La manière de conduire le changement lors de l’implémentation d’un logiciel de planification de tournée dépend de nombreux facteurs tels que le nombre d’utilisateurs concernés, l’intégration aux systèmes et processus existants, l’amplitude des changements des méthodes et des routines de travail induits par l’arrivée du nouvel outil.
Les bases de la conduite du changement
Planification et préparation : il s’agit d’identifier la situation de départ ainsi que les besoins de changement, d’évaluer l’impact potentiel et d’élaborer un plan pour la mise en œuvre des changements prévus. Cela peut inclure la réalisation d’une analyse des besoins, la création d’une équipe de projet, l’élaboration d’un plan de projet et l’identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre du logiciel de planification de tournée. Il est également indispensable de définir des critères de réussite. Par exemple, la réduction du pourcentage de clients en retard, l’augmentation de la présence chez les clients, le taux d’utilisation de l’outil.
Communication : Informer à l’avance les personnes concernées par les changements prévus est essentiel. Cela permettra aux utilisateurs de connaître les motivations et raisons de l’arrivée du nouvel outil et entrainera une meilleure appréhension et implication au sein de l’équipe.
Tester : Avant d’implémenter un nouveau logiciel, il est indispensable de le tester de manière approfondie, aussi bien pour valider son utilité que pour affiner le paramétrage et apprendre du terrain pour préparer le déploiement au reste de l’équipe. Une bonne pratique est de mener un projet pilote de trois mois avec portatour ® avec un premier groupe d’utilisateurs motivés et impliqués.
Suivi et évaluation : Pour s’assurer que le nouveau logiciel de planification de tournées réponde aux exigences de l’entreprise et pour accompagner au mieux son utilisation, la performance de l’outil tout comme son adoption par les utilisateurs doivent être suivis à la fois pendant la phase pilote mais aussi après le déploiement. Cela peut se faire via la réalisation d’audits, les retours de utilisateurs, la définition et le suivi de KPI.
Mise en place : Une fois le projet pilote terminé, le nouveau logiciel de planification de tournée peut être déployé à l’ensemble des équipes concernées. Il est essentiel de suivre attentivement le déploiement, et de réagir à temps si des besoins d’amélioration sont identifiés.
Formation : La formation doit être sur mesure et répondre aux besoins des utilisateurs pour que les employés adoptent et utilisent le nouveau planificateur de tournée de manière efficace,. Cela implique une réflexion et une construction commune de la formation entre l’éditeur du logiciel et le management de l’équipe commerciale. L’un apporte sa connaissance détaillée du produit et son expérience des déploiements, l’autre apporte sa connaissance fine des processus de son entreprise, des équipes concernées et de leur quotidien sur le terrain. Il peut s’agir par exemple d’élaborer du matériel de formation interne, de dispenser des formations individuelles, en groupe ou de formations spécifiques pour l’encadrement de la force de vente.
En résumé, la conduite du changement est un enjeu essentiel pour déployer avec succès un nouveau logiciel touchant au quotidien de vos équipes. Cela nécessite une planification minutieuse, une définition claire des facteurs de réussite et des indicateurs de performance, une communication transparente et efficace, une formation approfondie, une période de test solide avant validation de l’outil, ainsi qu’un suivi et une évaluation continus. En suivant ces principes de base, vous vous donnez toutes les chances pour une transition réussie et en douceur vers un nouveau logiciel qui apportera à la fois plus de confort de travail et de performance.
Comment aider votre équipe à passer à un logiciel de planification de tournée
- Expliquez les avantages : Face aux appréhensions il est nécessaire de présenter et d’expliquer les bénéfices du nouveau logiciel pour les utilisateurs. Et il y en a beaucoup, à commencer par le gain de temps, la réduction de la fatigue, la rapidité et la simplicité dans l’organisation du quotidien sur le terrain, dans la gestion des priorités et des imprévus. Le tout avec en parallèle un gain notable de productivité à l’avantage de tous.
- Proposez des formations : Tous les employés ne sont pas à l’aise avec l’informatique et certains auront un besoin d’accompagnement plus important. Proposez-leur des formations et suivez-les. Notre Centre d´aide vous fournit une assistance complète. Vous pouvez vous appuyer dessus pour créer vos propres supports de formation, ou organiser des ateliers d’échange et d’assistance avec vos propres utilisateurs experts. Pour vous soutenir, portatour ® propose également des sessions de questions-réponses, des ateliers et de nombreuses autres formations avec nos experts.
- Utilisez un langage simple : Le jargon technique peut être décourageant ou intimidant pour les employés les moins aguerris aux nouvelles technologies. Pour éviter toute confusion, utilisez un langage simple, concentrez-vous sur les fonctionnalités essentielles dans un premier temps. Évitez d’utiliser des acronymes et passez aux fonctions avancées une fois seulement les bases maitrisées.
- Soulignez les réussites : impliquez vos propres utilisateurs experts, mettez-les en avant, faites-en des référents, leur maitrise de l’outil et leurs gains obtenus avec le nouveau logiciel contribueront à susciter la confiance et l’enthousiasme pour le nouvel outil de planification de tournée.
- Soyez ouvert au Feedback : Les employés ont souvent des commentaires précieux et utiles sur la nouvelle solution logicielle. Écoutez-les, prenez leurs préoccupations au sérieux et résolvez les problèmes qui se posent. Ainsi vous alimenterez la confiance et favoriserez le passage au planificateur de tournée.
En suivant ces étapes, vous aiderez votre équipe à comprendre la nécessité du nouvel outil tout en l’encourageant à participer activement au processus de gestion du changement.