Dopo un periodo di lavoro intenso, abbiamo lanciato un aggiornamento importante in portatour®. Per leggere i dettagli sulle novità, scorri verso il basso o utilizza i seguenti link:

• Ricerca di appuntamenti, compiti, rapporti e utenti
• Trovare un hotel tramite Booking.com
• Spostare i giorni nell’agenda
• Ulteriori miglioramenti di marzo 2020

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com.

Una delle funzioni più utilizzate in portatour® è la ricerca di clienti. È disponibile come ricerca rapida, ricerca avanzata e ricerca salvata.

La stessa funzione adesso è disponibile anche per appuntamenti, compiti, rapporti e utenti. L’unica differenza: mentre nella lista clienti la funzione di ricerca è sempre mostrata, nelle altre liste devi passare alla modalità di ricerca con un clic sul simbolo della lente. Con un altro clic sulla lente torni alla visualizzazione standard della lista.

Cos’altro c’è di nuovo nella lista?

• Il simbolo della ricerca avanzata adesso è un filtro, mentre prima era la ruota dentata.
• Se una ricerca avanzata o una ricerca salvata è attiva al momento, la si riconoscerà dal colore giallo del rispettivo tasto. Inoltre, alla sua destra compare un nuovo tasto con il simbolo X, con il quale è possibile terminare la ricerca e tornare alla visualizzazione standard.
• Se è attiva una ricerca avanzata o una ricerca salvata, è possibile effettuare anche una ricerca rapida, che limiterà ulteriormente il risultato della ricerca. Finora, ogni ricerca rapida ignorava le ricerche precedenti.

Consigli per la ricerca rapida

Per chi ancora non lo sa, nella ricerca rapida è possibile inserire più termini di ricerca nel campo di ricerca. Se, per esempio, quando si cercano dei clienti, nel campo di ricerca si inserisce “Rossi Milano”, saranno trovati tutti quelli che contengono “Rossi” e “Milano” – in questo esempio nel nome e nella città. Le parole non devono essere scritte per intero.

Ulteriori informazioni

• I risultati della ricerca valgono anche per il tasto di esportazione in basso. Se la ricerca è attiva, puoi scegliere se esportare solo i risultati della ricerca o tutti i dati.
• Puoi cercare gli appuntamenti nel calendario con un clic sul simbolo della lista in alto a destra e poi sul simbolo della lente.
• Nella lista dei rapporti le già note funzioni “Segnala inizio lavoro”, “Segnala fine lavoro” e “Segnala giorno libero” sono raccolte adesso nel tasto “Segnala orario di lavoro”.

Se pianifichi dei giri che prevedono il pernottamento fuori casa, la nuova funzione “Cerca hotel” ti può essere utile.

Questa funzione è disponibile nei seguenti punti in portatour®:

• Nell’agenda con un clic su una proposta o un appuntamento di pernottamento
• Nel calendario con un clic su una proposta o un appuntamento di pernottamento
• Nella scheda appuntamento di un pernottamento

Con un clic su “Cerca hotel” si apre una nuova finestra del sito web Booking.com in cui saranno suggeriti degli hotel nelle vicinanze. Vedrai la disponibilità e i prezzi per il giorno in questione. La ricerca avviene secondo i criteri “1 adulto” e “Viaggio per lavoro”. Su Booking.com potrai impostare ulteriori criteri di ricerca.

Dopo aver prenotato una camera su Booking.com, utilizza la funzione “Modifica alloggio in portatour® per inserire l’indirizzo dell’hotel. In questo modo si crea un nuovo appuntamento di pernottamento che sostituisce il suggerimento o l’appuntamento precedente.

Consiglio: se desideri pernottare spesso in un determinato hotel o se desideri che portatour® te lo suggerisca in automatico, inseriscilo nel programma dal menù principale > I miei luoghi > Nuovo alloggio. È possibile inserire fino a 25 alloggi.

Come utente di portatour®, ti sei già trovato nella situazione di desiderare di poter utilizzare, per un qualunque motivo, un percorso suggerito per una giornata in un altro giorno? Allora le nuove funzioni “Sposta giorno” e “Scambia giorno” sono quello che fa per te.

