Si vous avez déjà des photos sur votre smartphone, vous savez probablement ce que signifie le «géotagging»: la photo est enregistrée avec l’emplacement où elle a été prise. Vous pouvez rechercher des photos plus rapidement et les faire afficher sur une carte.

Depuis la mise à jour de portatour® d’aujourd’hui, géotagging des comptes rendus est maintenant possible sur demande, c’est-à-dire que portatour® peut éventuellement enregistrer où le compte rendu a été saisi. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour montrer à votre employeur, sans aucun effort supplémentaire, que vous étiez effectivement au local du client. Le géotagging aide à la documentation pour les allocations exonérées d’impôt (indemnités journalières) et est également utilisé pour éviter les erreurs, car vous verriez si un compte rendu est sur le point d’être entré pour le client erroné.

La seule condition préalable est que vous devez toujours saisir le compte rendu immédiatement après la visite client, c’est à dire pendant que vous êtes encore géographiquement proche.

Activer la fonctionnalité de géotagging

Par défaut, le géotagging est désactivé. Pour l’utiliser, il doit être activé dans les Options sous Reporting. Dans la boîte de sélection de Géotags, changez le réglage de «Désactivé » à «Ajouter facultativement» ou « Ajouter automatiquement ». Comme avec la plupart des Options dans portatour®, une valeur par défaut peut être définie pour l’entreprise entière et changée individuellement au niveau de l’utilisateur.

Création de compte rendu avec géotag

Si vous avez configuré le paramètre sur «Ajouter automatiquement» dans les Options, lorsque vous créez un nouveau compte rendu, par exemple en cliquant sur «Visité maintenant» chez le client, votre position sera automatiquement déterminé et ajouté au compte rendu en tant que géotag. Le détermination de la position par votre appareil prend généralement de 1 à 10 secondes. Vous pouvez déjà commencer à remplir le compte rendu pendant cette période. Le géotag est indiqué dans le formulaire de compte rendu ci-dessous:

Vous trouverez les informations suivantes dans le géotag:

• Distance de votre emplacement au client visité ou rendez-vous assisté en tant que ligne aérienne. Cette valeur montre à quel point vous êtes loin de l’adresse réelle visitée lorsque vous créez le compte rendu. L’adresse visitée apparaît dans le compte rendu directement au-dessus du géotag.
  Des valeurs jusqu’à plusieurs centaines de mètres de différence sont parfaitement normales, par exemple en raison de grands locaux d’entreprise, d’un stationnement lointain, de toute inexactitude dans le géocodage de l’adresse du client ou dans la détermination de la position.
  Si la distance est sensiblement plus grande, cela peut être un signe d’avertissement que vous êtes sur le point d’entrer un compte rendu pour le client erroné!
• Précision de la position déterminé. L’emplacement est déterminé par votre appareil, et la précision peut varier en raison de technologies utilisées et d’empêchements de signal. La distance réelle doit être considérée en termes relatifs en ce qui concerne la précision du géotag. Si la précision est trop approximative, vous pouvez utiliser le bouton «Actualiser» pour lancer un nouveau repérage de l’emplacement.
• Adresse de votre position. N’oubliez pas que la rue et le numéro de bâtiment coïncidera rarement de manière exacte à l’adresse visitée. De petites distances ou des inexactitudes peuvent facilement conduire à la localisation d’une rue transversale ou parallèle ou d’un autre numéro de bâtiment.

Si vous avez défini l’option sur «Ajouter facultativement», le géotagging n’est pas automatiquement lancé lorsque le compte rendu est créé. Il faut cliquer sur le bouton «Ajouter» pour que le géotag soit ajouté au compte rendu.

Un compte rendu ne peut recevoir un géotag qu’au moment de sa création. Il n’est pas possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer ultérieurement un géotag dans un compte rendu.

Astuce: Si vous avez peu de temps immédiatement après la visite client, nous vous conseillons de créer et d’enregistrer aussitôt le compte rendu. Cela ne prend que quelques secondes et fonctionne également en mode hors ligne. Plus tard, vous pouvez saisir les informations manquantes (par exemple, les notes). Cette procédure garantit des temps précis et des géotags dans les comptes rendus, vous permet d’actualiser le plan de visites à tout moment, puisque portatour® a enregistré toutes les visites effectuées, et vous empêche également d’oublier d’entrer des comptes rendus.

