Facendo clic sul tasto del menu principale, adesso un po’ più grande, le voci del menu compaiono come simboli per ottimizzare lo spazio sullo smartphone:

In caso di notifiche importanti il tasto del menu di navigazione sarà rosso:

Su uno schermo grande, l’accesso a “Compiti” e “Rapporti” sarà possibile direttamente dalla barra del menu principale:

La voce precedente del menu “Appuntamenti” è stata rinominata “Calendario”, facilitando in questo modo la visualizzazione delle nuove funzioni inserite nel corso del tempo. Adesso, oltre agli appuntamenti, mostra anche suggerimenti di visita, rapporti e compiti.

La voce “Calendario” nel menu principale mostra sempre la visualizzazione del calendario. Per visualizzare gli appuntamenti in forma di elenco, fare clic sul tasto della lista nel calendario:

L’intestazione dei giorni del calendario ha un nuovo design. Ha un carattere più grande, dei simboli rimandano alla visualizzazione sulla mappa e alla presenza di compiti. Se si fa clic sulla freccia verso il basso si aprirà un menu.

Questo menu contiene, oltre al link alla visualizzazione sulla mappa, anche un nuovo link all’agenda del giorno e nuove funzioni per la gestione dei compiti.

Inoltre, per una migliore panoramica del calendario settimanale o mensile, saranno mostrati esclusivamente i giorni previsti per le visite, in base alle impostazioni degli orari di lavoro nelle opzioni. Se un appuntamento è inserito in un giorno libero, sarà mostrato anche questo nel calendario.

Molti utenti la desideravano, adesso è disponibile: la gestione dei compiti direttamente in portatour®.

Sfrutta i compiti su portatour® per gestire le cose ancora da fare. Questa funzione ti permette di liberare la mente senza il rischio di dimenticare le tue attività. Da questo momento i post-it sono obsoleti.

Di seguito alcune possibilità di utilizzo dei compiti su portatour®:

• “Fare un’offerta per il cliente Rossi venerdì” – Un compito con data e riferimento a un cliente.
• “Chiamare il cliente Bianchi ogni mercoledì e fare un ordine se necessario, perché il giovedì fa le consegne” – un compito ricorrente con riferimento al cliente.
• “Alla prossima visita a Esposito compilare il questionario X” – un compito con riferimento al cliente senza una data concreta.
• “Redigi rapporto spese del mese precedente ogni 1° del mese” – un compito ricorrente senza riferimento al cliente.

La lista per la creazione e il completamento dei compiti

Nel menu principale si arriva alla nuova lista di compiti facendo clic su “Compiti“.

Con il tasto “Nuovo compito” o “Nuovo compito per cliente” si crea un nuovo compito, con o senza riferimento al cliente.

Inserire l’oggetto del compito, p.es. “fare offerta”, scegliere la data di svolgimento, inserire a scelta una nota e salvare. Voilà – il primo compito è stato creato.

Questo si trova nella lista dei compiti alla voce “In sospeso”. Sono elencati tutti i compiti ancora da svolgere, ordinati per data. I compiti in ritardo, la cui data è passata, sono mostrati in rosso nella parte superiore.

Facendo clic sulla riga del compito è possibile modificarlo, eliminarlo o contrassegnarlo come svolto. Quest’ultima funzione si completa ancora più velocemente facendo clic sul segno di spunta sulla destra.

Al termine di un compito è possibile, se necessario, redigere un rapporto. Questo si può visualizzare come “Altro rapporto” nella pagina del cliente, se è indicato un riferimento al cliente.

I compiti svolti sono disponibili per 90 giorni nella lista, alla voce “Svolto”. In seguito saranno cancellati automaticamente.

