Se hai già scattato delle foto con lo smartphone, probabilmente sai già cosa significa “geotagging”: assieme alla foto sarà salvato anche il luogo in cui è stata fatta. In questo modo è più facile trovare le foto o visualizzarle sulla mappa.
Con l’attuale aggiornamento di portatour® sarà possibile indicare il geotagging nei rapporti di visita. Ciò significa che assieme al rapporto visita con portatour® sarà possibile salvare anche il luogo in cui è stato redatto. In questo modo potrai mostrare facilmente al capo di essere stato dal cliente. Inoltre il geotagging facilita la documentazione di eventuali indennità (vitto / viaggi di lavoro) e aiuta anche a prevenire gli errori, in quanto permette di riconoscere se un rapporto è stato attribuito al cliente sbagliato.
Il presupposto per il funzionamento di tale sistema è che il rapporto sia redatto immediatamente dopo la visita, ossia che ci si trovi ancora nelle vicinanze del cliente.
Abilitare la funzione del geotagging
Di default il geotagging è disattivato. Per attivarlo, nelle Opzioni andare alla voce Gestione dei rapporti e nel menu a tendina Geotag passare da “Disabilitato” a “Aggiunta facoltativa” o “Aggiunta automatica”. Come per la maggior parte delle opzioni in portatour® questo valore può essere impostato a livello aziendale e modificato dai singoli utenti.
Creazione di un rapporto visita con geotag
Se nelle Opzioni si è impostato “Aggiunta automatica”, con la creazione di un nuovo rapporto visita, ossia facendo clic su “Appena visitato” sul cliente, la posizione sarà comunicata automaticamente e aggiunta in forma di geotag al rapporto. La determinazione del luogo dal dispositivo dura in genere tra 1 e 10 secondi. Nel frattempo si potrà iniziare a compilare i campi del rapporto. Il geotag sarà mostrato nel modulo del rapporto in basso:
Nel geotag sono contenute le seguenti informazioni:
- Distanza della posizione attuale dal cliente visitato in linea d’aria: questo valore mostra l’effettiva distanza dall’indirizzo della visita durante la creazione del rapporto. L’indirizzo nel rapporto sarà mostrato al di sopra del geotag.
Valori fino a qualche centinaio di metri sono nella norma, per esempio per via delle dimensioni dell’azienda, della distanza del parcheggio o dell’inesattezza della geocodifica dell’indirizzo del cliente o della posizione.
Qualora la distanza fosse di gran lunga superiore, potrebbe essere un campanello d’allarme per eventuali sviste, ossia il rapporto non è stato associato al cliente giusto. - Precisione della determinazione della posizione: la posizione è determinata dal proprio dispositivo, il grado di precisione può variare in base a la tecnologia in uso e eventuali disturbi del segnale. Occorre tenere conto di questa variabile quando si visualizzano le indicazioni sulla distanza. Qualora non si fosse soddisfatti del valore ottenuto, con il tasto “Aggiorna” è possibile determinare nuovamente la posizione attuale.
- Indirizzo della posizione attuale: si noti che raramente la via e il numero civico corrispondono precisamente all’indirizzo. Distanze o imprecisioni anche se minime possono spostare la posizione su traverse, parallele o a un altro numero civico.
Se si è impostato “Aggiunta facoltativa”, la determinazione della posizione non inizierà automaticamente al momento della creazione del rapporto visita. Si dovrà fare clic sul tasto “Aggiungi” per corredare il rapporto di geotag.
Sarà possibile inserire il geotag esclusivamente al momento della stesura del rapporto visita. Non si potrà aggiungere, modificare o eliminare un geotag a posteriori.
Consiglio: Se dopo la visita al cliente non si ha tempo, consigliamo comunque di creare un rapporto e salvarlo. Richiede pochi secondi e funziona anche in modalità offline. Si potranno aggiungere le altre informazioni (p.es. le note) in seguito con calma. Questo procedimento permette di registrare orari precisi e geotag nei rapporti, di aggiornare l’agenda in qualunque momento, dato che portatour® saprà quali visite sono già state effettuate e impedisce, inoltre, di dimenticare di redigere i rapporti.
Per la determinazione della posizione sul proprio dispositivo deve essere attivata la funzione di geolocalizzazione (su iPhone e iPad “Localizzazione”). Inoltre, nel browser si deve autorizzare portatour® ad accedere a tale funzione. Se dovessero verificarsi dei problemi nella determinazione della posizione, al più tardi entro 30 secondi si riceverà un messaggio di errore, il quale sarà salvato nel geotag del rapporto visita. Per risolvere il problema rivolgersi all’amministratore del proprio dispositivo.
Visualizzazione di rapporti di visita con geotag
I geotag sono mostrati in tre punti su portatour®:
- Su portatour® Anywhere: quando si apre un rapporto per completarlo sarà mostrato il geotag – quest’ultimo non potrà essere modificato.
- Nella Relazione portatour®: se nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti” nella sezione “Relazioni portatour®” si imposta “Mostra” i geotag, questi saranno mostrati anche nelle Relazione portatour® per i rapporti dei 7 giorni precedenti. Anche questa opzione potrà essere impostata come predefinita a livello aziendale e modificata dal singolo utente.
- Nell’esportazione in formato Excel/CSV dei rapporti: ci saranno delle nuove colonne contenenti le informazioni geografiche sopra elencate.
Ulteriori informazioni sul geotagging
- Il geotagging è possible esclusivamente per i rapporti del tipo “Appena visitato” e “Non disponibile”. Questa funzione non è possibile per gli altri tipi di rapporti (“Inizio lavoro”, “Fine lavoro”, “Giorno libero”, “Altro”).
- Ogni geotag deve essere confermato dall’utente e salvato. Pertanto il geotag per rapporti automatici non è possibile – ossia se nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti” si seleziona “Crea automaticamente” nel menu a tendina “Rapporti visite”, il geotag sarà disattivato.
- Per i rapporti creati in modalità offline nel geotag saranno mostrate solo la distanza e la precisione. Per la determinazione dell’indirizzo è necessaria una connessione, questa sarà aggiunta successivamente, al caricamento del rapporto sul server
- Se si utilizza portatour® in combinazione con un sistema host di dati (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), il geotagging non è ancora disponibile.