Pour la détermination de votre position, la fonction de position de votre appareil («services de localisation» sur iPhone et iPad) doit être activée. De plus, vous devez activer le navigateur Web pour permettre à portatour® de l’utiliser aussi. S’il y a des problèmes avec la détermination des positions, vous recevrez un message d’erreur après 30 secondes au plus tard, qui sera enregistré dans le géotag du compte rendu. Pour le dépannage, contactez votre support de périphérique.

Affichage de comptes rendus avec géotag

Les géotags s’affichent dans trois endroits dans portatour® :

• Dans portatour® Anywhere: Lorsque vous ouvrez un compte rendu afin de le modifier, le géotag est affiché mais ne peut pas être changé.
• Dans le portatour® Rapport: Si, dans les Options, sous Reporting, dans la section «portatour® Rapports», vous définissez pour les géotags de les «Afficher», les géotags pour les 7 derniers jours sont également affichés dans le portatour® Rapport. Une valeur par défaut pour ce paramètre peut être configurée à la fois à l’échelle de l’entreprise et changée individuellement au niveau de l’utilisateur.
• Lors que vous exportez des comptes rendus dans un fichier Excel/CSV. Il y a des nouvelles colonnes qui contiennent les informations de géotag détaillées ci-dessus.

Informations supplémentaires sur le géotagging

• Les géotags ne sont disponibles que pour les comptes rendus de type «Visite» et «Visité en vain». Aucun géotag ne peut être attribué pour d’autres types de compte rendu (pointage d’entrée, pointage de sortie, jour de congé, autre).
• Les utilisateurs eux-mêmes doivent valider et enregistrer chaque géotag. Pour cette raison, les géotags ne sont pas disponibles pour les comptes rendus générés automatiquement, c’est à dire si dans les Options, sous Reporting, la création de comptes rendus est définie sur «Créer automatiquement», cela désactive le géotagging.
• Pour les comptes rendus entrés en mode hors ligne, seule la distance et la précision sont affichées lorsque vous mettez le géotag. Pour déterminer l’adresse, une connexion internet est requise; L’adresse sera ajoutée une fois que le compte rendu sera téléchargé vers le serveur.
• Si vous exécutez portatour ® Anywhere en combinaison avec un système hôte (Salesforce, Dynamics CRM), le géotagging n’est pas encore possible.

Jusqu’à la mise à jour d’aujourd’hui, il n’était pas possible de planifier des vols long-courriers dans portatour®. La raison pour cela: portatour® vérifie toujours s’il est possible de parcourir la distance entre deux rendez-vous en voiture – ce qui est rarement possible pour des distances que l’on parcourt d’habitude en avion.

Il y a maintenant une astuce sur la façon de passer cette vérification: Si un rendez-vous commence à 00h00, il n’y aura pas de vérification de la disponibilité. En parallèle, pour des rendez-vous se terminant à 23h59, il n’y aura plus de trajet de prévu pour rentrer au domicile. Vous pouvez maintenant utiliser ce fait pour planifier des vols – ce qui est expliqué dans l’exemple suivant:

Lundi soir à 17h, vous prenez l’avion pour aller de Paris à Marseille. Le lendemain, vous partez à 7h30 de votre hôtel à Marseille afin de visiter des clients à Marseille et dans ses alentours. Pour cela, entrez un rendez-vous pour lundi de 17h00 à 23h59 avec l’adresse de l’aéroport parisien. Comme cela, portatour® sait que la tournée de lundi finit à l’adresse de l’aéroport de Paris. Ensuite, vous créez un autre rendez-vous mardi de 00h00 à 7h30 à l’adresse de l’hôtel à Marseille. Comme cela, portatour® sait que la tournée de mardi commence à l’hôtel. Il n’y aura pas de vérification des distances – en raison des heures 23h59 et 00h00.

Important: Pour l’entrée de ces heures spécifiques (00h00 ou 23h59), lors de l’entrée du rendez-vous, mettez « Planifier » sur « Jour(s) entier(s) » et adaptez l’heure de début et l’heure de fin (voir capture d’écran ci-dessus).