Particolarità dei compiti

• Compiti ricorrenti: quando si crea un compito è possibile farlo come serie, p.es. mercoledì ogni settimana. L’impostazione e la modifica avviene allo stesso modo degli appuntamenti ricorrenti.
• Scadenza automatica dei compiti: Se si modifica il campo “Svolgimento” di un compito da “obbligatorio” a “facoltativo”, questo scadrà automaticamente se non sarà svolto entro la data prevista. Anziché essere mostrato nell’elenco dei compiti in ritardo, passa automaticamente alla sezione “Scaduto” e sarà eliminato dopo 90 giorni.
  Consiglio: Un compito dovrebbe essere impostato come “facoltativo” se non dovesse avere più senso svolgerlo oltre la data indicata o, nel caso di compiti ricorrenti, se può essere recuperato con la ripetizione successiva del compito. Ciò permette di evitare l’accumulazione di compiti in ritardo non necessari.
• Compiti senza data: Se si creano dei compiti “senza data”, questi non saranno più mostrati nell’elenco alla voce “Aperto”, ma nella sezione apposita “Senza data”. Il compito non sarà mai in ritardo, né scadrà. Potrà essere svolto in qualunque momento. Se il compito è associato a un cliente, si potrà interpretarlo, per esempio, come “da svolgere alla prossima visita”.
• Campi personalizzati: Come per i rapporti e gli appuntamenti, nella maschera di inserimento dei compiti possono essere aggiunti fino a 100 campi personalizzati, per soddisfare le esigenze individuali. Come al solito, tali modifiche possono essere effettuate dall’utente o dall’amministratore nelle opzioni alla voce “Campi personalizzati -> Compiti”.
• Rapporti per i compiti svolti: Similmente ai rapporti di visita, l’utente o l’amministratore possono impostare la redazione di un rapporto facoltativo o obbligatorio per un compito svolto nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti -> Rapporti per compiti”.

Compiti nella pagina del cliente

Se esistono dei compiti da svolgere per un determinato cliente, questi saranno mostrati nella pagina dello stesso, nella nuova sezione “Compiti”. Con un semplice clic possono essere modificati, eliminati o contrassegnati come svolti. Il tasto “Nuovo compito” crea un nuovo compito associato automaticamente al cliente in questione.

Compiti nel calendario

I compiti da svolgere in una giornata sono mostrati nel calendario tramite l’icona del compito nel rispettivo giorno. Per mostrare tutti i compiti della giornata, fare clic sull’intestazione del giorno. Comparirà un menu con la dicitura “X compiti”, in cui la X indica il numero di compiti. Facendovi clic sopra, saranno mostrati i compiti della giornata in una finestra.

Fare clic sul calendario nell’intestazione del giorno e scegliere “Nuovo compito” per creare un compito per la giornata in questione.

Compiti nell’agenda

Se ci sono compiti da svolgere nel giorno visualizzato, nella parte superiore dell’agenda comparirà una riga gialla di notifica. Farvi clic sopra per vedere l’elenco delle attività del giorno.

Note tecniche sui compiti

• I compiti non influiscono sulla pianificazione automatica di portatour®. Questi sono trattati separatamente rispetto a suggerimenti di visita, appuntamenti, inserimenti, blocchi, data dell’ultima visita o cadenza di visita di un cliente.

• portatour® permette di salvare fino a 3.000 compiti per utente. I compiti ricorrenti, come gli appuntamenti, saranno creati per un anno.

• L’importazione e l’esportazione di compiti avviene, come per appuntamenti e rapporti, dall’interfaccia utente (Opzioni -> Importa o esporta dati) e tramite l’API.

• L’esportazione dei dati è disponibile anche tramite l’interfaccia OData Excel.

• Se si trasferiscono dei clienti da un utente a un altro, sarà possibile trasferire anche i relativi compiti. Per l’importazione di clienti tramite l’API, occorre inserire il nuovo parametro “transferIncludesTasks” per il trasferimento automatico dei compiti.

• Per gli account aziendali (a partire da 2 utenti), è possibile impostare nelle opzioni, alla voce “Autorizzazioni”, se i compiti possono essere eliminati.

• La gestione dei compiti non è disponibile nella modalità offline di portatour®.

• La gestione dei compiti non è al momento disponibile, se si utilizza portatour® Anywhere in combinazione con Salesforce o Dynamics CRM.

Immagina, come utente di portatour®, di dover gestire il seguente problema:

Ricevi dal reparto marketing una lista con 50 clienti della tua zona di attività che, per via di un’importante campagna, devi visitare, non secondo la cadenza di visita, ma una sola volta e il più in fretta possibile.

