Dopo un periodo di lavoro intenso, abbiamo lanciato un aggiornamento importante in portatour®. Per leggere i dettagli sulle novità, scorri verso il basso o utilizza i seguenti link:

• Documentazione delle chiamate telefoniche al posto delle visite

Estensioni soprattutto per gli amministratori degli account aziendali:

• Esportazione dei dati di tutti gli account utente in una sola volta
• Importazione dei dati di tutti gli account utente in una sola volta
• Filtrare durante l’importazione di dati per un utente
• Gestire le ricerche salvate a livello centrale
• Tradurre i campi personalizzati e le ricerche salvate in altre lingue

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com.

Ora, durante la epidemia da coronavirus, molti agenti hanno dei clienti che non possono essere visitati di persona, che è possibile contattare solo per telefono.

Tali telefonate sostituiscono una visita e in questo modo la cadenza dovrebbe ricominciare da capo. Per documentare la telefonata in portatour® c’è una nuova voce nel menu Per telefono invece che di persona, alla voce Nuovo rapporto nella scheda del cliente.

Quali sono le differenze rispetto al normale rapporto di visita? Il rapporto è del tipo “Altro” con oggetto “Per telefono invece che di persona”. Inoltre, questo rapporto non influisce sul punto di partenza se l’agenda viene aggiornata in seguito.

Come per il normale rapporto di visita, la data dell’ultima visita è aggiornata per il cliente, ovvero la cadenza di visita ricomincia da capo. Questa telefonata ha sostituito una visita.

Ecco una tabella che riassume le caratteristiche dei diversi rapporti:

Nota: le voci di menu effettivamente visibili dipendono dalle impostazioni nelle Opzioni alla voce “Gestione dei rapporti”.

Per poter esportare i dati di tutti gli account utente, prima era necessario effettuare il login a ogni singolo account utente ed esportarli, oppure utilizzare l’API. Questo processo è ora molto più semplice grazie a questo aggiornamento.

Ecco come funziona:

1. Come amministratore o supervisore, apri le Opzioni.
2. Fai clic su Esporta dati nella sezione Gestione dati .
3. Seleziona dal menu i dati che desideri esportare (Clienti, Appuntamenti, Compiti, Rapporti, Utenti).
4. Se si utilizzano gruppi di utenti, seleziona se desideri esportare i dati di tutti gli utenti o solo di un determinato gruppo.
5. Se necessario, modifica ulteriori impostazioni di esportazione (Formato, Periodo, …).
6. Fai clic su Scarica .

Riceverai i dati in un file scaricato nel browser.

Tieni presente:

• Questo processo può richiedere più tempo se il numero di utenti o di record di dati sono elevati. Lascia aperto il browser durante questo processo e rimani sulla pagina.
• I limiti per il download sono di 100.000 righe e 100 account utente. Se si superano questi limiti, il processo si interromperà. In questo caso, per esempio, limita l’esportazione a un gruppo di utenti o utilizza l’API per il download automatico dai singoli account utente.
• La funzionalità di esportazione non è disponibile se si utilizza portatour® in combinazione con Salesforce o Dynamics CRM. Esporta i dati direttamente dal rispettivo sistema.

Per poter importare i dati cliente in portatour®, in precedenza era necessario suddividere i dati: un file per ogni agente con i propri clienti. Questi file dovevano poi essere caricati singolarmente. Ora è tutto finito!

Con questo aggiornamento è ora possibile caricare anche un file comune con tutti i clienti di tutti gli agenti. L’unica cosa importante è che il file contenga una colonna separata con l’indicazione dell’agente corrispondente, sia tramite indirizzo e-mail che numero di dipendente.

Ecco come funziona:

1. Come amministratore o supervisore, apri le Opzioni.
2. Fai clic su Importa dati nella sezione Gestione dati .
3. Seleziona dal menu i dati che desideri importare (Clienti, Appuntamenti, Compiti, Rapporti, Utenti).
4. Segui le indicazioni dell’assistente di importazione, che conosci già dall’importazione dei dati per un singolo utente (per ulteriori informazioni consulta l’assistenza online). Se hai già salvato delle configurazioni di importazione, puoi utilizzarle.
5. Nella nuova pagina Assegnazione utenti, seleziona se eseguire l’assegnazione dell’utente tramite indirizzo e-mail o numero di dipendente. Nota: se si utilizzano i numeri di dipendente, assicurarsi che questi siano correttamente salvati per i singoli utenti nella Gestioni utenti di portatour®.
6. Nella nuova pagina Selezione utenti verifica che gli utenti trovati e il numero di righe da importare siano corretti.
   • Se l’assegnazione non ha prodotto il risultato desiderato, verifica l’ortografia degli indirizzi e-mail o la precisione dei numeri di dipendenti sia nel file di importazione che nella gestione utenti.
   • Riceverai anche una notifica se nel tuo file di importazione non ci sono righe corrispondenti agli utenti in portatour®.
7. Deseleziona la casella di controllo Importa per gli utenti che desideri escludere dall’importazione.
8. Segui le istruzioni dell’importazione guidata che già conosci.
9. Ora vedrai l’anteprima per il primo utente. Controllala nella maniera abituale.
10. Decidi come vuoi procedere:
    • Fai clic su Indietro se trovi problemi nell’anteprima e vuoi apportare modifiche alle impostazioni.
    • Fai clic su Importa una volta che l’anteprima è corretta e sei pronto a importare i dati per questo utente. Visualizzerai il risultato dell’importazione per questo utente in un riepilogo. A seguire l’anteprima per l’utente successivo.
    • Fai clic su Ignora se non vuoi eseguire l’importazione per questo utente e per continuare con l’anteprima dell’utente successivo.
    • Fai clic su Importa tutti gli utenti se vuoi eseguire l’importazione anche per tutti gli altri utenti senza controllare l’anteprima per ognuno.
      • Consiglio: utilizza quest’opzione solo dopo aver effettuato importazioni singole per alcuni utenti e aver verificato accuratamente che i dati e le impostazioni siano corretti.