Astuces:

• Afin d’entrer ces rendez-vous, cliquez p. ex. dans le calendrier sur une plage horaire libre du jour désiré. Dans le menu « Nouveau rendez-vous », sélectionnez « Adresse manuelle ».
• Si vous passez plusieurs journées à Marseille, entrez soit plusieurs rendez-vous de nuitées dans des hôtels désirés ou activez les nuitées en route dans les Options portatour®. Vous pouvez aussi entrer vos hôtels préférés dans la région sous « Mes endroits » afin qu’ils soient automatiquement proposés.
• Pour le vol de retour, entrez un rendez-vous à l’aéroport de Marseille de p. ex. 18h00 à 23h59. L’heure de fin à 23h59 est ce qui important ici. La tournée du lendemain commencera comme d’habitude au domicile.
• Ce qui n’est pas possible, c’est un « vol pendant l’heure de midi », c’est-à-dire que vous prenez l’avion et visitez encore des clients après le vol.

Veuillez noter: Cet article est surtout ciblé aux administrateurs et aux superviseurs portatour® des comptes d’entreprise (2 utilisateurs ou plus).

Par la mise à jour d’aujourd’hui, le portatour® Rapport connu n’est pas seulement disponible pour des utilisateurs individuels, mais aussi pour l’entreprise entière ou les groupes d’utilisateurs de façon resumée.

Afin de demander ce rapport, allez aux Options. Dans la section « Organisation », cliquez sur « Demander rapport ». Afin d’afficher des rapports pour des groupes d’utilisateurs individuels, cliquez sur « Gestion des utilisateurs ». Cliquez sur l’onglet du groupe d’utilisateurs désiré. Défilez tout en bas et cliquez sur « Demander portatour® Rapport » (Veuillez noter: des groupes d’utilisateurs sont disponible à partir de 10 licences).

Dans le rapport, vous trouverez des chiffres clés statistiques que vous connaissez déjà du rapport de l’utilisateur. Les valeurs des utilisateurs concernés sont soit additionnées soit calculées comme valeurs moyennes.

Astuces:

• Par cette mise à jour, la vérification de l’application a été intégré dans le Rapport d’entreprise et le Rapport du groupe d’utilisateurs.
• Les secteurs spécifiques à l’utilisateur – p. ex. le plan de visites, les comptes rendus de visites ou les clients en retard – ne sont pas disponibles dans le Rapport d’entreprise et le Rapport du groupe d’utilisateurs. Pour des analyses détaillées, utilisez le portatour® Rapport de l’utilisateur individuel que vous pouvez aussi demander directement dans la gestion des utilisateurs.
• L’envoi (automatique) du nouveau rapport par e-mail n’est pas encore supporté.

Veuillez noter: Cet article est surtout ciblé aux administrateurs portatour® des comptes d’entreprise (2 utilisateurs ou plus).

Avec la mise à jour de portatour® d’aujourd’hui, l’import de clients a reçu une nouvelle fonctionnalité: le transfert automatique d’enregistrements clients existants entre des comptes utilisateurs.

Avec l’exemple suivant, nous voudrions vous expliquer plus en détails ce que cela veut dire et quels avantages cette nouvelle fonctionnalité vous apporte: Disons que vous gérez vos données clients dans votre système ERP et que vous transférez les données clients régulièrement dans portatour® par l’import de clients. Dans le cadre d’une nouvelle sectorisation, dans votre système ERP, quelques clients du représentant Petit seront attribués au représentant Robert. Sans le transfert de clients dans portatour®, ces clients seront créés comme nouveaux clients chez Robert. Toutes les informations et comptes rendus précédemment entrés par Petit ne seront pas visibles pour Robert. Afin d’éviter cela, vous pouvez soit transférer les clients en question manuellement dans portatour® avant l’importation de Petit à Robert soit vous utilisez le nouveau transfert automatique de l’import de clients.

L’utilisation du transfert automatique est simple: sur la nouvelle page de l’assistant d’import, « Choisir mode de transfert« , vous paramétrez si vous souhaitez copier ou déplacer des données clients d’autres comptes utilisateurs. Si vous laissez le mode de transfert sur « Ne pas transférer », aucun transfert automatique n’aura lieu. En outre, vous déterminez si des données relatives à des clients en question – ce sont des rendez-vous, comptes rendus et périodes de blocage – seront aussi copiées ou déplacées avec le client.