Per pianificare tali clienti nel modo più veloce ed efficiente possibile, utilizzare la funzione dell’inserimento in portatour®. Per non dover cercare ogni singolo cliente adesso c’è una nuova funzione: filtrare i clienti con una lista esterna.

È necessario ricevere la lista in formato elettronico, che i clienti possano essere identificati come tali (p.es. numero cliente) e che ogni cliente sia in una riga a parte. La seguente lista di numeri cliente sarebbe adeguata:

23054
23078
24102
24506
e così via.

Procedere come segue:

Fare clic nel Menu principale su “Clienti”, scorrere verso il basso e fare clic su “Modifica tutti e X“. Ci si trova adesso nella pagina di modifica di massa di tutti i clienti. Dato che non si vogliono inserire tutti i clienti, ma solo una parte, fare clic sul nuovo link “Filtrare tramite lista esterna“. Comparirà la seguente finestra:

Selezionare nella casella di selezione “Campo” quali dati cliente sono contenuti nella lista del reparto marketing. In genere si tratta di “numero cliente”, “ID esterno” o “nome”.

In seguito, inserire tramite gli appunti la lista dal file ( p.es. selezionare la colonna in Excel e poi copiarla) o dal testo dell’email nel campo “Valori” e fare clic su “Filtra“.

Una volta trovati i clienti in questione, i clienti selezionati saranno limitati automaticamente. Verificate per sicurezza il numero dei clienti, in questo caso dovrebbero essere 50. Successivamente fare clic sul tasto “Includi tutti” e aggiornare l’agenda.

Et voilà. Il reparto marketing sarà soddisfatto.

Note tecniche:

• Se la lista contiene dei clienti che non sono presenti nella banca dati di portatour®, questi saranno ignorati. In questo modo il reparto marketing non dovrà redigere una lista separata per ogni agente, ma potrà inviare a tutti l’elenco intero dei clienti coinvolti nella campagna (a condizione che la lista sia gestibile).

• Se non sarà trovata alcuna corrispondenza, si riceverà un messaggio di errore. Si potrebbe aver selezionato il campo di dati errato per il filtro.

Nota: il seguente articolo si rivolge principalmente agli amministratori di account aziendali portatour® (2 o più utenti) che utilizzano o desiderano utilizzare l’API per l’importazione e/o l’esportazione automatica dei dati.

Poiché le chiamate API di solito trasferiscono grandi quantità di dati (per esempio, interi elenchi clienti degli utenti), che comportano un sovraccarico di CPU e del database sui nostri server e richiedono spazio di archiviazione per i log di transazione, l’utilizzo dell’API è limitato allo scopo di fornire un servizio di qualità per tutti i clienti.

Con l’aggiornamento, il limite è stato raddoppiato, ossia da 25 a 50 chiamate API per account utente nel giro di 24 ore.

Inoltre, si ha la possibilità durante il periodo di sviluppo della connessione dell’interfaccia di aumentare il limite dell’API a 250 chiamate, perché di norma durante lo sviluppo sono necessari test e valutazioni più frequenti. È possibile attivare questo potenziamento fino a 10 volte per 24 ore su portatour® nella pagina della documentazione API (Opzioni -> API) con un semplice clic.

Di seguito alcuni consigli per rispettare i limiti durante le operazioni:

• Se si utilizza l’API per la sincronizzazione dei dati e si esegue tale processo più volte al giorno, limitare l’esecuzione della sincronizzazione agli orari di lavoro dei dipendenti, p.es. dalle 7 alle 19. In questo modo sarà possibile raddoppiarne la frequenza in queste 12 ore.
• Sincronizzare le varie entità di dati (utenti, clienti, appuntamenti, compiti, rapporti) con frequenze diverse o verificare le tempistiche e la direzione (importazione o esportazione) in cui si richiede realmente una sincronizzazione.
• Ridurre la frequenza delle sincronizzazioni automatiche e offrire invece ai propri dipendenti la possibilità di avviare una sincronizzazione manuale quando si necessita dei dati aggiornati. Tutte le chiamate all’API di portatour® sono possibili nell’ambito di un singolo utente.

Se hai già scattato delle foto con lo smartphone, probabilmente sai già cosa significa “geotagging”: assieme alla foto sarà salvato anche il luogo in cui è stata fatta. In questo modo è più facile trovare le foto o visualizzarle sulla mappa.

