Após um intenso período de desenvolvimento, lançamos hoje uma grande atualização do portatour®. Para ler detalhes sobre as novas funcionalidades, role para baixo ou use os seguintes links:

• Registro de telefonemas realizados em lugar de atendimentos presenciais

Extensões especialmente desenvolvidas para administradores de contas corporativas:

• Exportar dados de todas as contas de usuário de uma vez
• Importar dados de todas as contas de usuário de uma vez
• Filtragem ao importar dados para uma conta de usuário
• Gerenciar pesquisas salvas de forma centralizada
• Traduzir campos personalizados e pesquisas salvas em outros idiomas

Desejamos a você sucesso nas operações com a ajuda das novas funcionalidades e aguardamos seus comentários via feedback@portatour.com.

Agora, durante a pandemia, muitos representantes descobriram que alguns clientes não podem ser visitados pessoalmente, ficando o contato restrito ao telefone.

Tais telefonemas são um substituto para um atendimento presencial. O intervalo de atendimento deve então ser reinicializado. Para registrar isso no portatour® há um novo item de menu Por telefone em vez de presencial, ao clicar em Novo relatório na página de detalhes do cliente.

Agora quais são as diferenças em relação ao relatório de atendimento normal? O relatório é do tipo “Outro” com o assunto “Por telefone em vez de presencial”. Além disso, este relatório não afeta o ponto de partida se o roteiro for atualizado posteriormente.

Análogo ao relatório de atendimento normal, a data do última atendimento é atualizada para o cliente, ou seja, o intervalo de atendimento recomeça. Este telefonema substituiu uma visita presencial.

Veja esta tabela que resume as características dos diferentes relatórios:

Nota: quais itens do menu são realmente visíveis depende das configurações nas Opções em “Geração de relatórios”.

A fim de exportar os dados de todas as contas de usuário, você previamente tinha que entrar em cada conta de usuário individualmente e exportar de lá, ou usar a API. Este processo é agora muito mais fácil com esta atualização.

É assim que funciona:

1. Como administrador ou supervisor, abra as Opções.
2. Clique em Exportar dados na seção Gerenciamento de dados .
3. Selecione no menu quais dados você deseja exportar (Clientes, Compromissos, Tarefas, Relatórios ou Usuários).
4. Se utilizar grupos de usuários, selecione se deseja exportar os dados de todos os usuários ou apenas de um grupo de usuários específico.
5. Se necessário, modifique outras configurações de exportação (Formato, Período, …).
6. Clique em Baixar.

Agora você receberá os dados em um arquivo como um download no seu navegador.

Tenha em mente:

• Este processo pode demorar mais tempo se houver um maior número de usuários ou registos de dados. Deixe o navegador aberto durante este processo e permaneça na página.
• Os limites para o download são de 100.000 linhas e 100 contas de usuários. Se os limites forem ultrapassados, o processo é interrompido. Neste caso, restrinja a exportação a um grupo de usuários, ou utilize a API para um download automático a partir das contas de usuários individuais.
• A funcionalidade de exportação não está disponível se você usar o portatour® em combinação com Salesforce ou Dynamics CRM. Exporte os dados diretamente do sistema respectivo.

Para importar dados do cliente para o portatour®, anteriormente era necessário dividi-los em um arquivo por representante. Estes arquivos tinham então de ser carregados individualmente. Isto agora acabou!

A partir desta atualização, também é possível carregar um arquivo único com todos os clientes de todos os representantes. A única coisa importante é que o arquivo contenha uma coluna separada para cada cliente com o representante correspondente, seja por endereço de e-mail ou por número de matrícula.

É assim que funciona:

1. Como administrador ou supervisor, abra as Opções.
2. Clique em Importar dados na seção Gerenciamento de dados .
3. Selecione no menu quais dados você deseja importar (Clientes, Compromissos, Tarefas, Relatórios ou Usuários).
4. Siga as etapas do assistente de importação que você já conhece da importação de dados para um usuário individual (se necessário, consulte a ajuda online para obter mais informações). Se você já salvou as configurações de importação, você pode usá-las.
5. Na nova página Atribuição de usuários, selecione se deseja realizar a atribuição do usuário por endereço de e-mail ou por número de matrícula. Nota: se você usar números de matrícula, certifique-se de que eles estejam salvos para cada usuário individual no Gerenciamento de usuários do portatour®.
6. Na nova página Seleção de usuários, verifique que os usuários encontrados e o número de linhas a serem importadas estejam corretos.
   • Se a atribuição não produziu o resultado desejado, verifique a ortografia correta dos endereços de e-mail ou a exatidão dos números de matrícula, tanto no arquivo de importação quanto no Gerenciamento de usuários.
   • Você também receberá uma mensagem se não houver linhas no seu arquivo de importação correspondentes a usuários no portatour®.
7. Desmarque a opção Importar para aqueles usuários que você não deseja importar.
8. Siga as instruções do assistente de importação que você já conhece.
9. Agora você verá a pré-visualização para o primeiro usuário. Verifique isto da maneira habitual.
10. Decida como você deseja proceder:
    • Clique em Voltar se encontrar problemas na pré-visualização e/ou quiser fazer alterações nas configurações.
    • Clique em Importar quando a pré-visualização estiver correta e você desejar importar os dados para este usuário. Você verá o resultado da importação para este usuário em um resumo. Segue-se a pré-visualização para o próximo usuário.
    • Clique em Ignorar se você não quiser realizar a importação para este usuário e passar para o próximo usuário.
    • Clique em Importar todos os usuários se você quiser realizar a importação para todos os usuários, sem verificar a pré-visualização por cada um.
      • Dica: use esta opção somente depois de ter verificado suficientemente que os dados e configurações estão realmente corretos para alguns usuários ao importá-los.