Si le fichier d’import contient maintenant des clients qui ne peuvent pas être trouvés dans le compte d’utilisateur, portatour® cherche d’abord dans les autres comptes utilisateurs de votre entreprise si ces clients sont là. Pour la recherche, les champs clés « ID externe » et « ID portatour » sont utilisés. Si portatour® cherche avec succès, les clients concernés seront d’abord transférés de l’autre compte utilisateur au compte utilisateur actuel – cela veut dire soit copiés soit déplacés selon le paramétrage – et ensuite mis à jour par les données du fichier d’import. Si portatour® ne trouve pas le client, il sera créé comme d’habitude. Sur la page d’aperçu de l’import, vous verrez des informations sur si et combien de clients seront transférés à partir d’un autre compte d’utilisateur.

Si vous avez automatisé l’import de client par API, la fonction de transfert y est aussi disponible. Lors de l’appel de « ImportCustomers », utilisez le nouveau paramètre « transferMode=Copy » ou « transferMode=Move ». Vous trouverez plus d’informations sur cela dans la documentation technique de l’API dans les Options.

D’autres renseignements sur le transfert automatique de l’import de clients:

• Dans l’assistant d’import, la fonction de transfert n’est que disponible si l’utilisateur dispose de l’autorisation de transférer des clients. Voir pour cela Options -> Autorisations.
• Le transfert n’est que disponible dans le mode d’import « Actualiser clients » et « Actualiser clients avec suppression » – et ne pas dans le mode « Créer clients ».
• Seulement les champs clés « ID externe », « ID portatour » ou les deux sont possibles. Si vous utilisez d’autres champs comme clé, le transfert ne peut pas être utilisé.
• Lors de la recherche de clients dans d’autres comptes utilisateurs, aussi leurs corbeilles seront parcourues par portatour®. Par cela, vous pouvez librement choisir l’ordre des imports quand un client doit aller de l’utilisateur A à l’utilisateur B. Si le client est d’abord supprimé chez l’utilisateur A par un import dans le mode « Actualiser avec suppression » (pour être plus précis: déplacé dans la corbeille), il sera tout de même trouvé lors de l’import de clients suivant pour l’utilisateur B, et ainsi transféré avec toutes ses données. La seule chose à noter c’est que la durée de conservation maximale dans la corbeille est de 14 jours.

Par la mise à jour d’aujourd’hui, portatour® a eu une corbeille pour les clients. Dès maintenant, si vous supprimez des clients, ils seront mis dans la corbeille pour 14 jours par mesure de précaution avant d’être supprimés de façon permanente. Vous pouvez restaurer des clients dans la corbeille à tout moment – c’est à dire annuler la suppression. Ainsi, vous disposez d’un « filet de sécurité » supplémentaire si la suppression a été faite par erreur.

Afin d’accéder à la corbeille, cliquez sur « Clients » dans le menu principal. Ensuite, défilez tout en bas de la liste de clients et cliquez sur le nouveau bouton « Corbeille ». S’il y a déjà des clients dans la corbeille, vous les verrez en tant que liste triés par date de suppression:

Dans la corbeille, on distingue les clients qui ont été manuellement supprimés dans portatour® par un clic de bouton des clients qui ont été automatiquement supprimés par l’import – par l’assistant d’import ou par un import API. Afin de changer la sélection, changez entre « Supprimé manuellement » et « Supprimé lors de l’import » au dessus de la liste.

Afin de restaurer un client, cliquez sur celui. Dans le menu contextuel suivant, sélectionnez l’entrée « Restaurer ». Dans le menu contextuel, vous avez aussi la possibilité d’immédiatement supprimer le client de façon permanente. Afin de restaurer ou supprimer plusieurs clients à la fois, utilisez les boutons en dessous de la liste.