Con l’attuale aggiornamento di portatour® sarà possibile indicare il geotagging nei rapporti di visita. Ciò significa che assieme al rapporto visita con portatour® sarà possibile salvare anche il luogo in cui è stato redatto. In questo modo potrai mostrare facilmente al capo di essere stato dal cliente. Inoltre il geotagging facilita la documentazione di eventuali indennità (vitto / viaggi di lavoro) e aiuta anche a prevenire gli errori, in quanto permette di riconoscere se un rapporto è stato attribuito al cliente sbagliato.

Il presupposto per il funzionamento di tale sistema è che il rapporto sia redatto immediatamente dopo la visita, ossia che ci si trovi ancora nelle vicinanze del cliente.

Abilitare la funzione del geotagging

Di default il geotagging è disattivato. Per attivarlo, nelle Opzioni andare alla voce Gestione dei rapporti e nel menu a tendina Geotag passare da “Disabilitato” a “Aggiunta facoltativa” o “Aggiunta automatica”. Come per la maggior parte delle opzioni in portatour® questo valore può essere impostato a livello aziendale e modificato dai singoli utenti.

Creazione di un rapporto visita con geotag

Se nelle Opzioni si è impostato “Aggiunta automatica”, con la creazione di un nuovo rapporto visita, ossia facendo clic su “Appena visitato” sul cliente, la posizione sarà comunicata automaticamente e aggiunta in forma di geotag al rapporto. La determinazione del luogo dal dispositivo dura in genere tra 1 e 10 secondi. Nel frattempo si potrà iniziare a compilare i campi del rapporto. Il geotag sarà mostrato nel modulo del rapporto in basso:

Nel geotag sono contenute le seguenti informazioni:

• Distanza della posizione attuale dal cliente visitato in linea d’aria: questo valore mostra l’effettiva distanza dall’indirizzo della visita durante la creazione del rapporto. L’indirizzo nel rapporto sarà mostrato al di sopra del geotag.
  Valori fino a qualche centinaio di metri sono nella norma, per esempio per via delle dimensioni dell’azienda, della distanza del parcheggio o dell’inesattezza della geocodifica dell’indirizzo del cliente o della posizione.
  Qualora la distanza fosse di gran lunga superiore, potrebbe essere un campanello d’allarme per eventuali sviste, ossia il rapporto non è stato associato al cliente giusto.
• Precisione della determinazione della posizione: la posizione è determinata dal proprio dispositivo, il grado di precisione può variare in base a la tecnologia in uso e eventuali disturbi del segnale. Occorre tenere conto di questa variabile quando si visualizzano le indicazioni sulla distanza. Qualora non si fosse soddisfatti del valore ottenuto, con il tasto “Aggiorna” è possibile determinare nuovamente la posizione attuale.
• Indirizzo della posizione attuale: si noti che raramente la via e il numero civico corrispondono precisamente all’indirizzo. Distanze o imprecisioni anche se minime possono spostare la posizione su traverse, parallele o a un altro numero civico.

Se si è impostato “Aggiunta facoltativa”, la determinazione della posizione non inizierà automaticamente al momento della creazione del rapporto visita. Si dovrà fare clic sul tasto “Aggiungi” per corredare il rapporto di geotag.

Sarà possibile inserire il geotag esclusivamente al momento della stesura del rapporto visita. Non si potrà aggiungere, modificare o eliminare un geotag a posteriori.

Consiglio: Se dopo la visita al cliente non si ha tempo, consigliamo comunque di creare un rapporto e salvarlo. Richiede pochi secondi e funziona anche in modalità offline. Si potranno aggiungere le altre informazioni (p.es. le note) in seguito con calma. Questo procedimento permette di registrare orari precisi e geotag nei rapporti, di aggiornare l’agenda in qualunque momento, dato che portatour® saprà quali visite sono già state effettuate e impedisce, inoltre, di dimenticare di redigere i rapporti.

Per la determinazione della posizione sul proprio dispositivo deve essere attivata la funzione di geolocalizzazione (su iPhone e iPad “Localizzazione”). Inoltre, nel browser si deve autorizzare portatour® ad accedere a tale funzione. Se dovessero verificarsi dei problemi nella determinazione della posizione, al più tardi entro 30 secondi si riceverà un messaggio di errore, il quale sarà salvato nel geotag del rapporto visita. Per risolvere il problema rivolgersi all’amministratore del proprio dispositivo.

