Soprattutto nel settore farmaceutico, ci è stato richiesto ripetutamente di poter visitare regolarmente un cliente non da uno, ma da due, talvolta tre, agenti, in modo da ricevere maggiore attenzione dallo stesso. Occorre, però, evitare che questi agenti si incontrino davanti alla porta dello stesso cliente. Ossia, l’ideale sarebbe che solo un agente si presenti dal cliente in una settimana. Tuttavia, ciò richiede uno sforzo di pianificazione.
Grazie all’aggiornamento di oggi, portatour® ti aiuta in una situazione del genere. Per ogni cliente è possibile impostare una cosiddetta “restrizione della pianificazione” su base settimanale.
Se, per esempio, un cliente deve essere seguito regolarmente da due colleghi, il primo agente imposterà per il cliente la restrizione di pianificazione “Solo nelle settimane pari“, mentre il secondo imposterà “Solo nelle settimane dispari“. Ciò eviterà che, nel calcolo dell’agenda, portatour® suggerisca di visitare il cliente a entrambi gli agenti nella stessa settimana.
Si può impostare la restrizione di pianificazione per più clienti utilizzando la ricerca avanzata e poi la modifica di massa. Per esempio, la restrizione di pianificazione puoi essere applicata con una selezione per CAP. Inoltre, anche con l’esportazione e la reimportazione di clienti è possibile impostare una restrizione di pianificazione.
Consiglio: se due colleghi condividono la stessa zona di attività, si consiglia di suddividere la zona in due parti, per esempio nord/sud, città/area circostante. Per zona di attività gli agenti definiscono delle restrizioni di pianificazione opposte. Ciò facilita una pianificazione ottimizzata in termini di chilometraggio, dato che in una settimana si terrà conto esclusivamente dei clienti in una zona geografica delimitata.
Per verificare le restrizioni di pianificazione, è possibile impostare la colorazione del cliente sulla mappa in base alla restrizione. Fare clic sul simbolo della ruota dentata in alto a destra e poi su “Colorazione: restrizione della pianificazione”:
Nota bene:
- La restrizione di pianificazione “Solo nelle settimane pari” non significa automaticamente che il cliente sarà inserito nella pianificazione ogni 2 settimane. La frequenza continua a essere determinata dalla cadenza di visita. La restrizione di pianificazione indica esclusivamente che si consiglierà una visita solo nelle settimane pari. Pertanto la cadenza di visita minima quando si utilizza tale restrizione è di 14 giorni.
- I due colleghi dovranno impostare la restrizione separatamente, ossia in maniera opposta. Non è sufficiente che sia solo uno a impostarla.
- Vuoi filtrare dalla lista clienti quelli che non hanno una restrizione? O i clienti che, in base alla restrizione, possono essere visitati adesso? Utilizza la ricerca clienti avanzata. Troverai un nuovo criterio di filtro in base alla “restrizione di pianificazione”.
- Se un cliente è seguito da tre agenti, occorrerà impostare la restrizione “Ogni 3 settimane” e il primo collega sceglierà la restrizione “dalla settimana 1”, il secondo “dalla settimana 2” e il terzo “dalla settimana 3”. “Dalla settimana 1” significa che le settimane 1, 4 , 7, 10, e così via, sono ammesse. “Dalla settimana 2” corrisponde alle settimane 2, 5, 8, 11 e così via, “dalla settimana 3” una settimana più tardi. La cadenza di visita di visita minima è di 21 giorni.
- Gli appuntamenti creati manualmente hanno la priorità e sono possibili anche nelle settimane con restrizione. Con la funzione di ricerca di appuntamento “Trova giorno adatto”, i giorni con restrizione saranno segnalati in grigio per ricordare che è probabile che un collega visiti il cliente nella settimana in questione.