I campi personalizzati nei rapporti godono di grande popolarità presso la comunità di utenti portatour®. Diverse volte è stato espresso il desiderio di disporre di diversi campi a seconda del tipo di rapporto, per esempio, di avere altri campi per una visita andata a buon fine rispetto a un cliente non disponibile. Da oggi è possibile!

Andare su Opzioni > Campi personalizzati > Rapporti. Per ogni gruppo di campi stabilire per quale tipo di rapporto questi debbano essere visualizzati.

È possibile anche scegliere di visualizzare un gruppo di campi per vari tipi di rapporto – p.es. il chilometraggio sia per il rapporto di Inizio lavoro che di Fine lavoro – selezionando più rapporti nel menu a tendina (tenere premuto il tasto Ctrl ).

portatour® offre i seguenti tipi di rapporto:

• Visita: Clic su “Appena visitato” su un cliente o “Concluso” per un appuntamento
• Non disponibile: Clic su “Non disponibile” per un cliente o un appuntamento
• Altro rapporto: Per appuntamenti senza luogo (= una telefonata) o senza riferimento al cliente, presso “I miei luoghi” e con un clic su “Nuovo rapporto” sul cliente
• Inizio lavoro: Clic su “Segnala inizio lavoro”
• Fine lavoro: Clic su “Segnala fine lavoro”
• Giorno libero: Clic su “Segnala giorno libero”

Il tipo di rapporto è riconoscibile anche dal titolo della finestra durante la creazione.

Attenzione:

• Il numero massimo di campi personalizzati è 100, indipendentemente da come sono distribuiti sui vari rapporti.I rapporti esportati contengono sempre tutti i campi. I campi non autorizzati per un determinato tipo di rapporto sono vuoti.
• Al fine di evitare confusione durante l’importazione e l’esportazione, i nomi dei campi devono essere univoci, indipendentemente dal tipo di rapporto.
• Le modifiche ai campi personalizzati possono causare dei cambiamenti alle colonne nell’importazione ed esportazione. Se ne tenga conto se si eseguono dei processi automatici.

Con l’aggiornamento di oggi di portatour® Anywhere il calendario ha alcune nuove funzioni per te:

Trovare il giorno giusto per l’appuntamento con il cliente

Probabilmente conosci già la situazione in cui un cliente richiede un appuntamento e tu vorresti proporgli diverse alternative in cui ti trovi già nelle vicinanze per evitare troppi giri. portatour® ti aiuta adesso proprio in questo caso.

Cerca nella lista il cliente desiderato, apri i dettagli del cliente e nella sezione “Prossimi appuntamenti” fare clic sul nuovo pulsante Trova un giorno adatto.

Si visualizzerà il solito calendario con alcune novità:

• Nel titolo comparirà il nome del cliente per cui stai cercando i giorni giusti.
• Per ogni giorno sarà mostrata la “deviazione” in termini di tempo di percorrenza e distanza che ti costerebbe la visita in quel determinato giorno.
• Per una panoramica veloce i colori (verde, giallo, rosso) indicano la distanza: verde significa meno di 30 minuti, giallo tra 30 e 90 minuti, rosso più di 90 minuti.
• Se il cliente un giorno è chiuso (p.es. nessun orario di apertura, ferie o blocco delle visite) questo sarà indicato. Il colore in questo caso sarà grigio.
• Il clic su una cella del calendario permette di creare immediatamente un nuovo appuntamento per il cliente desiderato senza doverlo cercare un’altra volta.

La deviazione è mostrata fino a un anno nel futuro e funziona nella visualizzazione di un giorno, una settimana o un mese. Consiglio: utilizzare la ruota dentata in alto a destra per passare da un periodo a un altro.

Nei giorni in cui portatour® ha già calcolato un’agenda concreta, con il nuovo link alla mappa passi direttamente dal giro quotidiano alla mappa. Inoltre, anche il cliente sarà rappresentato sulla carta per mostrare la distanza dal percorso calcolato. Consiglio: utilizzare la ruota dentata in alto a destra per passare dalla visualizzazione in linea d’aria al percorso effettivo.

Per i giorni in un futuro prossimo per i quali non esiste ancora un’agenda concreta, saranno utilizzati gli appuntamenti già presenti nel calendario per determinare la deviazione. In casi del genere si tratta di una stima, dato che il giro concreto per quei giorni non è stato ancora calcolato.

Per i giorni in cui non ci sono ancora un’agenda o degli appuntamenti, la “deviazione” indica il percorso dal domicilio al cliente desiderato e viceversa. In questo caso non sarà mostrato alcun colore.

In linea di massima si tenga conto che:

• Nel calcolo della deviazione non si terrà conto delle tempistiche, ossia se in un determinato giorno ci sarà abbastanza tempo per visitare il cliente desiderato in base agli appuntamenti già presenti. Non appena tale appuntamento sarà inserito nel calendario e si aggiorna l’agenda, portatour® ottimizzerà il tempo nel miglior modo possibile. In caso di conflitti, si potrà decidere se rimandare altri appuntamenti o se ridurne la durata, in modo da avere il tempo necessario.
• Se una giornata consiste esclusivamente di suggerimenti di visita da parte di portatour®, ossia non ci sono degli appuntamenti fissi, le informazioni in merito alla deviazione non sono determinanti. Non appena si inserisce l’appuntamento presso il cliente desiderato e si aggiorna l’agenda, portatour® si baserà su tale nuovo appuntamento per suggerire eventuali altri clienti più vicini per occupare la giornata.

Nuove opzioni nel calendario

Facendo clic sulla ruota dentata in alto a destra nel calendario si visualizza la finestra seguente:

Alla voce Periodo scegliere, come sempre, tra una visualizzazione di giorno, settimana o mese.

Alla voce Visualizzazione si può scegliere tra Agenda (= solo appuntamenti e proposte di visita), Rapporti (= solo rapporti di visita) e Combinata. Nella visualizzazione combinata saranno mostrati sia gli appuntamenti e le proposte di visita che i rapporti. La novità consiste nel fatto che un appuntamento o una proposta di visita saranno mostrati nel calendario solo fino al momento in cui sarà inserito un rapporto, ossia finché il cliente non è stato visitato. Da quel momento in poi sarà visualizzato solo il rapporto visita per una migliore chiarezza.

La voce Etichetta è nuova e permette di impostare l’ordine in cui le informazioni su singoli appuntamenti, proposte di visita e rapporti devono essere mostrate nel calendario. Le opzioni disponibili sono: Prima l’oggetto, Prima il luogo o Solo il luogo. L'”oggetto” comprende anche il nome del cliente.

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com