Visualizzazione di rapporti di visita con geotag

I geotag sono mostrati in tre punti su portatour®:

• Su portatour® Anywhere: quando si apre un rapporto per completarlo sarà mostrato il geotag – quest’ultimo non potrà essere modificato.
• Nella Relazione portatour®: se nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti” nella sezione “Relazioni portatour®” si imposta “Mostra” i geotag, questi saranno mostrati anche nelle Relazione portatour® per i rapporti dei 7 giorni precedenti. Anche questa opzione potrà essere impostata come predefinita a livello aziendale e modificata dal singolo utente.
• Nell’esportazione in formato Excel/CSV dei rapporti: ci saranno delle nuove colonne contenenti le informazioni geografiche sopra elencate.

Ulteriori informazioni sul geotagging

• Il geotagging è possible esclusivamente per i rapporti del tipo “Appena visitato” e “Non disponibile”. Questa funzione non è possibile per gli altri tipi di rapporti (“Inizio lavoro”, “Fine lavoro”, “Giorno libero”, “Altro”).
• Ogni geotag deve essere confermato dall’utente e salvato. Pertanto il geotag per rapporti automatici non è possibile – ossia se nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti” si seleziona “Crea automaticamente” nel menu a tendina “Rapporti visite”, il geotag sarà disattivato.
• Per i rapporti creati in modalità offline nel geotag saranno mostrate solo la distanza e la precisione. Per la determinazione dell’indirizzo è necessaria una connessione, questa sarà aggiunta successivamente, al caricamento del rapporto sul server
• Se si utilizza portatour® in combinazione con un sistema host di dati (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), il geotagging non è ancora disponibile.

Prima dell’aggiornamento attuale di portatour®, non era possibile pianificare voli a lungo raggio in portatour®. Questo perché portatour® verifica sempre se è possibile percorrere il tragitto tra due appuntamenti in auto, cosa che è raramente possibile per distanze che di solito sono coperte in aereo.

Ora c’è un trucco per aggirare questa verifica. Se un appuntamento inizia alle 00:00 non ci sarà una verifica del percorso. Allo stesso modo, se un appuntamento termina alle 23:59, non è previsto un percorso per tornare a casa. Puoi sfruttare questa informazione per pianificare dei voli. Te lo spieghiamo con un esempio:

Diciamo che voli da Roma a Milano il lunedì alle 17:00 e il giorno dopo parti alle 7:30 dal tuo hotel a Milano per visitare i clienti in città e nelle zone circostanti. Per farlo, crei un appuntamento il lunedì dalle 17:00 alle 23:59 con l’indirizzo dell’aeroporto di Roma. Così comunichi a portatour® che il percorso del lunedì termina all’aeroporto di Roma. Poi crea un appuntamento per martedì dalle 00:00 alle 7:30 all’indirizzo dell’hotel di Milano. In questo modo, portatour® sa che martedì il percorso inizia dall’hotel alle 7:30. Grazie agli orari impostati, 23:59 e 00:00, non ci sarà una verifica delle distanze tra i due appuntamenti.

Importante: per inserire questi orari speciali (00:00 o 23:59), imposta la “Pianificazione” su “Tutto il giorno/più giorni” quando inserisci gli appuntamenti e poi modifica l’ora di inizio e di fine dell’appuntamento (vedi screenshot sopra).

Note:

• Per creare questi appuntamenti, fai clic per esempio su una zona vuota del giorno desiderato nel calendario, e poi nel menu “Nuovo appuntamento” fai clic su “Indirizzo manuale” .
• Se ti fermi vari giorni a Milano, puoi creare diversi appuntamenti di pernottamento aggiuntivi negli hotel desiderati o attivare i pernottamenti nelle Opzioni di portatour®. Puoi anche inserire i tuoi hotel preferiti della zona alla voce “I miei luoghi”, in modo che vengano proposti automaticamente.
• Per il volo di ritorno crea un appuntamento all’aeroporto di Milano, che dura, per esempio, dalle 18:00 alle 23:59. Anche in questo caso, l’ora di fine 23:59 è importante. Il percorso del giorno seguente inizia come al solito da casa.
• Ciò che non è ancora possibile è impostare un volo durante l’ora di pranzo, in cui visitare clienti sia prima che dopo il volo.