Queste nuove funzioni sono disponibili nell’agenda e nel calendario:

Seleziona il giorno desiderato nell’Agenda. Scorri verso il basso e su Più funzioni seleziona la voce Modifica giorno.

Nel Calendario fai clic sull’Intestazione del giorno desiderato e poi alla voce Modifica giorno.

Si apre una finestra in cui selezionare la data desiderata.

In caso di “Scambia giorno” seleziona i due giorni da scambiare.

Si noti che le proposte di visita spostate o scambiate non saranno considerate quando si aggiorna l’agenda. Per fissare queste proposte di visita nel giorno desiderato, devono essere convertite in appuntamenti. Nella casella di selezione è possibile scegliere tra appuntamenti fissi, dove l’orario è mantenuto esattamente uguale, o appuntamenti flessibili, in cui l’orario non è fisso.

Nota bene:

• Possono essere spostati o cambiati solo quei giorni che iniziano e finiscono a casa. Ciò significa che le giornate non devono prevedere un pernottamento fuori casa e non devono essere state effettuate visite per il giorno in questione.
• Se con “Sposta giorno” si seleziona un giorno in cui ci sono già delle visite suggerite, queste verranno cancellate. Gli appuntamenti sono mantenuti in ogni caso, ma possono portare a conflitti. In questi casi, sarai avvisato per tempo e ti sarà chiesto se vuoi comunque posticipare l’appuntamento. Considera se non sarebbe meglio uno scambio in tali situazioni.
• Inoltre, riceverai una notifica se la visita a un cliente non è possibile nel giorno previsto, per esempio, a causa di orari di apertura limitati, blocchi visita, ferie del cliente o restrizioni della pianificazione.

Oltre alle novità principali descritte sopra, l’aggiornamento apporta altri miglioramenti minori:

Spiegazione dei simboli nella lista dei clienti

Spesso nella lista dei clienti sono mostrati dei simboli relativi alla pianificazione. Per evitare che i nuovi utenti di portatour® debbano ricorrere all’ Aiuto online per capirne il significato, questi saranno mostrati anche nella scheda cliente. Con un clic si aprirà la descrizione.

Miglioramento dell’aspetto della mappa per la geocodifica

Quando si inserisce o si modifica un indirizzo, la relativa mappa nella finestra è stata migliorata per sfruttare meglio lo spazio. I tasti di zoom si trovano in alto a destra. Il tasto “GPS” per adottare le coordinate della posizione attuale è in alto a destra, contrassegnato dal simbolo del mirino.

Inserimento semplificato di orari di apertura e di lavoro

Quando si modificano gli orari di apertura di un cliente, è possibile copiarli da un giorno a quello seguente. Con un clic sulla freccia verso il basso gli orari saranno estesi anche al giorno successivo che ha degli orari diversi.

Esempio: per modificare gli orari di apertura per ogni giorno lavorativo a 10-12 e 14-16, inseriscili per il lunedì e fai clic per 4 volte sulle frecce verso il basso. In questo modo, gli orari saranno applicati anche a martedì, mercoledì, giovedì e venerdì.

Come al solito, con un clic sul simbolo del cestino si eliminano gli orari di apertura per un giorno.

La stessa funzionalità è disponibile adesso per la modifica degli orari lavorativi.

App di navigazione: utilizzo dell’indirizzo o della geoposizione

Oltre alla possibilità di selezionare la app di navigazione da avviare, quando si fa clic sul tasto “Navigazione” adesso è possibile impostare anche se si deve utilizzare l’indirizzo o la geoposizione del cliente. Se questa è accurata, può essere vantaggioso scegliere la geoposizone.

Si tenga conto, tuttavia, che non tutte le app di navigazione supportano entrambe le modalità. In tal caso, portatour® selezionerà l’altra modalità.

Nuovo formato di esportazione: “Excel con tabella dati”

Questo nuovo formato Excel differisce da quello precedente in quanto i dati del foglio di lavoro Excel possono essere contrassegnati e formattati come “tabella dati”.

