Vous avez décidé d’équiper votre force de vente terrain d’un outil qui va les délivrer de tâches rébarbatives et chronophages pour leur permettre de se concentrer sur leurs clients et leur métier : la vente. La promesse ? Une augmentation du nombre de visites de 25% est possible, avec en parallèle une réduction du kilométrage allant jusqu’à 15% et une baisse massive de l’effort de planification. Pour atteindre ces objectifs vous devez d’abord réussir le déploiement car quelle que soit la qualité du logiciel, le succès du déploiement dépend beaucoup de vous.
Pour cette raison, voici des conseils tirés de l’expérience des plus de 100 déploiements effectués chaque année par les équipes de portatour®. Nous espérons ainsi vous donner des atouts décisifs pour réussir.
- Les décideurs doivent tirer dans le même sens. La direction générale, la direction commerciale et le service informatique doivent être impliqués, partager les mêmes objectifs, se mettre d’accord sur les moyens, la méthode et le discours. Tout le monde n’est pas encore convaincu ? Échangez, comparez, faites participer vos collègues aux démos. Consultez notre article sur les coûts d’une force itinérante et l’importance de la planification de tournée.
- Allez-y par étapes! Vous aimeriez toute suite déployer portatour® pour l’ensemble de votre équipe ? Prenez le temps et commencez par un projet pilote avec un nombre limité de représentants. Cela permet d’effectuer l’apprentissage et le rodage de l’outil en petit groupe, de gérer les retours efficacement en évitant d’avoir à gérer la critique de toute l’équipe en cas d’obstacle. Une fois la mise en place peaufinée et les “pilotes” en pleine maitrise de l’outil, les performances suivront et le reste de l’équipe voudra également bénéficier de l’outil.
- Commencez avec 5 à 10 utilisateurs pilotes. Moins de 5 ? Si quelqu’un tombe malade, est en vacances ou quitte l’entreprise, vous emmagasinerez moins d’expérience lors de la phase pilote. Plus de 10 ? Trop de retours à gérer et d’efforts de coordination pour une phase d’évaluation et de mise en place, avez-vous les ressources et l’énergie ?
- Démarrez avec les meilleurs. Les meilleurs utilisateurs pilotes sont technophiles, ouverts, ambitieux, veulent s’améliorer et pousseront l’outil au bout de ses capacités. Des collaborateurs plus sceptiques envers la technologie, ne souhaitant pas toucher à leur routine ne sont pas de bons candidats pour la phase pilote et risquent de ne pas laisser votre projet décoller, au contraire de pilotes bien sélectionnés qui lui donneront des ailes.
- Faites vos devoirs dans le CRM. Plus la qualité des adresses dans votre CRM est mauvaise et plus de clients “morts” l’envahissent, moins les propositions de tournées seront bonnes. Faites le ménage dans votre CRM et vos commerciaux auront des données de qualité pour travailler. Pour de l’aide, suivez nos recommandations pour la préparation des données.
- Ayez des secteurs et des objectifs réalistes. Quelle est la qualité de votre sectorisation commerciale ? Y a-t-il quelqu’un avec trop ou pas assez de clients et prospects ? Quelle est la feuille de route ? Avez-vous déterminé une fréquence de visites, basée par exemple sur une catégorisation ABC, sur le CA, … ? Quelle est la part d’autonomie des commerciaux dans la définition des fréquences de visite ? Si un de ces points n’est pas clair, travaillez sur la sectorisation et votre stratégie de visites.
- Travaillez la qualité de la configuration. En plus de la qualité des données, pensez à la qualité de la configuration. Quelles données voulez-vous avoir dans portatour® ? Comment les comptes-rendus de visite doivent-ils être structurés, quel contenu ? Comment organiser la fiche clients ? … Avant de commencer : préparez, anticipez, configurez, testez. Nous accompagnons votre réflexion et traduisons vos souhaits dans portatour® lors de l’atelier de configuration.