Dalla scorsa settimana portatour® ha una nuova funzione che vogliamo condividere con voi: la possibilità di selezionare i clienti sulla mappa con lazo o poligono.

Ecco come funziona: aprire la mappa, fare clic sulla ruota dentata in alto a destra e poi su Attiva modalità di selezione. La mappa passa allamodalità di selezione, riconoscibile dalla comparsa di una riga in alto e dal colore più scuro della cartina.

Adesso si hanno tre possibilità per selezionare i clienti:

• Selezione singola: fare clic sul cliente desiderato. I clienti selezionati si riconoscono per via della cornice blu attorno al simbolo degli stessi.
• Selezione con il lazo: fare clic in alto a destra sul simbolo del lazo per attivarlo. Quindi, con il tasto del mouse premuto, cerchiare i clienti desiderati. Per terminare il processo di selezione, togliere il dito dal tasto. La modalità lazo terminerà automaticamente. Se si vogliono selezionare anche dei clienti in un’altra regione, fare nuovamente clic sul simbolo del lazo. Su touchscreen il lazo funziona con il dito o con la pennetta.
• Selezione con il poligono: fare clic sul simbolo del lazo, senza però cerchiare con il tasto del mouse premuto, ma facendo clic ai lati della regione desiderata. In questo modo si creerà un poligono. Per terminare la selezione, fare doppio clic o chiudere il poligono facendo clic sul punto di inizio dello stesso.

Ecco un esempio di selezione con il lazo:

Il numero totale dei clienti selezionati è mostrato nel tasto “Modifica X clienti selezionati”. Fare clic su questo tasto per modificare tutti i clienti selezionati. Si sarà reindirizzati alla pagina di modifica di massa, come quella presente nella lista dei clienti.

Consiglio: Se si è selezionato per errore un cliente, deselezionarlo facendo clic sullo stesso. Se si vogliono deselezionare tutti i clienti, terminare la modalità di selezione con il simbolo X in alto a destra.

Ecco alcuni esempi di utilizzo delle nuove modalità di selezione sulla mappa:

• Se si suddivide diversamente la propria area di attività e si vogliono trasferire dei clienti di una determinata zona a un collega, la modalità di selezione è un ‘alternativa o un complemento del filtro tramite CAP.
• Se si seguono i clienti di un’area in collaborazione con un collega e li si vuole suddividere in una maniera logica dal punto di vista geografico in visitabili “nelle settimane pari” e “nelle settimane dispari”. Si veda a questo proposito “Un cliente – più agenti. portatour® ti aiuta a coordinare”
• Quando si vogliono modificare gli orari di apertura (= orari di visita) di clienti di una determinata area – per esempio impostare alcuni giorni come “preferiti”.
• Se invece della pianificazione automatica di portatour® si vuole organizzare il lavoro manualmente tramite gli “inserimenti” e si vogliono selezionare i clienti per l’agenda successiva.
• Per fare il conteggio dei clienti di una determinata regione.

Consiglio: Se non si vogliono visualizzare tutti i clienti sulla mappa, ma solo quelli che soddisfano determinati criteri, utilizzare la “Ricerca avanzata” in cima alla lista clienti e fare clic su “Mappa”. La modalità di selezione sarà così applicata solo ai clienti isolati con il filtro.

Ci auguriamo di aver fatto cosa gradita con il nuovo lazo e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com

Soprattutto nel settore farmaceutico, ci è stato richiesto ripetutamente di poter visitare regolarmente un cliente non da uno, ma da due, talvolta tre, agenti, in modo da ricevere maggiore attenzione dallo stesso. Occorre, però, evitare che questi agenti si incontrino davanti alla porta dello stesso cliente. Ossia, l’ideale sarebbe che solo un agente si presenti dal cliente in una settimana. Tuttavia, ciò richiede uno sforzo di pianificazione.