Il nuovo formato è disponibile anche per l’esportazione tramite l’API se nell’URL si inserisce il parametro format=xlsxtable. Questo formato è utile, per esempio, quando i dati esportati devono essere elaborati automaticamente da Microsoft Flow.

Ci auguriamo che ti stia godendo i vantaggi del nuovo aggiornamento. Nel caso avessi un feedback o dei commenti in proposito, contattaci al seguente indirizzo email: feedback@portatour.com.

Nuovo tasto per lo “zoom intelligente” sulla mappa

Oltre ai tasti di zoom “+” e “-“, nell’angolo in alto a sinistra si trova un terzo tasto che consente di passare da una determinata sezione della mappa ad un’altra, con diversi livelli di zoom:

• Normalmente, questo tasto consente la visualizzazione completa della propria zona di attività per avere una panoramica dei clienti in un colpo d’occhio.
• Se hai clienti senza cadenza di visita (di colore grigio) che si trovano al di fuori della tua zona di attività principale, questo tasto consente di passare dalla visualizzazione della zona di attività principale (cioè tutti i clienti con cadenza di visita) alla zona di attività complessiva (che include tutti i clienti in grigio). All’apertura della mappa, la visualizzazione predefinita è quella della zona di attività principale.
• Se si vuole visualizzare sulla mappa allo stesso tempo la propria agenda e tutti gli altri clienti, basterà utilizzare il nuovo tasto per passare dalla visualizzazione dell’agenda commerciale a quella che consente la visualizzazione di tutti i propri clienti.

Migliore visualizzazione dei rapporti senza orario nel calendario

I rapporti visita salvati in una data specifica ma senza orario venivano visualizzati uno accanto all’altro nel calendario settimanale, all’inizio del giorno relativo. D’ora in poi, verranno elencati uno dopo l’altro, migliorando notevolmente la leggibilità:

I rapporti vengono visualizzati in in ordine alfabetico in base all’oggetto e simbolo incluso.

Nuovo inserimento delle ore e durate

Con l’aggiornamento di luglio, le ore e i minuti possono venir selezionati contemporaneamente e più velocemente in un riquadro di selezione nella finestra dell’appuntamento. Questo campo di selezione si trova ora in molti campi adibiti all’inserimento dell’ora in portatour®. Cliccando sull’icona della tastiera, è possibile inserire separatamente ore e minuti, per esempio per poter inserire i minuti esatti.

Inoltre, già con l’aggiornamento di luglio, è migliorata la leggibilità delle durate che superano un’ora, che vengono ora visualizzate in ore e minuti. Ad esempio, una durata di “105 min” viene ora visualizzata “1 h 45 min”. Questo nuovo tipo di visualizzazione è ora implementato ovunque in portatour®. Inoltre, è ora possibile inserire lunghi periodi di tempo in ore e minuti.

Novità nell’eliminazione dei vecchi rapporti

Nella finestra di dialogo dove è possibile eliminare i vecchi rapporti visita, veniva finora lasciato per ciascun cliente almeno l’ultimo rapporto visita, a prescindere da quanto tempo fa era stato salvato. È ora possibile scegliere di conservare non solo l’ultimo, ma anche gli ultimi due o addirittura gli ultimi tre rapporti per cliente, indipendentemente dalla data in cui sono stati registrati.

Aumento del limite di chiamate per i calendari condivisi

L’abbonamento al calendario portatour® in altri programmi come Outlook tramite la condivisione calendario prevedeva un limite di 100 chiamate al giorno. Abbiamo ora introdotto lo smart caching, che permette di aumentare questo limite fino a 500 chiamate. In questo modo più persone si possono abbonare al calendario portatour® di un utente senza incorrere nel rischio di arrivare a tale limite.

Nuova modalità di aggiornamento durante l’importazione della “Data dell’ultima visita commerciale” per i clienti

Oltre a “Mantieni” e “Sovrascrivi”, è ora disponibile la nuova modalità di aggiornamento “Sovrascrivi se più grande“. Questa nuova modalità può risultare utile se le visite clienti vengono inserite non solo in portatour®, ma anche in altri sistemi (p. es. nel proprio sistema CRM) e se i dati cliente vengono importati regolarmente in portatour®.