Si vous vous demandez maintenant quel avantage la nouvelle corbeille apporte comparé à la fonction de restauration générale déjà connue: Lors de la restauration générale, la base de données entière est mise sur un ancien état de données – tous les enregistrements sont concernés par cela (clients, rendez-vous, comptes rendus, …) ce qui peut résulter en une perte de données. La corbeille par contre permet une restauration sélective de certains clients sans que d’autres entrées soient annulées. Regardez donc dans la corbeille si vous ne trouvez plus de clients avant de restaurer la base de données complète sur un point de restauration plus ancien.

D’autres détails sur la corbeille:

• Les clients dans la corbeille sont complètement ignorés par portatour®. Ils ne seront ni planifiés et peuvent ni être ouverts, modifiés ou exportés.
• Le délai de conservation dans la corbeille est normalement 14 jours. Cela peut être plus court si la limite de 3.000 clients est dépassée. Dans ce cas, les clients avec la date de suppression la plus ancienne seront enlevés de la corbeille.
• Si vos enregistrements clients ont des « IDs externes », un client sera éventuellement automatiquement restauré à partir de la corbeille si un enregistrement client s’y trouve avec une « ID externe » concordante. Cela vous protège d’une perte de données si vous utilisez l’option « incl. suppression » lors de l’import et vous avez supprimé des clients d’un compte utilisateur par erreur. Une importation suivante correcte restaure automatiquement les clients à partir de la corbeille – toutes les entrées déjà faites par les utilisateurs dans portatour® incluses.
• La corbeille est seulement prévue pour les clients. Des suppressions de rendez-vous et comptes rendus sont toujours permanentes.
• Seulement les utilisateurs qui ont l’autorisation de supprimer selon la gestion d’autorisations ont aussi le droit de restaurer à partir de la corbeille.
• Des utilisateurs qui sont directement liés à un système de données source (Salesforce, Dynamics CRM) n’ont pas de corbeille dans portatour® Anywhere. Dans ce cas-là, des clients supprimés se trouveront dans la corbeille du système source respectif.

Depuis 2014, portatour® Anywhere dispose du mode hors ligne, par lequel vous pouvez accéder au plan de visites ainsi qu’entrer des comptes rendus de visites même sans connexion internet. Le mode hors ligne doit être activé une fois dans les options – voir l’aide en ligne pour cela.

Par la mise à jour de portatour® d’aujourd’hui, la barre de menu principale du mode hors ligne a été adaptée à celle du mode en ligne afin de créer une utilisation plus intuitive.

Dès que votre appareil perd la connexion internet et vous changez en mode hors ligne de portatour®, les pages auront toujours une barre d’information jaune qui vous informe du mode hors ligne.

Dès que votre appareil a de nouveau une connexion internet, vous en serez informé par le lien bleu « reconnecter » qui est affiché. Aussi le bouton rouge en haut à droite de la barre de menu vous en informe.

Là aussi, vous avez la possibilité de changer en mode en ligne par un clic sur « reconnecter« .

Jusqu’à présent, portatour® ne pouvait pas afficher qu’une seule journée du plan de visites sur la carte en même temps. Depuis la mise à jour portatour® de la semaine dernière, cette restriction a été levée. L’affichage simultané de plusieurs jours est maintenant possible. Voyez par vous-même:

Il vous suffit de cliquer sur la roue dentée dans le coin supérieur droit et dans la première boîte de sélection, dans l’option « Plan de visites: afficher un jour » sélectionnez « Plan de visites: plusieurs jours« .

Les visites clients aux jours individuels sont affichées dans des couleurs différentes. Chaque repère client contient également la date de la visite. Facultativement, masquez les visites des jours spécifiques en cliquant sur les jours respectifs en haut de la sélection des jours.

Vous verrez les trajets suggérés lorsque vous passez de « Trajets: lignes aériennes » à « Trajets: afficher » dans les options. En outre, maintenant vous pouvez masquer les trajets complètement à partir de la même boîte de sélection.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec ces nouvelles fonctionnalités et apprécions vos commentaires à feedback@portatour.com .

Depuis la mise à jour portatour® de la semaine dernière, vous recevrez l’échéance actuelle (pas échu, échu, en retard) pour chaque client lors de l’exportation des données client. Ces écheances correspondent aux trois couleurs (vert, jaune, rouge) sur la carte.

