est limitée afin de pouvoir offrir une qualité de service élevée à tous les clients.

Avec la mise à jour d’aujourd’hui, la limite a été doublée , c’est-à-dire de 25 à 50 appels d’API par compte utilisateur dans 24 heures.

Vous avez également la possibilité d’augmenter cette limite pendant la phase de développement de votre connexion d’interface à 250 appels , puisque pendant le développement, l’évaluation et les essais sont naturellement plus intensifs. Vous pouvez activer cette augmentation jusqu’à 10 fois dans une période de 24 heures dans portatour® en appuyant sur un bouton sur la page de documentation API (Options > API).

Voici quelques conseils pour respecter les limites pendant le fonctionnement :

• Si vous utilisez l’API pour synchroniser les données et vous les synchronisez automatiquement plusieurs fois par jour, limitez l’exécution du processus de synchronisation aux horaires de travail des salariés, par exemple, de 7h à 19h. Cela vous permet de doubler la fréquence de synchronisation dans ces 12 heures.
• Si nécessaire, synchronisez les entités de données respectives (utilisateurs, clients, rendez-vous, tâches, comptes rendus) dans différentes fréquences, ou vérifiez le moment quand chaque direction (importation vs exportation) est réellement nécessaire.
• Réduisez la fréquence de la synchronisation automatique et offrez aux salariés la possibilité de démarrer le processus de synchronisation manuellement pour eux-mêmes s’ils ont besoin du statut actuel des données. Tous les appels à l’API portatour® sont possibles dans le contexte d’un seul utilisateur.

Bonne nouvelle pour tous ceux qui ont besoin de plus que le précédent maximum de 1 000 clients par utilisateur : Depuis la mise à jour de la semaine dernière, la limite de clients qui peuvent être stockés dans portatour® a été portée à 3 000 par utilisateur.

Cependant, quelques restrictions s’appliquent :

Pour des raisons techniques, un maximum de 1 000 de ces 3 000 clients peuvent avoir un intervalle de visite, comme avant. Afin d’importer plus de 1 000 clients, il est nécessaire que votre fichier d’importation contienne déjà une colonne avec l’intervalle de visite. Cette valeur doit être 0 (c’est-à-dire « Aucun ») pour les clients que vous ne visitez pas régulièrement. Cependant, vous pouvez inclure ces clients dans le plan de visites en utilisant une inscription ou un rendez-vous.

L’augmentation de la limite est donc principalement adaptée à la gestion de clients supplémentaires que vous ne visitez pas régulièrement, mais uniquement en fonction des besoins. Quelques applications :

• Petits clients dont vous vous occupez principalement par téléphone.
• Prospects/clients potentiels pour lesquels vous ajouterez un intervalle de visite après les avoir convertis en clients.
• Clients que vous ne visitez que dans le cadre de campagnes.

Astuce: Pour des raisons de clarté lors de l’utilisation de portatour®, par exemple lors de la recherche de clients ou de leur affichage sur la carte, nous vous recommandons, malgré la limite supérieure, de continuer à importer uniquement les clients que vous visitez réellement ou que vous souhaitez visiter dans un avenir proche.

Autres restrictions :

• Sur les appareils peu performants, l’affichage de milliers de clients sur la carte peut entraîner des retards notables dans la sortie de l’écran.
• Si vous avez enregistré plus de 1 000 clients dans portatour®, le calcul du plan peut prendre plusieurs secondes de plus, car la « matrice interne des temps de déplacement », qui contient un maximum de 1 000 clients, doit d’abord être mise à jour pour les clients souhaités.
• Si vous avez importé plus de 1 000 clients dans portatour®, la fonction « Trouver jour approprié » dans la page de détail du client, ainsi que la détection des collisions de rendez-vous dans le calendrier, ne peuvent pas être utilisées ou ne peuvent l’être que dans une mesure limitée pour les clients sans intervalle de visite. Dans de tels cas, le calcul est basé sur des estimations de temps de déplacement à l’aide de lignes aériennes.
• Si vous utilisez portatour® en combinaison avec Salesforce ou Dynamics CRM, la limite est toujours de 1 000 clients par utilisateur pour des raisons de synchronisation.