Durante l’importazione clienti, la data dell’ultima visita viene sovrascritta o mantenuta a seconda se la data dell’ultima visita in portatour® è più recente rispetto a quella contenuta nel file di importazione. Ciò viene valutato individualmente per ogni cliente importato.

Questa nuova modalità di aggiornamento impedisce inoltre che durante un’importazione clienti venga reimpostata per errore la vecchia data dell’ultima visita.

Manuale API migliorato

Se sei amministratore di un account aziendale portatour® Anywhere, è ora disponibile un manuale online migliorato per l’API (=interfaccia di programmazione per l’importazione ed esportazione automatica). Tra le altre cose, è stato creato un nuovo indice ed è stata migliorata la struttura dei contenuti. È possibile ora visualizzare il manuale nelle opzioni sotto “API” o all’indirizzo https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual . Si può per di più inoltrare questo link al personale di supporto IT, senza dover mandare anche l’accesso a portatour®. Un login a portatour® non è ora più necessario per poter leggere il manuale.

Con l’aggiornamento di oggi abbiamo apportato diversi piccoli miglioramenti a portatour® per renderne l’uso ancora più semplice e immediato.

Ci auguriamo che questo aggiornamento ti sia di aiuto e gradimento. Se hai un feedback che vorresti condividere con noi, contattaci al seguente indirizzo email: feedback@portatour.com.

Miglioramenti nella creazione degli appuntamenti

• Quando crei un appuntamento, invece di indicare la durata della visita, potrai selezionare l’ora della fine dell’appuntamento da una lista. La durata complessiva comparirà come informazione aggiuntiva. Per inserire separatamente ore e minuti basterà cliccare l’icona della tastiera.

Nuova visualizzazione ed inserzione di periodi di tempo lunghi

• Se una durata inserita è superiore a un’ora, verrà ora visualizzata in ore e minuti. Per esempio una durata di “105 minuti” verrà ora visualizzata “1 h 45 min”.
• Facendo clic sull’icona della tastiera è possibile inoltre inserire ore e minuti separatamente.

Miglioramenti ai rapporti visita

• L’ora di inizio e di fine dei rapporti visita viene presa direttamente dall’orario degli appuntamenti o dei suggerimenti di visita conclusi. Per selezionare l’orario da utilizzare, sarà sufficiente cliccare l’icona […].

• Il campo “promemoria” si trova ora nella parte inferiore del rapporto visita. Trattandosi di un’informazione che si riferisce alla prossima visita, è ora disponibile sotto “prossima visita”.

Miglioramenti alla mappa

• Per visualizzare sulla mappa contemporaneamente tutti i tragitti di un’intera settimana, è ora sufficiente cliccare il tasto a sinistra della selezione dei giorni. Per visualizzare i tragitti dei singoli giorni basterà selezionare la data desiderata.

Miglioramenti al calendario

• Nella visualizzazione mensile del calendario sono ora indicate le settimane di calendario
• È possibile passare ad un’altra data con maggiore rapidità cliccando la voce blu. Si aprirà così la finestra “Vai a”.

Miglioramenti alla lista degli appuntamenti

• Oltre alla lista degli appuntamenti futuri, è ora possibile visualizzare la lista degli appuntamenti effettuati negli ultimi 90 giorni, cliccando “Passati” nell’intestazione. Basterà fare clic sull’icona della lista in alto a destra nel calendario.

Visualizzazione di diversi livelli di autorizzazione accedendo come un dato utente

• Gli amministratori e i supervisori hanno finora potuto accedere agli account degli utenti mantenendo il loro rispettivo livello di autorizzazione. È ora possibile selezionare un diverso livello di autorizzazione per la visualizzazione dell’account a cui ci si è momentaneamente registrati. Facendo un semplice clic sulla ruota dentata nell’intestazione si visualizzerà l’account come lo vede l’utente stesso.