11. Dopo l’ultimo utente, visualizzerai un riepilogo generale. A questo punto è possibile anche scaricare le configurazioni di importazione.

Tieni presente:

• Quando si carica un file Excel o ODS, tutte le righe devono trovarsi su un unico foglio di calcolo. L’assegnazione dei clienti agli utenti deve avvenire tramite una colonna (indirizzo e-mail o numero di dipendente) come descritto sopra e non tramite fogli di calcolo separati.
• I limiti per l’importazione sono di 100.000 righe e 100 account utente. Se si superano questi limiti, il processo si interromperà. In questo caso, dividi manualmente il file di importazione. In alternativa, utilizza i nostri script API per la suddivisione e il caricamento automatici.
• Prima del processo di importazione viene creato un punto di ripristino a livello aziendale per tutti gli account utente. Se il processo di importazione non produce il risultato sperato, per esempio, a causa di un file di importazione o di un’attribuzione dei campi non corretti, ritorna a tale punto di ripristino, sia a livello aziendale per tutti gli utenti che per gli account utente interessati. Tieni presente che i dati inseriti dagli utenti nel frattempo andranno persi.
• La funzionalità di importazione non è disponibile se si utilizza portatour® in combinazione con Salesforce o Dynamics CRM. I dati saranno sincronizzati automaticamente dal rispettivo sistema.

Per poter importare i dati cliente di un utente, in precedenza il file di importazione poteva contenere solo i clienti di questo utente.

A partire da questo aggiornamento, l’importazione guidata permette di filtrare per indirizzo e-mail o numero di dipendente. Ciò significa che il file di importazione può contenere anche clienti di altri agenti, se esiste una colonna con l’indirizzo e-mail o il numero di dipendente.

Per fare ciò, dopo aver caricato il file di importazione sulla nuova pagina Filtro, seleziona nell’importazione guidata l’impostazione per più utenti invece di solo per me (= l’utente interessato).

Quindi seleziona se applicare il filtro per e-mail o per numero dipendente , e la colonna del file di importazione in cui si trova l’assegnazione.

Nota: in alternativa, è possibile utilizzare anche la nuova importazione a livello aziendale e selezionare solo l’utente per il quale si desidera effettivamente importare i dati dal file di importazione nella selezione utenti.

Grazie alle ricerche salvate, ogni utente può filtrare o ordinare la propria lista clienti in modo diverso a seconda dello scopo e accedervi in qualsiasi momento con un semplice clic.

A partire da questo aggiornamento gli amministratori possono creare ricerche salvate per tutta l’organizzazione e queste possono essere utilizzate da tutti gli utenti.

Ecco come funziona:

1. Se sei un amministratore e non hai clienti, accedi prima a un account utente che abbia clienti.
2. Vai alla lista dei clienti.
3. Usa la Ricerca avanzata per impostare i filtri e l’ordine desiderati.
4. Fai clic su Salvate.
5. Fai clic su Salva la ricerca per tutta l’organizzazione…
6. Inserisci un nome.
7. Fai clic su Salva.

La ricerca salvata è ora disponibile per tutti gli utenti.

Nota bene:

• Solo gli amministratori possono creare ed eliminare le ricerche salvate per tutta l’organizzazione.
• Questa funzionalità è disponibile non solo per la lista clienti, ma anche per tutte le altre liste, ossia per appuntamenti, compiti, rapporti e utenti. È sufficiente fare clic sull’icona “Cerca” sopra la rispettiva lista.

Hai utenti con lingue diverse nel tuo account portatour® aziendale? Utilizzi dei campi personalizzati? Allora questo aggiornamento delle funzioni ti renderà felice: ora puoi tradurre questi campi in altre lingue.

Ecco come funziona:

1. Come amministratore, apri le Opzioni.
2. Fai clic su Traduzioni nella sezione Gestione dati .
3. Nel menu, seleziona la lingua per la quale desideri inserire le traduzioni.
4. Ora vedrai una lista in ordine alfabetico con tutti i nomi, i valori e le descrizioni dei campi personalizzati. Inoltre, sono inclusi anche i nomi delle ricerche salvate per tutta l’organizzazione.
5. Inserisci le traduzioni nella rispettiva lingua. Lascia vuote le traduzioni se vuoi continuare a utilizzare il testo originale.
6. Fai clic su Salva.

Gli utenti con la rispettiva lingua vedranno i testi tradotti in portatour®.

Nota bene:

• Se modifichi un testo originale le traduzioni di questo testo verranno cancellate. Quindi non dimenticare di aggiungere le traduzioni quando apporti modifiche ai campi personalizzati. Riceverai una notifica in merito quando salverai i campi personalizzati.
• Quando si traducono i valori di un campo di selezione, le ricerche salvate basate su quei valori di campo potrebbero non funzionare. Per le ricerche salvate per tutta l’organizzazione, utilizza la chiave del valore della selezione utilizzando un filtro di ricerca “è uguale a”. Nelle ricerche salvate dall’utente, si consiglia di utilizzare la traduzione del valore di una selezione nella lingua dell’utente.
• Le traduzioni dei nomi dei campi sono utilizzate anche nelle intestazioni delle colonne durante l’esportazione. Tenerne conto quando si elaborano i file esportati in altri sistemi.
• La funzionalità di traduzione non è disponibile se si utilizza portatour® in combinazione con Salesforce o Dynamics CRM. In questo caso i nomi dei campi tradotti dovranno provenire dal rispettivo sistema.