Grazie all’aggiornamento di oggi, portatour® ti aiuta in una situazione del genere. Per ogni cliente è possibile impostare una cosiddetta “restrizione della pianificazione” su base settimanale.

Se, per esempio, un cliente deve essere seguito regolarmente da due colleghi, il primo agente imposterà per il cliente la restrizione di pianificazione “Solo nelle settimane pari“, mentre il secondo imposterà “Solo nelle settimane dispari“. Ciò eviterà che, nel calcolo dell’agenda, portatour® suggerisca di visitare il cliente a entrambi gli agenti nella stessa settimana.

Si può impostare la restrizione di pianificazione per più clienti utilizzando la ricerca avanzata e poi la modifica di massa. Per esempio, la restrizione di pianificazione puoi essere applicata con una selezione per CAP. Inoltre, anche con l’esportazione e la reimportazione di clienti è possibile impostare una restrizione di pianificazione.

Consiglio: se due colleghi condividono la stessa zona di attività, si consiglia di suddividere la zona in due parti, per esempio nord/sud, città/area circostante. Per zona di attività gli agenti definiscono delle restrizioni di pianificazione opposte. Ciò facilita una pianificazione ottimizzata in termini di chilometraggio, dato che in una settimana si terrà conto esclusivamente dei clienti in una zona geografica delimitata.

Per verificare le restrizioni di pianificazione, è possibile impostare la colorazione del cliente sulla mappa in base alla restrizione. Fare clic sul simbolo della ruota dentata in alto a destra e poi su “Colorazione: restrizione della pianificazione”:

Nota bene:

• La restrizione di pianificazione “Solo nelle settimane pari” non significa automaticamente che il cliente sarà inserito nella pianificazione ogni 2 settimane. La frequenza continua a essere determinata dalla cadenza di visita. La restrizione di pianificazione indica esclusivamente che si consiglierà una visita solo nelle settimane pari. Pertanto la cadenza di visita minima quando si utilizza tale restrizione è di 14 giorni.
• I due colleghi dovranno impostare la restrizione separatamente, ossia in maniera opposta. Non è sufficiente che sia solo uno a impostarla.
• Vuoi filtrare dalla lista clienti quelli che non hanno una restrizione? O i clienti che, in base alla restrizione, possono essere visitati adesso? Utilizza la ricerca clienti avanzata. Troverai un nuovo criterio di filtro in base alla “restrizione di pianificazione”.
• Se un cliente è seguito da tre agenti, occorrerà impostare la restrizione “Ogni 3 settimane” e il primo collega sceglierà la restrizione “dalla settimana 1”, il secondo “dalla settimana 2” e il terzo “dalla settimana 3”. “Dalla settimana 1” significa che le settimane 1, 4 , 7, 10, e così via, sono ammesse. “Dalla settimana 2” corrisponde alle settimane 2, 5, 8, 11 e così via, “dalla settimana 3” una settimana più tardi. La cadenza di visita di visita minima è di 21 giorni.
• Gli appuntamenti creati manualmente hanno la priorità e sono possibili anche nelle settimane con restrizione. Con la funzione di ricerca di appuntamento “Trova giorno adatto”, i giorni con restrizione saranno segnalati in grigio per ricordare che è probabile che un collega visiti il cliente nella settimana in questione.

Con l’aggiornamento odierno per le aziende con almeno 10 agenti è disponibile una nuova interessante funzione su portatour®: la suddivisione degli utenti in gruppi.

A cosa servono i gruppi di utenti?

Senza i gruppi utente qualunque supervisore può accedere a tutti gli altri account utente con un clic. Se si desidera ciò, non si ha alcun bisogno dei gruppi di utenti.

Se invece si vuole limitare l’accesso a determinati utenti, allora i nuovi gruppi di utenti sono esattamente quello che fa al caso vostro. Per esempio, nel caso in cui la zona di attività sia suddivisa in aree con supervisori regionali e si voglia che questi ultimi abbiano accesso esclusivamente al proprio team di vendita.

Come attivare i gruppi di utenti

L’attivazione e la modifica di gruppi utenti è riservata esclusivamente ad amministratori di account aziendali con almeno 10 licenze. Per attivarli, andare nelle Opzioni su Gestione utenti e fare clic sulla barra del menù sul nuovo tasto Gruppi di utenti.