- Formez les premiers utilisateurs. « Apprendre par la pratique » est bien mais le risque est de travailler à l’aveugle. La première formation s’adresse aux utilisateurs pilotes, au service informatique et au management. Cette formation doit être faite par des experts de portatour® connaissant les moindres recoins de l’outil pour vous permettre une prise en main rapide et efficace. C’est pour cela que nous offrons des formations pour les utilisateurs. Une fois l’expertise portatour® construite au sein de votre société, vous aurez vos propres spécialistes sous la main pour former en interne les prochains employés passant à portatour®.
- Répondez aux questions et critiques, #Change Management. Un outil comme portatour® casse les vieilles routines et transforme le quotidien ! En conséquence les commerciaux terrain auront inévitablement des questions, voire des craintes et des critiques. Il est essentiel d’y répondre. Appuyez-vous sur un/des manager(s) de proximité connaissant très bien vos équipes et leur quotidien pour impliquer tout le monde positivement dans le projet, le faire vivre et évoluer en fonction des besoins du terrain. La très grande souplesse et facilité de paramétrage de portatour® vous le permettent ! Et vous utiliserez ainsi au mieux la phase pilote pour peaufiner l’outil afin qu’il soit solidement éprouvé et adapté au moment du lancement des vagues de déploiement suivantes. Partagez les connaissances et expériences sur l’outil dans l’équipe, tous les collaborateurs progresseront, l’enthousiasme et les résultats seront au rendez-vous !
- Liez portatour® à votre CRM/ERP dès le début. Dès que vos représentants vont commencer à utiliser portatour® sur le terrain, ils vont créer des données : rendez-vous, comptes-rendus, tâches, dates de visite… Ces données sont précieuses. Et ils vont également souhaiter retrouver dans portatour® tout un tas d’informations utiles venant du CRM ou de l’ERP (CA, contacts, produits, …). En conséquence : liez portatour® à votre environnement CRM/ERP dès le projet pilote. 1) pour que les commerciaux aient dans portatour® toutes les informations utiles lors de leurs déplacements. 2) pour récupérer dans votre CRM/ERP toutes les données importantes saisies dans portatour® lors des tournées. Nous proposons pour cela d’automatiser l’échange des données en utilisant notre API et vous accompagnons dans cette étape avec l’atelier d’échange de données.
- Ne vous laissez pas freiner, menez le changement. Celui qui continue de prendre les mêmes chemins qu’avant, obtiendra les mêmes résultats qu’avant. Jetez les bonnes vieilles “tournées éprouvées” par-dessus bord ; le projet pilote est là pour ça et vous permet de mesurer très concrètement sur le terrain les gains massifs apportés par le passage à la planification dynamique de tournée. Ne cédez pas face à des employés qui veulent continuer de « visiter le client habituel au jour et à l’horaire habituel ». Faites confiance à l’expérience de portatour® et à la puissance de son algorithme. Vous verrez le nombre de visites augmenter jusqu’à 25%, la couverture de votre territoire s’améliorer considérablement et le kilométrage se réduire. Vous aurez en plus des collaborateurs heureux d’être débarrassés de tâches rébarbatives, ayant une pleine maitrise de leur temps et de leurs contraintes et pouvant pleinement se focaliser sur leurs clients. Bonus majeur : Les nouveaux collaborateurs prendront leur secteur en main en un temps record !
- Mesurez et améliorez-en continu. N’attendez pas la fin du projet pilote pour recueillir de l’information. Accompagnez le projet pilote en permanence, lisez au moins toutes les semaines le rapport portatour®, demandez aux utilisateurs pilotes leurs retours, aidez ceux qui en ont besoin, nous sommes également là en accompagnement dans le cadre des sessions question-réponse. Ainsi, d’éventuel problèmes seront rapidement identifiés et résolus.
Vous avez des remarques ou des questions ? Les équipes de portatour® sont à votre disposition sur portatour.com et seront heureuses de vous renseigner !