Quel que soit le format (CSV, Excel, ODS), le fichier exporté contient deux nouvelles colonnes :

• Échéance actuelle – ID: 0 est pour « pas échu », 1 pour « échu » et 2 pour « en retard ». Utilisez cette valeur si vous souhaitez traiter l’échéance par programme.
• Échéance actuelle – Nom: contient le texte « pas échu », « échu » et « en retard ».

Remarque: les colonnes d’échéance sont également incluses dans l’export OData Excel (disponible à partir de 2 licences utilisateur), où elles peuvent être facilement utilisées pour les tables pivot.

La semaine dernière, portatour® a été mis à jour avec une fonctionnalité que beaucoup d’utilisateurs attendaient: le glisser-déposer dans le calendrier. Cela signifie que vous pouvez maintenant déplacer des rendez-vous dans le calendrier avec la souris, ou sur l’écran tactile avec le doigt.

Pour accéder au calendrier, dans le menu principal, cliquez sur Rendez-vous, puis Calendrier.

Pour déplacer un rendez-vous à un autre jour ou heure, faites-le simplement glisser vers la plage horaire désirée dans le calendrier en cliquant et maintenant le bouton gauche de la souris. Lorsque vous le relâchez, vous êtes incité à confirmer la nouvelle plage horaire. En alternative, laissez portatour® choisir le temps le plus approprié vu d’une perspective d’optimisation de tournée, en sélectionnant Flexible durant la journée.

Si une mise à jour du plan de visites est nécessaire après le déplacement d’un rendez-vous, l’icône rouge pour actualiser le plan s’affiche comme d’habitude en haut à gauche. Cliquez-le pour ré-optimiser votre plan de visites.

Non seulement les rendez-vous fixes (entrées bleu foncé) peuvent être déplacés dans le calendrier. Les propositions de visite générées par portatour® (entrées blanches) peuvent maintenant être déplacées à un autre jour ou temps en utilisant le glisser-déposer aussi. Lors du déplacement, portatour® transforme automatiquement la proposition de visite en un rendez-vous fixe, de sorte qu’il restera à l’heure désirée indépendamment des actualisations ultérieures du plan de visites.

Le glisser-déposer est également supporté sur les appareils à écran tactile (smartphones, tablettes). Notez qu’avant de déplacer un rendez-vous, vous devez l’appuyer pendant au moins ½ seconde pour activer le mode glisser-déposer. Le rendez-vous s’affiche avec une ombre autour de lui dès qu’il est prêt à être déplacé.

Le défilement vers le haut et vers le bas dans les limites des heures de travail est également possible, tout en déplaçant les éléments de calendrier. Pour faire cela, faites glisser le rendez-vous vers le haut ou le bas du calendrier sans le relâcher – le calendrier commence automatiquement à défiler lentement.

Remarques:

• Lorsque vous déplacez un rendez-vous, le défilement automatique en avant et en arrière n’est pas encore supporté dans le calendrier. Nous travaillons là-dessus …
• Il n’est pas possible de déplacer un compte rendu en utilisant le glisser-déposer.

Autres nouveautés dans le calendrier:

• Bascule échelle de temps: si la durée de vos visites est souvent inférieure à 30 minutes et  vous aimez travailler avec la vue du jour ou de la semaine du calendrier, c’est une bonne idée de changer l’échelle de temps du calendrier de 30 à 15 minutes dans les options de calendrier (icône roue dentée en haut à droite). Ainsi, les rendez-vous sont affichés deux fois plus haut dans le calendrier et contiennent donc plus de texte – par exemple, le nom complet du client ou le lieu du rendez-vous.
• Liste des rendez-vous vs calendrier: lorsque vous cliquez sur rendez-vous dans le menu principal, vous avez toujours vu la liste des rendez-vous, d’où vous pouviez ensuite sélectionner la vue calendrier. Depuis la dernière mise à jour, portatour® se souvient si vous avez cliqué sur le calendrier la dernière fois, et si cela est le cas, l’ouvre directement au lieu de la liste des rendez-vous. Pour naviguer depuis le calendrier vers la liste des rendez-vous, cliquez sur le nouveau bouton liste en haut à droite (entre l’icône + et l’icône roue dentée).

Nos développeurs seront heureux de recevoir vos commentaires sous feedback@portatour.com.