Sarà visualizzata una finestra sulla quale si potrà selezionare Attiva gruppi di utenti. Con l’attivazione tutti gli utenti saranno inseriti automaticamente in un gruppo denominato “Gruppo predefinito”. Nota: Dal momento che con questo passaggio tutti gli utenti appartengono allo stesso gruppo, il funzionamento di portatour® rimane invariato.

Come gestire i gruppi di utenti

La creazione di gruppi e l’inserimento di utenti avviene nella già nota finestra di modifica dei singoli account utente.

Fare clic su Nuovo gruppo per creare un nuovo gruppo di utenti. Attribuire poi il nome al nuovo gruppo. Tutti i gruppi di utenti esistenti saranno mostrati nella lista di selezione Membro di. Selezionare i gruppi in cui si vuole inserire l’utente. È possibile una selezione multipla, con Windows tenere premuto il tasto Ctrl . I gruppi di utenti vuoti saranno rimossi automaticamente.

Gli amministratori hanno sempre accesso a tutti gli utenti, indipendentemente dai gruppi. Nella lista degli utenti è possibile filtrare in base ai gruppi utenti, il che permette una migliore visione d’insieme in caso di utenti numerosi.

Esempio di applicazione di gruppi di utenti

Per riprodurre l’esempio sopraccitato procedere come segue:

1. Modificare il responsabile delle vendite della prima area.
2. Fare clic su “Nuovo gruppo” e inserire il nome dell’area, per esempio “Area nord”.
3. Rimuoverlo dal gruppo standard. Dovrà essere selezionata solo l'”Area nord”.
4. Salvare il responsabile delle vendite.
5. Modificare adesso tutti gli agenti dell’area in questione.
6. Fare clic alla voce “Membro di” su “Area nord”. Dovrà essere selezionata solo questa regione.
7. Salvare l’utente.

Ripetere i punti 1-7 per ogni area di vendita.

In questo modo, i responsabili delle vendite visualizzano nella lista utenti i membri della propria area e possono accedere solo a questi.

Il responsabile generale delle vendite sarà membro di tutti i gruppi e avrà accesso a tutti gli utenti.

Sintesi dei vantaggi dei gruppi di utenti

• I supervisori visualizzano nella lista utenti solo i membri di un determinato gruppo.
• Perciò questi potranno accedere esclusivamente agli utenti presenti nella lista.
• Con la funzione “Trasferisci clienti” gli utenti e i supervisori possono selezionare gli utenti membri di un gruppo comune.
• Se i supervisori eseguono la Verifica dell’applicazione, si terrà conto esclusivamente degli utenti contenuti nel gruppo di appartenenza.

Ulteriori informazioni sui gruppi di utenti

• Non appena si attivano i gruppi di utenti, ogni utente deve appartenere ad almeno un gruppo. Per questo motivo inizialmente sarà creato automaticamente il “Gruppo predefinito”, contenente tutti gli utenti. Creare in seguito i propri gruppi e rimuovere gli utenti dal “Gruppo predefinito”. Fintanto che tutti gli utenti apparterranno a tale gruppo, non sarà possibile attivare delle limitazioni di accesso.
• I nomi dei gruppi possono contenere un massimo di 40 caratteri.
• Un utente può appartenere a un massimo di 25 gruppi.
• Se un gruppo non ha nessun membro, sarà eliminato automaticamente. Per eliminare un gruppo, eliminarne tutti i membri. Per trovarli, selezionare con il filtro nella lista utenti il gruppo da eliminare.
• Il nome di un gruppo non può essere modificato a posteriori, dato che varrà come chiave. Per ovviare a questo problema creare un nuovo gruppo e inserire gli utenti.
• Tramite l’importazione e l’esportazione di liste di utenti come file Excel o CSV è possibile la modifica di massa dei gruppi utenti. Nel file si troverà la nuova colonna “Gruppi di utenti”, in cui si potranno esportare o importare i gruppi (separati da un punto e virgola). In questo modo sarà possibile anche la sincronizzazione automatica dei gruppi tramite l’API.
• Se si disattivano i gruppi utenti a livello aziendale, tutti i gruppi e i loro membri saranno eliminati.

Con i nuovi gruppi di utenti ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com