11. Após o último usuário, você verá um resumo geral. Você também pode baixar as configurações de importação.

Tenha em mente:

• Quando você carrega um arquivo Excel ou ODS, todas as linhas devem estar em uma única planilha. A atribuição aos usuários deve ser feita por uma coluna (endereço de e-mail ou número de matrícula) conforme descrito acima, e não por planilhas separadas.
• Os limites para a importação são de 100.000 linhas e 100 contas de usuários. Se estes limites forem ultrapassados, o processo é interrompido. Neste caso, divida manualmente o arquivo de importação em vários arquivos. Alternativamente, use nossos scripts API para divisão e carregamento automáticos.
• É criado um ponto de restauração em toda a organização para todas as contas de usuário antes do processo de importação. Se o processo de importação produzir um resultado inesperado, por exemplo, devido a um arquivo de importação incorreto ou mapeamento de campo incorreto, volte para este ponto de restauração, seja para toda a organização, ou para as contas de usuários individuais afetados. Tenha em mente que quaisquer dados introduzidos pelos usuários nesse meio tempo serão perdidos.
• A funcionalidade de importação não está disponível se você usar o portatour® em combinação com Salesforce ou Dynamics CRM. Os dados são sincronizados a partir de lá.

Para importar os dados do cliente para um usuário, o arquivo de importação anteriormente só poderia conter os clientes desse usuário.

A partir desta atualização, o assistente de importação permite filtrar por endereço de e-mail ou número de matrícula. Isso significa que o arquivo de importação também pode conter clientes de outros representantes se houver uma coluna com endereço de e-mail ou número de matrícula.

Para isso, após carregar o arquivo de importação para a nova página Filtragem, altere a configuração no assistente de importação de modo a indicar que o arquivo contenha dados, ao invés de exclusivamente para mim (= o usuário afetado) para múltiplos usuários.

Então selecione se a filtragem deve ser feita por e-mail ou por número de matrícula, e em qual coluna do arquivo de importação a atribuição está localizada.

Nota: você pode alternativamente utilizar a nova importação em toda a organização. Basta checar apenas o usuário que você deseja importar ao selecionar os usuários.

Por meio de pesquisas salvas, cada usuário pode filtrar ou ordenar a lista de clientes de forma diferente, dependendo do propósito, e acessá-la novamente a qualquer momento ao apertar um botão.

A partir desta atualização, os administradores podem criar pesquisas salvas de forma centralizada, que podem ser utilizadas por todos os usuários.

É assim que funciona:

1. Se você é um administrador e não tem clientes próprios, primeiro faça login em uma conta de usuário que tenha clientes.
2. Navegue para a lista de clientes.
3. Use Pesquisa avançada para definir os filtros e a classificação desejada.
4. Clique em Salvas .
5. Clique em Salvar pesquisa para toda a organização…
6. Insira um nome.
7. Clique em Salvar .

Esta pesquisa salva está agora disponível para todos os usuários.

Observe o seguinte:

• Apenas administradores podem criar e eliminar pesquisas salvas para toda a organização.
• Esta funcionalidade está disponível não só para a lista de clientes mas também para todas as outras listas, ou seja, também para compromissos, tarefas, relatórios e usuários. Basta clicar no ícone “Pesquisa” acima da respectiva lista.

Você tem usuários com idiomas diferentes na sua conta corporativa do portatour®? Você usa campos personalizados? Então você ficará feliz com esta nova função: agora você pode traduzir estes campos para outros idiomas.

É assim que funciona:

1. Como administrador, abra as Opções.
2. Clique em Traduções na seção Gerenciamento de dados .
3. No menu, selecione o idioma para o qual você deseja inserir as traduções.
4. Você verá agora uma lista em ordem alfabética com todos os nomes, valores e descrições dos campos personalizados. Além disso, os nomes das pesquisas salvas para toda a organização também estão incluídos.
5. Insira as traduções no respectivo idioma. Deixe as traduções em branco se quiser continuar a usar o texto original para elas.
6. Clique em Salvar .

Os usuários com o respectivo idioma verão então os textos traduzidos no portatour®.

Observe o seguinte:

• A modificação de um texto original faz com que as traduções para este texto sejam descartadas. Portanto, não se esqueça de adicionar traduções quando você fizer alterações nos campos personalizados. Você será lembrado ao salvar os campos personalizados.
• Quando você traduz valores de campos de seleção, as pesquisas salvas com base nesses valores de campo podem não funcionar. Para pesquisas salvas para toda a organização, use a chave do valor do campo de seleção empregando um filtro de pesquisa “é igual a”. Nas pesquisas salvas pelo usuário, recomendamos usar a tradução do valor da caixa de seleção no idioma do usuário.
• As traduções dos nomes dos campos também são utilizadas nos títulos das colunas durante a exportação. Leve isso em consideração ao processar os arquivos exportados em outros sistemas.
• A funcionalidade de tradução não está disponível se você usar o portatour® em combinação com Salesforce ou Dynamics CRM. Os nomes dos campos traduzidos são obtidos a partir daí.